00:19 Введение
02:17 Избегайте лишних слов
04:26 Цепи поставок
08:12 До сих пор
09:20 F-образный шаблон для чтения веб-контента (2006)
15:15 Обратная пирамида письма
20:35 Письменность для цепей поставок - Ситуации
21:10 Проблема
24:48 Данные
28:56 Продукт
34:18 Процесс
39:32 Руководство
44:26 Письменность для цепей поставок - Антипаттерны
45:37 Хэппи-ток
50:07 Таинственное название
54:53 Адские пули
59:13 Монотонность
01:02:10 Заключение
01:04:30 Предстоящая лекция и вопросы аудитории
Описание
Цепи поставок включают координацию больших команд. Поэтому письменные материалы являются королем. Современные цепи поставок просто несовместимы с устной традицией. Однако практики цепей поставок часто имеют проблемы с навыками письменного общения. Давайте рассмотрим, что говорят исследования удобства использования и некоторые известные эксперты по этим вопросам. Кроме того, инициативы цепей поставок, осуществляемые с помощью экспериментального подхода к оптимизации, должны быть тщательно задокументированы. Формулы и исходный код отвечают на вопросы “что” и “как”, но не отвечают на вопрос “почему”. Документация должна обеспечивать понимание проблемы, с которой сталкиваются ученые по цепям поставок. С течением времени эта документация становится ключом для обеспечения плавного перехода от одного ученого по цепям поставок к другому.
Полный текст
Привет всем, добро пожаловать на эту серию лекций по цепям поставок. Я Жоанн Верморель, и сегодня я буду представлять “Письменность для цепей поставок”. Для тех из вас, кто присутствует на лекции в прямом эфире, вы можете задавать вопросы в любой момент времени через чат YouTube. Однако во время лекции я не буду читать чат и отвечать на вопросы. Я вернусь к чату в самом конце лекции и ответю на вопросы в это время.
Цепи поставок стали очень сложными, большими и международными, гораздо больше, чем просто устная традиция. Необходима более эффективная форма коммуникации, и это просто письменная традиция. Однако, когда мы смотрим на качество письменных материалов, которые можно найти в большинстве цепей поставок, оказывается, что эти документы оставляют желать лучшего, мягко говоря. Эта проблема, хотя и не является строго специфичной для цепей поставок, оказывает очень вредное влияние на операции цепей поставок из-за масштаба и сложности. Цель сегодняшней лекции - изложить ряд принципов, которые могут помочь вашим компаниям улучшить практику письма с конкретной целью улучшения практики цепей поставок.
Немалая часть этих принципов не являются строго специфичными для цепей поставок. Однако они оказываются особенно интересными для операций цепей поставок именно потому, что управление цепями поставок по своей природе сложно.
Лучшее письмо начинается с лучшего английского письма, и здесь я боюсь, что я могу не быть самым компетентным человеком для проведения такой лекции, так как сам я не являюсь носителем английского языка. Тем не менее, я сделаю все возможное.
В этой области я хотел бы представить очень короткую книгу “The Elements of Style” Уильяма Странка, которая является вечным классиком. Вероятно, немалая часть аудитории этих лекций из Северной Америки уже знакома с этой книгой. Будучи не носителем английского языка, я рекомендую эту книгу всей своей аудитории. Это фантастическое чтение и, вероятно, одна из тех книг, которые больше всего помогли мне с профессиональной точки зрения за последние два десятилетия.
В этой книге автор излагает ряд очень простых правил, таких как “Исключите лишние слова в предложениях”, “Исключите лишние фразы в абзацах” и “Исключите лишние абзацы в текстах”. Эти правила, хотя и простые, очень часто игнорируются. Когда вы игнорируете такого рода правила, вы неизбежно получаете материалы низкого качества.
Кстати, для книги, которая ставит большой акцент на простоте, я не могу не заметить, что с каждым изданием книга сама по себе не становится проще. Фактически, последнее издание, опубликованное почти через 50 лет после смерти оригинального автора, в два раза больше оригинального издания. В этой ситуации я рекомендую первое издание, которое, по моему мнению, является лучшим.
Сложность является основой управления цепями поставок. Как мы определили в самой первой лекции этой серии, управление цепями поставок - это владение вариативностью в потоках физических товаров. Управление цепями поставок, по своей природе, пересекается с широким кругом сторонников, от клиентов, поставщиков, продаж, производства, закупок, транспорта, логистики и других. Со всеми этими сторонниками необходимо поддерживать диалог постоянно, по крайней мере, ежедневно или еженедельно. В этом отношении устная традиция обычно оказывается довольно слабой. С моей точки зрения, электронная почта и чат также являются частью устной традиции, если только потому, что с электронной почтой и чатом это в основном “написать один раз, прочитать один раз и избавиться”. Это совершенно иное от письменной традиции, где текст пишется с большой тщательностью с намерением прочтения этого текста многими сторонниками несколько раз со временем.
