Die versteckten Kosten von „billigen“ Planungssuiten

Joannes Vermorel

Von Zeit zu Zeit wird Lokad zugunsten einer „mainstream“ Planungssuite übergangen, weil wir als zu teuer wahrgenommen werden. Die Abozeile in unserem Angebot wird mit einer rabattierten Lizenzzeile eines anderen Anbieters verglichen, und wir werden als Premium-Option eingestuft.

Doch wenn ich die tatsächliche Wirtschaftlichkeit jener Projekte über fünf bis zehn Jahre betrachte, ist das Ergebnis durchweg das Gegenteil. Betrachtet man sie aus der Perspektive der Gesamtkosten des Eigentums, kehren sich die Wirtschaftlichkeiten in der Regel um: Die vermeintlich günstigeren Alternativen erweisen sich als trügerisch teuer, während das Lokad-Modell am Ende auf der kostengünstigen Seite der Gleichung landet.

Dies ist keine Frage der Meinung oder des Brandings. Es ist die vorhersehbare Folge davon, wie unterschiedliche Modelle die Kosten auf Software, Dienstleistungen, Arbeitskraft, IT und Risiko verteilen.

Das Preisschild ist nicht die Rechnung

Enterprise-Software hatte Jahrzehnte, uns dieselbe Lektion zu erteilen: Der auf dem Lizenzangebot angegebene Preis ist nur ein kleiner Teil der Rechnung, die im Laufe des Lebenszyklus des Systems bezahlt wird.

ERP- und Planungstools sagen alle dasselbe. Die aussagekräftige Zahl ist die Gesamtkosten des Eigentums: nicht nur Abonnements oder Lizenzen, sondern auch Implementierungsdienstleistungen, Integration, Anpassungen, Schulungen, Infrastruktur, internes Personal und die Produktivitätseinbußen, die entstehen, während Ihre Organisation damit beschäftigt ist, das System zu füttern, statt Kunden zu bedienen.

Daten aus der Praxis sind wenig schmeichelhaft. Verschiedene aktuelle Umfragen deuten darauf hin, dass ein Großteil von ERP-Projekten ihr Budget überschreitet; eine jüngste Meta-Analyse beziffert den Anteil der Implementierungen, die das Budget sprengen, auf etwa zwei Drittel und stellt fest, dass mehr als die Hälfte ihre ursprünglichen Ziele verfehlt.

Einfach ausgedrückt: Das „billige“ System ist oft jenes, bei dem die Kosten aus dem sichtbaren Posten herausgelöst und in zukünftige Projekte, interne Teams sowie in eine lange Reihe von Dienstleistungen verschoben werden, die nie in der Ausschreibung auftauchten.

Wenn Lokad als teuer eingestuft wird, liegt das fast immer daran, dass wir nach dem sichtbaren Preis und nicht nach der tatsächlichen Rechnung beurteilt werden.

Der wahre Kostentreiber: Menschen, die Entscheidungen treffen

In der supply chain ist Software nicht der Hauptkostentreiber. Es sind die Menschen.

Moderne supply chains beinhalten Armeen von Planern, Analysten, Prognostikern, S&OP-Koordinatoren und deren Managern. Ihre Gehälter, vollumfänglich inklusive Gemeinkosten, belaufen sich bei jedem mittelgroßen Unternehmen auf Millionen pro Jahr. Eine Planungssuite mag ihnen helfen, etwas schneller zu tippen oder noch ein paar Tabellenkalkulationen abzugleichen, ändert aber kaum die fundamentale Tatsache, dass tausende tägliche Entscheidungen weiterhin manuell eingegeben werden.

Die meisten Enterprise-Planungstools sind darauf ausgelegt, diese manuelle Entscheidungsfindung zu unterstützen. Sie bieten Bildschirme, Workflows und Dashboards; sie unterstützen den Planer bei der Entscheidungsfindung, beseitigen jedoch nicht die Notwendigkeit, dass eine Entscheidung von einem Menschen getroffen wird. Bestellungen, Transfers, Produktionsanläufe oder Preisänderungen werden weiterhin von jemandem vor einem Bildschirm angeklickt.

