Il costo nascosto delle suite di pianificazione economiche

Joannes Vermorel

Di tanto in tanto, Lokad viene scartata a favore di una suite di pianificazione più “mainstream” perché siamo percepiti come troppo costosi. La voce dell’abbonamento nella nostra proposta viene confrontata con una voce di licenza scontata in quella di un altro, e veniamo dichiarati l’opzione premium.

Tuttavia, quando guardo all’economia reale di quei progetti su un arco di cinque o dieci anni, la conclusione è costantemente l’opposto. Considerato dal punto di vista del costo totale di proprietà, l’economia solitamente si inverte: le alternative presumibilmente più economiche si rivelano ingannevolmente costose, mentre il modello Lokad risulta sul versante dei costi contenuti.

Non si tratta di una questione di opinione o di branding. È la conseguenza prevedibile di come i diversi modelli allocano i costi tra software, servizi, lavoro, IT e rischio.

Il prezzo non è il conto

Il software enterprise ha avuto decenni per insegnarci la stessa lezione: il prezzo indicato sul preventivo della licenza è solo una piccola parte del conto che verrà pagato per tutta la vita del sistema.

Le guide sul TCO per ERP e pianificazione dicono tutte la stessa cosa. Il numero significativo è il costo totale di proprietà: non solo abbonamenti o licenze, ma anche servizi di implementazione, integrazione, personalizzazione, formazione, infrastruttura, personale interno e la produttività persa mentre l’organizzazione è impegnata ad alimentare il sistema invece di servire i clienti.

I dati del mondo reale non sono lusinghieri. Vari sondaggi recenti indicano che una larga maggioranza dei progetti in stile ERP supera i propri budget; una recente meta-analisi stima che la proporzione di implementazioni oltre il budget si aggira intorno ai due terzi, e rileva che oltre la metà non raggiunge gli obiettivi originali.

In parole povere: il sistema “economico” è spesso solo quello in cui i costi sono stati spostati dalla voce visibile e trasferiti in progetti futuri, team interni e una lunga serie di servizi che non sono mai comparsi nella richiesta di offerta.

Quando Lokad viene giudicata costosa, è quasi sempre perché siamo confrontati sul prezzo visibile e non sul conto effettivo.

Il vero fattore di costo: le persone che prendono decisioni

Nella supply chain, il software non è il principale responsabile dei costi. Sono le persone.

Le moderne supply chain coinvolgono un esercito di planner, analisti, previsori, coordinatori S&OP e i loro manager. I loro stipendi, comprensivi di tutti gli oneri indiretti, ammontano a milioni all’anno per qualsiasi azienda di dimensioni considerevoli. Una suite di pianificazione può aiutarli a digitare un po’ più velocemente o a conciliare qualche ulteriore foglio di calcolo, ma raramente cambia il fatto fondamentale che migliaia di decisioni quotidiane vengono ancora inserite manualmente.

La maggior parte degli strumenti di pianificazione enterprise sono progettati per supportare questo processo decisionale manuale. Forniscono schermate, flussi di lavoro e dashboard; assistono il planner nel prendere una decisione, ma non eliminano la necessità che la decisione venga presa da un essere umano. Gli ordini, i trasferimenti, i lanci di produzione o le variazioni di prezzo vengono ancora cliccati da qualcuno davanti a uno schermo.

Lokad è stato costruito su un presupposto diverso: robotizzare le decisioni stesse.

I nostri modelli probabilistici e pipeline di ottimizzazione producono decisioni completamente formate ed eseguibili: quantità d’ordine per SKU e località, composizioni delle ondate di rifornimento, decisioni di allocazione e assortimento, persino variazioni di prezzo. Gli esseri umani sono ancora presenti nel processo, ma sempre più in un ruolo di supervisione e indagine, e non come semplici operatori il cui compito è cliccare “approva” migliaia di volte a settimana.

Dal punto di vista economico, questa distinzione è enorme. Un sistema che si limita ad assistere i planner mantiene per lo più intatta la linea dei costi del lavoro. Un sistema che assume la maggior parte delle decisioni routinarie trasforma i planner in investitori: trascorrono il loro tempo migliorando il robot, invece di competere con esso minuto per minuto.

Qualsiasi confronto sul TCO che ignora questa dimensione relativa al lavoro è strutturalmente sbilanciato. È l’equivalente di confrontare due fabbriche basandosi solo sul costo dei macchinari, ignorando il numero di persone necessarie per farli funzionare.

