エクセル-での-データ貯蔵-は-ビジネスに有害

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エクセルでのデータ貯蔵はビジネスに有害

マイクロソフト・エクセルはビジネスにおいて便利で非常に評価のあるツールです。しかし、どんなツールでも使い方を誤ると有害であることも確かです。この項では、売上げ予測や在庫最適化を目的としたデータ操作になぜエクセルをデータ貯蔵用に使ってはならないかを説明します。 今一度確認ですが、弊社はエクセルに対して何の悪意も持っていないことをご了承ください。事実、セールスキャストは エクセル・レポート を作成しますし、これがエクセルの正しい使い方 であると信じて疑いません。ですが売上げ予測のデータ操作に関して、もっと簡単で安価、しかもパワフルな代替ツールが存在するのです。それはデータベースです。さらによいことに、利用者はデータベースの知識が一切なくても使いこなすことができるのです。


誘惑と落とし穴

 This is not going to fly!

This is not going to fly!

弊社への問い合わせで一番多いのは、Lokadの予測を試してみたいのですが、エクセルから売上げデータ履歴をインポートしていただけますか? というものです。確かに、弊社の予測を評価テストするのは正しい 依頼です。統計予測となると話は全く別で、業者の言葉を額面通り受け取ってはいけません(Lokadについても同様です)。

正しくないと私たちが信じるのは、エクセルからデータをインポートすることです。予測が関係している限り、インプットデータの質は非常に重要です。ジャンクデータ(くずデータ)がLokadに入り込めば、Lokadはジャンク予測を作成するしかありません。これは Garbage In Garbage Out パターンと呼ばれます。問題の中核に相当するため、これを回避する技術はありません。エクセルに内在する問題点のひとつは、間違いを入力しても検知できなければ回復も不可能という点です(詳細は以下をご覧ください)。

人々がエクセルを利用するのには2つの大きな理由があります:

  1. データベースのスキルを持っておらず、エクセルが利用しやすいと感じている。これは問題ではありません。実際には私たちが使うデータベースについて、お客様が知識を持っている必要全くないからです。
  2. 企業のIT部門がデータを握っており、データへのアクセス権を握ることが権力闘争に変わって行く。これは頻繁にあることではないにしても、頑強な問題です。しかし、私たちは物事を前進させる為にサポートさせて頂きます。

これらの懸念事項については後ほど取り組むことにして、まずは、数年前に戻ってみることにしましょう。Lokadの設立当初のころ、エクセルをベースにして企業50社以上のセットアップを実行しました。これは特別な自慢話でもなんでもありませんが、頻繁で膨大な(そして半ば自虐的ともいえる)努力をしたにもかかわらず、エクセルを使ったプロセスで潜在顧客のうちただの1社にも満足して頂けませんでした

エクセルのインポート・プロセスは以下の手順で行われました。田中さん というのが弊社の潜在顧客です:

  • 田中さんはエクセル・シートを用意し、弊社に送る。
  • エクセル・シートは厳密には 自動プロセスに適していない方法で用意されたため、田中さんに変更の依頼をお願いする。
  • 田中さんは変更し、再度弊社へシートを送り返す。
  • 弊社はさらに不具合を見つける。
  • 田中さんは再度変更。
  • さらに不具合。弊社はフィードバックを送る。
  • 田中さんはこのデータロジックは厳しすぎると思い始める。ひとつのセルからデータを移動させるとすべてが崩れる。しかし田中さんは努力を続ける。
  • ここで2週間かけて半ダースのイテレーションを行う。
  • 最終的に自動プロセスに適合したエクセルシートを受け取る。田中さんに予測を送り返す。
  • 田中さんは結果を見て、落胆する。予測は何の意味もない!
  • 弊社はこの件に関して調査。インプットデータが疑わしい。弊社は田中さんに多くの質問事項を送る。
  • 田中さんはインプットデータが正当であるか確認。多くのエラーが見つかる。
  • ここでインプットデータの問題を追うために田中さんに数週間の努力をしていただく。
  • 田中さんはインプットデータ・シートを修正。100%正確にするため、田中さんはデータサイズを大幅に縮小:商品数数個と数カ月分の履歴。
  • Lokadは予測を作成し、送り返す。
  • 田中さんは更新された予測を受け取る、がこれも期待はずれであった。予測は正しいが十分に正確でない
  • Lokadチームはこのケースについて素早くチェック。問題の原因は一目瞭然だった:インプットデータ量が非常に限られているため、良質の統計的予測は作成不可能。データがもっと必要。
  • 田中さんはデータ収集のためにすでに多く努力を払っている。そして今度はその5倍のデータセットを始めから用意しなければならない。がっかりして田中さんは諦めてしまった。

