Zwei Vorlagen für RFI und RFP für supply chain Software
Die meisten Organisationen kaufen nicht jedes Jahr supply chain Software; wenn doch, wird der Prozess oft als RFI gefolgt von einem RFP ritualisiert. In meinem Buch Introduction to Supply Chain, behaupte ich, dass diese Rituale nicht der beste Weg sind, Software auszuwählen. Eine kurze, konfrontative Marktforschungsübung – fundiert auf Ihren eigenen Daten und fokussiert auf messbare Ergebnisse – ist in der Regel schneller, günstiger und zuverlässiger. Dennoch stehen viele Teams vor Beschaffungsmandaten, die einen RFI/RFP-Pfad erfordern. Dieser Artikel bietet zwei einsatzbereite Vorlagen – zuerst ein RFI, dann ein RFP –, die den Geist von Evidenz und Ergebnissen auch innerhalb eines formellen Prozesses bewahren.
Falls Sie mit den Abkürzungen nicht vertraut sind: Ein RFI (request for information) wird typischerweise verwendet, um einen breiten Überblick zu gewinnen; ein RFP (request for proposal) dient dazu, aus einer Shortlist eine konkrete Auswahl zu treffen. Kein Dokument garantiert allein gute Entscheidungen; entscheidend sind die Fragen, die Sie stellen und die Antworten, die Sie akzeptieren.
Wie man diese Vorlagen verwendet
- Betrachten Sie das RFI als einen Filter: Eliminieren Sie Lösungen, die Ergebnisse nicht in Geld ausdrücken können, Unsicherheiten nicht explizit handhaben oder ohne ständige menschliche Überwachung sicher laufen können.
- Betrachten Sie das RFP als einen Beweis: Fordern Sie eine klare Problemdefinition, explizite Entscheidungslogik, Belege aus Parallelläufen und ein kommerzielles Modell, das an Ergebnissen ausgerichtet ist – nicht an Bildschirmzeit.
RFI — ein kurzer, prägnanter Filter (12 Punkte)
1) Wirtschaftliches Ziel in klarem Geld
Frage. Welches finanzielle Ziel optimiert Ihr Produkt in der Produktion? Bitte drücken Sie es in Geldwerten aus (z. B. Marge nach Abschreibungen und Working-Capital-Kosten), nicht in Prozenten.
Warum das wichtig ist. Prozentuale KPIs (Servicelevel, Prognosefehler) sind kein Ergebnis; Gewinn und Liquidität sind es. Wenn ein Anbieter nicht über Geld sprechen kann, kann er keine Kompromisse abwägen.
Gute Antwort. “Pro SKU‑Standort‑Tag berechnen wir die erwartete Bruttomarge abzüglich Lagerhaltungskosten, Veralterungsrisiko, Strafzahlungen und einer Kapitalkostenbelastung; wir wählen Maßnahmen, die den erwarteten Nettogewinn über den Zeitraum verbessern.”
2) Entscheidungen, nicht Dashboards
Frage. Welche operativen Entscheidungen trifft Ihre Software automatisch im Dauerbetrieb (z. B. Einkaufslinien, Transfers, Produktionsaufträge, Preisänderungen) und in welcher Granularität sowie Frequenz? Geben Sie typische Prozentsätze für unbeaufsichtigte Entscheidungen aus Live-Einsätzen an.
Warum das wichtig ist. Berichte sind nützlich; Entscheidungen bewegen Bestand, Kapazität und Liquidität.
Gute Antwort. “Nachfüllung: ~99.95% der Linien werden unbeaufsichtigt mit SKU‑Standort-Granularität ausgegeben; ~0.05% werden basierend auf expliziten Regeln zur Überprüfung markiert. Preisänderungen werden täglich auf Artikel-Ebene mit begründeter, dollarisierter Rechtfertigung vorgeschlagen.”
3) Unsicherheit explizit behandelt
Frage. Wie stellen Sie Unsicherheiten bei Nachfrage, Lieferzeiten und Zuverlässigkeit der Versorgung dar? Berücksichtigen Sie Bereiche/Wahrscheinlichkeiten bei der Entscheidungsfindung oder reduzieren Sie alles auf Punktwerte plus Sicherheitsfaktoren?
Warum das wichtig ist. Supply chain Ökonomik geschieht an den Extremen; Entscheidungen, die auf Einzelpunktschätzungen beruhen, sind brüchig.