L’illusione CAPEX della “grande licenza”

Un’altra illusione ricorrente è l’idea che una grande licenza iniziale e un lungo progetto di implementazione siano una sorta di investimento in capitale che può essere ammortizzato pacificamente in un decennio.

Da un punto di vista contabile, è possibile capitalizzare un progetto software e chiamarlo un’attività. Da un punto di vista economico, questa è per lo più una finzione. I cicli tecnologici nell’analitica, nell’ottimizzazione e nell’IA si misurano in pochi anni. I modelli di business nel retail, nella produzione e nella logistica continuano a evolversi. Le personalizzazioni effettuate oggi si trasformano in debito tecnico domani.

Le discussioni sul TCO nel mondo ERP sottolineano regolarmente che bisogna considerare l’intero ciclo di vita: non solo l’acquisizione e l’implementazione, ma anche gli aggiornamenti, le re-implementazioni, i sistemi paralleli creati per compensare le limitazioni e i progetti di pulizia inevitabili alcuni anni dopo. Non c’è valore residuo. Non è possibile rivendere la licenza di pianificazione pesantemente personalizzata una volta obsoleta.

Il grande progetto CAPEX offre l’illusione rassicurante di “possedere” qualcosa di sostanziale, ma l’economia è paragonabile al leasing di una macchina molto complessa che diventa obsoleta più rapidamente di quanto ci metti a terminarne il pagamento.

Lokad evita deliberatamente questa posizione. Il nostro modello è completamente OPEX. Il nostro impegno è rimanere continuamente rilevanti, non venderti un progetto una tantum che puoi capitalizzare per poi dimenticare. Dal punto di vista finanziario, preferiamo essere una spesa modesta e ricorrente legata alle prestazioni continue, piuttosto che una grande avventura in capitale che sembra economica una volta ammortizzata su un foglio di calcolo e molto costosa in realtà.

L’ecosistema silenzioso attorno alla licenza

La licenza per la pianificazione enterprise raramente arriva da sola. Viene fornita insieme a un ecosistema: integratori, consulenti, formatori, fornitori di hosting, specialisti di middleware e talvolta un fornitore di analisi separato per dare un senso ai dati che lo strumento di pianificazione non riesce a gestire in modo adeguato.

Analisi indipendenti dei progetti ERP e APS evidenziano regolarmente che i servizi moltiplicano il costo nominale del software da due a tre volte durante il ciclo di vita del sistema. Implementazione, personalizzazione, migrazione dei dati, formazione e supporto continuo spesso superano di gran lunga le voci di licenza.

Questi servizi sono frequentemente erogati da “partner preferenziali” che godono di tariffe premium e, in alcuni ecosistemi, condividono i loro ricavi con il fornitore. Non si tratta di una cospirazione; è semplicemente il funzionamento di quel modello di business. Ma per il cliente, ciò significa che ogni deviazione dal modello standard, ogni sfumatura di integrazione, ogni nuova implementazione in un paese tende a comparire come un progetto fatturabile.

Da Lokad, internalizziamo intenzionalmente questo lavoro. Le persone che in un altro modello ti verrebbero vendute come consulenti esterni sono i nostri Supply Chain Scientist. Progettano, implementano e perfezionano continuamente le tue pipeline di ottimizzazione come parte del servizio Lokad. Il loro impegno è riflesso nel nostro abbonamento, non in una sequenza infinita di dichiarazioni di lavoro.

Questo è il motivo per cui appariamo più costosi quando si confrontano solo le voci relative al software. Stiamo già includendo molti dei costi che altri fornitori spostano silenziosamente nella categoria “servizi”.

Il sovraccarico organizzativo: quando la pianificazione dirotta l’azienda

Un’altra categoria di costi che è quasi mai inclusa nei fogli di calcolo TCO è l’overhead organizzativo, specialmente intorno alla pianificazione delle vendite e delle operazioni.

Per progettazione, l’S&OP è un processo di gestione cross-funzionale. Allinea vendite, marketing, operazioni e finanza attorno a un piano unificato ed è tipicamente eseguito con cadenza mensile con la partecipazione di più dipartimenti e della leadership senior.

Questo allineamento può essere prezioso. È anche estremamente costoso in termini di attenzione gestionale.