見ての通り、このシナリオは粘り強い潜在顧客によって展開されたが、ほとんどの人は途中でギブアップしてしまいました。しかし、朗報があります。エクセルよりも簡単で安価で、しかももっとパワフルな代替ソフトが存在します。この点について説明しましょう。

問題点

上記では少し手厳しい見解を述べました。潜在顧客とLokad両者の最大限の努力にもかかわらず、このようなシナリオが繰り返されるのか見てみることにしましょう。

問題点その1:エクセル・レポートは統計予測向きではない

貴社のERP(または社内システム)がエクセル・レポートを作成するには、予測システムに情報をインプットするだけで十分であるとお考えかもしれません。が、それは長期的視点から見るとそうではありません

一つは、エクセル・レポートは一般的に直近12カ月(または任意の期間)で切り捨てられるということがあります。最も精度の高い予測を作成するにはすべてのデータが入手できる必要があります。履歴が長ければ容易に最も効率的に精度を向上することができます。履歴データを切り捨てるということは、大きなハンディを持ってタスクをスタートすることを意味します。

二つ目は、データは毎日ベースで売上げが集約される代わりに週ベース、月ベースで集約されやすい点です。残念なことに データ集約はデータの劣化を伴います data aggregation is a lossy process。一度表計算フォーマットで集約されると多くの情報がデータが失われ、予測精度が低下するのです。

三つ目は、メタデータはエクセル・シートに作成できないという点です。特に、タグですが、タグは商品間の関係を識別するのに使われますが、一般的にこれが使用できません。 多くの商品間の相関関係が失われ、予測精度にも影響します。

問題点その2:間違いは検知も回復もできない

ユーザーはエクセルファイルを開ければ自由に内容を変更することが可能です。これはタスクを迅速に遂行するには適していますが、逆にデータの質を維持する方法に欠けます。データ入力に間違いがあっても、エクセルはいつ・誰によって入力され、それ以前の値は何であったかを示すことはありません。それどころか、誤った入力はその他の正しい情報に紛れ込んで姿をくらましてしまいます。はっきりとエラーである(売り上げ値がマイナスであるなどのように)と分かる場合以外は、手作業でセルひとつひとつを確認していく以外にエクセル・シートの内容をチェックする方法はありません。

この点では、エクセルはデータを消費 する場合には向いていますが、エクセルをメインのデータ貯蔵として使う場合(エクセルを使ってデータ入力を行う)、手入力の数が大きくなればなるほど飛躍的に痛手は大きくなります。多くの状況で、データ数が限定的であるのでこの点は問題とはなりません。しかし、私たちの経験から供給プロセスなどを扱う場合、データ量が膨大になり、この問題点が増大するのです。

問題点その3:単体パソコンでの限界

供給プロセスは共同作業です:供給者と顧客がいて、その間を多くの商品が行き交います。常に複数の人間がかかわります。しかし残念ながら、エクセルは複数の人が同時に同じシートに書き込むことを目的に作られていません。エクセル・シートをメールで送り共有 するのは、実際には共有 しているのではなく、ファイルを新たにコピーし作成 していることになります。

結果として、供給プロセスの持つ性質と単体パソコンのフォーマットで作成されるエクセルの間にインピーダンス不整合 が現れます。エクセルでデータを収集する プロセスは、各段階であつれきを招きます。一方、エクセルでデータを消費するのは、問題ありません。なぜなら多くの人が同時に同じエクセル・シートを読み込むことができるからです。

問題点その4:自動化は不可能

エクセルの最も偉大な特性のひとつは、売り上げ予測に関しては最大のウィークポイントとなります。つまり、エクセル・シートにはほとんどどんな情報も 入力できる点です。この自由度により、ユーザーは自由にデータの見た目を変更できます。

しかし、この自由度がある代償として、(無能で)自動化されたソフトウェアはこのゆるいデータ構造を理解することができません。ソフトウェアはつまずいてしまい、セルがこの超狭義のプロセス・ロジックで滞ってしまうとシートのプロセスに失敗します。そして、誤ってクリックやキーを押してしまえば、自動プロセスはクラッシュしてしまいます。さらに悪いことに、ユーザーが要求される厳格なフォーマットに合わせるために、エクセルのフレキシビリティを放棄するなると、エクセルを使う必要性はなくなってしまいます。

事実

エクセルが売り上げ予測や在庫最適化向けのインプット・データ収集の解決策ではないことがはっきりすると、選択として残るのは何か?多くの選択がありますが、ほとんどの場合貴社内ですでに実行されています。

事実その1:貴社にすでにデータ・ベースが存在する

貴社のERP(または会計パッケージ、eCommerce Cart等)が20年以上も昔のものでない限り、貴社ERPはなんらかの database を持っているはずです。データベースは信頼でき、構造化されたデータ貯蔵法で、すべての自動化されたデータ操作をサポートするよう作られています。殊に、売り上げ予測についてデータベースは非常によく適応します。

