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Guide d'utilisateur de LSSC
Ce guide a pour but de vous aider à comprendre les principales fonctionnalités offertes par le
Calculateur de stocks de sécurité,
Lokad Safety Stock Calculator (LSSC).
Cette solution s'adresse aux professionnels de le grande distribution et de l'industrie souhaitant optimiser le
niveau de leurs stocks et les
points de réapprovisionnement.
Vue d'ensemble
Le logiciel LSSC génère des
rapports d'optimisation de vos stocks. Pour les réaliser, LSSC repose sur deux autres applications:
- la base de données client avec l'historique des stocks. LSSC permet d'importer les informations depuis de nombreuses applications.
L'éditeur LSSC (installé avec LSSC) permet de configurer l'accès à des bases de données non prises en charge par LSSC. - les services de prévisions Lokad des ventes futures. Les données concernant les ventes passées sont envoyées vers les serveurs Lokad (les données sont cryptées auparavant), et les prévisions de ventes futures sont ensuite téléchargées depuis Lokad.
Grâce à Lokad, LSSC calcule, de manière complètement automatique, les niveaux de stocks et les points de commande optimaux.
LSSC est un logiciel open-source (l'application en elle-même est gratuite), mais nécessite de souscrire
l'un des plans Lokad pour récupérer les prévisions calculées.
Créer un rapport
Démarrer LSSC et cliquez sur
File » New. Vous voyez apparaître aussitôt un « Setup Wizard », l'assistant de configuration. Cet assistant va vous guider pour définir les paramètres de votre rapport.
Paramètrer LSSC
Le premier onglet à configurer est nommé
Lokad Account Settings. Vous devez indiquer le login et le password que vous utilisez pour accéder à votre
Compte Lokad.
Si vous avez besoin de plusieurs rapports (ex: si vous gérez plusieurs centres d'appels utilisant des logiciels différents), spécifiez alors un
« Series prefix » différent pour chaque rapport. Ce préfixe permet d'éviter que votre compte Lokad ne comporte pas des rapports différents, mais avec le même nom.
A moins que vous soyez en train d'essayer de « hacker »
LSSC, nous vous suggérons de ne pas changer le « WS Url » ou le « task name ».
Paramétrer « Inventory Report Properties »
Le second onglet est
Inventory Report Properties. Cet onglet vous permet de définir le type de rapport que vous souhaitez.
Period indique le niveau d'aggrégation (la période) utilisé dans le rapport (ex.: jour, semaine, mois). Nous suggérons d'utiliser la période qui vous semble la plus adaptée aux besoins de votre entreprise.
Past periods, indique le nombre de périodes passées à afficher dans le rapport (en général, l'historique des ventes passées). Prenez note que ce paramètre n'a pas d'impact sur vos prévisions.
Le dernier champs
« Future periods » indique le
nombre de périodes futures dont LSSC calculera les prévisions. Nous vous suggérons de choisir un nombre de périodes équivalent au double de votre
délai de livraison habituel. Plus le nombre indiqué est modéré, plus le calcul de vos prévisions sera rapide. Mais, s'il est trop faible (inférieur au délai de livraison), la qualité et la fiabilité des prévisions des points de commande en souffriront.
Concernant le champs
period, consultez
l'article du blog(en anglais).
Paramétrer « Inventory Adapter »
Le troisième onglet est
Inventory Adapter Type. Il permet de choisir l'application depuis laquelle les données concernant vos stocks vont être récupérées. Le quatrième onglet
Data Adapter Connection Settings vous invite à indiquer le chemin d'accès à votre base de données.
Si le logiciel que vous utilisez n'apparaît pas dans la liste, n'hésitez pas à nous faire parvenir un email à
support@lokad.com. Nous allons faire de notre mieux pour l'inclure.
Si votre application est spécifique, vous pouvez utiliser
l'éditeur LSSC pour configurer l'accès à votre base de données de stocks.
Astuce: sauvegarder votre rapport. Après avoir rempli l'ensemble des paramètres de l'assistant, nous vous suggérons de sauvegarder le rapport créé (
File » Save), pour ne pas perdre vos données.
Générer le rapport
Une fois l'ensemble des étapes de l'assistant de configuration passées (voir section précédente), vous pouvez
générer votre rapport en cliquant sur le bouton
Refresh (actualiser). Ce boutton va démarrer une mise à jour complète de votre rapport (récupérer les données les plus récentes sur vos stocks, et les prévisions calculées les plus récentes).
Sachez que la
mise à jour complète du rapport prend
plus d'une heure. La mise à disposition des prévisions est retardée de près d'une heure après l'envoi de vos données vers les serveurs Lokad. Jetez un coup d'œil à notre guide sur
la récupération de vos prévisions pour plus de détails.
L'indicateur
Last Refresh présente l'heure à laquelle la dernière mise à jour
complète a été réalisée.
