サプライチェーンにおけるRFI、RFP、RFQの狂気

Joannes Vermorel

Lokadは長年にわたり、RFI（情報要求）、RFP（提案要求）、RFQ（見積もり要求）に関連するサプライチェーン最適化において、いくつかの有名度を得てきました。Lokadがこれらの取り組みにおいて「十分に注目に値する」とみなされ、定期的に選ばれることに感謝していますが、それらのプロセスの根底にある狂気を考えずにはいられません。

長年にわたり、私は企業向けソフトウェアの領域で一般的な奇妙な慣行に困惑してきました¹。最近では、私は主流のアプローチよりも優れていると強く信じるアプローチを提案しました²。しかし、今日は、私が観察したRFPの正直に言って奇妙（時には完全に狂気じみている）要素のいくつかを解説したいと思います。要するに、RFPは「科学主義の実践」です³。一般の人々の目には、「科学的な」取り組みのように見える視点、態度、プロセスです。しかし、実際には、RFPはセアンスと同じくらい科学的または合理的ではありません。

まず第一に、RFP内に収集される質問リストは、必ず長くて無意味です。これらの文書は、委員会によって作成され、_誰もが考えつくすべての質問_をリストアップしようとする試みの結果です。さらに悪いことに、リストを見直したり改善したりするために専門家（通常はコンサルタント）が関与すると、質問のカタログは桁違いに膨らみます。

「悪い質問は存在しない」という言葉は、小学校の指針としては妥当な原則かもしれませんが、大企業とそのサプライチェーンに関わる場合には害があります。率直に言って、現実の世界では、悪い質問は時間の無駄、注意の散漫、高価な妥協を伴うドルのコストを引き起こすことがあります。このような質問のクラスはいくつかあります⁴。以下では、最も一般的な7つのクラスを特定し、それらの欠点を概説します。

• 怠惰な質問。例：「ソリューションはセキュリティのベストプラクティスに従っていますか？」これらの質問は単に時間の無駄です。正気のある企業のソフトウェアベンダーは、このような質問に否定的な回答を提供することはありません。
• 愚かな質問。例：「ソリューションはMOQ（最小発注数量）を管理しますか？」これらの質問は混乱を引き起こします。MOQの管理は簡単ですが、MOQの存在下での最適化は困難です。
• 「スマート」な質問。例：「ソリューションは在庫切れの状況で予測の逸脱を元の計画に合理化しますか？」これらの質問は（見かけ上は具体的ですが実際には曖昧な）同僚に感銘を与えることを意図していると思われますが、ソフトウェアベンダーの同様に華麗な回答によってさらに混乱が増すだけです。
• 重み付けされた質問。例：「ソリューションは季節性プロファイルを管理および調整する機能を提供していますか？」これらの質問はプロセスの中立性に干渉し、追加の暗黙の質問を引き起こします。この例の質問は、季節性を「プロファイル」を介してアプローチするべきであること（なぜ？）やエンドユーザーが関与するべきであること（なぜ？）を暗示しています。
• あいまいな質問。例：「ソリューションはKPI（主要業績評価指標）の導入を許可しますか？」この質問のクラスは誤解を助長します。KPIとは何かは見る人によって異なります。ベンダーとクライアントがこの点で同じ感情を共有することはありません。
• 余分な質問。例：「ソリューションはリアルタイムで補充の提案を再計算できますか？」これらのクエリは核心の問題から逸れるために使用されます。分散型エンタープライズソフトウェアの領域では、「リアルタイム」という概念は長くて過度に技術的な議論を引き起こし、補充数値がまったく信頼できない場合には最終的に関係ありません。
• 恐ろしい質問。例：「ソリューションはISO/IEC 27001として認定されていますか？」このような質問は誤った当事者に力を与えます。エンタープライズソフトウェアにおいて、認証は認証機関とそのエコシステムに力を与える一方で、クライアント企業には何の価値も提供しません。

正しい質問をすることで正しいベンダーを選ぶことを期待することは、間違った初期数値を使用して計算が正確であることを期待するのと同じくらい意味がありません。それにもかかわらず、これは企業ソフトウェアに関しては、ほとんどの大企業が採用しているアプローチの選択肢のようです。

