Работа исполнительного ассистента в компании Lokad

Мы ищем исполнительного ассистента, который сможет повысить эффективность работы нашей команды, помогая нашим участникам плавно планировать свое время, предоставляя поддержку, информацию, административную и операционную поддержку, и в целом будучи бесценной помощью для всей команды, помогая “управлять домом”.

Мы начинаем создавать небольшой отдел с высококвалифицированными ассистентами, которые не ограничены одним видом задач и готовы помочь во всем, на что только смогут наткнуться. Мы также ищем людей, которые не боятся пробовать новые технологические инструменты и выполнять задачи, которые они раньше не делали. Если вы считаете, что можете выполнять несколько задач одновременно, умеете устанавливать приоритеты и при этом быть полезным, приветливым и мотивированным, продолжайте читать!

Lokad - это компания, созданная в 2008 году и специализирующаяся в области оптимизации цепочки поставок. Мы помогаем компаниям из разных секторов (аэронавтика, мода, автомобильная промышленность, электронная коммерция…) прогнозировать и принимать решения относительно своих запасов. Большинство наших клиентов находятся за пределами Франции, в основном в Северной Америке и Европе. Наша команда из около 50 человек полностью базируется в Париже, но состоит из международных профилей, в основном инженеров. Lokad быстро растет и всегда ищет людей, которые могут развиваться вместе с компанией.

Основные обязанности

• Поддержание графика встреч; организация всех мероприятий, включая встречи, телефонные конференции и командировки.
• Управление и фильтрация телефонных звонков, почты и электронной почты.
• Предоставление административной и операционной поддержки, взаимодействие с бухгалтером и поддержание безупречных архивов.
• Действовать в качестве координатора информации и коммуникации, а также центральной точки контакта для всех административных потребностей.
• Помощь в организации мероприятий и социальных собраний.
• Установление приоритетов и координация нескольких рабочих задач с возможностью соблюдения сроков.

Дополнительные области деятельности

• Помощь отделу продаж и маркетинга в организации работы фрилансеров и, возможно, в квалификации потенциальных клиентов или проведении рассылок.
• Помощь в процессе адаптации новых сотрудников или увольнении.
• Помощь в выставлении счетов и управлении контрактами и юридическими документами.

Необходимые навыки

• Открытый и энергичный, с желанием организовать и оптимизировать рабочую среду команды.
• Способность использовать инициативу, судить и предлагать предложения и улучшения процессов.
• Навыки управления отношениями, как внутри команды, так и с клиентами.
• Очень внимательный к деталям, способный обеспечить безупречное выполнение административных задач.
• Способность устанавливать приоритеты и гибко реагировать на изменение приоритетов.
• Продвинутые знания пакета Microsoft Office. Хорошие навыки работы на компьютере (вики, CRM-системы, инструменты управления задачами…).
• Сильные коммуникативные навыки. Безупречное знание английского и французского языков, устное и письменное.
• Высокая надежность и профессионализм. Способность сохранять конфиденциальность информации и защищать операции безотказно.
• Окончил колледж или университет или имеет хорошее административное образование.
• Желательно иметь более 3-х лет соответствующего административного опыта.