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Utilizar Excel como archivo de datos dañará su negocio
Microsoft Excel es una herramienta excelente y muy popular en las empresas. Sin embargo, como cualquier herramienta potente, puede hacer mucho daño si no se usa adecuadamente. En esta página, explicamos por qué
Excel no debería utilizarse como archivo de datos para desplazarse a través de los datos necesarios para el pronóstico de ventas o la optimización del inventario. Una vez más, no tenemos nada contra Excel; de hecho, Salescast elabora
reportes de Excel, y creemos que este es un
uso adecuado de la herramienta. Pero existen alternativas más sencillas, más económicas y más potentes a Excel para desplazarse a través de los datos con el fin de pronosticar las ventas; por ejemplo, las
bases de datos. Y lo que es aún mejor: usted no necesita contar con ningún conocimiento sobre bases de datos para poder aprovechar sus beneficios.
La tentación y la caída
¡Es imposible que esto vuele!
Una de las solicitudes más frecuentes que recibimos en Lokad es la siguiente: "Quisiera hacer una prueba para evaluar sus pronósticos. ¿Podrían importar mis datos de ventas históricos desde Excel?" Poner a prueba nuestros pronósticos es, de hecho, un pedido
muy razonable: cuando se trata del pronóstico estadístico, nuestra sugerencia es nunca aceptar ciegamente lo dice el proveedor (¡ni siquiera lo que decimos nosotros!).
No obstante, lo que
no consideramos razonable es
importar datos de Excel. En lo que respecta al pronóstico, la calidad de los datos de entrada es verdaderamente crucial. Si a Lokad ingresan datos "basura", Lokad sólo producirá pronósticos "basura"; lo que se denomina el patrón
Garbage In Garbage Out (Basura entra, basura sale). Ninguna tecnología puede evadir este problema, que debe ser abordado desde el núcleo. Y uno de los problemas intrínsecos de Excel es que los errores de entrada no son detectables ni recuperables (ver más adelante para más detalles).
Creemos que existen dos razones principales por las que la gente pide Excel:
- Se sienten cómodos con esta herramienta y no cuentan con conocimientos de bases de datos. Esto es, en realidad, un no-problema, ya que usted no necesita tener conocimientos sobre la base de datos que usaremos.
- El departamento de TI de la compañía retiene datos, y obtener acceso a los mismos se convierte en una batalla política. Si bien es algo poco frecuente, este problema puede resultar verdaderamente difícil. Nosotros podemos ayudarlo a hacer que las cosas avancen.
Hablaremos de estos problemas más adelante. Pero antes transportémonos algunos años al pasado. Durante las primeras etapas de Lokad,
realizamos más de 50 configuraciones de empresas basadas en Excel. Sin embargo, no estamos particularmente orgullosos de este aspecto de nuestra historia:
nunca logramos satisfacer a un solo cliente con el proceso en Excel, a pesar de los esfuerzos masivos frecuentes (y desesperados) que nuestros potenciales clientes ponían en el caso.
El proceso de importación de Excel generalmente seguía los siguientes pasos (siendo
Bob nuestro cliente potencial):
- Bob diagrama una planilla de Excel y nos la envía.
- La planilla no está diagramada exactamente como se necesitaría para el procesamiento automático, por lo que contactamos a Bob solicitándole algunos cambios.
- Bob hace un nuevo intento y nos envía nuevamente la planilla.
- Detectamos más fallas técnicas.
- Bob lo intenta otra vez.
- Más fallas técnicas. Enviamos más comentarios.
- Y Bob comienza a pensar: “¡Diablos! Esta lógica de importación de datos es tan rígida, mover los datos de una celda romperá todas las fórmulas”. Pero lo sigue intentado.
- Introduzca aquí media docena de iteraciones distribuidas en 2 semanas.
- Finalmente recibimos la primera planilla de Excel que podemos procesar automáticamente. Enviamos los pronósticos a Bob.
- Bob los mira y los pronósticos resultan decepcionantes: ¡no tienen sentido!
- Investigamos el caso, los datos de entrada se ven muy extraños. Le enviamos muchas preguntas a Bob.
- Bob pasa mucho tiempo validando las entradas. Y encuentra muchos errores.
- Introduzca aquí las semanas de esfuerzo que Bob empleó para advertir problemas casi imperceptibles en los datos de entrada.
- Bob nos envía la planilla de datos de entrada revisada. Para poder hacer que los datos fueran correctos en un 100 %, Bob ha reducido significativamente la dimensión de la información: pocos productos y sólo algunos meses de historial.
- Lokad elabora los pronósticos y los envía nuevamente.
- Bob recibe los pronósticos actualizados, que una vez más resultan decepcionantes. Los pronósticos tienen sentido, pero no son lo suficientemente precisos.
- El equipo de Lokad echa un vistazo al caso, y el culpable resulta evidente: la cantidad de datos de entrada es muy limitada; no es posible elaborar pronósticos estadísticos adecuados. Necesitamos más datos.
