Работа исполнительного помощника в Lokad

Мы ищем исполнительного помощника, который сможет повысить эффективность команды, помогая членам нашей команды безупречно организовывать своё расписание, предоставляя поддержку, информацию, а также административную и операционную помощь, и в целом являясь незаменимой опорой для всей команды, помогая «вести хозяйство».

Мы начинаем создавать небольшой отдел высококлассных помощников, которые не ограничены одним видом задач и готовы помочь во всём, за что только возьмутся. Мы также ищем людей, не боящихся пробовать новые технологические инструменты и выполнять задачи, которые они никогда ранее не выполняли. Если вы считаете, что умеете работать в условиях многозадачности, расставлять приоритеты, оставаясь при этом полезным, общительным и мотивированным, не сомневайтесь — читайте дальше!

Lokad — компания, основанная в 2008 году, специализирующаяся на оптимизации цепочки поставок. Мы помогаем компаниям из различных секторов (авиация, мода, автомобилестроение, электронная коммерция…) прогнозировать и принимать решения относительно их запасов. Большинство наших клиентов расположены за пределами Франции, преимущественно в Северной Америке и Европе. Наша команда из примерно 50 человек полностью базируется в Париже, но состоит из международных специалистов, в основном инженеров. Lokad быстро растёт и всегда ищет людей, способных расти вместе с компанией.

Основные обязанности

• Ведение расписания встреч; организация всех мероприятий, телеконференций и поездок.
• Управление и фильтрация телефонных звонков, писем и электронной почты.
• Оказание административной и операционной поддержки, взаимодействие с бухгалтером и ведение безупречных архивов.
• Выполнение функций координатора по сбору информации и коммуникации, а также выступление в качестве центральной точки контакта для всех административных потребностей.
• Помощь в организации мероприятий и корпоративных встреч.
• Приоритизация и координация множества рабочих задач с соблюдением сроков.

Другие области деятельности

• Содействие отделу продаж и маркетинга в организации работы фрилансеров, а также, возможно, квалификации потенциальных клиентов или проведении рассылок.
• Помощь при приёме на работу или увольнении сотрудников.
• Содействие в выставлении счетов и управлении контрактами и юридическими документами.

Требуемые навыки

• Энергичный и инициативный человек, увлечённый организацией и оптимизацией рабочего пространства команды.
• Способность проявлять инициативу, принимать решения и предлагать улучшения процессов.
• Отличные навыки выстраивания взаимоотношений как внутри команды, так и с клиентами.
• Исключительное внимание к деталям, позволяющее безупречно выполнять административные задачи.
• Умение расставлять приоритеты и демонстрировать гибкость в условиях изменяющихся задач.
• Продвинутые знания пакета Microsoft Office. Хорошие компьютерные навыки (Wiki, CRM, инструменты управления задачами…).
• Сильные коммуникативные навыки. Безупречное владение английским и французским языками, как в устной, так и в письменной форме.
• Высокая надёжность и профессионализм. Умение сохранять конфиденциальность и защищать операции, ни при каких обстоятельствах не раскрывая информацию.
• Диплом колледжа или университета, либо хорошее административное образование.
• Желательно наличие не менее 3 лет релевантного опыта работы в административной сфере.