Commandes en souffrance

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Par Joannes Vermorel, décembre 2016

Les commandes en souffrance représentent les commandes d’achat passées auprès du fournisseur pour des produits qui sont déjà en rupture de stock dans un emplacement donné. Les commandes en souffrance consistent à vendre des stocks que l’entreprise n’a pas en main. Les commandes en souffrance ont lieu uniquement lorsque la demande est enregistrée de manière formelle : par exemple, dans un magasin de détail, la plupart des clients passeraient simplement à autre chose lorsqu’ils sont confrontés à une situation de rupture de stock, sans signaler le produit manquant au magasin. Les commandes en souffrance représentent des défis spécifiques en termes d’optimisation des stocks, car les unités en souffrance sont généralement associées à un degré d’urgence provenant du client.

Aperçu des commandes en souffrance

Les commandes en souffrance permettent aux clients de commander une unité qui n’est pas disponible pour le moment. Cette situation se produit souvent dans le contexte des ventes B2B. Par exemple, un pool de pièces d’avion devrait être en mesure de fournir toutes les pièces demandées ; et toute demande qui ne peut pas être immédiatement satisfaite à partir des stocks disponibles déclenchera une commande en souffrance.

Les commandes en souffrance peuvent également avoir lieu dans des contextes B2C, notamment dans le commerce électronique. En général, le produit sera signalé comme étant disponible “dans les 2 semaines” ou dans un délai similaire qui représente la meilleure estimation du cybermarchand sur le temps nécessaire pour que le produit soit livré au moment où la commande est passée par le client. Les produits coûteux sont également fréquemment commandés en souffrance auprès du magasin avec l’aide d’un vendeur.

Dans le B2C, il se peut que le produit commandé ne soit pas toujours livré au client à la fin, car les coûts liés à la livraison du produit peuvent largement dépasser les avantages (voir la discussion sur les MOQ ci-dessous). Par conséquent, lorsqu’il est effectivement possible de recourir aux commandes en souffrance, il est conseillé de mettre en place un processus pour gérer, aussi gracieusement que possible, les situations où le produit ne sera pas livré au client dans le délai initialement annoncé. Ce processus comprend généralement un remboursement proactif du produit, mais peut également inclure un bon d’achat supplémentaire en compensation de la commande non honorée.

Modélisation quantitative des commandes en souffrance

Le processus de commande en souffrance est presque toujours lié à des clients qui sont particulièrement sensibles à la durée réelle des ruptures de stock. En effet, avec les commandes en souffrance, les clients s’engagent à acheter un produit qui n’est pas immédiatement disponible, et une indisponibilité prolongée du produit sera perçue comme un manque de bon service de la part du distributeur.

Du point de vue du contrôle des stocks, les commandes en souffrance sont généralement représentées par des valeurs négatives dans les stocks disponibles. Les stocks disponibles ne doivent pas être confondus avec les stocks physiquement présents sur l’étagère. Par définition, la valeur des stocks physiques ne peut pas descendre en dessous de zéro, tandis que les stocks disponibles peuvent prendre des valeurs positives et négatives.

Du point de vue de l’optimisation des stocks, lors de la modélisation de l’impact des commandes en souffrance à l’aide de la fonction de récompense des stocks, la pénalité économique associée aux ruptures de stock dans le cas spécifique des commandes en souffrance est généralement supposée être assez importante, voire égale ou supérieure au prix de vente du produit lui-même.

Quantité minimale de commande (MOQ) et commandes en souffrance

Lorsque des quantités minimales de commande (MOQ) sont présentes, elles interfèrent généralement avec les commandes en souffrance : dans ce cas, il n’est pas possible de passer une commande d’achat qui correspond exactement aux quantités en souffrance, car la commande d’achat doit également satisfaire aux contraintes de MOQ. Lorsque les MOQ sont élevées, il n’est pas toujours économiquement raisonnable de satisfaire chaque commande en souffrance, car satisfaire la contrainte de MOQ peut entraîner la création d’un stock mort important.

La première étape pour éviter cette situation consiste à affiner le calcul qui définit la disponibilité du produit en tenant compte de la contrainte de MOQ. La contrainte de MOQ est utilisée pour calculer un délai de livraison annoncé aligné sur le délai réel que le client devra très probablement affronter s’il choisit l’option de commande en souffrance du produit.

De plus, une politique de commande par priorité doit être utilisée pour modéliser correctement l’impact de la pénalité supplémentaire liée aux ruptures de stock générées par les commandes en souffrance. En effet, les politiques de stock de point de commande ne peuvent pas gérer correctement ce type de contraintes multi-produits, car les MOQ sont généralement satisfaites non seulement en commandant les produits actuellement associés aux commandes en souffrance, mais aussi en répartissant les quantités sur plusieurs autres produits qui ont également des niveaux de stock plus faibles.

Retours et commandes en souffrance

Certains secteurs, comme la mode par exemple, enregistrent un nombre constant de retours, représentant parfois jusqu’à 50% de la demande initiale. Dans de telles situations, une commande en souffrance a de bonnes chances d’être satisfaite grâce aux retours attendus et n’a donc même pas besoin d’une commande d’achat réelle auprès du fournisseur.

Du point de vue de l’optimisation des stocks, cette situation est gérée en combinant à la fois la prévision probabiliste de la demande avec la prévision probabiliste des retours. Les deux prévisions probabilistes sont combinées par une convolution qui donne la demande nette ; une distribution de probabilités où des valeurs de demande négatives sont possibles et représentent des situations où les retours peuvent temporairement l’emporter sur la demande.

Une fois de plus, une politique de commande par priorité doit être utilisée pour unifier correctement l’impact des commandes en souffrance lorsque des retours sont présents en même temps. Il est également possible de combiner les retours, les MOQ et les commandes en souffrance, mais cela nécessite généralement l’utilisation d’un solveur numérique dédié.

Conteneurs et commandes en souffrance

Certains distributeurs préfèrent brouiller la frontière entre les commandes en souffrance et les commandes régulières lorsqu’ils vendent des stocks encore en cours d’expédition par voie maritime. En effet, les importations d’outre-mer impliquent généralement des délais d’approvisionnement très longs, pouvant aller jusqu’à 10 semaines ou plus. Cependant, une analyse précise du flux entrant de conteneurs offre la possibilité de vendre des produits avec des délais d’approvisionnement nettement plus courts, tout en ne vendant pas les produits qui sont effectivement en stock.

Vendre des stocks qui sont encore en transit représente des avantages significatifs pour les distributeurs du point de vue de la trésorerie, et contribue également à réduire le risque de stocks global en réduisant l’engagement global d’une entreprise lié aux quantités de stocks invendus.

En pratique, la vente de stocks en transit, comme lorsque les conteneurs sont encore en mer, nécessite des prévisions fiables de délai d’approvisionnement probabiliste, car le calcul des délais d’expédition annoncés aux clients nécessite une modélisation précise des risques économiques associés à une estimation incorrecte des délais d’approvisionnement du fournisseur.