00:19 イントロダクション
02:17 不要な言葉を省く
04:26 サプライチェーン
08:12 これまでのストーリー
09:20 Webコンテンツの読み方のF字型パターン（2006年）
15:15 逆ピラミッド形式の執筆
20:35 サプライチェーン向けの執筆 - シチュエーション
21:10 問題
24:48 データ
28:56 製品
34:18 プロセス
39:32 マニュアル
44:26 サプライチェーン向けの執筆 - アンチパターン
45:37 ハッピートーク
50:07 難解な命名
54:53 地獄の弾丸
59:13 ドローン
01:02:10 結論
01:04:30 今後の講義と視聴者の質問
説明
サプライチェーンは大規模なチームの調整を必要とします。したがって、書面は王様です。現代のサプライチェーンは、口承伝統とはまったく互換性がありません。しかし、サプライチェーンの実践者は、書面でのコミュニケーションスキルに関してはしばしばひどく苦労しています。ユーザビリティの研究やいくつかの著名な専門家がこれらの問題についてどのように述べているかを見てみましょう。また、実験的な最適化アプローチを通じて実行されるサプライチェーンのイニシアチブは、徹底的に文書化する必要があります。数式とソースコードは「何を」「どのように」に答えますが、「なぜ」には答えません。文書化は、サプライチェーンの科学者が直面している問題を理解するための鍵となります。時間の経過とともに、この文書化は次のサプライチェーンの科学者へのスムーズな移行を保証するための重要な要素となります。
フルトランスクリプト
皆さん、サプライチェーンのシリーズ講義へようこそ。私はジョアネス・ヴェルモレルです。今日は「サプライチェーンのための執筆」を紹介します。ライブで講義に参加している方は、いつでもYouTubeのチャットで質問することができます。ただし、講義中はチャットを読んだり質問に答えたりしません。講義の最後にチャットに戻り、その時に質問に答えます。
サプライチェーンは非常に複雑で大規模で国際的になりましたが、口承伝統だけでは十分ではありません。より良いコミュニケーション手段が必要であり、それは単純に書面の伝統です。しかし、ほとんどのサプライチェーンで見つかる書面の品質を見ると、これらの文書は少なくとも言っても不足している傾向があります。この問題は、サプライチェーンに限定されたものではありませんが、規模と複雑さのためにサプライチェーンの運営に非常に有害です。今日の講義の目的は、サプライチェーンの実践を改善するために、より良い執筆プラクティスを持つための一連の原則を概説することです。
これらの原則の多くは、サプライチェーンに限定されたものではありません。ただし、サプライチェーンの管理は本質的に複雑であるため、これらの原則はサプライチェーンの運営にとって非常に興味深いものです。
より良い文章は、より良い英語の文章から始まります。私自身がネイティブの英語話者ではないため、このような講義を行うのに最も適任な人物ではないと恐れています。それでも、私は最善を尽くします。
この領域では、ウィリアム・ストランクによる非常に短い本「スタイルの要素」を紹介したいと思います。これは永遠の名作です。おそらく、これらの講義の北米の聴衆の多くは、すでにこの本に精通しているでしょう。ネイティブの英語話者ではない私としては、この本を全ての聴衆にお勧めします。これは素晴らしい読み物であり、過去20年間で私にとって最も役立った本の一つです。
この本では、次のような非常にシンプルなルールが述べられています。「文の中の不要な単語を省略する」「段落の中の不要なフレーズを省略する」「テキストの中の不要な段落を省略する」などです。これらのルールはシンプルですが、非常に頻繁に見落とされています。この本で概説されたようなルールを見落とすと、非常に低品質な文章になってしまいます。
ちなみに、シンプルさを重視する本については、初版から次の版まで、本自体がどんどん複雑になっていることに気付かずにはいられません。実際、オリジナルの著者の死後ほぼ50年後に出版された最新版は、初版の2倍の大きさです。この状況では、私は最初の版をお勧めします。私にとっては最も優れていると思います。
サプライチェーン管理の核心は複雑さです。このシリーズの最初の講義で定義したように、サプライチェーン管理は物理的な商品の流れの選択肢の習得です。サプライチェーン管理は、クライアント、サプライヤー、販売、生産、調達、輸送、物流など、さまざまな関係者と交差します。これらの関係者とは、少なくとも毎日または毎週の頻度で対話を維持する必要があります。この点で、口頭伝承はかなり弱い傾向にあります。私の視点からは、メールやチャットも口頭伝承の一部です。なぜなら、メールやチャットでは基本的に「一度書いて、一度読んで、廃棄する」だけだからです。これは、テキストが多くの関係者によって何度も時間をかけて読まれることを意図して書かれた書面伝統とは非常に異なります。
多くの関係者との対話を維持する必要があり、定期的に議論する必要がある要素も多数あります。もう1つの問題は、仕事の市場自体の進化です。過去20年間で、仕事の市場は進化してきました。アマゾンやグーグルの中央値の在職期間は、現在ではわずか1年以上です。この数字は、仕事の市場の他の部分と矛盾していません。たとえば、フランスでは、30歳以下のエンジニアの平均在職期間はわずか1年半です。
私たちは、20世紀後半とはまったく異なる世界にいます。人々は一つの会社でキャリアを全うする意図で会社に参加していた時代とは異なり、現在では仕事のポジションを比較的迅速に入れ替えます。サプライチェーンの観点から興味のある仕事の場合、平均的な在職期間は2年以下です。問題は、維持する必要がある対話があり、サプライチェーン内外の人々が2年ごとに仕事のポジションを入れ替えることです。これにより、口頭伝承はさらに弱まり、書面伝統が非常に重要になります。スケールでスムーズに運営し、自己改善できるサプライチェーンには、書面伝統が必要です。なぜなら、特定のサプライチェーンで働いている人々のほとんどは、将来の5年後には少数派になるからです。彼らのほとんどは他の場所に移動しているでしょう。