Gute Antwort. “Wir pflegen empirische Verteilungen für Nachfrage und Lieferzeit, aktualisieren sie täglich und optimieren basierend auf der gesamten Verteilung (nicht nur den Mittelwerten).”
4) Parallellauf vor dem Übergang
Frage. Beschreiben Sie Ihre standardisierte Parallellauf-Praxis („Dual‑Run“) vor dem go‑live. Welche täglichen Artefakte werden erfasst? Was qualifiziert eine Empfehlung als „sinnlos“ und wie wird sie vor dem Übergang eliminiert?
Warum das wichtig ist. Der Parallellauf ist der schnellste Weg, um Modell- und Semantikprobleme sicher aufzudecken.
Gute Antwort. “Wir führen täglich einen kompletten Lauf durch, protokollieren Ausgaben und pro Entscheidungs-Erklärungen, klassifizieren Anomalien, beheben Ursachen und verlangen null sinnlose Zeilen über 10 aufeinanderfolgende Geschäftstage bevor wir umschalten.”
5) Programmierbare Entscheidungslogik
Frage. Wie wird die Entscheidungslogik erstellt und gepflegt (Sprache/DSL)? Wer kann sie ändern, und wie schnell?
Warum das wichtig ist. Reale supply chain sind idiosynkratisch; Kontrollkästchen werden sie nicht abdecken.
Gute Antwort. “Ein kompakter, lesbarer Skript (wenige hundert Zeilen), gepflegt von einem supply‑chain Engineer; eine typische kleine Änderung dauert: <1 Tag von der Anfrage bis zur Bereitstellung mit Versionskontrolle.”
6) Saubere Datenzufuhr & Reproduzierbarkeit
Frage. Arbeiten Sie mit unveränderlichen täglichen Snapshots (mit Zeitstempeln und Prüfsummen) oder mit veränderlichen Live-Datenbanken/‘gesäuberten’ Data Marts? Können Sie einen vergangenen Lauf bit‑for‑bit wiedergeben?
Warum das wichtig ist. Reproduzierbarkeit ist der Unterschied zwischen Debuggen und Raten.
Gute Antwort. “Täglicher Snapshot zu einer festen ‚Schlussglocke‘; schema‑getreue CSV/Parquet; jeder Lauf wird exakt an Daten- und Codeversionen festgemacht, um eine genaue Wiederholung zu ermöglichen.”
7) Erklärung pro Entscheidung
Frage. Welche Erklärung begleitet jede getroffene Entscheidung? Listen Sie die finanziellen Treiber auf, die Sie offenlegen, und ein Beispiel für das Format.
Warum das wichtig ist. Sie werden dem nicht vertrauen, was Sie den operativen und Finanzabteilungen nicht erklären können.
Gute Antwort. “Jede Zeile zeigt die wichtigsten Treiber mit Vorzeichen und Betrag: erwartete Marge, Fehlbestandskosten, Lagerhaltungskosten und die Einschränkung, die die Auswahl begründet.”
8) Sicherheits-Stopp-Bedingungen
Frage. Unter welchen Bedingungen stellt Ihre Engine die Entscheidungsfindung ein und fällt auf manuelle Bedienung zurück?
Warum das wichtig ist. Sicherheit ist kein Dashboard-Hinweis; es ist ein automatischer Stopp.
Gute Antwort. “Stoppt bei fehlenden/veralteten Schlüsseltabellen, abnormalen Verteilungsverschiebungen oder Widersprüchen (z. B. negative verfügbare Kapazität). Informiert den Verantwortlichen mit Hinweisen auf die Grundursache.”
9) Grenze zu den Systemen der Aufzeichnungen
Frage. Sind Sie derselbe Anbieter wie unser ERP/WMS? Falls ja, wie stellen Sie eine klare Abgrenzung zwischen der Transaktionsverarbeitung und der intensiven Entscheidungsfindung sicher?
Warum das wichtig ist. Kombinierte Systeme übernehmen oft die Einschränkungen der Transaktionsschicht. Es ist auch entscheidend, in der Lage zu sein, entweder das System der Aufzeichnungen oder das System der Intelligenz „abzukoppeln“; die beiden Lösungen dürfen nicht gebündelt werden.
Gute Antwort. “Unabhängige Laufzeit; Lesen von Snapshots, Rückschreiben von Aufträgen/Preisen über eine schmale Schnittstelle. Streng unabhängige Datenbanken, um transaktionale von analytischen Workloads zu trennen.”
