Due template per RFI e RFP su supply chain software
La maggior parte delle organizzazioni non acquista software per supply chain ogni anno; quando lo fanno, il processo viene spesso ritualizzato come un RFI seguito da un RFP. Nel mio libro Introduction to Supply Chain, sostengo che questi rituali non sono il modo migliore per scegliere un software. Un breve esercizio di ricerca di mercato, avversariale—fondato sui tuoi dati e focalizzato su risultati misurabili—tende ad essere più veloce, economico e più affidabile. Eppure molti team si trovano ancora ad affrontare mandati di approvvigionamento che richiedono un percorso RFI/RFP. Questo articolo offre due template pronti all’uso—prima un RFI, poi un RFP—che preservano lo spirito della prova e dei risultati anche all’interno di un processo formale.
Se non conosci gli acronimi: un RFI (richiesta di informazioni) viene tipicamente utilizzato per esplorare il panorama in maniera ampia; un RFP (richiesta di proposta) viene usato per selezionare, da una short‑list, uno scopo concreto. Nessun documento, da solo, garantisce buone decisioni; ciò che conta sono le domande che poni e le risposte che accetterai.
Come utilizzare questi template
- Considera l’RFI come un filtro: elimina le soluzioni che non possono esprimere risultati in termini monetari, non gestiscono esplicitamente l’incertezza o non possono funzionare in sicurezza senza una costante supervisione umana.
- Considera l’RFP come una dimostrazione: richiedi una chiara definizione del problema, una logica decisionale esplicita, prove da parallel‑run e un modello commerciale allineato con i risultati, non con il tempo di schermo.
RFI — un filtro breve e deciso (12 voci)
1) Obiettivo economico in termini monetari
Domanda. Quale obiettivo finanziario ottimizza il tuo prodotto in produzione? Esprimilo in termini monetari (es., margine dopo svalutazioni e oneri sul capitale circolante), non in percentuali.
Perché è importante. Gli indicatori in percentuale (livello di servizio, errore di previsione) non sono un risultato; profitto e liquidità lo sono. Se un fornitore non sa parlare in termini monetari, non può arbitrare i compromessi.
Buona risposta. “Per SKU‑location‑day calcoliamo il margine lordo atteso meno i costi di mantenimento, il rischio di obsolescenza, le penalità e un onere di capitale; scegliamo azioni che migliorano il profitto netto atteso nel tempo.”
2) Decisioni, non dashboard
Domanda. Quali decisioni operative produce automaticamente il tuo software in modalità stabile (es., linee d’acquisto, trasferimenti, ordini di produzione, variazioni di prezzo), e a quale granularità e cadenza? Fornisci le percentuali tipiche di decisioni non supervisionate da deployment attivi.
Perché è importante. I report sono utili; le decisioni spostano scorte, capacità e liquidità.
Buona risposta. “Rifornimento: circa il 99,95% delle linee emesse senza supervisione a granularità SKU‑location; circa lo 0,05% flaggato per revisione basata su regole esplicite. Le variazioni di prezzo sono proposte quotidianamente a livello di articolo con giustificazione in termini monetari.”
3) Gestione esplicita dell’incertezza
Domanda. Come rappresenti l’incertezza per la domanda, i tempi di consegna e l’affidabilità della supply chain? Trasporti intervalli/probabilità nella decisione o riduci tutto a valori puntuali + fattori di sicurezza?
Perché è importante. L’economia della supply chain si realizza agli estremi; decisioni basate su stime puntuali sono fragili.
Buona risposta. “Manteniamo distribuzioni empiriche per la domanda e i tempi di consegna, aggiornate quotidianamente, e ottimizziamo considerando l’intera distribuzione (non solo le medie).”
4) Esecuzione in parallelo prima del cut‑over
Domanda. Descrivi la tua pratica standard di parallel‑run (“dual‑run”) prima del go‑live. Quali artefatti giornalieri vengono catturati? Cosa qualifica una raccomandazione come “insensata” e come viene eliminata prima del cut‑over?
Perché è importante. Il parallel‑run è il modo più veloce per mettere in luce problemi di modello/semantica in sicurezza.
Buona risposta. “Eseguiamo quotidianamente sull’intero ambito, registriamo le emissioni e le spiegazioni per decisione, classifichiamo le anomalie, risolviamo le cause, e richiediamo zero linee insensate per 10 giorni lavorativi consecutivi prima di passare.”