Нам необходимо поддерживать диалог с множеством сторонников, и есть много элементов, которые нужно регулярно обсуждать. Еще одной проблемой является эволюция самого рынка труда. За последние два десятилетия рынок труда изменился. В качестве элемента анекдотического доказательства, медианное время работы в Amazon и Google в настоящее время составляет немного больше одного года. Эта цифра не противоречит другим частям рынка труда. Например, во Франции для сотрудников моложе 30 лет с инженерным дипломом медианное время работы составляет всего полтора года.
Мы сейчас находимся в совершенно другом мире, чем во второй половине 20-го века, когда люди присоединялись к компании с намерением провести всю свою карьеру в этой компании. В настоящее время люди быстро меняют свои рабочие позиции, с медианным сроком службы два года или менее для тех видов работ, которые представляют интерес с точки зрения цепей поставок. Проблема в том, что нам необходимо поддерживать диалог, и как люди внутри цепи поставок, так и те, кто находится за ее пределами, будут менять свои рабочие позиции каждые два года. Это еще больше ослабляет устную традицию, и поэтому иметь письменную традицию является первостепенной важностью. Это необходимо для того, чтобы цепь поставок работала плавно в масштабе и могла улучшаться сама по себе, даже если большинство людей, работающих в данной цепи поставок в данный момент, через пять лет будут составлять только меньшинство, так как большинство из них будут работать в других местах на рынке.
Установление принципов для мощной и эффективной письменной традиции - тема сегодняшней лекции.
Эта лекция является пятой в длинной серии лекций и является частью второй главы моей серии о управлении цепями поставок. В первой главе я представил свои взгляды на цепи поставок как на область исследования и практику. В частности, я подчеркнул тот факт, что управление цепями поставок в основном является совокупностью сложных проблем, в отличие от простых проблем. У нас есть антагонистическое поведение повсюду.
В сегодняшней лекции мы увидим, что управление цепями поставок осуществляется командой, но это очень большая команда, которая может включать сотни или даже тысячи товарищей. Вот почему устная традиция настолько слаба, когда речь идет о таком большом количестве людей одновременно. Наличие письменной формы коммуникации, особенно превосходных форм письменной коммуникации, является решающим. Именно этой теме и посвящена настоящая лекция.
Во-первых, как обычно, интересно посмотреть, что говорит наука по этому вопросу. Чтобы понять, что означает иметь превосходную форму письма, важно сначала понять, что означает чтение. В 2006 году Якоб Нильсен провел очень интересное исследование удобства использования, в котором было отслежено движение глаз 232 пользователей, которые прочитали несколько тысяч страниц. Полученные тепловые карты, отображаемые на экране, показывают движение их глаз по веб-страницам.
Отслеживание движения глаз на веб-страницах является очень актуальным, потому что в наше время большая часть профессионально читаемого людьми материала читается на компьютерном экране, причем большая часть контента читается внутри веб-страницы. Электронная почта и социальные сети могут быть приложениями, но в основном они работают в веб-браузерах как веб-приложения, что очень похоже на чтение на веб-странице.
Якоб Нильсен в этом исследовании удобства использования предоставил ряд интересных выводов. Среди этих выводов он показывает, что, хотя образцы чтения зависят от конкретной интересующей страницы, движение глаз калибруется по умолчанию в соответствии со средней страницей в Интернете. Это означает, что способ, которым люди читают любую данную страницу на компьютере, зависит не только от страницы перед пользователем, но и от среднего значения других страниц, которые люди привыкли читать на своих компьютерах. Нильсен также показывает, что когда документ не имеет макета, соответствующего среднему макету других страниц, читатели становятся сбиты с толку и не могут выполнить основные задачи по поиску информации. Первое открытие заключается в том, что оптимальный макет зависит от того, что делают другие компании в терминах веб-макета.
Нильсен описал очень характерный образец того, как люди читают на компьютерах, что является особенно интересным с профессиональной точки зрения. Образец заключается в том, что люди в основном читают с первым движением глаза, которое является кратким горизонтальным сканированием слева направо, за которым следует краткое вертикальное сканирование сверху вниз, а затем серия вторичных горизонтальных сканирований слева направо. Это создает образец чтения в форме буквы “F”.