10) Erfolgsmessung in Geld
Frage. Wie messen Sie den Einfluss im Vergleich zur Basislinie, sobald das System live ist? Bitte beschreiben Sie die finanziellen Kennzahlen und das Vergleichsdesign.
Warum das wichtig ist. Wenn Sie den Zuwachs nicht messen können, können Sie ihn auch nicht steuern.
Gute Antwort. “Monatliches Paket mit Nettogewinnzuwachs, aufgeschlüsselt in Margengewinne, reduzierte Abschreibungen und freigesetztes Kapital; Basislinie aus Dual‑Run-Monaten und Kontrollstandorten.”
11) Kommerzielle Ausrichtung an Ergebnissen
Frage. Welche Preisoptionen koppeln Gebühren an das Volumen/die Qualität automatisierter Entscheidungen und/oder an gemessenen Zuwachs?
Warum das wichtig ist. Die Bezahlung pro Benutzerplatz fördert manuelle Arbeit; die Bezahlung für Ergebnisse fördert die Qualität der Automatisierung.
Gute Antwort. Der Anbieter berechnet wenig für die Einrichtung. Die meisten Gebühren werden aufgeschoben, bis die Lösung ihre Fähigkeit unter Beweis stellt, profitable unbeaufsichtigte Entscheidungen zu generieren.
12) Rollen und Verantwortlichkeiten
Frage. Welche Kundenrollen sind erforderlich, um die Logik, den Datenfeed und die finanziellen Parameter zu verwalten?
Warum das wichtig ist. Ein kleines, verantwortliches Team ist effektiver als diffuse Gremien.
Gute Antwort. “Ein benannter Verantwortlicher für die Entscheidungslogik, ein Data Steward für den täglichen Snapshot und ein Finanzpartner zur Pflege der monetären Parameter.”
RFP — ein konkreter, überprüfbarer Beweis (20 Punkte)
1) Problemstellung in Ihren eigenen Worten
Frage. Schreiben Sie zwei Seiten, die unsere Herausforderung neu formulieren, ohne Ihr Produkt anzupreisen. Betonen Sie die Einsätze (Geld und Risiko), Unsicherheiten, zu automatisierende Entscheidungen und Einschränkungen.
Warum das wichtig ist. Man kann das, was nicht klar formuliert wurde, nicht lösen.
Gute Antwort. “Eine prägnante Darstellung mit Zahlen, Einschränkungen und Unsicherheiten, nicht Marketing.”
2) Wirtschaftliches Modell
Frage. Beschreiben Sie das Geldmodell, das Sie verwenden werden: Analyseeinheit, Zeithorizonte, wie Sie Lagerhaltungskosten, Abschreibungen, Strafzahlungen und gemeinsame Kosten behandeln.
Warum das wichtig ist. Entscheidungen spiegeln wider, wie Sie Kompromisse bewerten.
Gute Antwort. “SKU‑Standort‑Tag mit monatlicher Kapitalkostenbelastung; explizite Abschreibungskurve nach Alter; Strafzahlungen bei verspäteter Lieferung, berechnet pro Spur; gemeinsame Kosten, die nach Aktivitätstreibern zugeordnet werden.”
3) Zielsetzung und Einschränkungen (formal)
Frage. Geben Sie das Ziel in mathematischer Form bzw. Pseudocode an und listen Sie harte versus weiche Einschränkungen auf. Erklären Sie, wie Unsicherheit in das Ziel einfließt.
Warum das wichtig ist. Präzision hier verhindert Monate fehlerhafter Abstimmungen später.
Gute Antwort. “Maximieren Sie den erwarteten Nettogewinn über T Tage unter Berücksichtigung von Kapazitäts-/Kreditlimits; weiche Einschränkungen (Mindestabnahmemengen, Präsentationsminima) werden mit expliziten Strafzahlungen bewertet.”
4) Modellierung von Nachfrage & Lieferzeit
Frage. Beschreiben Sie Ihren Ansatz für intermittierende Nachfrage, Werbeaktionen, Kannibalisierung und Variabilität der Lieferzeiten. Wie oft werden Modelle aktualisiert?
Warum das wichtig ist. Lange Schwänze und Regimewechsel sind die Norm. Zeitreihenmodelle sind garantiert unzureichend.
Gute Antwort. “Allgemeine hochdimensionale, probabilistische Modelle, die täglich ohne Ausreißer-Kürzung aktualisiert werden.”
