00:19 Einführung
02:17 Überflüssige Wörter weglassen
04:26 Supply Chains
08:12 Die bisherige Geschichte
09:20 F-förmiges Muster zum Lesen von Web-Inhalten (2006)
15:15 Schreibform der umgekehrten Pyramide
20:35 Schreiben für Supply Chains - Situationen
21:10 Problem
24:48 Daten
28:56 Produkt
34:18 Prozess
39:32 Das Handbuch
44:26 Schreiben für Supply Chains - Antimuster
45:37 Fröhliches Geplauder
50:07 Obskure Namensgebung
54:53 Höllenkugeln
59:13 Dröhnen
01:02:10 Fazit
01:04:30 Bevorstehende Vorlesung und Publikumsfragen
Beschreibung
Supply chains beinhalten die Koordination großer Teams. Daher haben schriftliche Materialien oberste Priorität. Moderne supply chains sind schlichtweg nicht mit der mündlichen Überlieferung vereinbar. Dennoch schneiden supply chain practitioners oft furchtbar ab, was ihre schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten betrifft. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was Usability-Studien und einige namhafte Experten zu diesen Themen zu sagen haben. Zudem müssen supply chain initiatives, die mittels des experimentellen Optimierungsansatzes durchgeführt werden, gründlich dokumentiert werden. Die Formeln und der Quellcode beantworten das Was und Wie, jedoch nicht das Warum. Die Dokumentation muss sicherstellen, dass die supply chain scientists das Problem, dem sie gegenüberstehen, verstehen. Im Laufe der Zeit wird diese Dokumentation zum Schlüssel, um einen reibungslosen Übergang von einem supply chain scientist zum nächsten zu gewährleisten.
Vollständiges Transkript
Hallo zusammen, willkommen zu dieser Reihe von supply chain Vorlesungen. Ich bin Joannes Vermorel, und heute präsentiere ich “Writing for Supply Chains.” Für alle, die die Vorlesung live verfolgen, können Sie jederzeit über den YouTube-Chat Fragen stellen. Während der Vorlesung werde ich den Chat jedoch nicht lesen und auch keine Fragen beantworten. Am Ende der Vorlesung werde ich zum Chat zurückkehren und die Fragen beantworten.
Supply chains sind sehr komplex, groß und international geworden, weit über den Punkt hinaus, an dem die mündliche Überlieferung allein ausreichend wäre. Eine bessere Kommunikationsform ist nötig, und das ist, einfach ausgedrückt, eine schriftliche Tradition. Doch wenn wir die Qualität der schriftlichen Materialien in den meisten supply chains betrachten, stellt sich heraus, dass diese Dokumente gelinde gesagt zu wünschen übrig lassen. Dieses Problem, obwohl es nicht ausschließlich für supply chains spezifisch ist, erweist sich aufgrund des Ausmaßes und der Komplexität als sehr schädlich für supply chain operations . Ziel der heutigen Vorlesung ist es, eine Reihe von Prinzipien zu skizzieren, die Ihren Unternehmen zu besseren Schreibpraktiken verhelfen können, mit dem konkreten Ziel, ihre supply chain Praktiken zu verbessern.
Ein beträchtlicher Anteil dieser Prinzipien ist nicht ausschließlich für supply chains spezifisch. Dennoch sind sie von primärem Interesse für supply chain operations, gerade weil das supply chain management von Natur aus komplex ist.
Besseres Schreiben beginnt mit besserem Englisch, und ich fürchte, ich bin nicht die kompetenteste Person, um eine solche Vorlesung zu halten, da ich selbst kein englischer Muttersprachler bin. Dennoch werde ich mein Bestes geben.
In diesem Bereich möchte ich ein sehr kleines Buch vorstellen, “The Elements of Style” von William Strunk, welches ein zeitloser Klassiker ist. Wahrscheinlich ist ein beträchtlicher Teil des nordamerikanischen Publikums dieser Vorlesungen bereits mit diesem Buch vertraut. Als Nicht-Muttersprachler würde ich dieses Buch meinem gesamten Publikum empfehlen. Es ist eine fantastische Lektüre und gehört wahrscheinlich zu den Büchern, die mir aus beruflicher Sicht in den letzten zwei Jahrzehnten am meisten geholfen haben.
In diesem Buch skizziert der Autor eine Reihe sehr einfacher Regeln, wie beispielsweise “Omit needless words in sentences,” “Omit needless phrases in paragraphs,” und “Omit needless paragraphs in texts.” Diese Regeln, obwohl simpel, werden auch sehr häufig übersehen. Wenn man die in diesem Buch dargestellten Regeln außer Acht lässt, landet man zwangsläufig bei schriftlichen Materialien von sehr geringer Qualität.
Übrigens, bei einem Buch, das so viel Wert auf Einfachheit legt, kann ich nicht umhin zu bemerken, dass das Buch von einer Ausgabe zur nächsten nicht einfacher geworden ist. Tatsächlich ist die letzte Ausgabe, die fast 50 Jahre nach dem Tod des ursprünglichen Autors veröffentlicht wurde, doppelt so groß wie die Originalausgabe. In diesem Fall würde ich die allererste Ausgabe empfehlen, die ich für die beste halte.
Komplexität steht im Zentrum des supply chain management. Wie wir in der allerersten Vorlesung dieser Reihe definiert haben, ist supply chain management die Beherrschung von Optionalität in den Flüssen physischer Güter. Supply chain management überschneidet sich von Natur aus mit einer Vielzahl von Parteien, von Kunden, Lieferanten, Vertrieb, Produktion, Beschaffung, Transport, Logistik und mehr. Mit all diesen Parteien muss jederzeit, mindestens täglich oder wöchentlich, ein Dialog aufrechterhalten werden. In dieser Hinsicht erweist sich die mündliche Überlieferung als ziemlich schwach. Aus meiner Sicht sind E-Mail und Chat ebenfalls Teil der mündlichen Überlieferung, wenn auch nur, weil es bei E-Mail und Chat im Grunde nach dem Motto “write once, read once, and dispose” funktioniert. Das unterscheidet sich grundlegend von einer schriftlichen Tradition, bei der ein Text mit großer Sorgfalt verfasst wird, mit der Absicht, dass dieser Text von vielen Parteien mehrfach über die Zeit gelesen wird.
Wir müssen mit zahlreichen Parteien einen Dialog aufrechterhalten, und es gibt viele Elemente, die routinemäßig besprochen werden müssen. Ein weiteres Problem ist die Entwicklung des Arbeitsmarktes selbst. In den letzten zwei Jahrzehnten hat sich der Arbeitsmarkt verändert. Als anekdotisches Indiz beträgt die mittlere Betriebszugehörigkeit bei Amazon und Google heutzutage nur etwas mehr als ein Jahr. Diese Zahl ist nicht untypisch für andere Bereiche des Arbeitsmarktes. Zum Beispiel liegt die mittlere Betriebszugehörigkeit in Frankreich für Angestellte unter 30 Jahren mit einem Ingenieurabschluss nur bei eineinhalb Jahren.