Здесь интересно то, что люди скорее сканируют, чем читают. Нильсен отмечает, что люди ищут то, что он называет “информационным следом”. Идея заключается в том, что столько контента для чтения, что последовательное чтение документа является очень неэффективным. Вы не хотите читать на компьютере так же, как читаете книгу, от первой страницы до последней страницы, полностью последовательным образом. Вместо этого люди фактически сканируют страницы, находят несколько крупиц информации, нажимают на ссылку и переходят к следующему документу. Они начинают последовательное чтение только тогда, когда убеждаются, что представленный материал имеет отношение к текущей задаче. Люди не только читают для удовольствия; обычно есть цель или задача, которая имеет первостепенное значение с профессиональной точки зрения, особенно в контексте цепей поставок.
Когда мы смотрим на образец в форме буквы “F”, мы видим, что если важные слова отсутствуют в заголовке или в начале каждого абзаца, пользователи упускают информацию. Якоб Нильсен в своем исследовании показывает, что веб-сайты, представляющие письменный материал, не следующий этому правилу, сильно сбивают с толку пользователей, которые в свою очередь не могут выполнить даже основные задачи на веб-сайте. Этот принцип очень важен и актуален для всех письменных материалов, поддерживающих письменную традицию для цепей поставок.
Интересно, наука появилась примерно через столетие после практики. Практика, называемая “обратная пирамида”, стала популярной и доминирующей в новостном письме в начале 20-го века. Обратная пирамида является воплощением модели чтения в форме буквы F и предполагает, что люди будут читать с помощью этой сканирующей модели. Техника была использована в различных отраслях и уже стала установленной практикой во многих крупных компаниях во второй половине 20-го века, особенно в компаниях с крупными цепочками поставок.
Обратная пирамида следует двум принципам. Первый заключается в том, что самый важный элемент должен идти первым. Например, в заголовке The New York Times первые четыре слова звучат так: “Мужчины ходят по Луне”. Если мы прочитаем только первые четыре слова, у нас уже будет суть того, о чем будет говорить страница. Идея заключается в том, чтобы поместить самое важное в самый верх.
По мере продвижения по тексту вы будете получать информацию, менее важную. Идея состоит в том, чтобы начать с самой важной информации, затем перейти к почти самой важной информации и продолжить по градиенту от самой важной к наименее важной. Таким образом, первое кардинальное правило стиля обратной пирамиды - начать с самой важной информации. Например, если заключение является самой важной частью, оно должно быть в самом начале документа, а не в конце. Этот подход противоречит тому, что преподается во многих школах и университетах в области письма.
Второе правило заключается в том, что текст должен быть самодостаточным, когда читатель прекращает чтение. Если читатель читает только заголовок, это должно быть достаточно. Если они читают заголовок и первый абзац, это должно быть достаточно, и так далее. Это позволяет читателю решать, когда они хотят прекратить чтение, зная, что они уже охватили самую важную информацию. Этот подход соответствует идее профессионального использования документации, где читатели переходят от одного документа к другому, ища информацию, связанную с текущей задачей. Это идея, воплощенная в форме письма в обратной пирамиде, которая противоречит стилям письма, преподаваемым в школах и университетах, таким как эссе с введением, развитием и заключением, которые являются крайне неуместными для профессионального общения.
В этой лекции я представлю ряд рекомендаций по переходу вашей цепочки поставок от устной традиции к письменной традиции, рассмотрев различные ситуации и элементы, с которыми сталкиваются в цепочке поставок. Я также рассмотрю ряд неприятных практик, которые оказались очень популярными.
Первое, что нужно описать в цепочке поставок, - это сама проблема. Существует менталитет, который широко преподается в университетах и школах: проблема дана. Как студент, вы должны предоставить ответ и получить хорошие оценки, если у вас есть правильный ответ. Очевидно, что сама проблема задается человеком, и вы не ставите под сомнение ее действительность. Вы думаете, что правильность ответа на проблему - это то, что имеет значение. Однако с точки зрения реального мира это полная ерунда.
Обычно самая сложная часть записи чего-либо в бизнесе - это решить, что на самом деле является проблемой. Проблема не дана; это нечто очень тонкое и нюансированное. Для большинства цепочек поставок отправной точкой создания письменной традиции является запись того, о чем идет речь в цепочке поставок и фокусировка на “почему”. Используя рекурсивное “почему” в стиле Toyota, вы документируете проблему, задавая все “почему” и спускаясь в кроличью нору, чтобы оспорить все предубеждения.