強力で効率的な書面伝統の原則を確立することが、今日の講義のテーマです。
この講義は、長いシリーズの5番目であり、私のサプライチェーン管理シリーズの第2章の一部です。第1章では、サプライチェーンを研究の対象として、そして実践として提示しました。特に、サプライチェーン管理は、飼いならされた問題ではなく、悪質な問題の集合体であることを概説しました。私たちはあらゆる場所で敵対的な行動を目にします。
今日の講義では、サプライチェーン管理はチームで行われることを見ていきますが、非常に大きなチームであり、数百人、さらには数千人のチームメイトを含むことがあります。だからこそ、口頭伝統は同時に多くの人々と関わる際に非常に弱いのです。コミュニケーションの書面形式、特に優れた書面形式は重要です。これが今回の講義のテーマです。
まず、いつものように科学がこの問題についてどのように言っているかを見てみることが興味深いです。優れた書面形式を持つことの意味を理解するためには、まず読むことの意味を理解することが重要です。2006年にヤコブ・ニールセンが行った非常に興味深い使いやすさの研究があります。この研究は、232人のユーザーが数千ページを読み進める際のアイ・トラッキングに基づいています。画面上に表示される彼らのアイの動きから得られるヒートマップです。
ウェブページ上のアイ・トラッキングは非常に関連性が高いです。なぜなら、現在では、プロフェッショナルに読まれるほとんどのコンテンツがコンピュータ画面上で読まれ、その大部分がウェブページ内で読まれるからです。メールやソーシャルネットワークはアプリかもしれませんが、基本的にはウェブブラウザとしてウェブアプリとして動作し、ウェブページ上での読書に非常に似ています。
ヤコブ・ニールセンは、この使いやすさの研究でいくつかの興味深い洞察を提供しています。これらの洞察の中で、彼は、読書パターンは特定の興味のあるページに依存するものの、アイの動きはデフォルトでウェブ上の平均ページに合わせてキャリブレーションされることを示しています。つまり、コンピュータ上の任意のページを読む方法は、ユーザーの前にあるページだけでなく、ユーザーがコンピュータで読むのに慣れている他のページの平均にも依存するということです。ニールセンはまた、他の企業がウェブレイアウトに関して何をしているかによって、最適なレイアウトが異なることも示しています。
ニールセンは、コンピュータ上での人々の読書方法について非常に特徴的なパターンを示しました。それは、人々がまず左から右への短い水平スキャン、次に上から下への短い垂直スキャン、そして左から右への一連の二次的な水平スキャンを行いながら読むというものです。これにより、F字型の読書パターンが作られます。
ここで興味深いのは、人々が読むというよりもスキャンしていることです。実際、ニールセンは、人々が「情報のにおい」を探していると述べています。そのアイデアは、読むべきコンテンツが非常に多いため、文書を順番に読むことは非常に効率が悪いということです。コンピュータ上で本を読むのと同じように、最初のページから最後のページまで完全に順番に読むことはしたくありません。代わりに、人々は実際にページをスキャンし、いくつかの情報のヒントを見つけ、リンクをクリックして次の文書に移動します。関連するタスクに関連する素材であると確信した後に、順番に読むことになります。人々は楽しむためだけに読んでいるわけではありません。通常、目的やタスクが関わっています。これは、サプライチェーンの文脈で特に重要であり、プロフェッショナルの視点からも非常に関連性があります。
F字型のパターンを見ると、重要な単語がタイトルや各段落の先頭にない場合、ユーザーは情報を見落としてしまいます。ヤコブ・ニールセンは、彼の研究で、このルールに従わない書面を提示するウェブサイトは、ユーザーを混乱させ、結果としてウェブサイト上の基本的なタスクさえも達成できなくなることを示しています。この原則は、サプライチェーンのための書面伝統をサポートするすべての書面資料にとって非常に重要で関連性があります。
興味深いことに、科学は実践の約100年後に到着しました。20世紀の転換点で、逆ピラミッドと呼ばれる実践がニュース記事の執筆で人気を博し、主流となりました。逆ピラミッドはF字型の読み方の具現化であり、人々がこのスキャンパターンで読むことを前提としています。この技法はさまざまな産業で使用され、20世紀後半にはすでに多くの大企業で確立された実践でした、特に規模の大きなサプライチェーンを持つ企業では。
逆ピラミッドは2つの原則に従います。最初の原則は、最も重要な要素が最初に来るということです。たとえば、The New York Timesの見出しでは、最初の4つの単語は「Men walk on Moon」です。最初の4つの単語だけを読んでも、ページの要点がわかります。最も重要なものを一番上に配置することが目的です。
テキストを進めるにつれて、重要度の低い情報に触れていきます。最も重要な情報から始めて、ほぼ最も重要な情報に移り、最も重要なものから最も重要でないものへと徐々に下がっていくのがアイデアです。したがって、逆ピラミッドスタイルの最初の基本ルールは、最も重要な情報から始めることです。たとえば、結論が最も重要な部分である場合、それは文書の一番最初に配置するべきです。このパターンは、書く際に多くの学校や大学で教えられていることとは逆です。
2つ目のルールは、読者が読むのを止めた時点でテキストが自己完結していることです。読者がタイトルだけを読んでも十分であるべきです。タイトルと最初の段落を読んでも十分であるべきです。これにより、読者はいつ読むのを止めるかを自分で決めることができ、すでに最も重要な情報を網羅していることを知ることができます。これは、タスクに関連する情報を求めて読者が一つの文書から別の文書に移動する、プロフェッショナルなドキュメンテーションのアイデアに従っています。これは、学校や大学で教えられているエッセイのような導入、展開、結論を持つ文章とは全く相容れないアイデアです。プロフェッショナルなコミュニケーションには適していません。