Wir befinden uns heute in einer ganz anderen Welt als in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts, als Menschen in ein Unternehmen traten, mit der Absicht, ihre gesamte Karriere in diesem einen Unternehmen zu verbringen. Heutzutage wechseln die Menschen relativ schnell ihre Positionen, mit einer mittleren Dauer von zwei Jahren oder weniger für jenes Berufsbild, das aus supply chain Perspektive von Interesse ist. Das Problem ist, dass wir einen Dialog aufrechterhalten müssen, und sowohl die Menschen innerhalb der supply chain als auch die außerhalb alle zwei Jahre ihre Positionen wechseln werden. Dies schwächt die mündliche Überlieferung weiter, und deshalb ist es von größter Bedeutung, eine schriftliche Tradition zu haben. Sie ist notwendig für eine supply chain, die reibungslos in großem Maßstab operiert und sich selbst verbessern kann, selbst wenn die meisten der in einer bestimmten supply chain zu einem bestimmten Zeitpunkt tätigen Personen in fünf Jahren nur noch eine Minderheit darstellen, da die meisten von ihnen inzwischen woanders am Markt tätig sein werden.
Die Etablierung der Prinzipien für eine kraftvolle, effiziente schriftliche Tradition ist das Thema der heutigen Vorlesung.
Diese Vorlesung ist die fünfte in einer langen Vorlesungsreihe und Teil des zweiten Kapitels meiner Serie über supply chain management. Im ersten Kapitel habe ich meine Ansichten über supply chain als ein Studienfeld und als Praxis dargestellt. Insbesondere habe ich herausgestellt, dass supply chain management im Wesentlichen eine Ansammlung von wicked problems ist, im Gegensatz zu tame problems. Überall gibt es konfrontative Verhaltensweisen.
In der heutigen Vorlesung werden wir sehen, dass supply chain management im Team durchgeführt wird, aber es ist ein sehr großes Team, das Hunderte oder sogar Tausende von Teammitgliedern umfassen kann. Deshalb erweist sich die mündliche Überlieferung als so schwach, wenn so viele Personen gleichzeitig involviert sind. Eine schriftliche Kommunikationsform zu haben, insbesondere überlegene Formen schriftlicher Kommunikation, ist entscheidend. Genau das ist das Thema der vorliegenden Vorlesung.
Zunächst ist es wie üblich interessant, einen Blick darauf zu werfen, was die Wissenschaft zu diesem Thema zu sagen hat. Um zu verstehen, was es bedeutet, eine überlegene Form des Schreibens zu haben, ist es wichtig, zunächst zu verstehen, was es heißt zu lesen. Es gibt eine sehr interessante Usability-Studie, die 2006 von Jakob Nielsen durchgeführt wurde. Diese Studie basierte auf Eye-Tracking von 232 Nutzern, die mehrere tausend Seiten gelesen haben. Die resultierenden Heatmaps, die auf dem Bildschirm angezeigt werden, stammen von ihren Augenbewegungen auf den Webseiten.
Eye-Tracking auf Webseiten ist hochrelevant, da heutzutage das meiste, was Menschen beruflich lesen, auf einem Computermonitor stattfindet, wobei der Großteil der Inhalte innerhalb einer Webseite gelesen wird. E-Mails und soziale Netzwerke mögen Apps sein, aber im Grunde operieren sie in Webbrowsern als Web-Apps, was dem Lesen auf einer Webseite sehr ähnlich ist.
In dieser Usability-Studie lieferte Jakob Nielsen eine Reihe interessanter Erkenntnisse. Unter diesen Erkenntnissen zeigt er, dass, obwohl Leseverhalten von der spezifischen Seite abhängt, Augenbewegungen standardmäßig an der durchschnittlichen Webseite im Internet kalibriert werden. Das bedeutet, dass die Art und Weise, wie Menschen eine bestimmte Seite auf einem Computer lesen, nicht nur von der Seite vor dem Nutzer abhängt, sondern auch vom Durchschnitt der anderen Seiten, an die Menschen beim Lesen auf ihren Computern gewöhnt sind. Nielsen zeigt außerdem, dass, wenn ein Dokument kein Layout aufweist, das mit dem durchschnittlichen Layout anderer Seiten übereinstimmt, die Leser verwirrt werden und grundlegende Aufgaben bei der Informationssuche scheitern. Die erste Erkenntnis ist, dass das optimale Layout davon abhängt, was andere Unternehmen in Bezug auf das Web-Layout tun.
Nielsen skizzierte ein sehr charakteristisches Muster, wie Menschen am Computer lesen, was aus beruflicher Perspektive von größtem Interesse ist. Das Muster ist, dass Menschen im Wesentlichen lesen, wobei die erste Augenbewegung ein kurzer horizontaler Scan von links nach rechts ist, gefolgt von einem kurzen vertikalen Scan von oben nach unten, und danach einer Reihe von sekundären horizontalen Scans von links nach rechts. Dies erzeugt ein F-förmiges Lesemuster.
Bemerkenswert ist, dass die Menschen hier nicht so sehr lesen, sondern scannen. Tatsächlich stellt Nielsen fest, dass die Menschen nach dem suchen, was er den “informational scent” nennt. Die Idee dahinter ist, dass es so viele Inhalte gibt, dass ein sequentielles Lesen eines Dokuments sehr ineffizient ist. Man möchte nicht auf einem Computer so lesen, wie man ein Buch von der ersten bis zur letzten Seite in vollständiger Reihenfolge liest. Stattdessen scannen die Menschen tatsächlich Seiten, identifizieren einige Informationsperlen, klicken einen Link und springen zum nächsten Dokument. Sie nehmen eine sequentielle Leseweise erst dann an, wenn sie überzeugt sind, dass das präsentierte Material für die anstehende Aufgabe relevant ist. Die Menschen lesen nicht nur zum Vergnügen; in der Regel gibt es einen Zweck oder eine Aufgabe, die aus beruflicher Sicht, insbesondere im Kontext von supply chain, von größter Relevanz ist.
Wenn wir uns das F-förmige Muster ansehen, stellen wir fest, dass, wenn wichtige Wörter nicht im Titel oder zu Beginn jedes Absatzes vorhanden sind, die Nutzer die Information übersehen. Jakob Nielsen zeigt in seiner Studie, dass Webseiten, die schriftliches Material präsentieren und diese Regel nicht einhalten, die Nutzer erheblich verwirren, wodurch es ihnen schwerfällt, selbst grundlegende Aufgaben auf der Webseite zu erfüllen. Dieses Prinzip ist für alle schriftlichen Materialien, die eine schriftliche Tradition für supply chain unterstützen, von großer Bedeutung und Relevanz.
Interessanterweise kam die Wissenschaft etwa ein Jahrhundert nach der Praxis auf den Plan. Die Praxis, die als “inverted pyramid” bezeichnet wird, wurde zum Wenden des 20. Jahrhunderts in der Nachrichtenberichterstattung populär und dominierend. Die inverted pyramid verkörpert das F-förmige Lesemuster und geht davon aus, dass Menschen mit diesem Scannmuster lesen werden. Die Technik wurde in verschiedenen Branchen eingesetzt und war bereits in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts in vielen großen Unternehmen, insbesondere in solchen mit umfangreichen supply chains, etabliert.
