Regolare le impostazioni per la gestione del magazzino - Software di ottimizzazione delle scorte

Regolare le impostazioni per la gestione del magazzino


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I punti di riordino e i quantitativi da riordinare sono due dei valori essenziali nel controllo delle scorte, che possono essere calcolati usando la tecnologia di previsione di Lokad. Tuttavia, questi valori sono strettamente connessi a una serie di impostazioni, come il livello di servizio e il lead time. Lokad tenta, ove possibile, di importare i valori da applicazioni di terze parti che contengono i dati corrispondenti. A volte, però, i dati non sono sufficienti, oppure non possono essere importati in Lokad. In questi casi, Lokad mette a disposizione un meccanismo per impostare e gestire localmente questi dati, attraverso il foglio di calcolo Excel Lokad_Settings.xlsx. In questa pagina, spiegheremo come configurare e aggiornare il foglio Excel, partendo dal presupposto che Lokad sia già connesso alla tua applicazione gestionale.

Impostare i riordini

Il lead time, il livello di servizio e il moltiplicatore di partite sono i tre indicatori usati da Lokad per determinare i quantitativi da riordinare. Il lead time e il livello di servizio hanno un impatto diretto sulla domanda futura, mentre il moltiplicatore di partite ha a che fare unicamente con le quantità da riordinare, che vengono arrotondate al multiplo superiore.

In generale, la filosofia di Lokad è fare il più possibile affidamento sui dati già presenti nell'applicazione gestionale dell'azienda, da cui vengono importati i dati storici. Alcune di queste applicazioni, come Brightpearl o Linnworks, offrono un certo margine di personalizzazione, che consente di arricchire le informazioni sui prodotti con impostazioni a scelta. Quando sono presenti funzionalità di questo tipo, è utile sfruttarle per concentrare tutti i dati commerciali in un'unica applicazione. Quando, però, l'applicazione gestionale in uso non offre tali possibilità, le impostazioni aggiuntive devono essere gestite tramite Lokad.

Creare il file Lokad_Settings.xlsx

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Le impostazioni relative alla gestione del magazzino possono essere riunite tutte in un foglio di calcolo Excel, da nominare Lokad_Settings.xlsx. Il foglio contiene solitamente tre colonne: la prima colonna, Id, contiene l'identificativo del prodotto; la seconda colonna, LeadTime, contiene i valori del lead time applicabili in giorni; la terza colonna, ServiceLevel, contiene la percentuale desiderata di non incorrere in una rottura di stock. Il file dev'essere completato con i valori corrispondenti e poi caricato su Lokad, attraverso la nostra interfaccia per l'upload dei file. Niente paura, comunque, perché non dovrai creare il file da zero.

Il software Lokad è stato progettato grazie a un servizio di hosting basato su cloud, che abbiamo ribattezzato BigFiles (che nel tuo account Lokad corrisponde alla scheda Files). Una volta che avrai collegato Lokad alla tua applicazione gestionale, i dati importati in Lokad verranno consolidati in file di testo tabellari, come Lokad_Items.tsv (lista dei prodotti) o Lokad_Orders.tsv (lista degli ordini). Tutto ciò che dovrai fare sarà effettuare una previsione delle scorte con Lokad e poi cliccare sul link relativo alla cartella di input (Input folder): sarai reindirizzato alla sezione Files, dove potrai visualizzare la cartella che contiene tutti i tuoi dati commerciali.

A questo punto, dovrai cliccare sul file Lokad_Items.tsv. BigFiles ti offrirà un'anteprima del file, che probabilmente conterrà una serie di colonne. Scarica il file cliccando sul link Download as Excel: il file di testo tabellare verrà convertito in un file Excel, di cui verrà immediatamente avviato il download. Una volta scaricato il file, spostalo in una cartella che potrai ricordare facilmente (tipo Documenti\Lokad), perché dovrai ritornarci più tardi. Rinomina il file come Lokad_Settings.xlsx e aprilo.

Il foglio di calcolo conterrà tutti gli articoli applicabili (prodotti, codici a barre, SKU, a seconda del settore in cui opera l'azienda). Ti consigliamo di non toccare la prima colonna (Id), perché il contenuto verrà usato per correlare i valori che inserirai in seguito e le entrate trovate nel file Lokad_Items.tsv. Potrai conservare o rimuovere le altre colonne a tuo piacimento. Se una colonna ha un nome diverso da Id, LeadTime, ServiceLevel (livello di servizio) o LotMultiplier (moltiplicatore di partite), verrà semplicemente ignorata. Le colonne ProductName (nome del prodotto), Brand o Supplier (fornitore) potranno esserti utili per orientarti all'interno del file.

Aggiungi al foglio le colonne LeadTime e ServiceLevel. A questo punto potrai aggiungere i valori corrispondenti a ogni articolo. Ricorda che la colonna LeadTime richiede esclusivamente numeri interi, mentre la colonna ServiceLevel richiede esclusivamente numeri decimali tra 0 e 1, di solito scritti sotto forma di percentuale per maggiore chiarezza. Non devi necessariamente riempire tutte le caselle: quelle lasciate in bianco verranno riempite da Lokad con un valore predefinito, così come specificato nella configurazione del progetto. Una volta che avrai terminato le modifiche, potrai salvare il file.

Aggiornare le previsioni con le nuove impostazioni

Avrai ora un foglio Excel, Lokad_Settings.xlsx, prodotto originariamente copiando il file Lokad_Items.tsv e contenente tutte le nuove impostazioni. Torna al tuo account Lokad, clicca sulla scheda Files e trova la cartella in cui avevi scaricato il file Lokad_Items.tsv. All'interno della cartella, clicca il pulsante per caricare i file (Upload files), seleziona Lokad_Settings.xlsx e carica il file. L'operazione potrebbe richiedere da pochi secondi a qualche minuto, a seconda delle dimensioni del file e della velocità di connessione.

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Una volta caricato il file, torna alla scheda progetti (Projects) del tuo account Lokad, seleziona il progetto di previsione delle scorte e clicca sul pulsante avvia esecuzione (Start Run). Verrà avviata la creazione di un nuovo rapporto. Se clicchi sul link per la visualizzazione dei dettagli (View run details), vedrai che il file Lokad_Settings.xlsx compare nella lista dei file caricati da Lokad. Una volta che il rapporto sarà terminato, potrai scaricarlo: vedrai due colonne, LeadTime e ServiceLevel, il cui contenuto dovrebbe rispecchiare i valori che avevi inserito nel foglio Excel Lokad_Settings.xlsx.

Suggerimento: aggiornare i dati commerciali è di solito un'operazione piuttosto lenta. Se non devi aggiornare tutti i dati, ma solo le impostazioni delle previsioni, clicca il triangolino a destra del pulsante Start Run, che ti darà la possibilità di avviare l'esecuzione delle previsioni senza aggiornare i dati da un file (Start run without refreshing data from xyz), con un notevole risparmio di tempo.