Определение проблемы не устроит всех. Цепочка поставок находится на пересечении множества людей и сторон. Когда вы начинаете касаться самого определения проблемы, в этом есть политический элемент, и это определяет саму структуру компании, в которой вы работаете. Однако есть светлая сторона: когда вы начинаете записывать проблемы своей цепочки поставок, то, что вы не понимаете о своей компании и всех других заинтересованных сторонах (закупки, производство, маркетинг, продажи и т. д.), станет гораздо более очевидным для всех. Это хорошо, потому что это означает, что если вы начнете записывать все эти элементы, то станет очевидно, что вы уже делаете неправильно, и другие люди получат возможность оспорить вас в интересах компании.
Второй момент заключается в том, что большинство современных методов оптимизации для цепей поставок, таких как предиктивная оптимизация, крайне зависят от данных. Как мы видели в предыдущей лекции, данные в цепи поставок не падают с неба. Не существует такого набора данных, который мог бы быть готовым для науки о данных. Данные, которые существуют, поступают из частей прикладного программного обеспечения, которые не были разработаны с идеей проведения науки о данных. ERP (планирование ресурсов предприятия) не был разработан для проведения науки о данных; он был разработан для более эффективной работы компании с более высокой степенью производительности и надежности. Тип данных, который вы получаете, не обязательно плохой; очень часто он просто такой, какой есть, и может быть плохо задокументирован. Второй этап создания письменной традиции для вашей цепи поставок начинается с документирования и записи всех данных. Самая большая проблема часто заключается в установлении семантики данных и их целей с точки зрения цепи поставок.
Корпоративные системы могут содержать сотни таблиц, и в каждой таблице может быть десятки или даже сотни полей. Каждое отдельное поле в каждой отдельной таблице, которое, по сути, является столбцом в реляционной системе, должно быть задокументировано. Установление семантики является ключевым моментом. Например, семантика даты заказа может быть очень неоднозначной. Это может быть дата создания заказа в системе, дата последнего изменения записи пользователем, дата утверждения заказа кем-то в компании, дата оплаты, дата подтверждения поставщиком получения заказа и так далее. Могут быть несколько интерпретаций, поэтому поля, такие как “дата заказа”, являются глубоко неоднозначными. Семантика заключается в том, что люди делают с этим столбцом, а не в том, что задокументировано поставщиком программного обеспечения.
Как было обсуждено в одной из предыдущих лекций о экспериментальной оптимизации, семантика в основном является теориями о природе данных. Единственный способ узнать, правильна ли ваша теория, - это проверить ее с помощью экспериментов. Ошибка, когда дело доходит до документирования данных цепи поставок, заключается в том, чтобы думать, что это можно сделать в изоляции от процесса принятия решений в цепи поставок. Только создавая набор числовых рецептов, которые генерируют решения для цепи поставок, вы можете проверить свои теории, которые являются семантикой, которую вы считаете истинной для ваших данных.
Следующее, что нужно задокументировать, - это продукт. В предыдущей лекции под названием “Ориентированная на продукт доставка для цепи поставок” мы обсудили, что современные практики цепи поставок включают создание набора числовых рецептов, которые автоматически генерируют все мелкие решения, которые вашей цепи поставок необходимо принимать ежедневно. Цепь поставок определяется как владение опциональностью, и продукт цепи поставок - это приложение, которое использует все варианты для принятия правильных решений каждый день. Большинство решений в цепи поставок являются повторяющимися, такими как пополнение запасов, производство инвентаря и изменение цен вверх или вниз.
Продукт в основном представляет собой приложение, которое собирает все числовые рецепты, генерирующие все эти решения, и этот продукт должен быть задокументирован. В письменной форме здесь большая проблема заключается в том, что есть большое искушение перефразировать код. Программное обеспечение реализовано на языке программирования, и очень соблазнительно, потому что это на самом деле легко сделать, перефразировать код при документировании программного обеспечения. Однако перефразировка кода совершенно бесполезна. Если вы хотите знать, что делает код, вы можете просто прочитать код. Не потому, что вы переводите код на английский язык, способами, которые намного более неоднозначны и сложны для понимания, вы облегчаете жизнь кому-либо.
Цель документирования программного продукта не заключается в перефразировании кода; это объяснение “почему”. Почему мы реализовали эти числовые рецепты в первую очередь и с какими скрытыми проблемами мы столкнулись? Если вы не документируете “почему”, люди могут быть склонны изменять числовые рецепты таким образом, что они не будут работать, потому что они не понимают, почему они были сделаны именно так. Возможно, есть некоторая особенность в числовых формулах, где вы думаете, что формула выглядит странно, но есть более простая форма для записи того же самого. Однако, возможно, более простая форма имеет проблему численной устойчивости. Очень важно документировать “почему”.