Lokad wurde mit einem anderen Ansatz entwickelt: Die Entscheidungen selbst zu robotisieren.

Unsere probabilistischen Modelle und Optimierungspipelines generieren vollständig ausgearbeitete, ausführbare Entscheidungen: Bestellmengen pro SKU und Standort, Zusammensetzungen von Nachfüllwellen, Allokations- und Sortimententscheidungen, ja sogar Preisänderungen. Menschen bleiben zwar weiterhin im Prozess, übernehmen aber zunehmend eine überwachende und prüfende Rolle, statt als menschliche Makros zu agieren, deren Aufgabe es ist, tausendmal pro Woche auf „Genehmigen“ zu klicken.

Ökonomisch ist dieser Unterschied enorm. Ein System, das Planer lediglich unterstützt, belässt den Arbeitskostenposten weitgehend unberührt. Ein System, das den Großteil der Routineentscheidungen übernimmt, verwandelt Planer in Investoren: Sie verbringen ihre Zeit damit, den Roboter zu verbessern, statt ihm von Minute zu Minute Konkurrenz zu machen.

Jeder TCO-Vergleich, der diese Arbeitsdimension außer Acht lässt, ist strukturell verzerrt. Es ist, als würde man zwei Fabriken nur anhand der Maschinenkosten vergleichen und dabei die Anzahl der erforderlichen Bediener ignorieren.

Die CAPEX-Illusion der „großen Lizenz“

Eine weitere wiederkehrende Illusion ist die Vorstellung, dass eine hohe Vorablizenzgebühr und ein langwieriges Implementierungsprojekt eine Art Kapitalanlage darstellen, die über ein Jahrzehnt hinweg friedlich abgeschrieben werden kann.

Aus buchhalterischer Sicht ist es möglich, ein Softwareprojekt zu aktivieren und als Vermögenswert zu verbuchen. Aus wirtschaftlicher Perspektive ist das jedoch größtenteils Fiktion. Technologzyklen in den Bereichen Analytik, Optimierung und KI bemessen sich in wenigen Jahren. Geschäftsmodelle im Einzelhandel, in der Fertigung und in der Logistik entwickeln sich ständig weiter. Anpassungen, die heute vorgenommen werden, verwandeln sich morgen in technische Schulden.

TCO-Diskussionen in der ERP-Welt betonen routinemäßig, dass der vollständige Lebenszyklus betrachtet werden muss: nicht nur Anschaffung und Implementierung, sondern auch Upgrades, Neuimplementierungen, Parallelsysteme zur Kompensation von Einschränkungen sowie die unvermeidlichen Aufräumprojekte einige Jahre später. Es gibt keinen Restwert. Eine stark angepasste Planungslizenz lässt sich nicht weiterverkaufen, sobald sie veraltet ist.

Das große CAPEX-Projekt vermittelt die beruhigende Illusion, etwas Substanzielles zu besitzen, während die Wirtschaftlichkeit dem Leasing einer sehr komplexen Maschine ähnelt, die schneller veraltet, als sie abbezahlt werden kann.

Lokad meidet diesen Ansatz bewusst. Unser Modell ist rein OPEX. Unser Ziel ist es, kontinuierlich relevant zu bleiben, anstatt Ihnen ein einmaliges Projekt zu verkaufen, das Sie aktivieren und dann vergessen können. Finanztechnisch bevorzugen wir es, als eine bescheidene, wiederkehrende Ausgabe zu erscheinen, die an fortlaufende Leistung gekoppelt ist, statt als ein großes Kapitalabenteuer, das in einer Kalkulationstabelle amortisiert günstig wirkt und in der Realität sehr teuer ist.

Das stille Ökosystem um die Lizenz

Die Enterprise-Planungslizenz kommt selten allein. Sie wird von einem Ökosystem begleitet: Integratoren, Berater, Trainer, Hosting-Anbieter, Middleware-Spezialisten und manchmal einem separaten Analytics-Anbieter, der die Daten interpretiert, mit denen das Planungstool nicht elegant umgehen kann.

Unabhängige Analysen von ERP- und APS-Projekten heben regelmäßig hervor, dass Dienstleistungen die nominalen Softwarekosten im Laufe des Systemlebenszyklus um das Zwei- bis Dreifache vervielfachen. Implementierung, Anpassungen, Datenmigration, Schulungen und fortlaufender Support übersteigen oft die Lizenzposten bei Weitem.