この講義では、サプライチェーンを口承の伝統から書面の伝統に移行するための一連のガイドラインを紹介し、サプライチェーンで遭遇するさまざまな状況や要素に取り組みます。また、非常に人気のある一連の不適切な悪い慣行についてもレビューします。
サプライチェーンにおいて最初に書面化する必要があるのは、問題そのものです。大学や学校で広く教えられている考え方は、問題は与えられたものだということです。学生として、正しい答えを持っていれば良い成績を受けることができます。明らかに、問題そのものは人によって与えられるものであり、問題そのものの妥当性を疑うことはありません。問題の答えの正確さが重要なことだと思っています。しかし、現実の世界の観点からは、これは完全なばかげた考え方です。
通常、ビジネスに何かを書く最も難しい部分は、実際に問題となるものが何であるかを決めることです。問題は与えられたものではなく、非常に微妙で微妙なものです。ほとんどのサプライチェーンにとって、書面の伝統を持つための出発点は、サプライチェーンが何であり、なぜ重要なのかを書面に記載し、Toyota式の再帰的な「なぜ」を使って、すべての前提を問いかけることです。
問題を定義することは、誰もが満足するわけではありません。サプライチェーンは多くの人々や関係者の交差点にあります。問題の定義そのものには政治的な要素があり、会社の構造を定義します。ただし、一筋の光明もあります。サプライチェーンの問題を書面に記載し始めると、自社や関係する他の関係者（調達、生産、マーケティング、販売など）について理解していないことが、皆に明確になります。これは良いことです。なぜなら、すでに間違っていることが明らかになり、他の人が会社の利益のためにあなたに挑戦する機会が生まれるからです。
次に、サプライチェーンの最適化には、予測最適化などの最新の技術が広く依存していることがあります。前の講義で見たように、サプライチェーンのデータは空から降ってくるものではありません。データサイエンスを行うために作られたデータセットなど存在しません。存在するデータは、データサイエンスを行うことを目的として設計されたエンタープライズソフトウェアの一部から得られます。ERP（エンタープライズリソース管理）は、データサイエンスを行うために設計されたものではありません。むしろ、会社の運営をより効率的に、生産性と信頼性を高めるために設計されています。得られるデータは必ずしも悪いわけではありません。非常に頻繁に、それはそのままであり、文書化が不十分な場合があります。サプライチェーンの書面化の第二の段階は、すべてのデータを文書化して記述することから始まります。最大の課題は、データの意味論とサプライチェーンの観点からの目的を確立することです。
エンタープライズシステムには何百ものテーブルが含まれ、各テーブルには数十または数百ものフィールドが含まれる場合があります。リレーショナルシステムの基本的な列である各テーブルの各フィールドは、文書化する必要があります。意味論を確立することが重要です。たとえば、注文日の意味論は非常に曖昧です。それは、システムで注文が作成された日、ユーザーによって最後に変更された日、会社の誰かによって承認された日、支払いが行われた日、サプライヤーが注文を受け取ったことを認識した日などになります。複数の解釈が存在する場合がありますので、「注文日」というフィールドは非常に曖昧です。意味論は、ソフトウェアベンダーによって文書化されていることではなく、この列をどのように使用しているかにあります。
実験的最適化についての以前の講義で議論したように、意味論は基本的にデータの性質に関する理論です。自分の理論が正しいかどうかを知る唯一の方法は、実験を通じてそれをテストすることです。サプライチェーンのデータの文書化に関しては、サプライチェーンの意思決定プロセスとは独立して行われると考えることは誤りです。サプライチェーンの意思決定を生成する一連の数値レシピを構築することによって、データに対して真実と信じている意味論をテストすることができます。
次に、製品を文書化する必要があります。以前の講義「サプライチェーンの製品指向デリバリー」で、現代のサプライチェーンの実践は、サプライチェーンが日々行うすべての平凡な決定を自動的に生成する一連の数値レシピの構築に関与することを説明しました。サプライチェーンは選択肢の習得と定義され、サプライチェーン製品は毎日正しい決定をするためにすべてのオプションを活用するソフトウェアの一部です。ほとんどのサプライチェーンの意思決定は、在庫の補充、在庫の生産、価格の上下のように繰り返されます。
製品は、これらの意思決定を生成するすべての数値レシピを収集するソフトウェアの一部であり、この製品は文書化する必要があります。書面での大きな問題は、コードを言い換える誘惑があることです。ソフトウェアはプログラミング言語で実装されており、ソフトウェアを文書化する際にコードを言い換えることは非常に誘惑的です。しかし、コードを言い換えることは完全に無意味です。コードが何をしているのか知りたい場合は、コードを読むだけで十分です。コードを英語に翻訳しても、より曖昧で理解しにくい方法であっても、誰かの生活を楽にするわけではありません。
ソフトウェア製品の文書化の目的は、コードを言い換えることではありません。それは「なぜ」を説明することです。なぜ最初にこれらの数値レシピを実装したのか、そして直面しなければならない隠れた問題は何か？「なぜ」を文書化しないと、人々はなぜ最初にこのように作られたのか理解していないため、うまくいかない方法で数値レシピを変更しようとする傾向があります。数値の計算式には、奇妙に思える計算式があるかもしれませんが、ほぼ同じことを書くためのはるかに簡単な形式があります。しかし、簡単な形式には数値の安定性の問題があるかもしれません。なぜを文書化することは非常に重要です。
