Excel en tant que référentiel d'entreprise nuit à votre entreprise

Utiliser Excel comme référentiel de données peut nuire à votre entreprise


Microsoft Excel est un excellent outil beaucoup utilisé dans les entreprises. Mais, comme tout outil puissant il peut faire beaucoup de dégâts lorsqu'il est utilisé de manière inappropriée. Sur cette page, nous expliquons pourquoi Excel ne devrait pas être utilisé comme référentiel d'entreprise pour modifier les données nécessaires à la prévision des ventes ou à l'optimisation des stocks. Là encore, nous ne reprochons rien à Excel. En fait, Salescast génère des rapports Excel, qui, selon nous, est une utilisation appropriée d'Excel. Il existe des manières plus simples, moins coûteuses et plus puissantes qu'Excel pour modifier vos données de prévision des ventes, à savoir les bases de données. Et en plus : vous n'aurez pas besoin d'être un expert en bases de données pour tirer le meilleur de ces dernières !


La tentation et la chute

 Il n'est pas prêt de s'envoler !

Il n'est pas prêt de s'envoler !

L'une des demandes les plus fréquentes faites à Lokad, est la suivante : Je voudrais faire un test pour évaluer vos prévisions, pourriez-vous importer mes données de vente historisées depuis Excel ? En effet, une modélisation de nos prévisions est une demande très raisonnable : pour ce qui est de la prévision statistique, nous vous recommandons de ne jamais croire un fournisseur sur parole (même nous !).

Pourtant, ce qui, selon nous, n'est pas raisonnable est d' importer des données depuis Excel. Pour ce qui est de la prévision, la qualité des données entrées est vitale. Si vous entrez des données de qualité mécdiocre, Lokad générera des prévisions de qualité médiocre. Il s'agit du modèle qualité médiocre à l'entrée = qualité médiocre des résultats. Aucune technologie ne peut éviter ce problème, et c'est le cœur de ce dernier qu'il faut traiter. Pourtant, l'un des problèmes inhérents à Excel, est que les erreurs d'entrées ne sont ni détectables ni récupérables (voir ci-dessous pour en savoir plus).

Selon nous, il existe deux raisons principales contraignant les gens à demander Excel :
  1. Ils connaissent bien Excel, et n'ont aucune expérience en bases de données. Ce n'est pas un problème, car vous n'aurez pas besoin de tout savoir sur les bases de données que nous utiliserons.
  2. La TI de la société cache les données, et l'accès à ces dernières relève du combat politique. Bien que cela ne soit pas fréquent, cela peut constituer un obstacle de taille. Mais nous pouvons vous aider à faire bouger les choses.

Nous aborderons ces problèmes ultérieurement. Mais d'abord, remontons quelques années en arrière. A ses débuts, Lokad prenait en charge les réglages de plus de 50 sociétés basés sur Excel. Nous ne sommes pas particulièrement fiers de ce chapitre de notre histoire, car en dépit de leurs efforts (désespérés dans ce cas) aucun client n'était satisfait du processus Excel.

Le processus d'importation Excel s'effectuait souvent comme suit, Bob étant notre client fictif :

  • Bob crée une feuille Excel et nous l'envoie.
  • La feuille n'est pas exactement créée comme il le faudrait pour le traitement automatisé, nous demandons à Bob de la modifier.
  • Bob réessaie, et nous renvoie la feuille.
  • Nous détectons d'autres problèmes.
  • Bob essaie à nouveau.
  • Davantage de problèmes. Nous lui communiquons d'autres informations.
  • Bob commence à penser : Mince ! Cette logique d'importation de données est si rigide, le décalage de données d'une cellule à l'autre casse tout, mais Bob continue d'essayer.
  • Insérer ici une demi dizaine d'itérations étendues sur 2 semaines.
  • Nous recevons finalement le premier tableur Excel que nous pouvons automatiquement traiter. Nous renvoyons les prévisions à Bob.
  • Bob les examine et est déçu : les prévisions n'ont aucun sens !
  • Nous menons une enquête, les données entrées semblent très étranges. Nous posons des questions à Bob.
  • Bob passe un temps considérable à valider les entrées. De nombreuses erreurs sont détectées.
  • Insérer ici les semaines d'efforts de Bob pour traquer les erreurs de données subtiles.
  • Bob envoie une feuille révisée. Afin qu'elle soit 100% correcte, Bob réduit de manière significative la taille des données : quelques produits et quelques mois d'historique.
  • Lokad génère des prévisions et les renvoie.
  • Bob reçoit les prévisions mises à jour, qui là encore sont décevantes. Les prévisions sont sensées, mais ne sont pas assez précises.
  • L'équipe de Lokad jette un coup d’œil sur ce cas, et le coupable est évident : la quantité de données entrées est très limitée, il est tout simplement impossible de générer de bonnes prévisions statistiques. Il nous faut plus de données.
  • Bob a déjà dépensé tellement d'énergie à collecter des données, et maintenant il doit tout recommencer avec des ensembles de données 5 fois plus gros. Découragé, Bob abandonne.