Также важно документировать все неудачные попытки, потому что программные продукты обычно разрабатываются весьма итеративным способом. Большинство попыток терпят неудачу по разным причинам, и вы двигаетесь дальше. То, что вы видите, является результатом долгого эволюционного пути, на котором было отсечено много мертвых ветвей со временем. Если вы не документируете отсеченные ветви, вы будете повторять те же ошибки снова и снова. Помните, что мы живем в мире, где медианное время работы людей в компаниях, особенно тех, кто имеет степень инженера, составляет примерно два года. Важно документировать, почему вы выбрали этот вариант числовых рецептов и почему казалось хорошие варианты были отклонены, потому что они терпели неудачу способами, которые могут быть очень контринтуитивными.
В заключение, также важно документировать известные слабости числовых рецептов, потому что они представляют особый интерес для непрерывного улучшения программного продукта, управляющего цепочкой поставок.
У нас также есть процесс документирования, который ожидается от людей в повседневной работе. Из-за того, как я подхожу к цепочке поставок, процесс должен быть подходить с большой осторожностью. В идеальном мире вообще не должно быть процесса, потому что все повторяющиеся действия должны быть реализованы в программном обеспечении и автоматизированы. Существуют только те процессы, которые нельзя автоматизировать или которые сопротивляются автоматизации.
Тем не менее, цепочки поставок функционируют в условиях, отличных от идеальных, что подразумевает реалистичную перспективу. Так что даже если мы стремимся к высокой степени автоматизации, всегда остается определенная доля процессов, связанных с деятельностью людей. Проблема, которую я вижу в процессах, заключается в том, что подход, акцентируемый стандартами ISO 9000, является очень токсичным. Серия стандартов ISO 9000 слишком сильно фокусируется на “чем”, и это становится токсичным в том смысле, что очень быстро процесс устанавливается, и люди начинают сомневаться в соблюдении процесса, а не в самом процессе.
Когда вы документируете “что”, хорошая работа сводится к тому, насколько вы соблюдаете процесс. В качестве анекдотического доказательства, один из банков, с которым сотрудничает Lokad, крупный международный банк, продолжал использовать факсимильные аппараты на протяжении двух десятилетий после того, как весь мир перешел на другие технологии. Они продолжали использовать факсимильные аппараты до недавнего времени, потому что должны были соблюдать свой процесс. Этот пример показывает проблему с процессами: когда вы устанавливаете процесс, он обычно имеет бюрократическую сущность и превышает свою полезность.
Поэтому, когда я говорю о документировании процесса, я подчеркиваю важность обращения внимания на “почему” и понимание ключевых причин, которые определяют установление этого процесса в первую очередь. Важно помнить “почему”, потому что когда причина для процесса исчезает, что может произойти, когда технология развивается или когда определенные проблемы или потребности больше не представляют себя в том же виде, процесс должен прекратиться. “Почему” должно быть основным фокусом в документации процесса, чтобы гарантировать прекращение процесса, когда он перестает быть актуальным. Это вопрос эффективности, и в связи с тем, что цепочки поставок являются большими, сложными и во многом бюрократическими, мы должны обращать особое внимание на эти элементы.
В заключение, когда мы думаем о переходе от устного традиционного подхода к письменному, все эти материалы должны быть объединены в то, что обычно называется руководством или “большой книгой цепи поставок”. Эта большая книга будет объединять проблему, данные, продукт и процесс. В случае крупных клиентов, управляющих обширными цепями поставок, это руководство может состоять из нескольких сотен страниц. Цепи поставок являются высоко сложными, с различными специфическими для отрасли вызовами, что делает определение проблемы сложным. Данные также могут быть очень сложными, с десятками ERP-систем в крупных компаниях. Числовые рецепты могут быть довольно сложными, и продукт, определяющий решения цепи поставок, должен быть максимально простым, но не более простым. Процессы могут включать десятки сторон, что делает их обширными.
В результате мы можем получить огромное руководство, поэтому важно, чтобы это руководство соответствовало форме “обратной пирамиды” в письменной форме. Введение в руководство должно быть написано в стиле обратной пирамиды, представляя самые важные элементы прямо в начале. Каждая глава также должна следовать стилю обратной пирамиды, начиная с наиболее важных элементов и постепенно переходя к менее значимым или важным аспектам. Этот принцип обратной пирамиды также должен применяться к разделам внутри глав. Форма обратной пирамиды предназначена для помощи людям в эффективном ориентировании в больших документах.