ソフトウェア製品の開発は通常、非常に反復的な方法で行われるため、すべての失敗した試みも文書化することが重要です。さまざまな理由でほとんどの試みは失敗し、進んでいきます。見えるものは、長い進化の過程で切り捨てられた多くの枝の結果です。切り捨てられた枝を文書化しないと、同じ間違いを何度も繰り返すことになります。特にエンジニアリングの学位を持つ企業では、人々の中央の在職期間はおそらく2年程度になる世界に生きていることを忘れないでください。数値レシピのオプションを選択した理由や、見かけ上良いオプションが非常に直感に反する方法で失敗していた理由を文書化することが重要です。
最後に、サプライチェーンを駆動するソフトウェア製品の継続的な改善にとって非常に重要な数値レシピの既知の弱点も文書化することが重要です。
また、ルーチン業務で行うべきプロセスも文書化する必要があります。サプライチェーンに取り組む方法のため、プロセスは非常に注意深く取り組む必要があります。理想的な世界では、ソフトウェアに実装されるべきすべての繰り返し作業は自動化されるため、プロセスは存在しません。基本的に、プロセスは自動化できないもの、または何らかの形で自動化に抵抗するものです。
それにもかかわらず、サプライチェーンは理想的な世界の条件では運営されておらず、現実世界の視点を意味します。したがって、非常に高度な自動化を試みても、人間によるプロセスがまだ関与しています。私がプロセスに問題を抱えているのは、ISO 9000の視点が非常に有害であるということです。ISO 9000シリーズは「何」に過度に焦点を当てており、これはプロセス自体よりもプロセスへの遵守を疑問視することになります。
「何」を文書化すると、良い仕事をすることはプロセスへの遵守度に関連してきます。例として、Lokadが利用している大手国際銀行の一つは、世界中が進んでいるにもかかわらず、最近までファックス機を使用し続けていました。彼らはプロセスに適合する必要があったため、最近までファックス機を使用し続けていました。この例はプロセスの問題を示しています。プロセスを確立すると、それは官僚的な中核を持ち、役立たなくなっても存続します。
だから、私がプロセスを文書化すると言うとき、まずはそのプロセスが最初に確立された理由に注意を払い、そのキーとなる理由を理解することが重要です。プロセスの理由が消えると、技術の進化や特定の問題やニーズが同じ形で存在しなくなることがあるため、プロセスは停止すべきです。プロセスの文書化では、「なぜ」が主な焦点となり、プロセスが関連性を失った場合には中止されるようにする必要があります。これは効率の問題であり、サプライチェーンは大規模で複雑で、大部分が官僚的ですので、これらの要素に注意を払う必要があります。
まとめると、サプライチェーンを口承から文書化に移行する際には、これらの資料を通常「マニュアル」または「サプライチェーンの大きな本」と呼ばれるものにまとめる必要があります。この大きな本には、問題、データ、製品、プロセスがまとめられます。大規模なクライアントの場合、このマニュアルは数百ページになることもあります。サプライチェーンは業界固有のさまざまな課題を抱えており、問題の定義は複雑です。データも非常に複雑で、大企業では数十のERPが存在する可能性があります。数値レシピも非常に複雑であり、サプライチェーンの意思決定を促進する製品はできるだけシンプルにする必要がありますが、それ以上でもそれ以下でもありません。プロセスには数十の関係者が関与することがあり、それは広範囲です。
その結果、大規模なマニュアルができあがることがあります。そのため、このマニュアルは逆ピラミッド形式の執筆形式に従うことが重要です。マニュアルの導入部分は逆ピラミッドスタイルで書かれ、最も重要な要素が最初に提示されます。各章も逆ピラミッドスタイルに従い、最も重要な要素から始まり、徐々に関連性の低いまたは重要でない要素に移っていきます。この逆ピラミッドの原則は、章内のセクションにも適用されるべきです。逆ピラミッド形式は、大規模なドキュメントを効率的にナビゲートするのに役立つものです。
おそらく、新しい従業員が会社に入社したときには、サプライチェーンマニュアル全体を順番に読むことになり、数日間かけて読み進めることになるでしょう。しかし、ほとんどの場合、人々はマニュアルの中から直接関連する情報を見つけてタスクを続けるため、マニュアルを飛び越えて移動することがあります。だからこそ、逆ピラミッドは非常に重要な執筆形式です。大量の文書を効果的にまとめるためのものであり、日常の業務に活用するために非常に生産的な方法です。会社に入社した最初の時点で線形に読まれることを意図したものではありません。
Lokadでは、クライアントのサプライチェーンイニシアチブを実施する際に、すべての文書を「共同手順マニュアル」としてまとめることが定着しています。 “共同手順"の接頭辞の理由は、Lokadが関係する会社の外部にある会社であるため、サプライチェーンに関するマニュアルをLokadという第三者の会社と共有するためです。このマニュアルを持つことの主な利点と価値の一つは、サプライチェーンサイエンティストの交代時にスムーズな移行ができることです。
最初の章の第2回目の講義で、量的サプライチェーンのビジョンを紹介した際に、サプライチェーンサイエンティストの役割を紹介しました。サプライチェーンサイエンティストは、サプライチェンの意思決定を生成するための数値レシピの作成と所有を担当する人物です。Lokadも他の企業と同様に、人事の変動には免疫がありません。そのため、マニュアルは次のサプライチェーンサイエンティストへのスムーズな移行を確保する役割を果たします。マニュアルは、製品の確立とそれに関連するプロセスに関わるすべてのビジネス思考の具現化です。
執筆物に関しては、低品質なコンテンツを作成する余地がたくさんあります。また、会社にとって有害で避ける必要がある特定の反パターンもあります。反パターンとは、多くの人々が行っていることですが、実際には会社にとって有害で避ける必要があるものです。私の経験によると、サプライチェーンにとって最も有害な悪い慣行や反パターンを見直してみましょう。