さらに悪いことに、多くのRFP（提案依頼）には、「コンプライアンス」の列（またはそれに類するもの）が含まれており、「回答」の列の隣に配置されています。この列では、ベンダーに対して自己診断による「コンプライアンス」の度合いを尋ねます。ソフトウェア製品が「コンプライアンス」になるという考えは驚くべきものです。しかし、実際には、RFPの質問はバイアスが非常に多く、この「コンプライアンス」の列は奇妙で歪んだ方法ではあるものの、ある程度意味を成します。

また、（ほとんどの場合）すべてのRFP文書が、そのプレゼンテーション自体において非常に乱暴な注意が欠けていることも指摘しておきます。各段落にはひどいスペルミスがあります。重複した質問と重複した質問番号があります。フォントサイズは6から20に不格好に変わり、不規則な改行が文書に散乱しています。質問に関しては、RFPは通常、Microsoft Excelのスプレッドシート形式でフォーマットされています。それぞれのタブには「質問」と「回答」の列があり、その他のいくつかの列（上記の「コンプライアンス」の例など）もあります。スプレッドシート形式は、RFPの文脈では全く意味をなしません。スプレッドシートのセル内で複数の段落のコンテンツを書くか読むというユーザーエクスペリエンスは、非常に酷いものです。通常の場合、数百の質問があるため、さらに悪化します。

それだけでは足りないとすれば、これらの茶番劇を行うために頻繁に使用される電子調達ツールが地獄の第9の円で作られたものであることを考えてみてください。これらのツールは、エンタープライズソフトウェアの最悪の具現化であり、期待を下げる方法の先駆者です：反応しない、だらしないデザイン、愚かなユーザーエクスペリエンス、修正されていないバグの長いバックログが付いています。このような電子調達ツールを使用することで、官僚的な狂気が「11」にまで引き上げられます。

形式が重要である限り、形式は無関係であると考えるのは単純明快です。RFPの形式はひどいものですが、質問については言うまでもなく、回答についても、時間の無駄です。その結果、選択プロセスを主導すべき人々 - 供給チェーンディレクターなどの役員 - は後退し、「専門家」である調達マネージャーや第三者に委任します。調達マネージャーは通常、自社にとって合理的なソリューションを把握していません。一方、RFPのファシリテーターとして導入された第三者は、プロセスをできるだけ複雑にすることにインセンティブを与えられています。

RFPが存在しない場合に行われる明白な贈賄と比較して、RFPはより安全な選択肢であると主張する人もいるかもしれません。言い換えれば、欠陥があるとしても、RFPは企業の誠実さと選択プロセスの完全性を保護するための最も安全なオプションです。しかし、これは非常に特異な主張であり、したがって、非常に特異な証拠が必要です。実際、これはRFPが防止すべき詐欺の種類についての疑問を呼び起こし、それによってこの使命がどれだけ効果的であるかについての疑問を呼び起こします。率直に言って、大規模で無秩序なスプレッドシートを介して大規模な選択プロセスを経ることが、「より正直な」プロセスになるという考えは、表面的にはかなり無理があるように思えます。（私の懐疑心をお許しください。）

私自身のエンタープライズソフトウェアの世界における個人的な観察からは、多くの大手ソフトウェアベンダーが、RFPに関連する影響力のある立場にいた人々を10年後に雇用して寛大に報いていることがわかります。この（悪）慣行に対する解毒剤は簡単です：このゲームをするベンダーを特定し、完全に禁止することです。現実的には、RFPはエンタープライズソフトウェアの世界に存在する前向きな贈賄には何の効果もありません。

したがって、私の分析は次のとおりです：ベンダー選択プロセスを厳密に必要以上に官僚的にするものは、そのプロセスを悪意のある行為者に対してより脆弱にします。この命題は、コンピュータセキュリティの観点から言い換えることができます：官僚主義はベンダー選択プロセスの攻撃面を増加させ、信頼（および脆弱性）をこのプロセスに関係のない人々の層に広げます。

これらすべての問題にもかかわらず、RFPはエンタープライズソフトウェアで一般的です。しかし、ほとんどの人々は、少なくともRFPで生計を立てていない人々は、プロセスがあまり意味をなさないと認めています。そのため、RFPの普及はますます不可解です。私が思いつく最も簡単な説明は、RFPが企業の「美徳のシグナリング」の洗練された形式であるということです。情報技術の時代において、教養ある推測に基づいて重要な意思決定を行うことは受け入れられず、単純で洗練されておらず、まったく科学的ではないと認識されています。RFPプロセスは会社にとって何の価値ももたらさないかもしれませんが、美徳のシグナリングの側面には徹底的に対応しています。