- Bob ya ha empleado demasiado esfuerzo en la recopilación de datos, y ahora tiene que hacerlo todo otra vez con un set de datos 5 veces mayor. Bob se deprime y termina dándose por vencido.
Obviamente, este escenario sólo se desarrolló hasta los últimos pasos con los clientes potenciales más tenaces, ya que la mayoría de la gente se daba por vencida en alguno de los pasos intermedios. La buena noticia es:
que existen alternativas más sencillas, más económicas y más potentes a Excel a su disposición. Ya llegaremos a este punto.
Problemas
Hemos presentado un panorama bastante desalentador más arriba. Veamos por qué tal escenario se repetía a pesar de los mejores esfuerzos por ambas partes: el cliente potencial y el equipo de Lokad.
Problema 1: Las exportaciones de Excel NO están diseñadas para el pronóstico estadístico
Usted podría pensar que, siendo que su ERP (o el sistema de la empresa) es capaz de elaborar reportes de Excel, también será lo suficientemente bueno como para proporcionar datos de entrada para el sistema de pronóstico:
pues estará lejos de serlo. En primer lugar, el reporte de Excel generalmente estará limitado a los últimos 12 meses (o a alguna duración arbitraria). Para poder obtener los pronósticos más precisos, se necesitan
todos los datos disponibles. Proporcionar un historial más largo es el modo más sencillo y eficaz de mejorar la exactitud. Recortar sus datos históricos es sinónimo de comenzar la tarea con una enorme desventaja.
En segundo lugar, es probable que los datos sean pre-agregados, a nivel semanal o mensual, en lugar de proporcionar ventas diarias. Desafortunadamente,
la agregación de datos es un proceso que acarrea pérdidas. Mucha información se pierde una vez que los datos son agregados en formato tabular, y la exactitud del pronóstico disminuye.
En tercer lugar, ningún metadato llegará a la planilla de Excel. En particular, las
etiquetas, que son importantísimas para identificar relaciones entre productos que generalmente no estarían disponibles. Muchas correlaciones entre productos se perderán, una vez más a expensas de la exactitud.
Problema 2: Los errores no son detectables ni recuperables
Cualquier usuario que abra un archivo de Excel es libre de cambiar su contenido como le plazca. Esta es una gran característica que permite que las tareas se hagan rápidamente, pero la desventaja reside en que no existe un modo de asegurar la calidad de los datos. Si una entrada es incorrecta, Excel no le proporciona información sobre
cuándo fue introducida, por quién, ni cuáles eran los valores anteriores. Asimismo, las entradas erróneas se esconden en medio de todas las otras entradas aparentemente válidas. Además de identificar errores evidentes (como valores de ventas negativos), no existe un modo de verificar el contenido de una planilla de Excel, con excepción de la validación manual del contenido de cada una de las celdas.
Este aspecto del diseño de Excel es inocuo si uno
consume datos de Excel, pero cuando Excel se convierte en el archivo de datos primario (es decir, cuando se utiliza para ingresar datos), el problema crece exponencialmente con la cantidad de entradas manuales. En muchas situaciones, este aspecto no resultaría problemático, porque la cantidad de datos es limitada. Sin embargo, nuestra experiencia indica que cuando se trata de la cadena de suministro, casi siempre hay MUCHOS datos, y la fricción es simplemente enorme.
Problema 3: Bloqueo en una sola PC
La cadena de suministro tiene como esencia la colaboración: hay proveedores, clientes y muchos productos que se mueven en el medio. Siempre involucra a varias personas. Desafortunadamente, Excel NO ha sido diseñado para que varias personas escriban en la misma planilla al mismo tiempo. Así, cada vez que usted
comparte una planilla de Excel por e-mail, en realidad no está
compartiendo nada, sino simplemente
creando nuevas copias del archivo.
Como resultado, aparece una especie de
diferencia de impedancias entre la misma esencia de la cadena de suministro y el formato mono-computadora de Excel. Cualquier proceso que se valga de Excel
para recopilar datos se convierte en una fuente de fricción a cada paso. No obstante,
el consumo de datos de Excel no resulta problemático, porque muchas personas pueden leer la misma planilla de Excel al mismo tiempo.
Problema 4: Ninguna automatización es posible
Una de las grandes características de Excel es también su mayor debilidad cuando se trata de pronosticar ventas: se puede ingresar casi
cualquier cosa en una planilla de Excel. Esta libertad le da la posibilidad de visualizar datos en casi cualquier modo que desee.
El precio por esta libertad, sin embargo, es que los (tontos) software automatizados no pueden encontrar un sentido en estos datos tan libremente estructurados. La lógica del software se tropezará y fallará en el procesamiento de la planilla si alguna de las celdas no se ajusta a la estrecha lógica de procesamiento. Sólo se necesita un clic, la pulsación de una tecla para generar incidentalmente la caída del proceso automatizado. Lo que es peor, tan pronto como renuncie a la flexibilidad que proporciona Excel para ajustarse al rígido formato que sea necesario, Excel perderá mucho del atractivo que parecía tener en un principio.