最初のものは「ハッピートーク」です。これは、情報がほとんどない企業のスピーチの形式であり、ほとんど純粋なノイズであり、情報はほとんどありません。私は、ハッピートークは合意を求めることの自然な結果だと考えています。社会的な存在として、人々は一緒に働く人々を敵に回さないようにしようとするため、自然に他の人々と仲良くしたいと思います。サプライチェーンの特定の問題は、製造、販売、マーケティング、調達、購買など、多くの関係者の交差点に位置していることです。これらの関係者全員の間で完全な合意を求めると、最小の共通の分母になり、ほとんど何もないことになります。これが大きな問題です。何も言わない方がいいという誘惑に駆られるのは非常に魅力的です。なぜなら、何を言ってもどこかで誰かを敵に回すからです。人々がそれに気付き始めると、ハッピートークはただ何も言わないよりもさらに悪い形を取ります。人々は、何も言わないことで自分に悪いことが起こるか、自分が敵に回したくない人々を敵に回すことになると気付きます。次の段階では、実際には誰も敵に回さずに言えることを言うことになります。つまり、自分自身や自分のチームについての良いことだけを言うことです。そして、それは実際には広告の一部となり、企業のコミュニケーションが書いている人を宣伝するだけのものになります。もちろん、これらすべては、実際にはサプライチェーン自体を改善し、何か良いことをするという企業の利益とはまったく一致していません。
ハッピートークを検出するための基準として、企業の文章を見たときに、次の単純な質問を自分に問いかけてみてください。このテキストを別の部門や別の会社に移動しても、このテキストは同じくらい関連性があるでしょうか？もし、別の部門や別の会社に移動しても同じくらい関連性があるテキストを見つけた場合、それは純粋なハッピートークであり、実際には何も言っていないため、他の会社にとって関連性があるという事実によるものです。
解決策は基本的には勇気です。何かを主張する必要があります。サプライチェーンは誰にでも気に入られるわけではありません。サプライチェーンは本質的にはトレードオフの芸術です。売上を最大限に満足させるために、非常に高いサービスレベルを提供すると、サービスの品質は優れていますが、財務部門を満足させることはできません。なぜなら、多くの無駄な在庫を生み出すからです。生産を最大限に満足させたい場合、それは市場でのトラクションとは一致しないかもしれませんので、販売やマーケティングが推進しているものとは合わないかもしれません。サプライチェーンは、すべての関係者の間のトレードオフですので、誰にでも気に入られるわけではありません。バランスを確立し、ある程度の程度で関係者全員を敵に回す必要があります。ただし、関係者を敵に回すことが目的ではなく、会社にとってできるだけ利益が出るトレードオフを達成することが目的です。
Arcane naming and arcane knowledge are time-tested practices to hold bureaucratic power in an organization. This is a very ancient technique, probably thousands of years old. Supply chain, being what it is, the mastery of optionality is fundamentally a practice that is established at the management level. I really differentiate supply chain and logistics, and I define supply chain as a mastery of optionality. It is essentially a management layer, and thus, at its core, there is a bureaucratic element that is unavoidable. It’s a bit like the glue that holds the company together; it cannot be avoided. It is important to recognize that at the core of the supply chain, there is a core of bureaucracy.
It is very tempting and easy to fall into the trap of arcane naming. You don’t need a grand plan for that; you just have to be lazy. This laziness will only reinforce the elements of arcane naming because if you’re careless when it comes to naming, you will end up with names that are badly chosen and opaque. Interestingly, this opacity, although not the prime intent, will grant an extra layer of power to these elements of the organization.
As a litmus test, you can check how many acronyms are used in your organization. The propensity of using acronyms goes hand in hand with the amount of arcane power wielded inside the company by bureaucratic parties. Companies that try to stay away from bureaucratic power try to minimize these opaque acronyms that are reserved for the initiated.