Die inverted pyramid folgt zwei Prinzipien. Das erste besagt, dass das wichtigste Element an erster Stelle stehen muss. Zum Beispiel lauten in der Schlagzeile der New York Times die ersten vier Wörter “Men walk on Moon.” Wenn wir nur die ersten vier Wörter lesen, erhalten wir bereits das Wesentliche dessen, worüber die Seite diskutieren wird. Die Idee ist, das, was am wichtigsten ist, ganz oben zu platzieren.
Wenn Sie den Text durcharbeiten, werden Sie auf Informationen von geringerer Wichtigkeit stoßen. Die Idee ist, mit der wichtigsten Information zu beginnen, dann zu fast ebenso wichtigen Informationen überzugehen und den Gradienten von der wichtigsten zur unwichtigsten Information fortzusetzen. So ist die erste grundlegende Regel des inverted pyramid Stils, mit der wichtigsten Information zu beginnen. Wenn zum Beispiel das Fazit der wichtigste Teil ist, sollte es ganz am Anfang des Dokuments stehen und nicht am Ende. Dieses Muster widerspricht vielem, was in zahlreichen Schulen und Universitäten in Bezug auf das Schreiben gelehrt wird.
Die zweite Regel besagt, dass der Text in sich abgeschlossen sein soll, wann immer der Leser aufhört zu lesen. Wenn der Leser nur den Titel liest, sollte das ausreichend sein. Wenn er den Titel und den ersten Absatz liest, sollte das ebenfalls genügen, und so weiter. Dadurch kann der Leser selbst entscheiden, wann er aufhören möchte zu lesen, in dem Wissen, dass er bereits die wichtigste Information erhalten hat. Dieser Ansatz folgt der Idee eines professionellen Einsatzes von Dokumentation, bei der die Leser von einem Dokument zum nächsten springen, auf der Suche nach informationen, die für die jeweilige Aufgabe relevant sind. Dies ist die Idee, die in der inverted pyramid Schreibform verkörpert wird, welche den in Schulen und Universitäten gelehrten Schreibstilen, wie etwa Aufsätzen mit Einleitung, Hauptteil und Schluss, diametral entgegensteht, da diese für die berufliche Kommunikation völlig ungeeignet sind.
In dieser Vorlesung werde ich eine Reihe von Richtlinien vorstellen, wie du deine supply chain von einer mündlichen Tradition in eine schriftliche Tradition überführst, wobei verschiedene Situationen und Elemente, die in einer supply chain auftreten, berücksichtigt werden. Ich werde auch eine Reihe unglücklicher, schlechter Praktiken behandeln, die sehr populär sind.
Das Erste, was in einer supply chain schriftlich festgehalten werden muss, ist das Problem selbst. Es gibt eine Denkweise, die an Universitäten und Schulen umfassend gelehrt wird: Das Problem wird als gegeben betrachtet. Als Student sollst du die Antwort liefern und gute Noten erhalten, wenn du die korrekte Antwort hast. Offensichtlich wird das Problem selbst von der Person vorgegeben, und du hinterfragst nicht die Gültigkeit des Problems. Du denkst, dass die Richtigkeit der Antwort auf das Problem zählt. Aus realweltlicher Perspektive ist dies jedoch völliger Unsinn.
In der Regel besteht der schwierigste Teil beim schriftlichen Festhalten von Geschäftsprozessen darin, zu entscheiden, was eigentlich ein Problem ausmacht. Das Problem ist nicht gegeben; es ist etwas sehr Subtiles und Nuanciertes. Für die meisten supply chains ist der Ausgangspunkt einer schriftlichen Tradition, aufzuschreiben, worum es in der supply chain geht und sich auf das “Warum” zu konzentrieren. Mithilfe des Toyota-ähnlichen rekursiven “Warum” dokumentierst du das Problem, indem du alle “Warums” stellst und dich so in die Tiefe begibst, um alle Vorannahmen zu hinterfragen.
Die Definition eines Problems wird nicht jedermanns Zustimmung finden. Die supply chain befindet sich an der Schnittstelle vieler Menschen und Parteien. Wenn du beginnst, die eigentliche Definition des Problems zu berühren, übernimmt dies einen politischen Aspekt und bestimmt die Struktur des Unternehmens, in dem du tätig bist. Es gibt jedoch einen Silberstreif: Wenn du anfängst, deine supply chain-Probleme schriftlich festzuhalten, wird jedem viel klarer, was du in deinem Unternehmen und all den beteiligten Abteilungen (Einkauf, Produktion, Marketing, Vertrieb etc.) nicht verstehst. Das ist gut, denn es bedeutet, dass, wenn du all diese Elemente dokumentierst, die Fehler, die du bereits machst, sichtbar werden und andere die Möglichkeit haben, dich im Interesse des Unternehmens herauszufordern.
Der zweite Punkt ist, dass die meisten modernen Optimierungstechniken für supply chain, wie zum Beispiel predictive optimization, stark von Daten abhängig sind. Wie wir in der vorherigen Vorlesung gesehen haben, fallen Daten in einer supply chain nicht vom Himmel. Es gibt kein fertiges Datenset, das für Data Science bereitsteht. Die vorhandenen Daten stammen aus Komponenten von enterprise software, die nicht mit dem Gedanken an Data Science entwickelt wurden. Das ERP (Enterprise Resource Management) wurde nicht dafür entworfen, Data Science zu betreiben, sondern um das Unternehmen effizienter, produktiver und zuverlässiger zu führen. Die Art von Daten, die du erhältst, ist nicht unbedingt schlecht; häufig ist es einfach das, was es ist, und möglicherweise schlecht dokumentiert. Die zweite Phase der Etablierung einer schriftlichen Tradition für deine supply chain beginnt mit der Dokumentation und Niederschrift aller Daten. Die größte Herausforderung besteht oft darin, die Semantik der Daten und ihren Zweck aus der Perspektive der supply chain zu etablieren.
Enterprise-Systeme können Hunderte von Tabellen enthalten, und in jeder Tabelle können Dutzende oder potenziell Hunderte von Feldern vorhanden sein. Jedes einzelne Feld in jeder Tabelle, was im Grunde eine Spalte in einem relationalen System darstellt, muss dokumentiert werden. Die Festlegung der Semantik ist entscheidend. Zum Beispiel kann die Semantik eines Bestelldatums sehr mehrdeutig sein. Es kann das Datum sein, an dem die Bestellung im System erstellt wurde, das Datum, an dem der Eintrag zuletzt von einem Benutzer geändert wurde, das Datum, an dem die Bestellung von jemandem im Unternehmen genehmigt wurde, das Datum, an dem die Zahlung getätigt wurde, das Datum, an dem der Lieferant den Erhalt der Bestellung bestätigt hat, und so weiter. Es kann mehrere Interpretationen geben, weshalb Felder wie “order date” tief mehrdeutig sind. Die Semantik liegt darin, was die Menschen mit dieser Spalte tun, und nicht in dem, was vom Softwareanbieter dokumentiert wurde.
