Il costo nascosto delle suite di pianificazione “economiche”

Joannes Vermorel

Di tanto in tanto, a Lokad si preferisce scegliere una suite di pianificazione più “mainstream” perché siamo percepiti come troppo costosi. La quota di abbonamento nella nostra proposta viene confrontata con una quota di licenza scontata in quella di qualcun altro, e veniamo dichiarati l’opzione premium.

Eppure, quando esamino l’economia reale di quei progetti su un arco di cinque o dieci anni, la conclusione è costantemente l’opposto. Analizzati dalla prospettiva del costo totale di proprietà, l’economia si inverte: le alternative presumibilmente più economiche si rivelano ingannevolmente costose, mentre il modello Lokad finisce per collocarsi sul lato dei costi bassi dell’equazione.

Questo non è una questione di opinione o di branding. È la conseguenza prevedibile di come differenti modelli allocano i costi tra software, servizi, manodopera, IT e rischio.

Il prezzo non è il conto

Il software enterprise ha avuto decenni per insegnarci la stessa lezione: il prezzo stampato sul preventivo della licenza è solo una piccola parte del conto che verrà pagato nel corso della vita del sistema.

Le guide sul TCO per ERP e pianificazione dicono tutte la stessa cosa. Il numero significativo è il costo totale di proprietà: non solo abbonamenti o licenze, ma anche servizi di implementazione, integrazione, personalizzazione, formazione, infrastruttura, personale interno e la produttività persa mentre la vostra organizzazione è occupata a inserire dati nel sistema anziché servire i clienti.

I dati del mondo reale non sono lusinghieri. Vari sondaggi recenti indicano che una gran parte dei progetti in stile ERP supera il budget; una recente meta-analisi stima che circa due terzi delle implementazioni superano il budget, e nota che oltre la metà non raggiunge gli obiettivi originari.

In parole semplici: il sistema “economico” è spesso solo quello in cui i costi sono stati spostati dalla voce visibile a progetti futuri, team interni e una lunga serie di servizi che non erano mai apparsi nell’RFP.

Quando Lokad viene giudicato costoso, è quasi sempre perché siamo confrontati sul prezzo visibile e non sul conto effettivo.

Il vero motore dei costi: le persone che prendono decisioni

In supply chain, il software non è il principale fattore di costo. Le persone lo sono.

Le moderne supply chain coinvolgono eserciti di planner, analisti, previsori, coordinatori S&OP e i loro manager. I loro stipendi, comprensivi di tutte le spese generali, ammontano a milioni all’anno per ogni azienda di dimensioni rilevanti. Una suite di pianificazione può aiutarli a digitare un po’ più velocemente o a riconciliare qualche foglio di calcolo in più, ma raramente cambia il fatto che migliaia di decisioni quotidiane vengono comunque inserite manualmente.

La maggior parte degli strumenti di pianificazione enterprise è progettata per supportare questo processo decisionale manuale. Forniscono schermate, flussi di lavoro e dashboard; assistono il planner nel prendere una decisione, ma non eliminano la necessità che la decisione venga presa da un umano in primis. Gli ordini, i trasferimenti, gli avviamenti di produzione o le variazioni dei prezzi vengono ancora cliccati da qualcuno davanti a uno schermo.

Lokad è stato costruito su un presupposto diverso: robotizzare le decisioni stesse.

I nostri modelli probabilistici e pipeline di ottimizzazione producono decisioni completamente definite ed eseguibili: quantità d’ordine per SKU e località, composizioni delle ondate di riapprovvigionamento, decisioni di allocazione e assortimento, persino variazioni dei prezzi. Gli esseri umani rimangono nel circuito, ma sempre più in un ruolo di supervisione e investigazione, e non come operatori incaricati di cliccare “approva” migliaia di volte a settimana.

Economicamente, questa distinzione è enorme. Un sistema che semplicemente assiste i planner mantiene in gran parte intatta la linea di spesa per la manodopera. Un sistema che si occupa della maggior parte delle decisioni di routine trasforma i planner in investitori: trascorrono il loro tempo a migliorare il robot, invece di competere con esso minuto per minuto.

Qualsiasi confronto TCO che ignori questa dimensione della manodopera è strutturalmente distorto. È come confrontare due fabbriche basandosi esclusivamente sul costo dei macchinari, ignorando il numero di persone necessarie per farli funzionare.