These arcane names are not just a problem due to political issues; they create an ongoing amount of opacity that leads to lost efficiency. The productivity of everything you try to do in the company will be degraded due to this ongoing friction. Whenever an employee tackles a problem, they will face half a dozen acronyms and will have to constantly refer back to the glossary section of a manual to figure out what those acronyms mean. This creates confusion and reduces operational efficiency.
Moreover, as I pointed out in the first series of guidelines about establishing a written tradition, the most difficult question that needs to be answered is “why.” Any degree of confusion, such as having improper names, makes the question even harder to answer. Having proper names is essential to reduce the amount of ambient confusion in a space, like the supply chain, that is already very complex by design.
The solution is good names, and there is no mystery. It’s a lot of work. There is a saying in computer science that there are only two exceedingly difficult problems: cache invalidation and variable naming. Finding good names is very difficult and takes effort. It’s not unreasonable to spend a full hour to find a good name for something. This is not a waste of time; it’s very important.
Hell’s Bullet is another problem, and the issue here lies with slides, as found in PowerPoint presentations. These slides very rarely have the qualities that you would expect from a piece of text. This is not a problem of format, but rather the crux of the problem lies in what I would refer to as “graphic writing,” which is typically characterized by heavy usage of bullet points. These bullet points replace all the logical connectors in the text, such as “and,” “or,” “then,” “yet,” “however,” and “furthermore.” What you end up with is a text that is deeply ambiguous.
For the person writing the text on the slide, this is typically not the prime intent. However, writing a piece of text that is ambiguous through bullet points is much easier than writing an actual text with logical connectors where you have to write something that makes sense. As a litmus test, a very simple way to decide whether what you’re reading is some sort of Hell’s Bullet or graphic writing is to try reading it aloud. If it doesn’t make sense when you read it aloud, then it is not proper writing. You should be able to read a piece of text aloud, and it should make sense.
There are other forms and variants of graphic writing, such as two-by-two diagrams or SWOT diagrams, which are also easy to produce, deeply ambiguous, and convey very little information. The solution here is simple: write phrases.