Wie in einer der vorangegangenen Vorlesungen zur experimentellen Optimierung besprochen, sind Semantiken im Wesentlichen Theorien über die Natur der Daten. Der einzige Weg, herauszufinden, ob deine Theorie korrekt ist, besteht darin, sie durch Experimente zu testen. Ein Irrglaube bei der Dokumentation von supply chain-Daten ist zu denken, dass dies isoliert vom Entscheidungsprozess der supply chain geschehen kann. Nur durch den Aufbau eines Satzes numerischer Rezepte, die supply chain decisions erzeugen, kannst du deine Theorien testen, die die Semantik repräsentieren, von der du glaubst, dass sie für deine Daten zutrifft.
Das Nächste, was dokumentiert werden muss, ist das Produkt. In einer früheren Vorlesung mit dem Titel “Product-Oriented Delivery for Supply Chain” haben wir erörtert, dass moderne supply chain-Praktiken den Aufbau eines Satzes numerischer Rezepte beinhalten, die automatisch alle alltäglichen, banalen Entscheidungen generieren, die deine supply chain täglich treffen muss. supply chain wird definiert als die Beherrschung von Optionalitäten, und das supply chain-Produkt ist das Stück Software, das alle Optionen nutzt, um jeden Tag die richtigen Entscheidungen zu treffen. Die meisten supply chain decisions sind repetitive, wie das Auffüllen von Beständen, die Produktion von Inventar und das Anpassen der Preise nach oben oder unten.
Das Produkt ist im Wesentlichen das Stück Software, das alle numerischen Rezepte sammelt, die all diese Entscheidungen generieren, und dieses Produkt muss dokumentiert werden. Schriftlich besteht das große Problem darin, dass eine starke Versuchung besteht, den Code umzuformulieren. Die Software wird mit einer Programmiersprache implementiert, und es ist sehr verlockend – da es tatsächlich einfach zu bewerkstelligen ist –, den Code bei der Dokumentation umzuformulieren. Das Umformulieren des Codes ist jedoch völlig sinnlos. Wenn du wissen möchtest, was der Code tut, kannst du ihn einfach lesen. Es hilft niemandem, wenn du den Code ins Englische übersetzt – auf eine Weise, die viel mehrdeutig und schwerer zu verstehen ist.
Der Zweck der Dokumentation eines Softwareprodukts besteht nicht darin, den Code umzuformulieren; vielmehr geht es darum, das “Warum” zu erklären. Warum haben wir diese numerischen Rezepte überhaupt implementiert, und welche versteckten Probleme müssen wir bewältigen? Wenn du das “Warum” nicht dokumentierst, neigen die Menschen möglicherweise dazu, die numerischen Rezepte auf eine Weise zu ändern, die nicht funktionieren wird, weil sie nicht verstehen, warum sie ursprünglich so gestaltet wurden. Vielleicht gibt es in den numerischen Formeln eine Besonderheit, bei der du denkst, eine Formel sei etwas komisch, und es gäbe eine viel einfachere Möglichkeit, das, was im Grunde dasselbe darstellt, auszudrücken. Allerdings könnte die einfachere Form ein Problem mit der numerischen Stabilität haben. Es ist sehr wichtig, das “Warum” zu dokumentieren.
Es ist zudem unerlässlich, alle gescheiterten Versuche zu dokumentieren, da Softwareprodukte typischerweise in hoch iterativen Prozessen entwickelt werden. Die meisten Ansätze scheitern aus unterschiedlichen Gründen, und man macht einfach weiter. Was du siehst, ist lediglich das Ergebnis eines langen evolutionären Prozesses, in dem im Laufe der Zeit viele nicht erfolgreiche Pfade abgeschnitten wurden. Wenn du diese abgeschnittenen Pfade nicht dokumentierst, wirst du dieselben Fehler immer wieder wiederholen. Bedenke, dass wir in einer Welt leben, in der die durchschnittliche Verweildauer von Mitarbeitern in Unternehmen, insbesondere von Ingenieuren, etwa zwei Jahre beträgt. Es ist entscheidend, zu dokumentieren, warum du diese Option für numerische Rezepte gewählt hast und warum scheinbar gute Alternativen verworfen wurden, weil sie auf eine Art und Weise scheiterten, die sehr kontraintuitiv sein kann.
Abschließend ist es auch wichtig, die bekannten Schwächen in den numerischen Rezepten zu dokumentieren, da diese von größtem Interesse für die kontinuierliche Verbesserung des Softwareprodukts sind, das die supply chain steuert.
Wir müssen auch den Prozess dokumentieren, also das, was von den Menschen routinemäßig erwartet wird. Aufgrund meiner Herangehensweise an die supply chain sollte der Prozess mit großer Sorgfalt behandelt werden. In einer idealen Welt gäbe es überhaupt keinen Prozess, da alles Wiederholbare in der Software implementiert und somit automatisiert werden sollte. Im Grunde genommen sind Prozesse jene Dinge, die sich einer Automatisierung entziehen oder dieser in irgendeiner Weise widerstehen.
Dennoch operieren supply chains unter weniger idealen Bedingungen, was einer realen Perspektive entspricht. Selbst wenn wir versuchen, einen sehr hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, sind immer noch menschlich gesteuerte Prozesse involviert. Das Problem, das ich mit Prozessen habe, ist, dass die durch die ISO 9000-Perspektive betonte Denkweise sehr toxisch wirkt. Die ISO 9000-Serie legt zu viel Wert auf das “Was”, und das führt dazu, dass sich der Prozess rasch etabliert und die Menschen anfangen, die Einhaltung des Prozesses zu hinterfragen, anstatt den Prozess selbst zu kritisieren.
Wenn du das “Was” dokumentierst, wird gute Arbeit zunehmend daran gemessen, wie regelkonform du in Bezug auf den Prozess bist. Als anschauliches Beispiel nutzte eine der von Lokad betreuten Banken, eine große internationale Bank, über zwei Jahrzehnte lang Faxgeräte, selbst nachdem die übrige Welt längst weitergezogen war. Sie verwendeten Faxgeräte bis vor kurzem, weil sie den Prozessen Folge leisten mussten. Dieses Beispiel illustriert das Problem mit Prozessen: Sobald ein Prozess etabliert ist, entwickelt er meist einen bürokratischen Kern und hält länger an, als er eigentlich nützlich sein sollte.
Wenn ich also von der Dokumentation eines Prozesses spreche, betone ich die Wichtigkeit, auf das “Warum” zu achten und die Hauptgründe zu verstehen, die der Etablierung dieses Prozesses zugrunde liegen. Es ist entscheidend, sich an das “Warum” zu erinnern, denn wenn der Grund für den Prozess verschwindet – was geschehen kann, wenn sich die Technologie weiterentwickelt oder bestimmte Probleme oder Bedürfnisse nicht mehr in derselben Form auftreten –, sollte der Prozess eingestellt werden. Das “Warum” sollte daher der primäre Fokus der Prozessdokumentation sein, um sicherzustellen, dass der Prozess beendet wird, sobald er nicht mehr relevant ist. Dies ist eine Frage der Effizienz, und da supply chains groß, komplex und weitgehend bürokratisch sind, müssen wir diesen Aspekten besondere Aufmerksamkeit schenken.