5) Logica decisionale programmabile
Domanda. Come viene creata e mantenuta la logica decisionale (linguaggio/DSL)? Chi può modificarla e con quale rapidità?
Perché è importante. Le supply chain reali sono idiosincratiche; le caselle di controllo non le coprono.
Buona risposta. “Uno script compatto e leggibile (poche centinaia di linee) mantenuto da un supply chain engineer; tipicamente una piccola modifica: meno di 1 giorno dalla richiesta al deployment con controllo di versione.”
6) Flusso dati pulito e riproducibilità
Domanda. Operi partendo da snapshot giornaliere immutabili (con timestamp e checksum), oppure da database live mutevoli/mart ‘cleansed’? Puoi riprodurre esattamente una esecuzione passata?
Perché è importante. La riproducibilità è la differenza tra fare debug e indovinare.
Buona risposta. “Snapshot giornaliero a una ‘closing bell’ fissa; CSV/Parquet fedele allo schema; ogni esecuzione ancorata alle versioni dei dati e del codice per una riproduzione esatta.”
7) Spiegazione per decisione
Domanda. Quale spiegazione accompagna ogni decisione emessa? Elenca i driver finanziari che metti in evidenza ed un esempio del formato.
Perché è importante. Non potrai fidarti di ciò che non riesci a spiegare alle operazioni e alla finanza.
Buona risposta. “Ogni riga mostra i principali driver con segno/magnitudine: margine atteso, costo di stock‑out, costo di mantenimento, e il vincolo che ha limitato la scelta.”
8) Condizioni di arresto di sicurezza
Domanda. In quali condizioni il tuo motore smette di emettere decisioni e torna alle operazioni manuali?
Perché è importante. La sicurezza non è un banner sul dashboard; è un arresto automatico.
Buona risposta. “Si ferma in caso di tabelle chiave mancanti/obsolete, spostamenti anomali nella distribuzione, o contraddizioni (es., capacità disponibile negativa). Avvisa il responsabile con indizi sulla causa principale.”
9) Confine con i sistemi di registrazione
Domanda. Sei lo stesso fornitore del nostro ERP/WMS? In tal caso, come garantisci un confine netto tra l’elaborazione delle transazioni e l’elaborazione intensiva delle decisioni?
Perché è importante. I sistemi integrati spesso ereditano i vincoli del livello transazionale. È anche fondamentale poter “scollegare” sia il sistema di registrazione che il sistema di intelligenza; le due soluzioni non devono essere accorpate.
Buona risposta. “Runtime indipendente; lettura degli snapshot, scrittura di ordini/prezzi tramite un’interfaccia ristretta. Database rigorosamente indipendenti per segregare carichi di lavoro transazionali da quelli analitici.”
10) Misurazione dell’incremento in termini monetari
Domanda. Come misuri l’impatto rispetto al baseline una volta in produzione? Descrivi le metriche finanziarie e il disegno comparativo.
Perché è importante. Se non puoi misurare l’incremento, non puoi gestirlo.
Buona risposta. “Pacchetto mensile con incremento del profitto netto scomposto in guadagni di margine, svalutazioni ridotte e capitale liberato; baseline derivato da mesi di dual‑run e siti di controllo.”
11) Allineamento commerciale con i risultati
Domanda. Quali opzioni di prezzo legano le tariffe al volume/qualità delle decisioni automatizzate e/o all’incremento misurato?
Perché è importante. Pagare per posti incentiva il lavoro manuale; pagare per i risultati incentiva la qualità dell’automazione.
Buona risposta. Il fornitore addebita poco per l’installazione. La maggior parte delle tariffe viene posticipata fino a quando la soluzione dimostra la capacità di generare decisioni non supervisionate e profittevoli.
12) Ruoli e responsabilità
Domanda. Quali ruoli del cliente sono necessari per gestire la logica, il flusso dati e i parametri finanziari?
Perché è importante. Un piccolo team responsabile batte comitati dispersivi.
Buona risposta. “Un responsabile nominato per la logica decisionale, un data steward per lo snapshot giornaliero, e un partner finanziario per mantenere i parametri monetari.”
RFP — una prova concreta e verificabile (20 voci)
1) Enunciazione del problema con parole tue
Domanda. Scrivi due pagine che riformulino la nostra sfida senza promuovere il tuo prodotto. Sottolinea gli aspetti critici (denaro e rischio), le incertezze, le decisioni da automatizzare e i vincoli.
Perché è importante. Non puoi risolvere ciò che non hai enunciato chiaramente.