L’illusione CAPEX della “grande licenza”

Un’altra illusione ricorrente è l’idea che una grande licenza iniziale e un lungo progetto di implementazione siano una sorta di investimento in capitale che può essere ammortizzato serenamente nell’arco di un decennio.

Da un punto di vista contabile, è possibile capitalizzare un progetto software e considerarlo un bene. Da un punto di vista economico, questa è per lo più una finzione. I cicli tecnologici in analisi, ottimizzazione e AI si misurano in pochi anni. I modelli di business nel retail, nella manifattura e nella logistica continuano ad evolversi. Le personalizzazioni di oggi si trasformano in debito tecnico domani.

Le discussioni sul TCO nel mondo ERP sottolineano regolarmente che bisogna considerare l’intero ciclo di vita: non solo acquisizione e implementazione, ma anche aggiornamenti, re-implementazioni, sistemi paralleli creati per compensare le limitazioni e inevitabili progetti di ripulitura qualche anno dopo. Non esiste alcun valore residuo. Non puoi rivendere la tua licenza di pianificazione fortemente personalizzata una volta divenuta obsoleta.

Il grande progetto CAPEX offre l’illusione rassicurante di “possedere” qualcosa di sostanziale, ma l’economia è paragonabile a quella del leasing di una macchina molto complessa che diventa obsoleta più velocemente di quanto ci si metta a pagarla.

Lokad evita deliberatamente questo approccio. Il nostro modello è interamente OPEX. Il nostro impegno è rimanere continuamente rilevanti, non venderti un progetto una tantum da capitalizzare per poi dimenticare. Dal punto di vista finanziario, preferiamo essere una spesa modesta e ricorrente legata alla performance continua, piuttosto che una grande impresa in capitale che, una volta ammortizzata su un foglio di calcolo, risulti economica sulla carta ma costosa nella realtà.

L’ecosistema silenzioso attorno alla licenza

La licenza di pianificazione enterprise raramente arriva da sola. Essa si presenta circondata da un ecosistema: integratori, consulenti, formatori, provider di hosting, specialisti di middleware e talvolta un fornitore di analytics separato per dare senso ai dati che lo strumento di pianificazione non riesce a gestire agilmente.

Analisi indipendenti di progetti ERP e APS evidenziano regolarmente che i servizi moltiplicano il costo nominale del software da due a tre volte nel corso della vita del sistema. L’implementazione, la personalizzazione, la migrazione dei dati, la formazione e il supporto continuo spesso eccedono di gran lunga le voci di licenza.

Quei servizi sono frequentemente erogati da “partner preferenziali” che godono di tariffe premium e, in alcuni ecosistemi, condividono i loro ricavi con il fornitore. Questo non è una cospirazione; è semplicemente il modo in cui quel modello di business funziona. Ma per il cliente significa che ogni deviazione dal modello standard, ogni sottile peculiarità di integrazione, ogni nuovo roll-out in un paese tende a presentarsi come un progetto fatturabile.

Da Lokad, internalizziamo intenzionalmente questo lavoro. Le persone che in un altro modello verrebbero vendute come consulenti esterni sono i nostri Supply Chain Scientist. Esse progettano, implementano e affinano continuamente le pipeline di ottimizzazione come parte del servizio Lokad. Il loro impegno è riflesso nel nostro abbonamento, non in una serie infinita di dichiarazioni di lavoro.

Questo è il motivo per cui appariamo più costosi quando si considerano solo le voci di spesa relative al software. Stiamo già includendo molti dei costi che altri fornitori spostano silenziosamente nella categoria “servizi”.

L’overhead organizzativo: quando la pianificazione prende il controllo dell’azienda

Un’altra categoria di costo che quasi mai viene inclusa nei fogli di calcolo del TCO è l’overhead organizzativo, specialmente attorno a Sales and Operations Planning.

Per sua natura, l’S&OP è un processo di gestione cross-funzionale. Allinea vendite, marketing, operazioni e finanza attorno a un piano unificato ed è solitamente gestito su base mensile con la partecipazione di più dipartimenti e della leadership senior.

Questo allineamento può essere prezioso. È anche estremamente costoso in termini di attenzione gestionale.