Zusammenfassend, wenn wir daran denken, eine supply chain von einer mündlichen in eine schriftliche Tradition zu überführen, sollten all diese Materialien in dem zusammengetragen werden, was üblicherweise als das Handbuch oder das “große Buch der supply chain” bezeichnet wird. Dieses große Buch wird das Problem, die Daten, das Produkt und den Prozess vereinen. Im Falle großer Kunden, die umfangreiche supply chains betreiben, kann dieses Handbuch mehrere hundert Seiten umfassen. Supply chains sind hochkomplex, mit diversen branchenspezifischen Herausforderungen, was die Problemdefinition kompliziert macht. Die Daten können ebenfalls sehr komplex sein, mit potenziell Dutzenden von ERPs in großen Unternehmen. Die numerischen Rezepte können ziemlich kompliziert sein, und das Produkt, das die supply chain decisions steuert, sollte so einfach wie möglich, aber nicht einfacher gestaltet werden. Die Prozesse können Dutzende von Parteien involvieren, was sie sehr umfangreich macht.
Als Ergebnis kann ein massives Handbuch entstehen, weshalb es unerlässlich ist, dass dieses Handbuch der Schreibform der umgekehrten Pyramide folgt. Die Einleitung des Handbuchs sollte im Stil der umgekehrten Pyramide verfasst sein, indem die wichtigsten Elemente gleich zu Beginn präsentiert werden. Jedes Kapitel sollte ebenfalls der umgekehrten Pyramidenstruktur folgen, beginnend mit den wichtigsten Elementen und allmählich zu weniger relevanten oder bedeutsamen Aspekten übergehend. Dieses Prinzip der umgekehrten Pyramide sollte auch auf die Abschnitte innerhalb der Kapitel angewendet werden. Die umgekehrte Pyramidenform soll den Menschen helfen, umfangreiche Dokumente effizient zu durchforsten.
Vielleicht wird das Handbuch sequentiell gelesen, wenn ein neuer Mitarbeiter dem Unternehmen beitritt und einige Tage damit verbringt, das gesamte supply chain-Handbuch von Anfang bis Ende zu studieren. Meistens hingegen werden die Menschen im Handbuch hin und her springen, um direkt die relevantesten Informationen zu finden und dann mit ihrer eigentlichen Aufgabe fortzufahren. Genau deshalb ist die umgekehrte Pyramide als Schreibform so wichtig, wenn du eine große Menge an schriftlichen Materialien so konsolidieren möchtest, dass du sie in deinem täglichen Betrieb produktiv nutzen kannst. Es ist nicht dafür gedacht, linear gelesen zu werden – außer vielleicht zu Beginn, wenn du dem Unternehmen beitrittst.
Bei Lokad gehört es zu unserer etablierten Praxis, wenn wir eine supply chain-Initiative für einen Kunden durchführen, sämtliche Dokumentationen in einem sogenannten Joint Procedure Manual zu sammeln. Der Grund für das Präfix “joint procedure” liegt darin, dass Lokad ein Unternehmen außerhalb des interessierenden Unternehmens ist, sodass es sich um ein Handbuch handelt, das über die supply chain mit einem Drittunternehmen – nämlich Lokad – geteilt wird. Einer der Hauptvorteile eines solchen Handbuchs ist, dass es den Übergang von einem Supply Chain Scientist zum nächsten erleichtert.
In der zweiten Vorlesung des ersten Kapitels, in der ich die Vision für die Quantitative Supply Chain präsentierte, führte ich die Rolle des Supply Chain Scientist ein, also die Person, die die Verantwortung für die Generierung und die numerischen Rezepte übernimmt, die supply chain decisions erzeugen. Wie die meisten anderen Unternehmen ist Lokad nicht immun gegen Fluktuation, weshalb es entscheidend ist, dass das Handbuch einen reibungslosen Übergang von einem Supply Chain Scientist zum nächsten gewährleistet. Das Handbuch verkörpert all das unternehmerische Denken, das in die Etablierung des Produkts und der damit verbundenen Prozesse eingeflossen ist.
Wenn es um schriftliche Materialien geht, gibt es viel Spielraum, Inhalte minderer Qualität zu produzieren, und es gibt bestimmte Anti-Patterns, auf die ich hinweisen möchte. Anti-Patterns sind Dinge, die von vielen gemacht werden, aber dem Unternehmen schaden und vermieden werden müssen. Lassen Sie uns die schlechten Praktiken beziehungsweise Anti-Patterns durchgehen, die sich meiner Erfahrung nach am schädlichsten für die supply chain auswirken.
Das erste ist “happy talk”, das durch eine Art Konzernsprache gekennzeichnet ist, die nahezu vollständig informationsfrei ist. Es handelt sich um ein Stück Konzernschreiben, das fast reiner Lärm ohne jegliche Information ist. Ich glaube, dass happy talk die natürliche Folge des Konsensstrebens ist. Wenn Menschen als soziale Wesen versuchen, ihre Kollegen nicht zu verärgern, wollen sie natürlich nett zueinander sein. Das spezifische Problem der supply chain besteht darin, dass sie an der Schnittstelle so vieler Beteiligter wie Produktion, Vertrieb, Marketing, Beschaffung und Einkauf liegt. Man befindet sich an der Schnittstelle so vieler Parteien, dass, wenn man in allen diesen Bereichen einen vollständigen Konsens anstrebt, man am Ende mit dem kleinsten gemeinsamen Nenner dasteht – was nahezu nichts ist. Das ist das große Problem hier. Es ist sehr verlockend, nichts zu sagen, weil das, was man auch immer sagt, irgendwo jemanden verärgern wird. Wenn die Menschen das erkennen, nimmt der happy talk eine andere Form an, die noch schlimmer ist, als gar nichts zu sagen. Die Menschen merken, dass wenn sie etwas sagen, es für sie nachteilig ausgehen wird oder sie Personen verärgern, die sie lieber nicht verärgern möchten. Die nächste Stufe besteht darin, genau das zu sagen, was man sagen kann, ohne jemanden zu verärgern, nämlich positive Dinge über sich und sein Team. Dann wird es zu einer Art Selbstbeweihräucherung, bei der im Grunde die Konzernkommunikation zu Werbetexten wird, die nur denjenigen fördern, der sie verfasst. Offensichtlich entspricht all dies überhaupt nicht dem Konzerninteresse, die supply chain tatsächlich zu verbessern und etwas Gutes für sie zu tun.
Als Lackmustest zur Erkennung von happy talk stellen Sie sich bei jedem Konzernschreiben einfach die Frage: Könnte ich diesen Text in eine andere Abteilung oder sogar in ein anderes Unternehmen übernehmen, und wäre dieser Text in dieser anderen Abteilung oder in diesem anderen Unternehmen ebenso relevant? Wenn Sie einen Text finden, der, wenn er in eine andere Abteilung oder ein anderes Unternehmen verlagert wird, ebenso relevant wäre, stehen die Chancen sehr hoch, dass es sich um reinen happy talk handelt und dass er lediglich deshalb auch in einem anderen Unternehmen relevant erscheint, weil er nichts aussagt.