ところで、Amazonのような非常に成功した企業には、スライドに対する非常に大きな不信感があります。Amazonではおそらく20年以上にわたって確立されているのが、メモのアイデアです。多くの人が関与するミーティングが始まる前には、メモが書かれます。それはプレーンテキストであり、グラフがある場合はイラストがあるかもしれませんが、それだけです。ミーティングは、関係者全員がメモを読む10分間の無言の読書で始まります。その後、ミーティングの残りの時間は、書かれた内容について議論されます。私はこの技術を非常に効率的だと考えており、Lokadの主要な管理者と長い間使用してきた技術です。
最後のアンチパターンは「ドローン」です。ドローンとは、企業内で人々が企業のドローンとしてふるまい、実際の人間ではなくドローンであるかのように振る舞うことです。私はこれが大企業の一員であるという行為を演じたいという誤った意図から自然に生じると考えています。多くの人々は企業の一員であることをあまりにも真剣に受け止めすぎる傾向があり、これにより、ロボットが読むためにロボットによって書かれたかのようなコミュニケーションが生じることがあります。
率直に言って、サプライチェーンは時には退屈になることがあり、すべての側面が非常に興味深いわけではありません。エンタープライズソフトウェアの数百のフィールドを文書化するなど、多くの作業は特に魅力的ではありません。仕事自体は非常に平凡で退屈なものになることがありますが、それは問題ありません。ただし、完全なドローンのように書かれたテキストを持つことで、退屈な側面を倍増させると、読者の心が切り替わってしまう非常に退屈なものになります。
問題は次のとおりです。文書を読もうとする人が知的に眠りに落ちるほど非常に退屈な場合、その文書はよく書かれたと考えることができるでしょうか？明らかに、これらは企業の資料ですので、ジョークを言うわけにはいきません。ただし、ユーモアの一片や要素を興味を引く方法で提示することは、意図したメッセージを効率的に伝える上でテキストをより良くすることができます。これは特にサプライチェーンにおいて非常に重要です。
デフォルトの状態はしばしば「ドキュメントを読まなかったのはなぜですか？」というものであり、その応答は「めんどくさかったからです。あまりにも退屈だったからです。」となるかもしれません。解決策は、サプライチェーンの文書を人間のために書くことです。
結論として、サプライチェーンを口承の伝統から文書の伝統に移行することは、規模における効率の問題です。この移行によって得られる生産性の利益は非常に大きいものです。よくある反対意見の一つは、テキストを書くことが非常に難しいということです。はい、それは難しいですが、テキストはすべての課題を浮き彫りにし、困難を表面化させます。スライドは、特に箇条書きがある場合、最初から困難を回避するために作成しやすいです。
テキストは課題に立ち向かわせるため、サプライチェーンの問題について半ページ書くのに一日かかるかもしれません。サプライチェーンの解決策をしっかりと打ち出すための堅固な基盤を築くために、半ページを書くのにそれが必要ならば、それでいいのです。基本的に、私はほとんどの状況でより優れたテキストが優れた選択肢だと言いたいと思います。テキストとは、手入れが行き届いており、時間をかけて書かれ、何度も再読されることを意図した文書の伝統からのテキストのことです。多くの企業は自社の人々が枠外の考え方をすることを誇りにしていますが、多くの企業では、人々はまず最初に箱を書くことさえできません。特に文章で。箱の外を考えるためには、まず最初に箱を文章で説明できるようになることが出発点です。
さて、質問に移りましょう。次の講義は2週間後に行われます。それは別のペルソナです。ペルソナは基本的に問題の詳細な説明です。解決策に飛びつくことはしたくありません。それは航空宇宙のペルソナであり、他のほとんどのサプライチェーンとは非常に異なる航空宇宙のサプライチェーンの世界を探求します。質問を見てみましょう。
質問: データレイクに意味論が適用できる場合、それが定義されていると感じる場合、それは本当にデータレイクですか？
私にとって、データレイクにはいくつかの要素があり、そのうちのいくつかは純粋に技術的な性質を持っています。まず第一に、エンタープライズソフトウェアはリレーショナルデータベース上で動作します。エンタープライズソフトウェアの99%は、MicrosoftのSQL Server、Oracle、PostgreSQL、またはMySQLなどの従来のリレーショナルデータベース上で動作します。これらのシステムは、読み取りと書き込みのバランスの取れた量で動作するように設計されています。非常に小さな読み取りと書き込み、例えば1つの在庫位置を変更し、1つの在庫位置を読み取るようなものです。
しかし、データの解析になると問題が発生します。これがデータレイクが解決しようとする問題です。データを解析する場合、一度にすべてのデータをバッチで読み取りたいと思うのですが、リレーショナルシステムはそのために設計されていません。特に複数の当事者に対して同時にすべてのデータをダンプする必要がある場合、それらは含まれるすべてのデータをダンプすることが効率的ではありません。
私はデータレイクが基本的には層であり、さまざまなシステムに存在するすべてのデータのコピーを、変換なしで1つの場所に作成し、同期を保つ技術的な層であると考えています。データレイクの主な付加価値は、一括ですべてのデータを読み取りたい（人間である必要はありません）エージェントが、生産に干渉することなくそれを行うことができるようにすることです。データレイクはまた、データを一括で読み取る際のシステムの過負荷による生産のクラッシュを防ぎます。それが最初の主な価値です。