Buona risposta. “Una narrazione chiara con numeri, vincoli e incertezze, non marketing.”
2) Modello economico
Domanda. Descrivi il modello monetario che utilizzerai: unità di analisi, orizzonti, come tratti i costi di mantenimento, le svalutazioni, le penalità e i costi condivisi.
Perché è importante. Le decisioni riflettono come dai prezzo ai compromessi.
Buona risposta. “SKU‑location‑day con onere di capitale mensile; curva esplicita di svalutazione in base all’età; penalità per consegna in ritardo prezzate per corsia; costi condivisi allocati in base ai driver di attività.”
3) Obiettivo e vincoli (formale)
Domanda. Fornisci l’obiettivo in notazione matematica/pseudocodice ed elenca i vincoli rigidi rispetto a quelli flessibili. Spiega come l’incertezza entra nell’obiettivo.
Perché è importante. La precisione qui previene mesi di messa a punto sbagliata in seguito.
Buona risposta. “Massimizzare il profitto netto atteso su T giorni soggetto a limiti di capacità/credito; vincoli flessibili (MOQ, minimi di presentazione) prezzati con penalità esplicite.”
4) Modellazione della domanda e dei tempi di consegna
Domanda. Dettaglia il tuo approccio per la domanda intermittente, le promozioni, la cannibalizzazione e la variabilità dei tempi di consegna. Con quale frequenza vengono aggiornati i modelli?
Perché è importante. Code lunghe e cambiamenti di regime sono la norma. I modelli di serie temporali sono garantiti per essere insufficienti.
Buona risposta. “Modelli probabilistici generali ad alta dimensionalità, aggiornati quotidianamente senza eliminazione degli outlier.”
5) Azioni ammissibili e leve
Domanda. Elenca cosa può fare il motore (acquistare/spostare/produrre/prezzare), a quale granularità e cadenza, e le leve disponibili (dimensioni dei lotti, corsie, sostituzioni, scaglioni di prezzo).
Perché è importante. La qualità dell’ottimizzazione è limitata dall’insieme delle opzioni.
Buona risposta. “Riordino giornaliero a SKU‑location; trasferimenti inter‑DC settimanali; lotti make‑to‑order ≥ X; scala di prezzi con Δ=Y.”
6) Capire quando aspettare
Domanda. Come decidi se agire immediatamente o posticipare una decisione?
Perché è importante. Aspettare può essere l’azione più redditizia.
Buona risposta. “Agisci solo quando il guadagno finanziario atteso supera il costo di mantenimento + premio per il rischio + valore dell’informazione derivante dall’attesa di un giorno.”
7) Approccio algoritmico e scalabilità
Domanda. Descrivi il tuo ottimizzatore (euristiche, programmazione matematica, ricerca di policy) e come eviti esplosioni combinatorie rispettando i vincoli accoppiati.
Perché è importante. Modelli giocattolo eleganti spesso collassano su larga scala. Anche i solver deterministici (es., MILP) crollano sotto l’incertezza.
Buona risposta. “Selezione greedy sul profitto marginale sotto vincoli, con solver stocastico mirato per sottoproblemi vincolati; dimostrato in esecuzione su N=50M item‑days/notte.”
8) Esempio di logica decisionale
Domanda. Fornisci un frammento o un flusso oscurato (input → trasformazioni → selezione → output) da un cliente simile.
Perché è importante. Una logica leggibile è una logica mantenibile.
Buona risposta. “Flusso di una pagina con nomi dei campi, metriche intermedie, e lo schema di scrittura.”
9) Spiegazione per decisione (esempio)
Domanda. Allega un esempio di ‘explain’ per una riga d’ordine e una variazione di prezzo. Mostra i principali driver con segno e magnitudine.
Perché è importante. Senza questo, finirai per discutere opinioni, non driver.
Buona risposta. “Una tabella compatta: +$12 margine atteso, −$5 costo di mantenimento, −$7 penalità per stock‑out evitata; vincolo legante: capacità del dock in entrata.”
10) Piano di parallel‑run e criteri di uscita
Domanda. Proponi un piano giornaliero di parallel‑run con artefatti, flusso di triage e un criterio di uscita quantitativo.
Perché è importante. Vuoi un go‑live scientifico, non cerimoniale.
Buona risposta. “30 giorni lavorativi di esecuzioni giornaliere; triage per gravità; uscita quando ci sono 0 linee insensate per 10 giorni consecutivi.”