Die Lösung ist im Wesentlichen Mut. Man muss für etwas einstehen. supply chain kann es nicht jedem recht machen. supply chain ist im Grunde eine Kunst der Kompromisse. Wenn Sie den Vertrieb bis zum Äußersten mit himmelhohen service levels erfreuen, haben Sie eine hervorragende Servicequalität, werden aber das Finanzwesen verärgern, weil Sie dabei so viel Verschwendung und unverkäufliche Lagerbestände erzeugen. Wenn Sie die Produktion maximal zufriedenstellen wollen, mag dies nicht mit dem übereinstimmen, was auf dem Markt Anklang findet, sodass es nicht zu dem passt, was verkauft wird und was das Marketing vorantreibt. supply chain ist im Wesentlichen ein Kompromiss zwischen all diesen Parteien, sodass es unmöglich ist, es allen recht zu machen. Man muss akzeptieren, dass es ein Balanceakt ist – und in gewissem Maße werden alle beteiligten Parteien verärgert – wobei es nicht darum geht, sie zu verärgern, sondern einen für das Unternehmen so profitablen Kompromiss zu erreichen.
Geheimes Benennen und geheimnisvolles Wissen sind bewährte Praktiken, um bürokratische Macht in einer Organisation zu sichern. Dies ist eine sehr alte Technik, vermutlich tausende Jahre alt. supply chain, so wie sie ist – die Beherrschung der Optionalität – ist grundsätzlich eine Praxis, die auf Managementebene etabliert wird. Ich unterscheide ausdrücklich zwischen supply chain und Logistik und definiere supply chain als Beherrschung der Optionalität. Es ist im Wesentlichen eine Managementebene, und daher enthält sie im Kern ein unvermeidbares bürokratisches Element. Es ist wie der Klebstoff, der das Unternehmen zusammenhält – er ist unvermeidlich. Es ist wichtig zu erkennen, dass im Kern der supply chain ein bürokratischer Kern liegt.
Es ist sehr verlockend und einfach, in die Falle des geheimnisvollen Benennens zu tappen. Dafür braucht man keinen großartigen Plan; man muss einfach faul sein. Diese Faulheit verstärkt nur die Elemente des geheimnisvollen Benennens, denn wenn man beim Benennen nachlässig ist, landet man mit schlecht gewählten und undurchsichtigen Namen. Interessanterweise verleiht diese Undurchsichtigkeit, obwohl sie nicht die Hauptabsicht ist, diesen Elementen der Organisation eine zusätzliche Machtebene.
Als Lackmustest kann man prüfen, wie viele Akronyme in der Organisation verwendet werden. Die Neigung, Akronyme zu verwenden, geht einher mit dem Ausmaß der geheimen Macht, die bürokratische Parteien im Unternehmen ausüben. Unternehmen, die bürokratische Macht vermeiden wollen, bemühen sich, diese undurchsichtigen Akronyme, die den Eingeweihten vorbehalten sind, zu minimieren.
Diese geheimnisvollen Namen sind nicht nur wegen politischer Aspekte problematisch; sie schaffen eine dauerhafte Undurchsichtigkeit, die zu Effizienzverlusten führt. Die Produktivität all dessen, was man im Unternehmen zu leisten versucht, wird durch diese ständige Reibung verringert. Wann immer ein Mitarbeiter ein Problem angeht, stößt er auf ein halbes Dutzend Akronyme und muss ständig im Glossar eines Handbuchs nachschlagen, um herauszufinden, was diese bedeuten. Dies führt zu Verwirrung und reduziert die operative Effizienz.
Außerdem, wie ich bereits in der ersten Reihe von Leitlinien zur Etablierung einer schriftlichen Tradition betont habe, ist die schwierigste Frage, die beantwortet werden muss, “warum”. Jegliches Ausmaß an Verwirrung – wie etwa ungeeignete Benennungen – erschwert es, diese Frage zu beantworten. Korrekte Namen zu haben, ist essentiell, um die allgegenwärtige Verwirrung in einem ohnehin schon sehr komplex gestalteten Umfeld wie der supply chain zu reduzieren.
Die Lösung besteht in guten Namen, und daran gibt es kein Geheimnis. Es ist viel Arbeit. Es gibt ein Sprichwort in der Informatik, dass es nur zwei außerordentlich schwierige Probleme gibt: Cache-Invalidierung und Variablennamen. Gute Namen zu finden ist äußerst schwierig und erfordert Mühe. Es ist nicht unvernünftig, eine ganze Stunde damit zu verbringen, einen guten Namen für etwas zu finden. Das ist keine Zeitverschwendung; es ist sehr wichtig.
Hell’s Bullet ist ein weiteres Problem, und das Problem liegt hier bei den Folien, wie sie in PowerPoint-Präsentationen zu finden sind. Diese Folien besitzen sehr selten die Eigenschaften, die man von einem Fließtext erwarten würde. Es handelt sich nicht um ein Formatproblem, sondern der Kern des Problems liegt im sogenannten “grafischen Schreiben”, das typischerweise durch den massiven Einsatz von Aufzählungspunkten gekennzeichnet ist. Diese Aufzählungspunkte ersetzen alle logischen Verbindungswörter im Text, wie “und”, “oder”, “dann”, “doch”, “jedoch” und “außerdem”. Am Ende erhält man einen Text, der zutiefst mehrdeutig ist.
Für die Person, die den Text auf der Folie verfasst, ist dies in der Regel nicht die Hauptabsicht. Allerdings ist es viel einfacher, einen Text zu schreiben, der durch Aufzählungspunkte mehrdeutig ist, als einen richtig verbundenen Text zu erstellen, in dem man etwas Sinnvolles zu Papier bringen muss. Als einfachen Lackmustest können Sie feststellen, ob das, was Sie lesen, eine Art Hell’s Bullet oder grafisches Schreiben ist, indem Sie es laut vorlesen. Ergibt es beim Vorlesen keinen Sinn, handelt es sich nicht um richtiges Schreiben. Ein Text sollte so geschrieben sein, dass man ihn laut vorlesen kann und er Sinn macht.
Es gibt auch andere Formen und Varianten des grafischen Schreibens, wie Zwei-zu-Zwei-Diagramme oder SWOT-Diagramme, die ebenfalls leicht zu erstellen, zutiefst mehrdeutig und sehr informationsarm sind. Die Lösung hier ist einfach: Schreiben Sie prägnante Phrasen.