Возможно, руководство будет читаться последовательно, когда новый сотрудник присоединяется к компании и проводит несколько дней, изучая всю цепь поставок от начала до конца. Однако большую часть времени люди будут переходить к нужной информации в руководстве и продолжать работу. Вот почему форма обратной пирамиды настолько важна как форма написания, когда вы хотите объединить большое количество письменных материалов таким образом, чтобы это было максимально продуктивно для использования в повседневной деятельности. Это не предназначено для последовательного чтения, за исключением, возможно, самого начала, когда вы присоединяетесь к компании.
В Lokad это является частью нашей установленной практики, когда мы проводим инициативу в области цепи поставок для клиента, чтобы собрать всю документацию в то, что называется Совместным процедурным руководством. Причина приставки “совместное процедурное” заключается в том, что Lokad - это компания, находящаяся вне компании-заказчика, поэтому это руководство об общей цепи поставок, которое используется третьей стороной, которой является Lokad. Одним из основных интересов и ценностей такого руководства является возможность перехода от одного ученого в области цепи поставок к другому.
Во второй лекции первой главы, где я представил видение количественной цепи поставок, я представил роль ученого в области цепи поставок, человека, который берет на себя создание и числовые рецепты, генерирующие решения цепи поставок. Как и большинство других компаний, Lokad не застрахован от текучести кадров, поэтому важно, чтобы руководство обеспечивало плавный переход от одного ученого в области цепи поставок к другому. Руководство является воплощением всего бизнес-мышления, которое легло в основу продукта и процессов, связанных с ним.
Когда дело доходит до письменных материалов, есть много свободы для создания низкокачественного контента, и есть определенные анти-паттерны, на которые я хотел бы обратить внимание. Анти-паттерны - это вещи, которые делают многие люди, но которые на самом деле вредны для компании и должны быть избеганы. Давайте рассмотрим плохие практики или анти-паттерны, которые наиболее вредны для цепи поставок, на мой взгляд.
Первый из них - “пустая болтовня”, которая характеризуется формой корпоративной речи, почти полностью лишенной информации. Это кусок корпоративного письма, который почти полностью состоит из шума и не несет никакой информации. Я считаю, что “пустая болтовня” является естественным следствием стремления к консенсусу. Когда люди, как социальные существа, стараются не конфликтовать с людьми, с которыми они работают, они естественным образом хотят быть доброжелательными по отношению к другим. Особенная проблема цепи поставок заключается в том, что она находится на пересечении множества сторон, таких как производство, продажи, маркетинг, закупки и снабжение. Вы находитесь на пересечении множества сторон, и если вы стремитесь к полному консенсусу среди всех этих сторон, вы получаете наименьший общий знаменатель, который фактически является почти ничем. В этом и заключается большая проблема. Очень соблазнительно ничего не говорить, потому что все, что вы скажете, может вызвать антагонизм у кого-то где-то. Когда люди начинают осознавать это, “пустая болтовня” принимает другую форму, которая еще хуже, чем просто ничего не говорить. Люди понимают, что если они скажут что-то, это будет плохо для них, или они вызовут антагонизм у людей, с которыми они не хотят конфликтовать. Следующая стадия состоит в том, чтобы действительно сказать то, что вы можете сказать, не вызывая антагонизма у кого-либо, что сводится к положительным высказываниям о себе и своей команде. Затем это становится своего рода упражнением по сигнализации добродетели, где корпоративная коммуникация становится рекламными материалами, которые просто продвигают тех, кто фактически пишет текст. Очевидно, все это полностью не соответствует корпоративным интересам по фактическому улучшению и совершению чего-либо хорошего для самой цепи поставок.
В качестве литмусового теста для обнаружения “пустой болтовни”, когда вы видите корпоративный текст, просто задайте себе простой вопрос: могу ли я взять этот текст, поместить его в другое подразделение или даже в другую компанию, и будет ли этот текст так же актуален в этом другом подразделении или в этой другой компании? Если вы находите текст, который, перемещенный в другое подразделение или другую компанию, остается таким же актуальным, вероятность того, что это чистая “пустая болтовня” и что он фактически актуален для другой компании только потому, что он ничего не говорит, очень высока.
Решение заключается в смелости. Вам нужно отстаивать что-то. Цепь поставок не может угодить всем. Цепь поставок в основном является искусством нахождения компромиссов. Если вы удовлетворяете продажам до предела с высокими уровнями обслуживания, у вас отличное качество обслуживания, но вы не удовлетворяете финансовому отделу, потому что генерируете так много отходов и мертвого инвентаря в процессе. Если вы хотите угодить производству до крайности, это может не соответствовать тому, что находит отклик на рынке, поэтому это не будет соответствовать тому, что люди продают и что маркетинг продвигает. Цепь поставок в основном является компромиссом между всеми этими сторонами, поэтому нельзя угодить всем. Вы должны установить факт, что это баланс, и в некоторой степени вы будете антагонизировать все заинтересованные стороны, хотя целью не является антагонизация этих сторон, а достижение компромисса, который максимально прибылен для компании.