会社のアプリケーションの景色は非常に異質かもしれません。Oracleデータベース、Sybaseデータベース、Microsoftデータベース、PostgreSQLデータベースなど、さまざまなシステムがあります。これらはすべて、異なるインターフェースとソフトウェアコンポーネントを持つ多くのシステムです。データレイクは、すべてのデータを簡単にクエリするための統一された方法を提供します。それが主な価値です。ただし、良いデータレイクとそのセマンティクスに関しては、データのフィールドのセマンティクスは、データを使用する目的によって異なることに注意してください。広範なデータレイクチームがすべてを文書化しようとすると、実際に各フィールドのために書き留めているセマンティクスが正しいかどうかを検証するための実験的な最適化の主要なメカニズムが不足しているにもかかわらず、一種の幻想と官僚的な要素が存在する場合があります。
データレイクを持っている場合、このチームを非常にスリムで簡素に保つことをお勧めします。データレイクを運用するチームの唯一のタスクは、生産データのデータレイク内での同期ビューを提供することであり、技術的に統一された方法であり、文書化の世話をすることではありません。データを使用して何かを行っているチームが文書を作成します。
質問: 時には、Microsoft Visioのような自動化されたソリューションで設計されたシンプルなダイアグラムは、データの発見作業の大部分を簡単にすることができます。同意しますか？
はいといいえの両方です。以前のスライドの1つに戻ると、ダイアグラムを生成することができ、それらはある程度役立つことがわかります。テーブル間の関係やキーなどを表すために視覚化ツールを使用しないほうが良いとは言っていません。これらの要素は問題ありませんし、いくつかのダイアグラムをサプライチェーンマニュアルに印刷することさえできます。それは関連があります。ただし、ダイアグラムはプレーンテキストの文書化を置き換えることはできません。文書化したい内容の大部分はなぜなのです。テーブル間の関係とキーを示すテーブルダイアグラムは、単に何を示しているだけです。何を文書化するかは簡単ですので、ダイアグラムは何を文書化するかを簡単にすることができますが、それは既に課題の最も簡単な部分でした。忘れないでください、なぜを文書化することは非常に困難であり、ほとんどの時間と労力を費やすべきです。
質問: ゼロから始める企業にとって、良いプラクティスを確立するための最初のベストな手段は何ですか？
まず、サプライチェーンの問題声明を書き留めることから始めます。非常に長い文書である必要はありません。航空宇宙のように非常に複雑なことを行っている会社ではなく、概念的にシンプルなことを行っている会社であれば、この会社のサプライチェーンについてのクリーンな問題声明から始めます。それは数ページを超えるべきではありません。これらのページを回して、人々が異議を唱える機会を持つようにし、それらの異議に対処することで、文書をより良く、強固にします。これにより、強力な出発点が得られます。時間のかかることではありません。書面の伝統を始めたい場合は、まず、意味のある方法で問題を説明する最初のページを書くことから始めます。上位の階層は、自社のビジネスについて理解するのに役立つと思うでしょう。私の出発点は、控えめな文書であり、問題声明に焦点を当てることです。
質問: 「クラッピーな」文書、たとえば予測手順が見つかった場合、上級管理職にアプローチして変更や完全な書き直しを提案するにはどうすればよいですか？既存のものを丁寧に修正する方が簡単です。
まあ、これは敏感な問題だと思います。私は直接文書を攻撃することはしないでしょう。人々はそれを個人的に受け取るかもしれません。良い会社では、問題には厳しく、人には優しくするべきですが、それは非常に難しいことであり、ほとんどの会社がそれを実現できません。通常、会社は人には厳しく、問題には優しいです。私の提案は、良い文書の例や良い文書の基準となるルールを持って上級管理職にアプローチすることです。たとえば、逆ピラミッド形式の執筆方法などです。この優れた執筆形式は、すでに1970年代にプロクター・アンド・ギャンブルで確立されていました。これらの実践は新しいものでも最先端のものでもありません。長い間確立された知識です。上級管理職をこれらの実践の理解に徐々に導くことができ、彼ら自身が自分たちが作成した資料の品質を評価する際に自分自身の結論に達するでしょう。正しいアイデアに触れることで、多くの人々が同様の道をたどることができ、彼らは自分たちが作成した文書に改善が必要かもしれないと気づき、他の従業員に助けを求めるかもしれません。
この講義に参加していただき、ありがとうございました。書面の伝統にしっかりと根ざした企業に所属していない方々にとって、口頭伝統からの移行を始めることができるといいですね。次回は2週間後、同じ時間、同じ曜日、水曜日の午後3時、パリ時間です。また次回お会いしましょう。ありがとうございました。
参考文献
- The Elements of Style（第1版）、ウィリアム・ストランク・ジュニア、1918年
- F-Shaped Pattern For Reading Web Content、ヤコブ・ニールセン、2006年
