Trabajo de Asistente Ejecutivo en Lokad

Buscamos un Asistente Ejecutivo que pueda mejorar la efectividad del equipo ayudando a sus miembros a gestionar sus horarios sin contratiempos, proporcionando soporte, información, apoyo administrativo y operativo, y siendo en general una ayuda invaluable para todo el equipo al ayudar a “llevar la casa”.

Estamos empezando a crear un pequeño departamento con asistentes de alto nivel que no se limitan a un solo tipo de tarea y que están dispuestos a ayudar en todo lo que puedan. También buscamos personas que no tengan miedo de probar nuevas herramientas tecnológicas y realizar tareas que nunca han hecho antes. Si crees que eres capaz de realizar múltiples tareas, priorizar, y al mismo tiempo ser servicial, cordial y motivado, ¡no dudes en seguir leyendo!

Lokad es una empresa creada en 2008 y especializada en optimización de supply chain. Ayudamos a empresas de diferentes sectores (aeronáutica, moda, automotriz, e-commerce…) a forecast y tomar decisiones respecto a sus inventarios. La mayoría de nuestros clientes se encuentran fuera de Francia, principalmente en Norteamérica y Europa. Nuestro equipo de unas 50 personas se encuentra íntegramente en París, pero está compuesto por perfiles internacionales, en su mayoría ingenieros. Lokad está creciendo rápidamente y siempre busca personas que puedan crecer con la empresa.

Responsabilidades Principales

• Mantener los horarios de citas; hacer todos los arreglos para reuniones, teleconferencias y viajes.
• Gestionar y filtrar llamadas telefónicas, correos y emails.
• Proporcionar soporte administrativo y operativo, coordinar con el contador y mantener archivos impecables.
• Actuar como coordinador de información y comunicación, y ser un punto de contacto central para todas las necesidades administrativas.
• Asistir en la organización de eventos y reuniones sociales.
• Priorizar y coordinar múltiples actividades laborales con la capacidad de cumplir con los plazos.

Áreas adicionales de actividad

• Asistir al departamento de Ventas y Marketing con la organización de freelancers y, posiblemente, la calificación de prospectos o campañas de mailing.
• Asistir en la incorporación o salida de empleados.
• Asistir en la facturación y la gestión de contratos y documentos legales.

Habilidades requeridas

• Brillante y muy enérgico, con pasión por organizar y optimizar el entorno de trabajo del equipo.
• Capacidad de usar la iniciativa, el criterio y ofrecer sugerencias y mejoras a los procesos.
• Fuertes habilidades en gestión de relaciones, tanto dentro del equipo como con clientes.
• Muy orientado a los detalles, capaz de ejecutar con perfección actividades administrativas.
• Capaz de priorizar y ser flexible en respuesta a prioridades cambiantes.
• Conocimiento avanzado en el conjunto de Microsoft Office. Buenas habilidades informáticas (Wikis, CRMs, task management tools…).
• Fuertes habilidades comunicativas. Dominio impecable del inglés y el francés, tanto oral como escrito.
• Altamente confiable y profesional. Capaz de mantener la confidencialidad y proteger las operaciones al preservar la información confidencial sin falta.
• Graduado de una universidad o con una buena formación administrativa.
• Idealmente, más de 3 años de experiencia administrativa relevante.