Molti programmi di pianificazione “mainstream” trasformano l’S&OP in un rituale strutturalmente pesante. Interi team passano giorni a preparare slide e numeri; i dirigenti senior di vendite e marketing vengono regolarmente tolti dal campo per lunghe riunioni su previsioni e vincoli; la finanza trascorre il tempo a conciliare piani e ipotesi.

Questo è raramente incluso nel TCO, eppure è un costo reale. Ogni ora trascorsa ad alimentare il processo di pianificazione è un’ora non dedicata a servire i clienti, migliorare i prodotti o negoziare contratti migliori.

L’ambizione di Lokad non è abolire il dialogo cross-funzionale, ma renderlo più snello. Se il piano predefinito prodotto dal sistema è robusto ed economicamente solido, la conversazione sull’S&OP può concentrarsi su eccezioni genuine e scelte strategiche, anziché sul sistemare il lavoro quotidiano della macchina. In effetti, cerchiamo di restituire tempo alla tua organizzazione.

L’architettura conta più di quanto la maggior parte delle persone pensi

Un altro motivo per cui Lokad viene giudicata costosa è che insistiamo su un’architettura SaaS multi-tenant e rifiutiamo implementazioni personalizzate.

In un modello multi-tenant, tutti i clienti condividono la stessa base di codice e infrastruttura, con una rigorosa isolazione a livello di dati. Questa architettura è ampiamente riconosciuta come più efficiente in termini di costi operativi: infrastruttura, monitoraggio, sicurezza e aggiornamenti sono ammortizzati tra tutti i clienti, e tutti ricevono miglioramenti contemporaneamente.

Le implementazioni single-tenant o fortemente personalizzate appaiono rassicuranti perché sembrano offrire un maggiore controllo. Dal punto di vista dei costi, si comportano anche come progetti software individuali che devono essere aggiornati, riparati e migrati uno ad uno. Ogni aggiornamento diventa una mini-implementazione. Ogni personalizzazione aumenta il costo del cambiamento.

Quando scegli una licenza di pianificazione “economica” che risulta in un’istanza dedicata o fortemente modificata, stai implicitamente accettando una serie di futuri progetti di aggiornamento e manutenzione. Raramente hanno lo stesso dramma dell’implementazione originale, ma nel corso di un decennio si accumulano.

La posizione multi-tenant di Lokad elimina un’intera categoria di costi futuri. Gli aggiornamenti sono continui e sotto la nostra responsabilità. Non ottieni una biforcazione privata di Lokad; ottieni la stessa piattaforma in continua evoluzione che hanno tutti gli altri, a una frazione del costo che impiegheresti per operare un sistema simile da solo.

Il modello commerciale: funzionalità versus risultati

Il software enterprise tradizionale viene venduto come un insieme di funzionalità, con uno scopo contrattuale definito nel modo più preciso possibile. Qualsiasi cosa al di fuori di questo ambito diventa una richiesta di modifica.

In pratica, questo crea un modello prevedibile: la proposta iniziale viene mantenuta ridotta per apparire competitiva; la complessità del mondo reale inevitabilmente espone delle lacune; ogni lacuna innesca una negoziazione e servizi aggiuntivi. I commentatori del settore avvertono regolarmente gli acquirenti che le variazioni d’ordine nei progetti ERP e APS sono sia comuni che costose.

Da Lokad, ci impegniamo molto per operare in modo diverso.

Quando accogliamo un cliente, il nostro motto interno è: facciamo tutto il necessario per far funzionare le cose, all’interno dell’accordo contrattuale non rivisto. Prezziamo di conseguenza, e presumiamo che il percorso dai dati grezzi a decisioni solide non sarà lineare. Quando incontriamo ostacoli lungo il cammino – dati disordinati, casi limite, vincoli inaspettati – consideriamo questo un nostro problema da risolvere, non un’opportunità per inviare un nuovo preventivo.

Questo a volte ci mette a disagio, ma è più salutare per il cliente. Il tuo rischio è in gran parte limitato: se il percorso risulta più complicato del previsto, il dolore finanziario ricade principalmente su di noi, non su di te.

Ancora una volta, questo fa sì che Lokad appaia più costosa fin dal primo giorno. Abbiamo già incluso nel prezzo l’impegno che altri preferiscono lasciare indefinito e fatturare successivamente.