11) Arresti di sicurezza e allarmi
Domanda. Elenca le condizioni che interrompono le emissioni, come vengono instradati gli allarmi e come vengono selezionati i fallback.
Perché è importante. L’affidabilità supera il tempo di attività cieco.
Buona risposta. “Si interrompe in caso di tabella obbligatoria mancante, controlli di sanità falliti, o deriva estrema dei parametri; instradamento al responsabile nominato; ripresa solo dopo controlli positivi.”
12) Rilevamento del cambiamento semantico
Domanda. Come rilevi quando il significato di un campo è cambiato a monte (es., variazioni di unità, nuovi codici)?
Perché è importante. I cambiamenti semantici silenziosi generano gli errori peggiori.
Buona risposta. “Versionamento dello schema; monitoraggio della distribuzione; ricalcoli canary; quarantena automatica delle entità sospette.”
13) Contratto relativo al flusso dati (“snapshot”)
Domanda. Specifica i file/tabelle giornalieri, l’orario di cut‑off, i formati e la validazione richiesta. Includi checksum e gestione degli errori.
Perché è importante. Sezioni chiare prevengono integrazioni fragili.
Buona risposta. “Drop giornaliero alle 6am UTC; conteggi a livello di riga, manifest hash; rifiuto con report in caso di incongruenza.”
14) Gestione delle sovrascritture
Domanda. Come vengono registrate, verificate e convertite in miglioramenti della logica le sovrascritture umane?
Perché è importante. Le sovrascritture dovrebbero ridursi col tempo.
Buona risposta. “Ogni sovrascrittura è un ticket con codici di motivo; revisione settimanale; i pattern accettati diventano modifiche logiche nella prossima release.”
15) Piano di misurazione dell’impatto
Domanda. Definisci i KPI finanziari e il disegno comparativo per misurare l’impatto sei e dodici mesi dopo il go‑live.
Perché è importante. Non puoi discutere con una metrica su cui ti sei accordato fin dall’inizio.
Buona risposta. “Incremento del profitto netto con scomposizione (margine, svalutazioni, capitale); siti di controllo vs trattati; con consapevolezza della stagionalità.”
16) Sicurezza e minimizzazione dei dati
Domanda. Descrivi l’accesso con il principio del minimo privilegio, la conservazione dei dati e l’isolamento tra gli ambienti.
Perché è importante. I fallimenti nella sicurezza cancellano tutti i guadagni.
Buona risposta. “Accesso in sola lettura agli snapshot; nessun dato PII a meno che non sia giustificato; conservazione di 90 giorni. Nessun stagista mai a contatto con la produzione.”
17) Prestazioni su larga scala
Domanda. Fornisci i tempi di esecuzione attesi e le ipotesi hardware per il nostro ordine di grandezza (SKUs, siti, transazioni).
Perché è importante. Overnight deve significare overnight.
Buona risposta. “Per <100M item‑days: 50 minuti garantiti; allocazione elastica delle risorse cloud.”
18) Estendibilità oltre il primo ambito
Domanda. Come aggiungerai nuove categorie, canali o paesi senza riscrivere da zero?
Perché è importante. Il pilota di oggi diventa la piattaforma di domani.
Buona risposta. “Logica di base condivisa + moduli locali per vincoli e parametri; il nuovo ambito aggiunge solitamente piccoli file isolati.”
19) Termini commerciali allineati con i risultati
Domanda. Offri almeno un’opzione in cui le tasse siano allineate al volume delle decisioni automatizzate e/o all’incremento finanziario verificato. Spiega il processo di audit.
Perché è importante. Gli incentivi plasmano il comportamento.
Buona risposta. “Tassa fissa + componente di successo calcolata con formula di incremento concordata e verificabile; fogli di calcolo trasparenti e esecuzioni riproducibili.”
20) Cosa non farai
Domanda. Elenca alcune attività popolari che escludi intenzionalmente (con relative motivazioni).
Perché è importante. Dire “no” è un segno di disciplina ingegneristica.
Buona risposta. “Niente gemelli vanitosi; niente gare di ‘precisione’ scollegate dai risultati finanziari; nessuna demo singola su dati di prova.”
Nota di chiusura
Se puoi evitare una pesante RFI/RFP, fallo: una sprint di ricerca di mercato mirata e avversariale—sui tuoi dati—ti porterà più rapidamente a ottenere prove. Se non puoi, i due modelli sopra indicati inclineranno comunque il processo verso decisioni e denaro, che è tutto il punto del supply chain software.