5) Zulässige Aktionen und Hebel
Frage. Listen Sie auf, was die Engine tun darf (kaufen/verschieben/produzieren/preisen), in welcher Granularität und Frequenz, und welche Hebel zur Verfügung stehen (Losgrößen, Spuren, Ersatzmöglichkeiten, Preisschritte).
Warum das wichtig ist. Die Optimierungsqualität ist durch die Optionsmenge begrenzt.
Gute Antwort. “Tägliche Nachbestellung pro SKU‑Standort; wöchentliche Transfers zwischen Distributionszentren; auftragsspezifische Chargen ≥ X; Preislauf mit Δ=Y.”
6) Wissen, wann man warten sollte
Frage. Wie entscheiden Sie, ob Sie sofort handeln oder eine Entscheidung aufschieben?
Warum das wichtig ist. Warten kann die profitabelste Handlung sein.
Gute Antwort. “Handeln Sie nur, wenn der erwartete finanzielle Gewinn die Lagerhaltungskosten + Risikoprämie + den Informationswert des ein-tägigen Wartens übersteigt.”
7) Algorithmischer Ansatz und Skalierbarkeit
Frage. Beschreiben Sie Ihren Optimierer (Heuristiken, mathematische Programmierung, Policy Search) und wie Sie kombinatorische Explosionen vermeiden, während gekoppelte Einschränkungen beachtet werden.
Warum das wichtig ist. Elegante Modellansätze zerfallen oft bei der Skalierung. Deterministische Solver (z. B. MILP) scheitern ebenfalls unter Unsicherheit.
Gute Antwort. “Gierige Auswahl basierend auf marginalem Gewinn unter Einschränkungen, mit einem gezielten stochastischen Solver für eingeschränkte Teilprobleme; nachgewiesen läuft es auf N=50M Artikel‑Tagen/Nacht.”
8) Beispielhafte Entscheidungslogik
Frage. Stellen Sie einen redaktionell bereinigten Ausschnitt oder Ablauf (Eingaben → Transformationen → Auswahl → Ausgaben) von einem ähnlichen Kunden bereit.
Warum das wichtig ist. Verständliche Logik ist wartungsfähige Logik.
Gute Antwort. “Ein einseitiger Ablauf mit Feldnamen, Zwischenmetriken und dem Rückschreibschema.”
9) Erklärung pro Entscheidung (Beispiel)
Frage. Fügen Sie ein Beispiel für eine ‘Erklärung’ für eine Bestellzeile und eine Preisänderung bei. Zeigen Sie die wichtigsten Treiber mit Vorzeichen und Betrag.
Warum das wichtig ist. Ohne dies werden Sie in Meinungsdebatten statt in einer Diskussion über Treiber enden.
Gute Antwort. “Eine kompakte Tabelle: +$12 erwartete Marge, −$5 Lagerhaltungskosten, −$7 vermiedene Fehlbestandsstrafe; bindende Einschränkung: Kapazität am Wareneingangsdock.”
10) Parallellauf-Plan und Abbruchkriterien
Frage. Schlagen Sie einen täglichen Parallellauf-Plan mit Artefakten, Triage-Workflow und einem quantitativen Abbruchkriterium vor.
Warum das wichtig ist. Sie wollen einen wissenschaftlichen und keinen zeremoniellen go‑live.
Gute Antwort. “30 Geschäftstage täglicher Läufe; Triage nach Schweregrad; Abbruch, wenn 0 sinnlose Zeilen über 10 aufeinanderfolgende Tage auftreten.”
11) Sicherheitsstopps und Warnmeldungen
Frage. Nennen Sie die Bedingungen, die das Ausgeben von Entscheidungen stoppen, wie Warnmeldungen weitergeleitet werden und wie Fallbacks ausgewählt werden.
Warum das wichtig ist. Zuverlässigkeit schlägt blinde Betriebszeit.
Gute Antwort. “Stopp bei fehlender Pflichttabelle, fehlgeschlagenen Plausibilitätsprüfungen oder extremem Parameterdrift; Weiterleitung an den benannten Verantwortlichen; Fortsetzen erst nach grünen Prüfungen.”
12) Erkennung semantischer Verschiebungen
Frage. Wie erkennen Sie, wenn sich die Bedeutung eines Feldes im Upstream ändert (z. B. Einheitswechsel, neue Codes)?
Warum das wichtig ist. Stille semantische Verschiebungen verursachen die schlimmsten Fehler.
Gute Antwort. “Schema-Versionierung; Überwachung der Verteilungen; Canary-Neuberechnungen; automatische Quarantäne verdächtiger Einheiten.”
