Stellenangebot: Executive Assistant bei Lokad

Wir suchen einen Executive Assistant, der die Effektivität des Teams steigern kann, indem er unseren Teammitgliedern hilft, ihren Zeitplan reibungslos zu organisieren, Unterstützung, Informationen, administrative und operative Unterstützung bietet und insgesamt dem gesamten Team eine unschätzbare Hilfe ist, indem er “das Haus führt”.

Wir beginnen damit, eine kleine Abteilung mit hochrangigen Assistenten zu schaffen, die nicht auf eine Art von Aufgabe beschränkt sind und bereit sind, bei allem zu helfen, was sie in die Hände bekommen können. Wir suchen auch nach Personen, die keine Angst haben, neue technologische Werkzeuge auszuprobieren und Aufgaben zu erledigen, die sie noch nie zuvor gemacht haben. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie multitaskingfähig sind, Prioritäten setzen können und dabei hilfsbereit, umgänglich und motiviert sind, lesen Sie unbedingt weiter!

Um sich zu bewerben, senden Sie Ihren Lebenslauf an contact@lokad.com
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Lokad ist ein Unternehmen, das 2008 gegründet wurde und auf die Optimierung der Lieferkette spezialisiert ist. Wir helfen Unternehmen aus verschiedenen Branchen (Luftfahrt, Mode, Automobil, E-Commerce…) bei der Prognose und Entscheidungsfindung in Bezug auf ihre Bestände. Die Mehrheit unserer Kunden befindet sich außerhalb von Frankreich, hauptsächlich in Nordamerika und Europa. Unser Team von etwa 50 Personen ist vollständig in Paris ansässig, besteht jedoch aus internationalen Profilen, hauptsächlich Ingenieuren. Lokad wächst schnell und ist immer auf der Suche nach Mitarbeitern, die mit dem Unternehmen wachsen können.

Hauptverantwortlichkeiten

  • Pflege von Terminplänen; Organisation aller Vereinbarungen für Meetings, Telefonkonferenzen und Reisen.
  • Verwaltung und Filterung von Telefonanrufen, Post und E-Mails.
  • Bereitstellung von administrativer und operativer Unterstützung, Zusammenarbeit mit dem Buchhalter und Aufrechterhaltung einwandfreier Archive.
  • Agieren als Koordinator für Informationen und Kommunikation sowie als zentraler Ansprechpartner für alle administrativen Bedürfnisse.
  • Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und gesellschaftlichen Zusammenkünften.
  • Priorisierung und Koordination mehrerer Arbeitsaktivitäten mit der Fähigkeit, Fristen einzuhalten.

Weitere Tätigkeitsbereiche

  • Unterstützung der Vertriebs- und Marketingabteilung bei der Organisation von Freiberuflern und möglicherweise bei der Qualifizierung von Interessenten oder bei Mailingkampagnen.
  • Unterstützung bei der Einarbeitung oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern.
  • Unterstützung bei der Rechnungsstellung und Verwaltung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten.

Erforderliche Fähigkeiten

  • Intelligent und hochenergetisch, mit Leidenschaft für die Organisation und Optimierung der Arbeitsumgebung eines Teams.
  • Fähigkeit zur Initiative, Urteilsvermögen und zur Unterbreitung von Vorschlägen und Verbesserungen von Prozessen.
  • Starke Beziehungsfähigkeiten, innerhalb des Teams oder mit Kunden.
  • Sehr detailorientiert, in der Lage, eine fehlerfreie Durchführung administrativer Aktivitäten zu gewährleisten.
  • Fähig, Prioritäten zu setzen und flexibel auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren.
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in der Microsoft Office Suite. Gute Computerkenntnisse (Wikis, CRMs, Aufgabenverwaltungstools…).
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten. Einwandfreie Beherrschung von Englisch und Französisch, mündlich und schriftlich.
  • Hoch zuverlässig und professionell. In der Lage, Vertraulichkeit zu wahren und den Betrieb zu schützen, indem Informationen stets vertraulich behandelt werden.
  • Abschluss an einem College oder einer Universität oder gute Verwaltungsausbildung.
  • Idealerweise mehr als 3 Jahre relevante Berufserfahrung.