警告:マイクロソフト・アクセス この商品はエクセルとデータ・ベース・システムのちょうど中間と言えます。2005年以来、アクセスは Microsoft SQL Express と呼ばれる代替ソフトの登場により、マイクロソフト社の商品の中から徐々にフェーズ・アウトしています。アクセスの最も大きな限界は、適切なリモート・アクセスがないことと(ヒント:データがアクセスファイル内に含まれているとLokadはデータを取り出すことができません)、同時に複数のユーザーが使えるようにサポートされていないこと(これはエクセルと同様です)にあります。

事実その2:データベースを試すのはより簡単かつ安価

そうは言っても、Lokadの商品を試すだけの目的でエクセルを使うのだから というふうに皆さまは考えるでしょう。しかし、Lokad商品(またはそのほかの売上げ予測ソフトウェア)を試すためだけにエクセルを使うのは、より複雑でコストのかかる結果となります。エクセルでは、方法は単純なので簡単そうに見えます が実際はきちんと作動するようになるまでシートのあちこちをいじる必要があるのです。一方、前述のとおり私たちの経験から言えることはシートをいじる とは文字通り延々たる時間がかかる ことを意味します。

データベースは、過去30年ほどに亘って完全に信頼できる方法で、データ・トランスファーを容易にできるよう開発されてきました。それは、軍事水準の機能で手元にあるタスク(履歴データを貴社システムから他のシステムに複製する)を確実に遂行することができると考えてよいのです。

事実その3:データベースのスキルは不要

Lokadと貴社はデータベースを通してデータのトランスファーをセットアップしますが、実際にデータベースの知識は必要ありません。データベースの構築は技術が要りますが、ロケット科学からは程遠いものです。IT産業において、データベース管理は定評のある専門分野です。

Lokadは貴社内のIT部門またはアウトソースのITプロバイダーと技術的な点についてコンタクトを取る必要があります。いずれの場合も、Lokadのデモを走らせるのに要する仕事量は非常にわずかなものです。一般的にひとつのデータベース・アドミニストレーターで数日、もしくは貴社アドミニストレーターがGuruで既存データセットアップに精通している場合は数時間で済んでしまいます。

警告: 大企業ではデータ量が膨大となる場合はより努力が必要となる可能性があります。しかし、いずれにしてもデータが大きくなればなるほど、データベースを選択する恩恵は大きくなります。

事実その4:ITはデータへのアクセスを拒否しない

多くの企業で、ITは供給プロセスの近代化と改良を促進する役割を果たしています。一方、Lokadが直面する一番頑強な状況のひとつにIT部門がそれとはまったく正反対のことを行っていて、オペレーションからデータを取り上げてしまっていることがあります。このような事態が起きていると、人々はどんなプロジェクトもITの承諾が必要なものは失敗すると考えるようになります。そして、仕方なしにエクセルを使うという事態に追いやられます。

21世紀のビジネスにおいてITは革新的な改革の中核をなしていると私たちは信じています。ITはビジネスを前進させるべきものです。何千ものオンラインアプリがインターネット上に載せられ、それらを使うには一般的に前世代の業者の開発するもののほんのわずかの費用しかかかりません。そんなアプリを活用しないでいるのは、貴社が激しい競争の中で手足が不自由でいるのと同じことを意味します。

貴社内の闘いにお客様に代わって戦うことはできませんが、トップの意思決定者に知らせる価値はあると信じます、どんなに会社の規模が大きくてもです。このような事項の調査は、彼らにとって時間の無駄ではありません。長い目で見れば、これは社命のかかった事項なのです。

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従来の解決策では人件費がかかりすぎ、何百・何千もの製品を取り扱うことは困難でした。 Lokad と Windows Azure はまさに私のビジネスに必要な解決策を提供してくれているのです。 OscaroのCEO、Pierre-Noël Luiggi氏
Lokad の予測解決策によって、私たちの売上げが正確に予測され、最適な在庫を知ることができます。 結果は明白です:私たちは顧客満足度を99%に保ち、提供するドッグフードはお客様の近所のペットショップよりも新鮮だということもしばしばあるからです。 k9cuisineのCEO、Anthony Holloway氏
Lokad は我が社のプランニング・プロセスの精度を大幅に改良しました。直ちに影響を与えたのは毎月150€の費用で百万ユーロ分の在庫の削減を実現させたことです。ここまで在庫レベルを下げられることが分かったのは恐るべきことでした。しかし、本当に驚いたのは簡単に実行でき、使いやすいことです。統合には何の苦労もありませんでしたし、クリックひとつで10分以内に予測が届くので、私の時間の大幅な節減になっています。 サプライチェーンBizlineのトップThomas Brémont氏

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