L’IT e l’infrastruttura invisibile

C’è un altro gruppo il cui tempo tende a scomparire dai modelli TCO: l’IT.

Gli strumenti di pianificazione non si connettono da soli. Qualcuno deve progettare, implementare e mantenere i flussi di dati, programmare e monitorare i job, gestire gli ambienti, garantire la sicurezza, gestire gli incidenti e partecipare agli aggiornamenti. Le analisi sul TCO per ERP e pianificazione sottolineano regolarmente che l’impegno interno dell’IT – così come la produttività persa durante le migrazioni e le interruzioni – è uno dei fattori di costo più sottovalutati.

In molti progetti classici, l’IT finisce per essere responsabile di catene ETL complesse, middleware per l’integrazione e di un patchwork di connessioni point-to-point il cui scopo viene lentamente dimenticato con il cambio dei team. Gli integratori li costruiscono, poi vanno avanti; l’IT eredita la responsabilità.

Lokad adotta un approccio diverso. Di solito richiediamo estratti grezzi dalle tabelle o dai file pertinenti. Da quel momento in poi, tutte le trasformazioni, aggregazioni, modellazioni probabilistiche e logiche di ottimizzazione sono implementate e gestite all’interno di Lokad dai nostri team. La tua organizzazione IT ha ancora un ruolo, ma è molto più ridotto e chiaramente delimitato.

Col tempo, questo si traduce in meno strumenti interni da mantenere, meno interfacce fragili da gestire e più tempo per il tuo team IT per concentrarsi su ciò che è strategico per il tuo business, invece di dedicarsi alla messa a punto dei feed di pianificazione.

Il rischio è anche un costo

Infine, c’è un costo che quasi non appare mai nei confronti dei fornitori: il rischio che il progetto deluda.

Il curriculum pubblico delle iniziative di tipo ERP non è incoraggiante. Vari studi e società di analisi riportano che la maggioranza di tali progetti non raggiunge gli obiettivi originali e che una parte significativa supera sia i tempi sia il budget. La conseguenza non è solo finanziaria; include anni di fatica organizzativa, benefici ritardati e spesso l’abbandono silenzioso di parti dello scopo pianificato.

Il rischio ha un costo atteso. Uno strumento che è più economico sulla carta ma molto più propenso a fermarsi, a superare i limiti o a finire in un fallimento parziale non è in realtà più economico.

Il modello di consegna di Lokad riduce questo rischio per design. Non tentiamo di riprogettare l’intera azienda. Iniziamo con flussi ben definiti in cui possiamo dimostrare rapidamente il valore. Ci muoviamo in modo incrementale, ampliando la copertura man mano che si accumulano le evidenze. Riusiamo una piattaforma e una metodologia consolidata in molteplici settori, anziché inventare soluzioni su misura ogni volta.

Nessun progetto è privo di rischi, ma la nostra economia dipende dal raggiungere la produzione rapidamente e dal rimanervi. Un progetto bloccato è cattiva notizia per te e cattiva notizia per noi. Questo allineamento conta per il TCO, anche se appare raramente nei fogli di calcolo degli acquisti.

Cosa significa veramente “costoso”

Quando qualcuno mi dice che Lokad è più costoso di un’altra soluzione di pianificazione, di solito sento dire che hanno confrontato due voci e ignorato tutto il resto.

Hanno ignorato i pianificatori e gli analisti il cui lavoro rimarrà manuale. Hanno ignorato i cicli S&OP che si espanderanno per compensare un piano predefinito debole. Hanno ignorato i consulenti, gli integratori e i formatori le cui fatture seguiranno la licenza. Hanno ignorato i team IT che possiederanno la ragnatela dell’integrazione. Hanno ignorato i futuri progetti di aggiornamento. Hanno ignorato il rischio che l’intero sforzo non rispetti le sue promesse.

Se si reinseriscono tutti questi elementi nell’equazione, il quadro cambia. Il sistema presumibilmente economico diventa un impegno a lungo termine per sostenere un ecosistema costoso. Lokad, invece, diventa ciò per cui è stato progettato: un motore di automazione su scala industriale per decisioni supply chain, offerto come SaaS multi-tenant, gestito da persone i cui incentivi sono allineati con i tuoi.

Da quella prospettiva, la domanda non è più “Perché Lokad è più costoso?” bensì “Perché gli altri sembrano così economici?”. La risposta è semplice: non si sta considerando l’intero conto.