Übrigens gibt es sehr erfolgreiche Unternehmen, wie Amazon, die ein enormes Misstrauen gegenüber Folien hegen. Eine Praxis, die bei Amazon seit wahrscheinlich mehr als zwei Jahrzehnten etabliert ist, ist das Memo. Wann immer ein Meeting mit vielen Beteiligten ansteht, wird vorab ein Memo verfasst. Es sollte ein Klartextdokument sein, eventuell mit einer Illustration, wenn ein Diagramm vorliegt, aber nicht mehr. Das Meeting beginnt mit etwa 10 Minuten stillem Lesen, in denen alle Beteiligten das Memo lesen. Danach wird im weiteren Verlauf des Meetings über das Geschriebene diskutiert. Ich halte diese Technik für sehr effizient, und ich nutze sie seit Langem im Schlüsselmanagement bei Lokad.
Mein letztes Anti-Pattern ist das “Droning”. Droning bedeutet, dass Menschen in einem Unternehmen wie Konzern-Drohnen agieren und so tun, als wären sie Konzern-Drohnen, anstatt tatsächlich Menschen zu sein. Ich glaube, dass dies naturgemäß aus dem fehlgeleiteten Bestreben entsteht, die Rolle, Teil eines großen Unternehmens zu sein, zu spielen. Viele nehmen es zu ernst, einem Unternehmen anzugehören, und das kann zu Kommunikationsformen führen, die aussehen, als wären sie von Robotern verfasst, um von Robotern gelesen zu werden.
Seien wir ehrlich, supply chains können manchmal langweilig sein, und nicht alle Aspekte sind überaus interessant. Vieles, wie beispielsweise das Dokumentieren hunderter Felder in Unternehmenssoftware, ist nicht besonders fesselnd. Die Arbeit selbst kann sehr alltäglich und eintönig sein – und das ist in Ordnung. Wenn man jedoch den langweiligen Aspekt noch verstärkt, indem ein Text so verfasst wird, als wäre man ein kompletter Drone, endet man mit etwas unglaublich Langweiligem, wodurch der Geist des Lesers abschaltet.
Das Problem ist: Kann man einen Text als gut geschrieben bezeichnen, wenn jemand beim Lesen des Dokuments intellektuell auf halbem Weg einschläft, weil er so unglaublich ermüdend ist? Natürlich handelt es sich um Konzernmaterialien, und wir werden keine Witze machen. Es ist jedoch kein Konzernvergehen, einen kleinen Scherz einzustreuen oder Elemente so zu präsentieren, dass sie das Interesse der Leser wecken. Dadurch lässt sich der Text hinsichtlich der effizienten Vermittlung der beabsichtigten Botschaft verbessern. Dies ist besonders wichtig in der supply chain, da diese Angelegenheiten sehr umfangreich sein können.
Der vorherrschende Vorwurf lautet oft: “Warum hast du die Dokumentation nicht gelesen?” und die Antwort könnte sein: “Ich hatte keine Lust; es war einfach zu ermüdend.” Die Lösung besteht darin, als Menschen zu agieren und in Ihren supply chain-Dokumenten für Menschen zu schreiben.
Abschließend lässt sich sagen, dass der Übergang Ihrer supply chain von einer mündlichen in eine schriftliche Tradition eine Frage der Effizienz im großen Maßstab ist. Es gibt enorme Produktivitätsvorteile, die sich durch diesen Wandel erschließen lassen. Ein häufiger Einwand ist, dass das Schreiben von Texten unglaublich schwierig sei. Ja, es ist schwierig, aber Texte bringen alle Herausforderungen an die Oberfläche und legen sämtliche Schwierigkeiten offen. Folien, insbesondere solche mit Aufzählungspunkten, sind einfacher zu erstellen, weil man die Schwierigkeit von vornherein umgeht, anstatt das Problem direkt anzugehen.
Texte sind vorteilhaft, weil sie einen zwingen, sich den Herausforderungen zu stellen – und es kann einen ganzen Tag dauern, um eine halbe Seite über die Problemstellung für Ihre supply chain zu schreiben. Wenn es das ist, was nötig ist, um eine gut etablierte, solide halbe Seite zu haben, die das Fundament dessen bildet, was Sie für Ihre supply chain zu lösen versuchen, dann sei es so. Grundsätzlich würde ich sagen, dass bessere Texte in den meisten Fällen eine überlegene Alternative darstellen. Mit Text meine ich eine schriftliche Tradition, bei der mit Sorgfalt geschrieben wurde und die Absicht bestand, dass der Text über längere Zeit gepflegt wird und immer wieder gelesen wird. Viele Unternehmen rühmen sich, dass ihre Mitarbeiter über den Tellerrand hinausdenken, aber in vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter nicht einmal in der Lage, den Tellerrand überhaupt zu beschreiben – besonders nicht schriftlich. Die erste Stufe, wenn man über den Tellerrand hinausschauen will, besteht darin, diesen erst einmal schriftlich zu beschreiben – und das ist der Ausgangspunkt.
Nun werde ich zu den Fragen übergehen. Die nächste Vorlesung findet in zwei Wochen statt. Es wird eine weitere persona sein. Denken Sie daran, dass personas im Wesentlichen umfassende Beschreibungen der Probleme allein sind; wir wollen nicht sofort zur Lösung übergehen. Es wird eine aerospace persona sein, bei der wir die ganz spezifische Welt der aerospace supply chains erkunden, die sich sehr von den meisten anderen supply chains unterscheidet.
Frage: Wie könnten, falls überhaupt, Semantik auf einen Data Lake angewendet werden? Ist es wirklich ein Data Lake, wenn er sich definiert anfühlt?
Für mich besteht ein Data Lake aus mehreren Bestandteilen, von denen einige rein technischer Natur sind. Das Erste ist, dass Unternehmenssoftware mit relationalen Datenbanken arbeitet. 99 % der existierenden Unternehmenssoftware operieren mit traditionellen relationalen Datenbanken wie SQL Server von Microsoft, Oracle, PostgreSQL oder MySQL. Diese Systeme sind auf ein ausgewogenes Verhältnis von Lese- und Schreibvorgängen ausgelegt. Sie sind auf sehr kleine Lese- und Schreibvorgänge abgestimmt, wie etwa das Ändern einer Lagerposition und das Auslesen einer Lagerposition zur gleichen Zeit.
Wenn es jedoch um die Datenverarbeitung geht, entsteht ein Problem. Genau dieses Problem versuchen Data Lakes zu lösen. Wenn man Daten verarbeiten möchte, will man alle Daten in einem Batch auf einmal auslesen, und relationale Systeme sind dafür nicht ausgelegt. Sie sind nicht effizient darin, alle enthaltenen Daten auszugeben, besonders wenn dies für mehrere Parteien gleichzeitig geschehen soll.
Ich glaube, dass ein Data Lake im Grunde eine Schicht – eine technologische Schicht – ist, in der man eine Kopie, ohne jegliche Transformation, aller Daten, die in verschiedenen Systemen liegen, an einem Ort erstellt und die Synchronisation aufrechterhält. Der wesentliche Mehrwert eines Data Lake besteht darin, sicherzustellen, dass Agenten (sie müssen nicht menschlich sein), die sämtliche Daten in einem Rutsch auslesen wollen, dies tun können, ohne die Produktion zu beeinträchtigen. Der Data Lake verhindert zudem Systemabstürze in der Produktion, die durch eine Überlastung beim simultanen Auslesen großer Datenmengen entstehen. Das ist der erste entscheidende Vorteil.
