Offre d'emploi d'assistant exécutif chez Lokad

Nous recherchons un assistant exécutif capable d’améliorer l’efficacité de l’équipe en aidant nos collaborateurs à gérer leurs plannings de manière fluide, en apportant un soutien, des informations, une assistance administrative et opérationnelle, et en étant, de façon générale, une aide inestimable pour l’ensemble de l’équipe en contribuant à la bonne gestion des activités quotidiennes.

Nous commençons à créer un petit département composé d’assistants de haut niveau qui ne se limitent pas à un type de tâche et sont prêts à aider sur tout ce à quoi ils peuvent mettre la main. Nous recherchons également des personnes qui n’ont pas peur d’essayer de nouveaux outils technologiques et d’effectuer des tâches qu’elles n’ont jamais réalisées auparavant. Si vous pensez être capable de gérer plusieurs tâches simultanément, de prioriser, tout en étant serviable, sympathique et motivé, n’hésitez pas à poursuivre votre lecture !

Lokad est une entreprise créée en 2008 et spécialisée dans l’optimization de la supply chain. Nous aidons des entreprises de différents secteurs (aéronautique, mode, automobile, le e-commerce…) à prévoir et à prendre des décisions concernant leurs stocks. La majorité de nos clients sont basés en dehors de la France, principalement en Amérique du Nord et en Europe. Notre équipe d’environ 50 personnes est entièrement basée à Paris, mais composée de profils internationaux, principalement des ingénieurs. Lokad connaît une croissance rapide et est toujours à la recherche de personnes pouvant évoluer avec l’entreprise.

Responsabilités principales

• Gérer les plannings de rendez-vous; organiser toutes les dispositions pour les réunions, téléconférences et déplacements.
• Gérer et filtrer les appels téléphoniques, le courrier et les e-mails.
• Fournir un soutien administratif et opérationnel, assurer la liaison avec le comptable et tenir des archives impeccables.
• Servir de coordinateur de l’information et de la communication, et constituer un point de contact central pour tous les besoins administratifs.
• Aider à organiser des événements et des rassemblements sociaux.
• Prioriser et coordonner plusieurs activités de travail avec la capacité de respecter les délais.

Activités complémentaires

• Aider le département Sales & Marketing dans l’organisation des freelancers et éventuellement dans la qualification des prospects ou la mise en place de campagnes de mailing.
• Aider lors de l’intégration ou du départ des employés.
• Aider à la facturation et à la gestion des contrats et des documents juridiques.

Compétences requises

• Intelligent(e) et très énergique, avec une passion pour l’organisation et l’optimisation de l’environnement de travail d’une équipe.
• Capacité à faire preuve d’initiative, de discernement et à proposer des suggestions et des améliorations aux processus.
• Solides compétences en gestion des relations, au sein de l’équipe ou avec les clients.
• Très attentif(ve) aux détails, capable de réaliser des activités administratives sans faute.
• Capable de prioriser et de faire preuve de flexibilité face aux priorités changeantes.
• Connaissance avancée de la suite Microsoft Office. Bonnes compétences informatiques (Wikis, CRMs, outils de gestion de tâches…).
• Excellentes compétences en communication. Maîtrise impeccable de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit.
• Très fiable et professionnel(le). Capable de maintenir la confiance et de protéger les opérations en gardant les informations strictement confidentielles.
• Diplômé(e) d’un collège ou d’une université, ou ayant une bonne formation administrative.
• Idéalement, plus de 3 ans d’expérience administrative pertinente.