Арканное название и арканное знание - это проверенные временем практики, чтобы удерживать бюрократическую власть в организации. Это очень древняя техника, вероятно, тысячелетней давности. Цепь поставок, будучи тем, чем она является, владение опциональностью в основном является практикой, установленной на уровне управления. Я действительно различаю цепь поставок и логистику, и определяю цепь поставок как владение опциональностью. Это в основном уровень управления, и поэтому в ее основе есть неизбежный бюрократический элемент. Это немного похоже на клей, который держит компанию вместе; его нельзя избежать. Важно признать, что в основе цепи поставок есть ядро бюрократии.
Очень соблазнительно и легко попасть в ловушку таинственного названия. Для этого не требуется большой план; вам просто нужно быть ленивым. Эта лень только усилит элементы таинственного названия, потому что если вы небрежны в отношении названий, вы получите плохо выбранные и непрозрачные имена. Интересно, что эта непрозрачность, хотя и не является главной целью, придаст этим элементам организации дополнительный уровень власти.
В качестве литмусового теста вы можете проверить, сколько аббревиатур используется в вашей организации. Склонность использовать аббревиатуры идет рука об руку с количеством таинственной власти, которой обладают бюрократические структуры внутри компании. Компании, стремящиеся держаться подальше от бюрократической власти, стараются минимизировать эти непрозрачные аббревиатуры, которые зарезервированы для инициированных.
Эти таинственные названия - не только проблема политических вопросов; они создают постоянную непрозрачность, которая приводит к потере эффективности. Продуктивность всего, что вы пытаетесь сделать в компании, будет снижена из-за этого постоянного трения. Когда сотрудник сталкивается с проблемой, он сталкивается с полдюжиной аббревиатур и постоянно должен обращаться к глоссарию руководства, чтобы выяснить, что они означают. Это создает путаницу и снижает операционную эффективность.
Кроме того, как я указал в первой серии рекомендаций по установлению письменной традиции, самый сложный вопрос, на который нужно ответить, - это “почему”. Любая степень путаницы, такая как неправильные названия, делает этот вопрос еще более сложным. Наличие правильных названий необходимо для снижения уровня окружающей путаницы в пространстве, таком как цепочка поставок, которая уже по своей природе очень сложна.
Решение - хорошие названия, и здесь нет никакой тайны. Это много работы. В компьютерной науке есть поговорка, что есть только две чрезвычайно сложные проблемы: инвалидация кэша и именование переменных. Найти хорошие названия очень сложно и требует усилий. Не разумно тратить целый час на поиск хорошего названия для чего-либо. Это не пустая трата времени; это очень важно.
Еще одна проблема - это проблема слайдов, которые встречаются в презентациях PowerPoint. Эти слайды очень редко имеют качества, которые вы ожидаете от текста. Это не проблема формата, а скорее суть проблемы заключается в том, что я называю “графическим письмом”, которое обычно характеризуется интенсивным использованием маркеров. Эти маркеры заменяют все логические связки в тексте, такие как “и”, “или”, “затем”, “однако”, “тем не менее” и “кроме того”. В результате получается текст, который является глубоко неоднозначным.
Для человека, пишущего текст на слайде, это обычно не является главной целью. Однако написание текста, неоднозначного благодаря маркерам, намного проще, чем написание настоящего текста с логическими связками, где вам приходится писать что-то, имеющее смысл. В качестве литмусового теста очень простой способ определить, является ли то, что вы читаете, своего рода “адской пулей” или графическим письмом, - это попробовать прочитать его вслух. Если оно не имеет смысла, когда вы читаете вслух, то это не является правильным письмом. Вы должны иметь возможность прочитать текст вслух, и он должен иметь смысл.
Существуют и другие формы и варианты графического письма, такие как двухполосные диаграммы или SWOT-диаграммы, которые также легко создаются, глубоко неоднозначны и не несут много информации. Решение здесь простое: пишите фразы.
Кстати, есть очень успешные компании, такие как Amazon, которые очень не доверяют слайдам. Одна из практик, которая была установлена в Amazon, вероятно, более двух десятилетий, - это идея меморандума. Когда есть встреча с участием многих людей, перед встречей будет написан меморандум. Он должен быть простым текстом, возможно, с иллюстрацией, если у вас есть график, но это все. Встреча начнется с примерно 10 минут тишиной, во время которых все участники прочитают меморандум. Затем остальная часть встречи будет обсуждать то, что написано. Я считаю эту технику очень эффективной, и это техника, которую я долгое время использую с ключевым руководством в Lokad.