Molti programmi di pianificazione “mainstream” trasformano l’S&OP in un rito strutturalmente pesante. Interi team trascorrono giorni a preparare slide e dati; i dirigenti senior di vendite e marketing vengono regolarmente tolti dal campo per lunghe riunioni su previsioni e vincoli; la finanza impiega tempo a riconciliare piani e assunzioni.

Questo raramente viene conteggiato nel TCO, eppure rappresenta un costo reale. Ogni ora spesa ad alimentare il processo di pianificazione è un’ora in meno per servire i clienti, migliorare i prodotti o negoziare contratti migliori.

L’ambizione di Lokad non è abolire il dialogo cross-funzionale, ma renderlo più leggero. Se il piano predefinito prodotto dal sistema è robusto ed economicamente valido, la conversazione S&OP può concentrarsi sulle vere eccezioni e sulle scelte strategiche, anziché sulla correzione delle operazioni quotidiane della macchina. In sostanza, cerchiamo di restituire tempo alla tua organizzazione.

L’architettura conta più di quanto molti pensino

Un’altra ragione per cui Lokad viene erroneamente giudicato costoso è che insistiamo su un’architettura SaaS multi-tenant e rifiutiamo implementazioni su misura.

In un modello multi-tenant, tutti i clienti condividono la stessa base di codice e infrastruttura, con un isolamento rigoroso a livello di dati. Questa architettura è riconosciuta come più efficiente in termini di costi: infrastruttura, monitoraggio, sicurezza e aggiornamenti sono ammortizzati su tutti i clienti, e tutti ricevono miglioramenti contemporaneamente.

Le implementazioni single-tenant o fortemente personalizzate possono sembrare rassicuranti perché appaiono offrire un maggiore controllo. Dal punto di vista dei costi, esse si comportano come progetti software individuali che devono essere aggiornati, patchati e migrati uno ad uno. Ogni aggiornamento diventa una mini-implementazione. Ogni personalizzazione aumenta il costo del cambiamento.

Quando scegli una licenza di pianificazione “economica” che comporta un’istanza dedicata o fortemente modificata, stai implicitamente accettando una serie di futuri progetti di aggiornamento e manutenzione. Questi raramente presentano lo stesso dramma dell’implementazione originale, ma nel corso di un decennio si accumulano.

La scelta multi-tenant di Lokad elimina un’intera classe di costi futuri. Gli aggiornamenti sono continui e fanno nostra responsabilità. Non ottieni una copia privata di Lokad; ottieni la stessa piattaforma in continua evoluzione che hanno tutti gli altri, a una frazione del costo che comporterebbe operare un sistema simile da soli.

Il modello commerciale: funzionalità contro risultati

Il software enterprise tradizionale viene venduto come un pacchetto di funzionalità, con uno scope contrattuale definito nel modo più preciso possibile. Qualsiasi elemento al di fuori di questo ambito diventa una richiesta di modifica.

In pratica, ciò crea un modello prevedibile: la proposta iniziale viene mantenuta ristretta per apparire competitiva; la complessità del mondo reale inevitabilmente espone delle lacune; ogni lacuna innesca una negoziazione e l’aggiunta di servizi. I commentatori del settore avvertono regolarmente gli acquirenti che le variazioni nei progetti ERP e APS sono sia comuni che costose.

Da Lokad, ci impegniamo intensamente a operare in modo diverso.

Quando accogliamo un cliente, il nostro motto interno è: facciamo tutto il necessario per far funzionare le cose, entro i limiti dell’accordo contrattuale non revisionato. Prezziamo di conseguenza, e assumiamo che il percorso dai dati grezzi a decisioni robuste non sarà lineare. Quando incontriamo ostacoli – dati disordinati, casi limite, vincoli inaspettati – consideriamo questo un problema da risolvere, e non un’occasione per inviare un nuovo preventivo.

Questo può risultare scomodo per noi a volte, ma è più salutare per il cliente. Il tuo rischio è in gran parte limitato: se il percorso risulta più complicato del previsto, il peso finanziario ricade principalmente su di noi, e non su di te.

Ancora una volta, questo fa apparire Lokad più costoso sin dal primo giorno. Abbiamo già incluso nel prezzo l’impegno che altri preferiscono lasciare indefinito per poi fatturarlo.

IT e l’impiantistica invisibile

C’è un altro gruppo il cui tempo tende a scomparire dai modelli TCO: l’IT.