Vous pouvez également effectuer une mise à jour manuelle/partielle, en allant dans le menu
Tools » Partial refresh »:
- Retrieve Inventory: récupérer les données de votre base de données
- Upload Demand: envoyer les données vers les serveurs Lokad
- Download Forecasts: télécharger les prévisions calculées.
Comprendre le rapport
Le rapport produit par LSSC comporte un certain nombre de colonnes (voir
la copie d'écran) dont on va expliquer le rôle.
Qu'est ce qu'une SKU? SKU signifie « Stock Keeping Unit » (en français, unité de stockage). Le SKU permet d'identifier un type de produit et sa localisation. Si votre entreprise ne dispose que d'un seul entrepôt, il est alors très probable qu'à chaque produit (
Product name) corresponde un
SKU unique. En revanche, si l'entreprise a plusieurs entrepôts, un même type de produit pourra être désigné par plusieurs
SKUs.
Quelles sont les informations transmises à Lokad? Seules les informations contenues dans les colonnes
past demand (la demande passée),
tags (mots-clefs) et
events (événements/promos) sont envoyées vers les serveurs Lokad. En revanche, les données contenues dans les autres colonnes (ex: supplier,
fournisseurs) ne le sont pas.
SKU name
Le nom ou la référence du SKU.
Product name
Le nom ou la référence du produit identifié par le SKU.
Tags
Fonctionnalité introduite dans la version 2.0Champs facultatif. Indiquer des
Tags (des
mots clefs, voir
l'article en anglais pour plus d'informations sur le rôle des tags) pour décrire le
SKU et permettre à Lokad de fournir de meilleures prévisions.
Si votre application ne supporte pas l'emploi de
Tags (
mots clefs), vous pouvez éditer directement la colonne. Vous pouvez renseigner autant de Tags que vous le souhaitez, séparés par un espace.
Events
Fonctionnalité introduite dans la version 2.0Champs facultatif. Cette colonne affiche les événements (voir
l'article en anglais pour plus de détails) associés au SKU. Cliquez sur le bouton pour faire apparaître
l'interface de gestion des événements des SKUs.
Supplier
Le nom ou l'identifiant du fournisseur associé au SKU.
On hand
Le stock disponible (
stock on hand) au sein du SKU (c.a.d. le nombre d'articles disponibles dans une unité de stockage).
Reorder point
Le point de réapprovisionnement (
reorder Point) est le niveau de stock qui déclenche une commande. Ex: si le
stock disponible, (
stock on hand) est inférieur au point de réapprovisionnement, il est alors judicieux de passer une commande.
Le point de réapprovisionnement est calculé en fonction de la demande passée (
forecasted demand), du niveau de service (
service level), et du délai de livraison (
lead time). La colonne reste vide tant que vous n'avez pas récupéré vos prévisions.
Service level
Le niveau de service (
service level) est la probabilité
souhaitée de ne pas être en rupture de stock. Il est, en général, de l'ordre de 80% à 99.9%, tout dépend du type d'activité. Plus le niveau de service est élevé, plus le point de réapprovisionnement sera conséquent.
Le niveau de service est un pourcentage. Il peut varier de 1 à 100 (100 exclu). Sachez qu'un niveau de service de 100% équivaut à un stock de sécurité infini.
Lead time
Le délai de livraison (
lead time) est le temps qui s'écoule entre
l'ordre de commande et le
réapprovisionnement effectif. Cette valeur dépend généralement du fournisseur.
Le délai de livraison est généralement exprimé en jours.
Stock cover
La couverture de stock (
stock cover) indique pendant combien de temps le stock suffit, sans nouvelle commande, pour éviter la rupture. Cette valeur est calculée à l'aide du stock disponible (
stock on hand) et de la demande prévisionnelle (
forecasted demand).
La couverture de stock est exprimée en jours. La colonne reste vide tant que vous n'avez pas récupéré vos prévisions.
La colonne F
La colonne
F présente des cases à cocher (toutes cochées par défaut). Vous pouvez décochez la case afin que les prévisions du
SKU ne soient pas calculées. En effet, la tarification Lokad dépend du
nombre de prévisions réalisées. Il peut donc être judicieux de ne pas calculer les prévisions de certains
SKUs (en particulier, les SKUs avec des volumes de ventes très faibles).
MAPE
L'erreur absolue moyenne en pourcentage, (alias
MAPE,
Mean Absolute Percentage Error), est la moyenne des écarts, en valeur absolue, entre les valeurs prévisionnelles et les valeurs observées. Les prévisions statistiques comportent toujours des erreurs (simplement, parce que le future ne peut pas être déduit exactement des données passées), cependant Lokad ne fournit pas seulement des prévisions, mais aussi une prévision du niveau d'erreurs. Les valeurs MAPE servent à affiner le calcul des
points de commande à partir du
niveau de service spécifié.
MAPE est exprimé comme un pourcentage. La colonne reste vide tant que vous n'avez pas récupéré vos prévisions.