13) Datenfeed („Snapshot“)-Vertrag
Frage. Geben Sie die täglichen Dateien/Tabellen, den Stichtag, Formate und die von Ihnen geforderte Validierung an. Schließen Sie Prüfsummen und Fehlerbehandlung ein.
Warum das wichtig ist. Klare Schnittstellen verhindern fragilere Integrationen.
Gute Antwort. “Täglicher Drop um 6am UTC; zeilenweise Zählungen, Hash-Manifest; Ablehnung mit Bericht bei Abweichung.”
14) Steuerung von Überschreibungen
Frage. Wie werden manuelle Überschreibungen protokolliert, auditiert und in Verbesserungen der Logik umgewandelt?
Warum das wichtig ist. Überschreibungen sollten im Laufe der Zeit abnehmen.
Gute Antwort. “Jede Überschreibung ist ein Ticket mit Grundcodes; wöchentliche Überprüfung; akzeptierte Muster werden zu Logikänderungen in der nächsten Version.”
15) Plan zur Erfolgsmessung
Frage. Definieren Sie die finanziellen KPIs und das Vergleichsdesign zur Messung des Einflusses sechs und zwölf Monate nach dem go‑live.
Warum das wichtig ist. Mit einer Metrik, auf der man sich einigt, kann man nicht streiten.
Gute Antwort. “Nettogewinnzuwachs mit Zerlegung (Marge, Abschreibungen, Kapital); Kontroll‑ vs. behandelte Standorte; saisonal angepasst.”
16) Sicherheit und Datenminimierung
Frage. Beschreiben Sie den Least‑Privilege-Zugang, die Datenaufbewahrung und die Isolation zwischen Umgebungen.
Warum das wichtig ist. Sicherheitsmängel tilgen alle Fortschritte.
Gute Antwort. “Nur Lesezugriff auf Snapshots; keine PII, sofern nicht gerechtfertigt; 90‑Tage-Aufbewahrung. Keine Praktikanten, die je Zugang zur Produktion erhalten.”
17) Leistung im Maßstab
17) Performance at scale
Frage. Nennen Sie erwartete Laufzeiten und Hardware-Annahmen für unsere Größenordnung (SKUs, Standorte, Transaktionen).
Warum das wichtig ist. Über Nacht muss wirklich Übernacht bedeuten.
Gute Antwort. “Für <100M Artikel-Tage: 50 Minuten garantiert; elastische Zuweisung von Cloud-Ressourcen.”
18) Erweiterbarkeit über den ersten Anwendungsbereich hinaus
Frage. Wie fügen Sie neue Kategorien, Kanäle oder Länder hinzu, ohne alles von Grund auf neu zu schreiben?
Warum das wichtig ist. Der heutige Pilot wird zur Plattform von morgen.
Gute Antwort. “Gemeinsame Kernlogik + lokale Module für Einschränkungen und Parameter; neuer Anwendungsbereich bringt typischerweise kleine, isolierte Dateien mit sich.”
19) Kommerzielle Bedingungen im Einklang mit den Ergebnissen
Frage. Bieten Sie mindestens eine Option an, bei der sich die Gebühren an automatisierten Entscheidungsvolumina und/oder geprüften finanziellen Mehrwert orientieren. Erklären Sie den Prüfungsprozess.
Warum das wichtig ist. Anreize formen das Verhalten.
Gute Antwort. “Feste Gebühr + Erfolgskomponente, berechnet aus einer vereinbarten, prüfbaren Aufwertungsformel; transparente Tabellen und reproduzierbare Durchläufe.”
20) Was Sie nicht tun werden
Frage. Nennen Sie einige gängige Aktivitäten, die Sie absichtlich ausschließen (mit Begründungen).
Warum das wichtig ist. „Nein“ zu sagen, ist ein Zeichen ingenieurtechnischer Disziplin.
Gute Antwort. “Keine Eitelkeitszwillinge; keine ‚Genauigkeitswettbewerbe‘, die von finanziellen Ergebnissen losgelöst sind; keine einmalige Demo mit Spielzeugdaten.”
Abschließende Bemerkung
Wenn Sie ein umfangreiches RFI/RFP vermeiden können, tun Sie dies: Ein fokussierter, adversativer Marktforschungssprint – an Ihren Daten – wird Sie schneller zu Belegen führen. Falls nicht, werden die beiden obigen Vorlagen den Prozess dennoch in Richtung Entscheidungen und Geld lenken, was der ganze Sinn von supply chain software ist.