Hechos
Si Excel NO es ciertamente la solución para recopilar los datos de entrada que sirven para elaborar un pronóstico de ventas o la optimización de un inventario, ¿qué alternativas nos quedan? Pues bien, resulta que hay muchas alternativas disponibles, y es muy probable que algunas ya estén implementadas en su compañía.
Hecho 1: Su compañía ya tiene una base de datos
A menos que su compañía tenga un ERP (o un paquete de contabilidad, o un eCommerce Cart, etc.) que tenga más de 20 años de antigüedad, es probable que su ERP se valga de algún tipo de
base de datos. Una base de datos es un archivo de datos confiable y estructurado, diseñado precisamente para ser compatible con todo tipo de manipulación de datos automatizada. En particular, las bases de datos se ajustan bien a los pronósticos de ventas.
Advertencia: Microsoft Access. Este producto se encuentra de algún modo a mitad de camino entre Excel y un sistema de base de datos. Desde 2005, Access está siendo eliminado progresivamente por la mejor alternativa de Microsoft, que está ganándose toda la atención del desarrollo:
Microsoft SQL Express. . Las limitaciones más importantes de Access son su falta de acceso remoto adecuado (nota: Lokad no podrá acceder a sus datos en forma remota si estos están contenidos en un archivo de Access) y su falta de soporte adecuado para usuarios concurrentes (casi lo mismo que sucede con Excel).
Hecho 2: Hacer pruebas con una base de datos es más simple y más económico
Tal vez su primera reacción frente a lo que ha leído hasta el momento haya sido “pero si sólo utilizamos Excel para hacer pruebas sobre Lokad”. Resulta que hacer pruebas sobre Lokad (o sobre cualquier otro software de pronóstico) utilizando Excel sólo hace que el proceso resulte más complicado y más costoso. Con Excel, sólo
parece fácil porque el camino es relativamente directo: todo lo que se necesita es retocar la planilla hasta que funcione. Sin embargo, como hemos mencionado anteriormente, nuestra experiencia indica que
retocar la planilla generalmente lleva un
tiempo infinito, casi literalmente.
Las bases de datos han sido desarrolladas a lo largo de 3 décadas para facilitar la transferencia de datos en un modo completamente confiable. Puede imaginarse a las bases de datos como un equipo de nivel militar diseñado precisamente para las tareas que se deben realizar: la duplicación de sus datos históricos de su sistema en otro.
Hecho 3: No necesita tener conocimientos de bases de datos
Lokad, junto con su compañía, establecerá una transferencia de datos, pero esto no implica que usted deba tener conocimientos sobre bases de datos. Establecer la configuración de una base de datos es realmente técnico, pero no es ninguna ciencia. La administración de las bases de datos es una especialidad bien establecida en la industria de las TI.
Lokad sólo necesita un contacto técnico con su departamento de TI o con su proveedor tercerizado de TI. En ambos casos, la cantidad de trabajo que se necesita para lograr ejecutar una demo de Lokad será muy limitada, generalmente unos pocos días para un solo administrador de base de datos, hasta sólo unas pocas horas si el administrador de su base de datos es un gurú y está familiarizado con la configuración de los datos existentes.
Advertencia: para compañías grandes, podría requerir más esfuerzos si la cantidad de datos es significativa. Pero, cuanto mayor sea la cantidad de datos, mayores serán los beneficios de adoptar una base de datos.
Hecho 4: el sector de TI no denegará el acceso a los datos
En muchas compañías, el departamento de TI está a cargo de la modernización y las mejoras de las operaciones de la cadena de suministro. Aún así, una de las situaciones más difíciles a la que nos enfrentamos en Lokad es cuando el departamento de TI hace exactamente lo opuesto y retiene información en las operaciones. Cuando esto sucede, la gente tiende a pensar que cualquier proyecto que necesite del consentimiento de TI (o, peor aún, de trabajo por su parte) está condenado al fracaso. Esto explica el fuerte interés por utilizar Excel, porque ninguna otra cosa funcionará.
Nosotros consideramos que TI se encuentra en el centro de la radical innovación por la que están atravesando las empresas del siglo XXI. TI debería impulsar su negocio hacia adelante. Miles de aplicaciones en línea están siendo publicadas en la web y, en general, cuestan una fracción de lo que cuestan sus ancestros in situ. No aprovechar esas aplicaciones terminará por atrofiar a su compañía ante la competencia.
No podemos combatir la batalla interna de su compañía por usted, pero creemos que es un caso que merece la atención de quienes toman las decisiones, sin importar las dimensiones de su compañía. Seguramente no será tiempo perdido el que empleen en investigar la cuestión. A largo (?) plazo, de eso dependerá la supervivencia de la compañía.