Diese Dienstleistungen werden häufig von „preferred partners“ erbracht, die Premiumtarife erhalten und in manchen Ökosystemen ihren Umsatz mit dem Anbieter teilen. Das ist keine Verschwörung; es ist schlichtweg die Funktionsweise dieses Geschäftsmodells. Für den Kunden bedeutet das, dass jede Abweichung von der Standardvorlage, jede Integrationsnuance und jeder neue Ländereintritt tendenziell als abrechenbares Projekt erscheint.

Bei Lokad internalisieren wir diese Arbeit absichtlich. Diejenigen, die Ihnen in einem anderen Modell als externe Berater verkauft würden, sind unsere Supply Chain Scientists. Sie entwerfen, implementieren und verfeinern kontinuierlich Ihre Optimierungspipelines im Rahmen des Lokad-Services. Ihr Einsatz spiegelt sich in unserem Abonnement wider, nicht in einer endlosen Abfolge von Leistungsbeschreibungen.

Deshalb erscheinen wir teurer, wenn nur die Softwareposten verglichen werden. Wir beinhalten bereits viele der Kosten, die andere Anbieter stillschweigend in die Kategorie „Dienstleistungen“ verschieben.

Organisatorischer Overhead: Wenn Planung das Unternehmen entführt

Eine weitere Kostenkategorie, die in TCO-Tabellen fast nie berücksichtigt wird, ist der organisatorische Overhead, insbesondere im Bereich Sales and Operations Planning.

S&OP ist von vornherein ein funktionsübergreifender Managementprozess. Er bündelt Vertrieb, Marketing, Betrieb und Finanzen in einem einheitlichen Plan und wird typischerweise in monatlichen Zyklen mit Beteiligung mehrerer Abteilungen und der Führungsebene durchgeführt.

Diese Abstimmung kann wertvoll sein. Sie ist jedoch auch äußerst kostspielig in Bezug auf die Aufmerksamkeit des Managements.

Viele „mainstream“ Planungssysteme machen aus S&OP ein strukturell schwerfälliges Ritual. Ganze Teams verbringen Tage damit, Folien und Zahlen vorzubereiten; leitende Vertriebs- und Marketingkräfte werden routinemäßig aus dem operativen Geschäft für lange Besprechungen über Prognosen und Einschränkungen abgezogen; die Finanzabteilung verbringt Zeit mit der Abstimmung von Plänen und Annahmen.

Dies wird in TCO-Berechnungen selten berücksichtigt, ist aber eine echte Kostenquelle. Jede Stunde, die in den Planungsprozess investiert wird, ist eine Stunde, die nicht der Kundenbetreuung, der Produktverbesserung oder der Aushandlung besserer Verträge gewidmet wird.

Lokads Ziel ist es nicht, den funktionsübergreifenden Dialog abzuschaffen, sondern ihn zu erleichtern. Ist der vom System erzeugte Standardplan robust und wirtschaftlich fundiert, kann sich die S&OP-Diskussion auf echte Ausnahmen und strategische Entscheidungen konzentrieren, anstatt tägliche Maschinenarbeit zu korrigieren. Im Wesentlichen versuchen wir, Ihrer Organisation Zeit zurückzugeben.

Architektur ist wichtiger, als die meisten denken

Ein weiterer Grund, warum Lokad fälschlicherweise als teuer bewertet wird, ist, dass wir auf einer Multi-Tenant-SaaS-Architektur bestehen und maßgeschneiderte Deployments ablehnen.

In einem Multi-Tenant-Modell teilen alle Kunden denselben Code und dieselbe Infrastruktur, wobei auf Datenebene strenge Isolierung herrscht. Diese Architektur gilt als besonders kosteneffizient im Betrieb: Infrastruktur, Monitoring, Sicherheit und Upgrades werden auf alle Kunden umgelegt, und alle erhalten gleichzeitig Verbesserungen.