Gli strumenti di pianificazione non si connettono da soli. Qualcuno deve progettare, implementare e mantenere i flussi di dati, programmare e monitorare i processi, gestire gli ambienti, garantire la sicurezza, occuparsi degli incidenti e partecipare agli aggiornamenti. Analisi sul TCO per ERP e pianificazione evidenziano regolarmente che lo sforzo interno dell’IT – così come la produttività persa durante le migrazioni e le interruzioni – è uno dei fattori di costo più sottovalutati.

In molti progetti classici, l’IT finisce per essere responsabile di catene ETL complesse, di middleware per l’integrazione e di una rete eterogenea di connessioni punto a punto il cui scopo viene lentamente dimenticato con il cambio dei team. Gli integratori le costruiscono, poi se ne vanno; l’IT eredita la responsabilità.

Lokad adotta un approccio diverso. Di solito richiediamo estratti grezzi dalle tabelle o file pertinenti. Da quel momento in poi, tutte le trasformazioni, aggregazioni, modellazioni probabilistiche e la logica di ottimizzazione vengono implementate e gestite internamente da Lokad, grazie ai nostri team. La tua organizzazione IT mantiene ancora un ruolo, ma molto più limitato e chiaramente definito.

Con il tempo, ciò si traduce in meno strumenti interni da mantenere, meno interfacce fragili da curare e più tempo per il tuo personale IT per concentrarsi su attività strategiche per la tua azienda, anziché ottimizzare i flussi di pianificazione.

Il rischio è anche un costo

Infine, c’è un costo che quasi mai appare nei confronti tra i fornitori: il rischio che il progetto deluda le aspettative.

Il track record pubblico delle iniziative in stile ERP non è incoraggiante. Vari studi e società di analisi riportano che la maggior parte di tali progetti non raggiunge gli obiettivi originari, e che una quota significativa supera sia i tempi che il budget. La conseguenza non è solo finanziaria; include anni di stanchezza organizzativa, benefici ritardati e spesso il silenzioso abbandono di parti dello scope pianificato.

Il rischio ha un costo atteso. Uno strumento che risulta più economico sulla carta ma è molto più incline a subire blocchi, superamenti di budget o terminare in un fallimento parziale, in realtà non è più economico.

Il modello di consegna di Lokad riduce questo rischio per sua natura. Non tentiamo di ristrutturare l’intera azienda. Iniziamo con flussi ben definiti in cui possiamo dimostrare rapidamente il valore. Procediamo per piccoli passi, espandendo la copertura man mano che le evidenze si accumulano. Riusiamo una piattaforma e una metodologia consolidata in molteplici settori, invece di inventare soluzioni su misura ogni volta.

Nessun progetto è a rischio zero, ma la nostra economia dipende dall’arrivare in produzione rapidamente e dal rimanere lì. Un progetto in stallo è cattiva notizia per te e per noi. Quell’allineamento conta per il TCO, anche se raramente appare nei fogli di calcolo degli acquisti.

Cosa significa davvero “costoso”

Quando qualcuno mi dice che Lokad è più costoso rispetto a un’altra soluzione di pianificazione, quello che di solito sento è che hanno confrontato due voci di spesa e ignorato tutto il resto.

Hanno ignorato i pianificatori e gli analisti il cui lavoro rimarrà manuale. Hanno ignorato i cicli S&OP che si espanderanno per compensare un piano predefinito debole. Hanno ignorato i consulenti, gli integratori e i formatori le cui fatture seguiranno la licenza. Hanno ignorato i team IT che gestiranno la ragnatela di integrazione. Hanno ignorato i futuri progetti di aggiornamento. Hanno ignorato il rischio che l’intero progetto non riesca a mantenere le sue promesse.

Se aggiungi tutto ciò all’equazione, il quadro cambia. Il sistema, apparentemente economico, diventa un obbligo a lungo termine per sostenere un ecosistema costoso. Lokad, al contrario, diventa ciò per cui è stato progettato: un motore di automazione su scala industriale per decisioni supply chain, fornito come SaaS multi-tenant, gestito da persone i cui incentivi sono allineati con i tuoi.

Da quella prospettiva, la domanda non è più “Perché Lokad è più costoso?” ma piuttosto “Perché gli altri sembrano così economici?”. La risposta è semplice: non stai considerando l’intero conto.