Posizione di Assistente di Direzione presso Lokad

Stiamo cercando un Assistente di Direzione che possa incrementare l’efficacia del team aiutando i membri a gestire i loro orari in modo fluido, fornendo supporto, informazioni, assistenza amministrativa e operativa, e in generale essendo un aiuto indispensabile per l’intera squadra occupandosi della gestione organizzativa.

Stiamo iniziando a creare un piccolo dipartimento composto da assistenti di alto livello, non limitati a un solo tipo di compito e pronti ad aiutare in tutto ciò in cui possano dare il loro contributo. Cerchiamo anche persone che non abbiano timore di provare nuovi strumenti tecnologici e di affrontare mansioni mai svolte prima. Se pensi di saper gestire più compiti contemporaneamente, stabilire le priorità, rimanendo al contempo disponibile, socievole e motivato, continua a leggere!

Lokad è un’azienda creata nel 2008 e specializzata nell’ottimizzazione della supply chain. Aiutiamo imprese di vari settori (aeronautica, moda, automotive, e-commerce…) a prevedere e prendere decisioni riguardanti i loro inventari. La maggior parte dei nostri clienti si trova al di fuori della Francia, principalmente in Nord America ed Europa. Il nostro team, composto da circa 50 persone, ha sede interamente a Parigi, ed è formato da profili internazionali, per lo più ingegneri. Lokad sta crescendo rapidamente e cerca sempre persone che possano crescere insieme all’azienda.

Responsabilità principali

• Gestire gli orari degli appuntamenti; organizzare tutte le disposizioni per riunioni, teleconferenze e viaggi.
• Gestire e filtrare le chiamate, la posta e le email.
• Fornire supporto amministrativo e operativo, collaborare con il commercialista e mantenere archivi impeccabili.
• Agire da coordinatore per le informazioni e la comunicazione, e come punto di riferimento centrale per tutte le esigenze amministrative.
• Assistere nell’organizzazione di eventi e incontri sociali.
• Stabilire le priorità e coordinare molteplici attività lavorative con la capacità di rispettare le scadenze.

Aree di attività aggiuntive

• Assistere il dipartimento Sales & Marketing con l’organizzazione dei freelance e possibilmente nella qualificazione dei prospect o nelle campagne di mailing.
• Assistere nell’inserimento o nell’uscita dei dipendenti.
• Assistere nella fatturazione e nella gestione dei contratti e dei documenti legali.

Competenze richieste

• Perspicace e molto energico, con una passione per organizzare e ottimizzare l’ambiente lavorativo del team.
• Capacità di prendere l’iniziativa, usare il proprio giudizio e offrire suggerimenti e miglioramenti ai processi.
• Solide capacità di gestione delle relazioni, sia all’interno del team che con i clienti.
• Estremamente attento ai dettagli, capace di eseguire in modo impeccabile le attività amministrative.
• Capace di stabilire le priorità ed essere flessibile in risposta alle esigenze in evoluzione.
• Conoscenza avanzata della suite Microsoft Office. Buone competenze informatiche (wikis, CRM, strumenti di gestione delle attività…).
• Ottime capacità comunicative. Padronanza impeccabile dell’inglese e del francese, sia orale che scritto.
• Altamente affidabile e professionale. In grado di mantenere la fiducia e proteggere le operazioni, conservando in ogni caso la riservatezza delle informazioni.
• Laureato da un college o da un’università, oppure con una buona formazione amministrativa.
• Idealmente, 3+ anni di esperienza amministrativa rilevante.