Einzelmandanten- oder stark angepasste Deployments wirken beruhigend, da sie scheinbar mehr Kontrolle bieten. Sie verhalten sich jedoch aus Kostensicht wie einzelne Softwareprojekte, die einzeln aktualisiert, gepatcht und migriert werden müssen. Jedes Upgrade wird zu einer Mini-Implementierung. Jede Anpassung erhöht die Kosten für Veränderungen.

Wenn Sie eine „billige“ Planungslizenz wählen, die zu einer dedizierten oder stark modifizierten Instanz führt, verpflichten Sie sich implizit zu einer Reihe zukünftiger Upgrade- und Wartungsprojekte. Diese verursachen zwar selten den gleichen Aufwand wie die ursprüngliche Implementierung, summieren sich jedoch über ein Jahrzehnt.

Lokads Multi-Tenant-Ansatz eliminiert eine ganze Klasse zukünftiger Kosten. Upgrades erfolgen kontinuierlich und liegen in unserer Verantwortung. Sie erhalten keinen privaten Fork von Lokad; Sie bekommen dieselbe, kontinuierlich weiterentwickelte Plattform wie alle anderen – zu einem Bruchteil der Kosten, die es allein kosten würde, ein solches System zu betreiben.

Das kommerzielle Modell: Funktionen versus Ergebnisse

Traditionelle Enterprise-Software wird als Bündel von Funktionen verkauft, wobei der vertragliche Umfang so präzise wie möglich definiert wird. Alles, was außerhalb dieses Umfangs liegt, wird zu einer Änderungsanforderung.

In der Praxis entsteht ein vorhersehbares Muster: Der ursprüngliche Vorschlag wird absichtlich eng gehalten, um wettbewerbsfähig zu erscheinen; reale Komplexität bringt unvermeidlich Lücken zutage; jede Lücke löst Neuverhandlungen und zusätzliche Dienstleistungen aus. Branchenexperten warnen regelmäßig Käufer davor, dass Änderungsaufträge in ERP- und APS-Projekten sowohl häufig als auch teuer sind.

Bei Lokad bemühen wir uns sehr, anders zu arbeiten.

Wenn wir einen Kunden übernehmen, lautet unser internes Motto: Wir tun alles Notwendige, um es zum Laufen zu bringen – innerhalb des unveränderten Vertragsrahmens. Wir kalkulieren entsprechend und gehen davon aus, dass der Weg von Rohdaten zu robusten Entscheidungen nicht geradlinig verläuft. Stoßen wir auf Hindernisse – unordentliche Daten, Sonderfälle, unerwartete Einschränkungen – betrachten wir dies als unser zu lösendes Problem und nicht als Gelegenheit, ein neues Angebot zu erstellen.

Das ist uns zwar gelegentlich unangenehm, aber es ist für den Kunden gesünder. Ihr Risiko ist weitgehend begrenzt: Wenn der Weg komplizierter ist als erwartet, trägt vor allem unsere Seite den finanziellen Schmerz, nicht Ihre.

Auch hier erscheint Lokad von Anfang an teurer. Wir haben bereits den Aufwand einkalkuliert, den andere lieber unbestimmt lassen und später in Rechnung stellen.

IT und die unsichtbare Infrastruktur

Es gibt eine weitere Gruppe, deren Zeit in TCO-Modellen oft nicht berücksichtigt wird: IT.

Planungstools verbinden sich nicht von selbst. Jemand muss die Datenflüsse entwerfen, implementieren und warten, Jobs planen und überwachen, Umgebungen managen, für Sicherheit sorgen, Vorfälle bearbeiten und an Upgrades teilnehmen. Analysen von ERP- und Planungstools weisen regelmäßig darauf hin, dass der interne IT-Aufwand – ebenso wie die während Migrationen und Ausfällen verlorene Produktivität – einer der meistunterschätzten Kostentreiber ist.

In vielen klassischen Projekten landet die IT für komplexe ETL-Ketten, Integrations-Middleware und ein Flickwerk aus Punkt-zu-Punkt-Verbindungen, deren Zweck mit dem Wechsel der Teams allmählich in Vergessenheit gerät. Integratoren bauen sie auf und ziehen dann weiter; die IT übernimmt die Verantwortung.