Der zweite Vorteil besteht darin, dass die Anwendungslandschaft Ihres Unternehmens sehr heterogen sein kann. Möglicherweise gibt es unzählige verschiedene Systeme, wie eine Oracle-Datenbank, eine Sybase-Datenbank, eine Microsoft-Datenbank, eine PostgreSQL-Datenbank und so weiter. All diese Systeme besitzen unterschiedliche Schnittstellen und Softwarekomponenten zum Zugriff auf die Datenbanken. Der Data Lake bietet eine einheitliche Möglichkeit, alle Daten einfach abzufragen. Das ist der entscheidende Mehrwert. Wenn es jedoch um einen guten Data Lake und dessen Semantik geht, seien Sie gewarnt: Die Semantik eines Datenfeldes hängt davon ab, was Sie mit den Daten vorhaben. Es entsteht gewissermaßen eine Illusion, und es kann ein bürokratisches Element hinzukommen, bei dem ein umfangreiches Data Lake-Team versucht, alles zu dokumentieren, obwohl es an dem wesentlichen Mechanismus der experimentellen Optimierung fehlt, um zu hinterfragen, ob die festgehaltene Semantik für jedes Feld tatsächlich korrekt ist.
Mein Vorschlag, wenn Sie einen data lake haben, besteht darin, dieses Team äußerst schlank und reduziert zu halten. Das Team, das den data lake betreibt, hat nur eine Aufgabe: eine synchronisierte Ansicht der Produktionsdaten im data lake in technisch einheitlicher Weise bereitzustellen, jedoch nicht die Dokumentation zu übernehmen. Die Dokumentation wird von den Teams erstellt, die mit den Daten arbeiten.
Frage: Manchmal könnten einfache Diagramme, die mit automatisierten Lösungen wie Microsoft Visio entworfen wurden, unser Leben erleichtern und einen Großteil der Arbeitslast bei der Datenerkundung abnehmen. Stimmst du zu?
Ja und nein. Wenn du auf eine meiner früheren Folien zurückgehst, wirst du sehen, dass du zwar Diagramme erstellen kannst und sie in gewissem Maße hilfreich sind. Ich sage nicht, dass du keine Visualisierungstools nutzen solltest, um die Beziehungen zwischen Tabellen, Schlüsseln und dergleichen darzustellen. Diese Elemente sind in Ordnung, und du kannst sogar ein paar Diagramme in dein supply chain manual einfügen. Ich halte das für relevant. Allerdings können sie die reine Textdokumentation nicht ersetzen. Denk daran, dass es vor allem um das Warum geht, was du dokumentieren möchtest. Das Tabellendiagramm, das die Beziehungen zwischen Tabellen und Schlüsseln zeigt, verrät nur das Was. Das Was ist trivial zu dokumentieren, also können Diagramme zwar dabei helfen, das Was zu dokumentieren, aber das war ohnehin schon der einfachste Teil der Herausforderung. Bedenke, dass es das Warum ist, das sehr schwer zu dokumentieren ist – und genau darauf solltest du den Großteil deiner Zeit, Mühe und Energie konzentrieren.
Frage: Was wäre dein erster bester Schritt, um gute Praktiken für Unternehmen einzuführen, die bei Null anfangen?
Nun, ich würde damit beginnen, die Problemstellung des supply chain niederzuschreiben. Es soll kein sehr langes Dokument werden. Falls du nicht in einem Unternehmen arbeitest, das etwas fantastischer Kompliziertes wie in der Luft- und Raumfahrt betreibt, und dein Unternehmen konzeptionell etwas Einfaches macht, fange mit einer klar formulierten Problemstellung an, die beschreibt, worum es beim supply chain dieses Unternehmens geht. Es sollte nicht mehr als ein paar Seiten umfassen. Lass diese Seiten zirkulieren, damit die Leute Gelegenheit haben, Einwände zu erheben, und indem du diese Einwände berücksichtigst, wird das Dokument besser und stärker. Das gibt dir einen soliden Ausgangspunkt. Es ist nicht unbedingt zeitaufwändig. Wenn du eine schriftliche Tradition beginnen möchtest, fang damit an, die erste Seite zu schreiben, die das Problem auf nachvollziehbare Weise beschreibt. Die obere Hierarchie könnte es nützlich finden, ein Verständnis dafür zu erlangen, worum es bei ihrem eigenen Unternehmen geht. Mein Ansatz wäre, mit einem bescheidenen Dokument zu starten und sich auf die Problemstellung zu konzentrieren.
Frage: Wenn du ein “mieses” Dokument finden würdest – sagen wir ein Prognoseverfahren –, wie würdest du das obere Management ansprechen, um Änderungen oder eine komplette Neufassung vorzuschlagen, da es sogar noch einfacher wäre, das Bestehende höflich zu korrigieren?
Nun, ich glaube, dass dies eine heikle Angelegenheit ist. Ich würde das Dokument nicht direkt angreifen, da die Leute es persönlich nehmen könnten. In guten Unternehmen sollte man bei Problemen hart, aber bei Menschen sanft vorgehen – was jedoch sehr schwierig ist und nur wenigen Unternehmen gelingt. Üblicherweise sind Unternehmen bei Menschen hart und bei Problemen sanft. Mein Vorschlag wäre, das obere Management mit Beispielen guter Praktiken und Regeln, die für ein gutes Dokument sprechen, wie beispielsweise der umgekehrten Pyramidenform beim Schreiben, anzusprechen. Betone, dass diese überlegene Schreibweise bereits in den 70er Jahren bei Procter & Gamble etabliert wurde. Diese Praktiken sind weder neu noch bahnbrechend; sie gehören seit Langem zum etablierten Wissen. Du kannst dein oberes Management schrittweise zu einem Verständnis dieser Praktiken führen, und sie werden wahrscheinlich zu ihrem eigenen Schluss kommen, wenn es darum geht, die Qualität des Materials zu beurteilen, das sie möglicherweise selbst erstellt haben. Viele Menschen können einen ähnlichen Weg gehen, wenn sie den richtigen Ideen ausgesetzt sind; sie werden erkennen, dass vielleicht das von ihnen erstellte Dokument verbessert werden muss, und sie werden eventuell andere Mitarbeiter um Hilfe bitten.
Vielen Dank, dass ihr an diesem Vortrag teilgenommen habt. Ich hoffe, dass all jene unter euch, die in Unternehmen arbeiten, die nicht fest in einer schriftlichen Tradition verankert sind, damit beginnen können, von mündlichen zu schriftlichen Traditionen überzugehen. Wir sehen uns in zwei Wochen; es wird zur gleichen Zeit, am gleichen Wochentag, Mittwoch, und zur gleichen Tageszeit, 15 Uhr Pariser Zeit, sein. Bis zum nächsten Mal, danke.
Referenzen
- The Elements of Style (Erste Ausgabe), William Strunk Jr, 1918
- F-förmiges Muster zum Lesen von Webinhalten, Jakob Nielsen, 2006
