Job als Executive Assistant bei Lokad

Wir suchen einen Executive Assistant, der dazu beitragen kann, die Effektivität des Teams zu steigern, indem er unseren Teammitgliedern hilft, ihre Zeitpläne reibungslos zu organisieren, Unterstützung, Informationen sowie administrative und operative Hilfe bietet und dem gesamten Team als unschätzbare Unterstützung dient, indem er „das House am Laufen hält“.

Wir beginnen, eine kleine Abteilung mit hochqualifizierten Assistenzkräften aufzubauen, die sich nicht auf eine einzige Aufgabenart beschränken und bereit sind, bei allem mitzuwirken, woran sie ihre Hände legen können. Wir suchen zudem Menschen, die keine Angst davor haben, neue technologische Werkzeuge auszuprobieren und Aufgaben zu übernehmen, die sie noch nie zuvor gemacht haben. Wenn du denkst, dass du multitaskingfähig bist, Prioritäten setzen kannst und dabei hilfsbereit, sympathisch und motiviert bist, lies unbedingt weiter!

Lokad ist ein 2008 gegründetes Unternehmen, das sich auf supply chain-Optimierung spezialisiert hat. Wir unterstützen Unternehmen aus verschiedenen Branchen (Luftfahrt, Mode, Automobil, E-Commerce…) dabei, ihre Bestände zu prognostizieren und Entscheidungen hinsichtlich dieser zu treffen. Der Großteil unserer Kunden ist außerhalb Frankreichs ansässig, hauptsächlich in Nordamerika und Europa. Unser Team von etwa 50 Personen ist vollständig in Paris beheimatet, setzt sich jedoch aus internationalen Profilen zusammen, überwiegend Ingenieuren. Lokad wächst rasant und sucht stets nach Menschen, die gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen können.

Kernaufgaben

• Pflege von Terminkalendern; Organisation aller Vorkehrungen für Meetings, Telefonkonferenzen und Reisen.
• Verwaltung und Sortierung von Telefonanrufen, Post und E-Mails.
• Administrative und operative Unterstützung bieten, in Abstimmung mit dem Buchhalter arbeiten und makellose Archive führen.
• Als Koordinator/in für Informationen und Kommunikation sowie als zentrale Anlaufstelle für alle administrativen Bedürfnisse agieren.
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und gesellschaftlichen Zusammenkünften.
• Priorisierung und Koordination mehrerer Arbeitsaufgaben bei gleichzeitiger Einhaltung von Fristen.

Weitere Aufgabenbereiche

• Unterstützung der Sales & Marketing-Abteilung bei der Organisation von Freelancern sowie ggf. bei der Qualifizierung von Interessenten oder bei Mailing-Kampagnen.
• Unterstützung beim Onboarding und beim Ausscheiden von Mitarbeitenden.
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung sowie der Verwaltung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten.

Erforderliche Fähigkeiten

• Aufgeschlossen und höchst energiegeladen, mit einer Leidenschaft dafür, das Arbeitsumfeld eines Teams zu organisieren und zu optimieren.
• Fähigkeit, Eigeninitiative zu zeigen, Urteilsvermögen einzusetzen und Vorschläge sowie Verbesserungen für Prozesse anzubieten.
• Ausgeprägte Fähigkeiten im Beziehungsmanagement, sei es innerhalb des Teams oder im Umgang mit Kunden.
• Sehr detailorientiert, in der Lage, administrative Tätigkeiten fehlerfrei umzusetzen.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und flexibel auf wechselnde Anforderungen zu reagieren.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in der Microsoft Office Suite. Gute Computerkenntnisse (Wikis, CRMs, Aufgabenmanagement-Tools…).
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten. Exzellente Beherrschung der englischen und französischen Sprache, mündlich und schriftlich.
• Hohe Zuverlässigkeit und Professionalität. Fähigkeit, Vertrauen zu bewahren und Abläufe zu schützen, indem alle Informationen ohne Ausnahme vertraulich behandelt werden.
• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine fundierte kaufmännische Ausbildung.
• Idealerweise mindestens 3 Jahre relevante Verwaltungserfahrung.