Lokad verfolgt einen anderen Ansatz. In der Regel fordern wir Rohdatenextrakte aus relevanten Tabellen oder Dateien an. Ab diesem Punkt werden alle Transformationen, Aggregationen, probabilistische Modellierungen und Optimierungslogiken von unseren eigenen Teams innerhalb von Lokad implementiert und betrieben. Ihre IT-Abteilung hat weiterhin eine Rolle, doch sie ist wesentlich kleiner und klar abgegrenzt.

Im Laufe der Zeit führt dies dazu, dass weniger interne Tools gewartet werden müssen, weniger anfällige Schnittstellen zu pflegen sind und Ihre IT-Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Planungsschnittstellen anzupassen.

Risiko ist auch ein Kostenfaktor

Schließlich gibt es einen Kostenfaktor, der in Anbieter-Vergleichen fast nie auftaucht: das Risiko, dass das Projekt enttäuscht.

Die öffentliche Erfolgsbilanz von ERP-ähnlichen Initiativen ist alles andere als ermutigend. Verschiedene Studien und Analystenberichte zeigen, dass die Mehrheit solcher Projekte ihre ursprünglichen Ziele verfehlt und dass ein erheblicher Anteil sowohl Zeit als auch Budget überschreitet. Die Konsequenzen sind nicht nur finanzieller Natur, sondern beinhalten auch Jahre organisatorischer Erschöpfung, verzögerte Vorteile und oftmals die stille Aufgabe von Teilen des geplanten Umfangs.

Risiko hat einen erwarteten Kostenpunkt. Ein Tool, das auf dem Papier günstiger wirkt, aber viel wahrscheinlicher ins Stocken gerät, das Budget sprengt oder in einem Teilerfolg endet, ist tatsächlich nicht günstiger.

Lokads Liefermodell reduziert dieses Risiko per Design. Wir versuchen nicht, Ihr gesamtes Unternehmen neu zu platformieren. Wir beginnen mit klar definierten Prozessen, bei denen wir den Mehrwert schnell nachweisen können. Wir gehen schrittweise vor, erweitern unsere Abdeckung, sobald sich Beweise häufen, und setzen auf eine Plattform sowie Methodik, die in verschiedenen Branchen erprobt sind, anstatt jedes Mal maßgeschneiderte Lösungen zu erfinden.

Kein Projekt ist risikofrei, aber unsere Wirtschaftlichkeit hängt davon ab, schnell in die Produktion zu kommen und dort zu bleiben. Ein stockendes Projekt ist schlechte Nachricht für Sie und für uns. Diese Abstimmung ist entscheidend für die Gesamtkosten des Eigentums, auch wenn sie in Beschaffungsunterlagen selten auftaucht.

Was „teuer“ wirklich bedeutet

Wenn mir jemand erzählt, dass Lokad teurer sei als eine andere Planungslösung, höre ich in der Regel, dass zwei Posten verglichen und alles andere ignoriert wurde.

Sie haben die Planer und Analysten ignoriert, deren Arbeit weiterhin manuell bleibt. Sie haben die S&OP-Zyklen ignoriert, die sich ausdehnen, um einen schwachen Standardplan zu kompensieren. Sie haben die Berater, Integratoren und Trainer ignoriert, deren Rechnungen der Lizenz folgen werden. Sie haben die IT-Teams ignoriert, die das Integrationsnetzwerk verantworten werden. Sie haben zukünftige Upgrade-Projekte ignoriert. Sie haben das Risiko ignoriert, dass das gesamte Vorhaben seine Versprechen nicht einlöst.

Wenn man all dies wieder in die Gleichung einbezieht, ändert sich das Bild. Das angeblich günstige System wird zu einer langfristigen Verpflichtung, ein teures Ökosystem aufrechtzuerhalten. Lokad hingegen wird zu dem, wofür es konzipiert wurde: einer industriellen Automatisierungsmaschine für supply chain decisions, geliefert als Multi-Tenant-SaaS und betrieben von Menschen, deren Anreize mit Ihren übereinstimmen.

Aus dieser Perspektive lautet die Frage nicht mehr „Warum ist Lokad teurer?“, sondern „Warum wirken die anderen so günstig?“. Die Antwort ist einfach: Man betrachtet nicht die gesamte Rechnung.