De toute évidence, ce scénario a déjà été joué par la plupart des clients potentiels tenaces, dont la plupart ont renoncé en plein milieu du processus. La bonne nouvelle est : qu'il existe des alternatives plus simples, moins coûteuses et plus puissantes à Excel à votre disposition. Nous y arrivons.

Problèmes

Nous avons présenté ci-dessus une perspective plutôt sinistre. Revoyons pourquoi ce scénario s'est répété en dépit des efforts faits par les deux parties impliquées - le client fictif et l'équipe de Lokad.

Problème 1 : Les exportations Excel NE sont PAS conçues pour la prévision statistique

Vous penserez peut-être que parce que votre progiciel de gestion intégré (ou système de votre société) est capable de générer des rapports Excel, il fera une entrée suffisamment bonne pour le système de prévision : vous vous tromperez - et de beaucoup.

Premièrement, les 12 derniers mois (ou une durée arbitraire) du rapport Excel seront généralement tronqués. Afin d'obtenir les prévisions les plus précises, vous aurez besoin de toutes les données disponibles. Fournir un historique plus long est la manière la plus facile et la plus efficace d'améliorer la précision. Des données historisées tronquées ne font qu'ajouter un handicap supplémentaire important à la tâche.

Deuxièmement, les données ont tendance à être pré agrégées - au niveau des ventes hebdomadaires ou mensuelles au lieu des ventes quotidiennes. Malheureusement l'agrégation des données est un processus avec perte. La plupart des informations sont perdues dès que les données sont agrégées sous un format tabulaire, et que la précision de la prévision diminue.

Troisièmement, aucune méta donnée ne fonctionnera dans la feuille Excel. En particulier, les Libellés, qui sont utilisés pour identifier les relations entre les produits, ne seront généralement pas disponibles. De nombreuses corrélations entre les produits seront perdues, là encore, aux frais de la précision.

Problème 2 : Les erreurs ne sont ni détectables ni récupérables

Tout utilisateur ouvrant un fichier Excel est libre de modifier son contenu à sa guise. C'est une fonction très utile permettant de faire les choses vite, mais le côté négatif est qu'il n'y a aucun moyen d'assurer la qualité des données. Si une entrée est incorrecte, Excel ne vous dit pas quand elle a été introduite, par qui, et qu'elle était la valeur précédente. De plus, les entrées erronées se cachent parmi toutes les autres entrées apparemment valables. A part détecter des erreurs évidentes (comme une valeur de vente négative), il n'y a aucun moyen de contrôler le contenu d'une feuille Excel sauf en validant le contenu de chaque cellule.

Cet aspect de la conception d'Excel est sans problème si vous consommez des données avec Excel ; mais lorsqu'Excel devient un référentiel d'entreprise principal (Excel est utilisé pour entrer des données), la difficulté grandit à mesure que le nombre d'entrées manuelles augmente. Dans de nombreuses situations, cet aspect n'est pas un problème, car la quantité de données est limitée. De par notre expérience, nous pouvons dire que pour ce qui est de la chaîne logistique, la quantité de données est presque toujours ENORME ainsi que la friction.

Problème 3 : Blocage sur un seul ordinateur

La chaîne logistique n'est rien d'autre que la collaboration entre plusieurs personnes : il y a des fournisseurs, des clients et de nombreuses marchandises en mouvement entre ces derniers. Elle implique toujours plusieurs personnes. Malheureusement, Excel N'a PAS été conçu pour que plusieurs personnes entrent des données simultanément dans la même feuille. Chaque fois que vous partagez une feuille Excel par courriel, vous ne partagez rien mais créez simplement de nouvelles copies du fichier.

Par conséquent, il se crée une sorte d' incohérence d'impédance entre la vraie nature de la chaîne logistique, et le format mono ordinateur d'Excel. Tout processus se reposant sur Excel pour collecter des données devient une source de friction à chaque étape. Pourtant, consommer des données avec Excel est pratique, car plusieurs personnes peuvent lire la même feuille Excel simultanément.

Problème 4 : Aucune automatisation possible

L'une des meilleures fonctions d'Excel est également sa plus grande faiblesse quant à la prévision des ventes : vous pouvez, en gros, saisir n'importe quoi dans une feuille Excel. Cette liberté vous donne la possibilité de visualiser les données presque n'importe comment.