Past demand
La demande passée (
past demand) apparaît dans les colonnes dont le fond est
jaune. L'en-tête de la colonne indique la date. Les demandes passées reflètent soit les
ventes (la grande distribution), ou la
consommation passée (l'industrie).
Forecasted demand
La demande prévisionnelle (
forecasted demand) figure dans les colonnes dont le fond est
orange. L'en-tête des colonnes précisent la date. La demande prévisionnelle est calculée par Lokad à l'aide des données sur la
demande passée (
past demand).
Editer le rapport
L'en-tête de certaines colonnes apparaissent en
gras (voir
la copie d'écran). Cela signifie que l'application client ne fournit pas les données correspondantes (ex: la plupart des logiciels eCommerce ne prennent pas en compte le
délai de livraison:
lead time). Lorsque les données ne peuvent pas être récupérées directement, l'utilisateur est invité à les remplir lui même en indiquant ses propres données.
Pour que les données concernant vos stocks soient importées dans le rapport LSSC, cliquez
Tools » Partial Refresh » Retrieve Inventory. Nous vous suggérons ensuite de sauvegarder vos changements en utilisant
File » Save afin de vous assurez de ne pas perdre vos données.
Certaines colonnes restent vides tant que certaines informations n'ont pas été renseignées. Par exemple, la colonne
Reorder point, (point de réapprovisionnement) reste vide tant que vous n'avez pas indiqué le niveau de service (
service level) souhaité.
La prochaine fois que vous importerez vos données, les informations remplies
manuellement ne seront
pas effacées. Le rapport sera mis à jour à l'aide des données les plus récentes extraites de votre application client.
Informations pratiques
Cette section contient un certain nombre d'informations pratiques pour utiliser LSSC.
Copier vers Excel
Il est très facile d'effectuer un
copier/coller vers une feuille Excel. Sélectionner les cellules que vous souhaitez copier, puis cliquez
Edit » Copy (Ctrl + C), et
Coller (Ctrl + V) sous Excel.
 Copier/coller depuis LSSC |
Éditer rapidement le rapport
Fonctionnalité introduite dans la version 1.2Le rapport LSSC comporte certains
champs que vous pouvez renseigner
librement (ex: les
Tags, les
Events). Ils ne sont pas importés depuis votre base de données. Une fois que vous avez édité les champs concernant un
SKU, vous souhaitez sans doute renseigner les mêmes informations pour d'autres
SKUs.
Pour le faire sans y consacrer trop de temps, suivez les étapes suivantes:
- Sélectionnez une ligne en cliquant à gauche de celle-ci (un triangle noir indique la ligne sélectionnée)
- Copiez la ligne en cliquant Edit » Copy ou le raccourci
CTRL+C - Sélectionnez toutes les lignes dans lesquelles vous souhaitez copier les informations et cliquez Edit » Copy ou le raccourci
CTRL+V
Tous les champs renseignés manuellement sont alors copiés vers les SKUs sélectionnés.
Triez vos données
Vous pouvez trier, par ordre alphabétique, n'importe quelle colonne du rapport en cliquant sur son en-tête.
Par exemple, si vous souhaitez trier les
SKUs par fournisseur:
supplier (pour faciliter le passage d'une commande de réapprovisionnement), cliquez simplement sur l'en-tête
Supplier.
Résolution des problèmes - la fenêtre « event logs »
Vous êtes susceptibles de rencontrer des problèmes lors de l'importation, l'envoi de vos données et le téléchargement de vos prévisions (
Retrieve Inventory,
Upload demand,
Download Forecasts). Pour obtenir plus d'informations sur leur nature, afficher la fenêtre «
Event logs », en cliquant:
View » Event Logs.
Effacer les données de votre compte
Vous pouvez supprimer toutes les données sauvegardées dans votre compte Lokad, en cliquant:
Tools » Clear account.
Effacer le rapport
Vous pouvez effacer toutes les données présentes dans le rapport et ne conserver que
les propriétés de configuration du rapport.
Cliquez:
Tools » Clear report. Cette fonctionnalité est à utiliser lorsque la
source de vos données a changé.
Paramétrer un accès personnalisé à votre base de données
Attention: cette section est légèrement plus technique.
LSSC est capable de récupérer des données depuis de nombreuses applications tierces. Pour chaque application, LSSC dispose d'un composant spécifique pour se connecter à la base de données. Ce composant n'est rien d'autres qu'un fichier XML qui comporte l'ensemble des requêtes SQL nécessaires pour récupérer les données.
Cependant, il se peut que votre application ne figure pas parmi celles que LSSC prend en charge (ex: des solutions client personnalisées). Pour cette raison, nous mettons à votre disposition
l'éditeur LSSC (l'outil s'installe avec LSSC). Avec l'éditeur LSSC, vous pouvez éditer vos propres requêtes SQL pour accéder à vos données.