Le prix à payer pour cette liberté cependant, est que ce logiciel automatisé (allégé) ne peut pas faire de ces données structurées librement des données sensées. Le logiciel butera et échouera lors du traitement de la feuille si une cellule n'obéit pas à la logique de traitement très étroite. Il suffit d'un seul clique, d'une seule mauvaise frappe pour faire accidentellement planter le traitement automatisé. Et pire, lorsque vous vous soumettrez à la flexibilité d'Excel pour vous adapter à un format rigide requis, Excel perdra tout l'intérêt qu'il aura eut au départ.

Faits

Si Excel N'est certainement PAS le solution pour collecter les données à l'entrée qui alimenteront une prévision de ventes ou une optimisation des stocks, quelle alternative nous reste-t-il ? Et bien, il s'avère y avoir de nombreuses solutions à disposition, et elles sont probablement déjà, pour la plupart, implantées dans votre société.

Fait 1 : Votre société a déjà une base de données

Même si le progiciel de votre société (ou progiciel de comptabilité, panier de commerce électronique, etc.) a plus de 20 ans, il se repose sûrement sur une base de données du même type. Une base de données est un stockage de données fiable et structuré, spécialement conçu pour prendre en charge tous les types de manipulation de données automatisée. Les bases de données s'adaptent particulièrement bien à la prévision des ventes.

Avertissement : Microsoft Access. Ce produit est a mi-chemin entre Excel et un système de base de données. Depuis 2005, Access est distribué par Microsoft en tant qu'alternative bien meilleure tournée vers le développement, appelée Microsoft SQL Express. Les défauts majeurs d'Access sont qu'il est impossible d'y accéder à distance (conseil : Lokad ne pourra pas importer vos données à distance si elles sont contenues dans un fichier Access) et qu'une assistance appropriée aux utilisateurs simultanés n'est pas fournie (comme avec Excel).

Fait 2 : Le test avec une base de données est plus facile et moins coûteux

Votre première réaction a peut-être été la suivante mais nous utiliserons seulement Excel pour tester Lokad. Il s'avère que tester Lokad (ou tout autre logiciel de prévision) avec Excel ne fait que compliquer le processus et augmenter son coût. Avec Excel, le processus paraît facile car il est plutôt direct : il suffit d'améliorer la feuille. Pourtant, comme indiqué précédemment, et selon notre expérience améliorer la feuille est une tâche incroyablement longue.

On a développé des bases de données pendant ces 3 dernières décennies pour faciliter le transfert de données de manière complètement fiable. Vous pouvez voir les bases de données comme un équipement militaire spécialement conçu pour les tâches disponibles : dupliquant vos données historisées de votre système à un autre.

Fait 3 : Aucune compétence en bases de données requise

Lokad et votre société mettront au point un transfert de données à travers une base de données, ainsi, aucune connaissance en bases de données ne sera nécessaire. Mettre en place la base de données est un processus technique mais qui est à la portée de tout le monde. L'administration de bases de données est une spécialité bien établie dans le domaine de la TI.

Lokad doit uniquement être mis en contact avec votre service TI interne ou votre fournisseur TI. Dans les deux cas, la quantité de travail requise pour obtenir l'exécution d'une démo de Lokad est minime, en général quelques jours pour un seul administrateur de bases de données - ou quelques heures si votre administrateur de bases de données est un Expert ou connaît parfaitement la configuration des données existante.

Avertissement : pour les grandes entreprises, le processus pourrait nécessiter davantage d'efforts si la quantité de données était plus importante - mais plus les données sont importantes, plus les avantages d'opter pour des bases de données sont grands.

Fait 4 : L'accès aux données NE SERA PAS refusé

Dans de nombreuses sociétés, la TI mène la modernisation et les améliorations des opérations de la chaîne logistique. Pourtant, l'une des situations les plus difficiles à laquelle Lokad fait face est lorsque le service TI fait exactement le contraire et cache les données aux opérations. Dans ce cas, les personnes chargées d'un projet nécessitant le consentement de la TI (ou pire, le travail de la TI) pensent qu'il est voué à l'échec. Et donc, elles utiliseront Excel, car elles penseront que rien d'autre ne fonctionnera.

Selon nous, la TI est au cœur des innovations les plus radicales des entreprises du 21ème siècle. La TI devrait tirer votre entreprise vers l'avant. Des milliers d'applications en ligne ont été mises sur Internet et ne coûtent en général qu'une fraction du coût de leurs ancêtres matériels. Ne pas exploiter ces applications ne peut que handicaper votre société par rapport à la concurrence.

Nous ne pouvons pas résoudre les conflits existants au sein de votre société pour vous, cependant, nous pensons qu'il s'agit d'un cas nécessitant l'attention des plus hauts décisionnaires - quelque soit la taille de votre société. Une enquête s'avérera très utile. A long terme, la survie de la société en dépendra.