Моя последняя анти-паттерн - “дронинг”. Дронинг - это когда люди в компании действуют как корпоративные дроны, притворяясь корпоративными дронами вместо того, чтобы быть настоящими людьми. Я считаю, что это естественным образом возникает из неправильного намерения играть роль части большой корпорации. Многие люди слишком серьезно относятся к тому, что они являются частью корпорации, и это может привести к коммуникациям, которые выглядят так, будто они были написаны роботами для чтения роботами.
Будем честными, цепочки поставок могут быть скучными иногда, и не все аспекты являются чрезвычайно интересными. Многое, например, документирование сотен полей в корпоративном программном обеспечении, не особенно увлекательно. Сама работа может быть очень однообразной и скучной, и это нормально. Однако, если вы удваиваете скучный аспект, написав текст так, будто вы полностью дрон, то получается что-то невероятно утомительное, из-за чего у читателя отключается разум.
Проблема в том: можно ли считать текст хорошо написанным, если кто-то, пытающийся прочитать документ, засыпает интеллектуально на полпути, потому что он настолько утомителен? Очевидно, это корпоративные материалы, и мы не собираемся шутить. Однако, не является корпоративным преступлением иметь кусочек юмора или представлять элементы таким образом, чтобы привлечь интерес ваших читателей. Это особенно важно в сфере цепочки поставок, потому что эти вопросы могут быть довольно обширными.
Часто стандартным статусом является “Почему вы не прочитали документацию?”, а ответ может быть “Мне было лень; это было слишком скучно”. Решение заключается в том, чтобы действовать как люди и писать для людей в ваших документах по цепочке поставок.
В заключение, переход вашей цепочки поставок от устной традиции к письменной - это вопрос эффективности в масштабе. Существуют огромные преимущества производительности, которые можно получить, сделав этот переход. Одно из частых возражений заключается в том, что написание текста крайне сложно. Да, это сложно, но текст выявляет все трудности, выдвигая все трудности на поверхность. Слайды, особенно с маркированными пунктами, легче создавать, потому что вы обходите трудность с самого начала, а не решаете проблему напрямую.
Текст полезен, потому что он заставляет вас столкнуться с трудностями, и может потребоваться целый день, чтобы написать половину страницы о постановке проблемы для вашей цепочки поставок. Если это то, что требуется, чтобы иметь хорошо установленную, прочную половину страницы, которая твердо заложит основу того, что вы пытаетесь решить для вашей цепочки поставок, то так и пусть будет. В основном я бы сказал, что лучший текст - это превосходная альтернатива в большинстве ситуаций. Под текстом я имею в виду текст из письменной традиции, где он написан с заботой и намерением сохраняться со временем и быть перечитанным множество раз. Многие компании гордятся тем, что у них люди думают нестандартно, но во многих компаниях люди даже не способны описать коробку в первую очередь, особенно не письменно. Первый этап, если вы хотите думать нестандартно, - это быть способным описать коробку письменно, и это будет отправной точкой.
Теперь перейду к вопросам. Следующая лекция состоится через две недели. Это будет еще одна персона. Помните, персоны - это в основном подробные описания только проблем; мы не хотим переходить к решению. Это будет персона в области авиационных технологий, где мы исследуем очень специфический мир авиационных цепочек поставок, который сильно отличается от большинства других цепочек поставок. Давайте посмотрим на вопросы.
Вопрос: Как, если вообще, семантика может применяться к озеру данных? Является ли оно действительно озером данных, если оно кажется определенным?
Для меня озеро данных имеет несколько составляющих, и некоторые из них имеют чисто технический характер. Первое - это то, что корпоративное программное обеспечение работает на реляционных базах данных. 99% корпоративного программного обеспечения работает на традиционных реляционных базах данных, таких как SQL Server от Microsoft, Oracle, PostgreSQL или MySQL. Эти системы разработаны для сбалансированного количества чтения и записи. Они настроены на очень маленькие чтения и записи, например, изменение одной позиции запасов и чтение одной позиции запасов за раз.
Однако, когда дело доходит до обработки данных, у вас возникает проблема. Именно эту проблему пытаются решить озера данных. Когда вы хотите обработать данные, вы хотите прочитать все данные сразу пакетно, а реляционные системы не предназначены для этого. Они неэффективны в выгрузке всех данных, которые они содержат, особенно если им нужно сделать это для нескольких сторон одновременно.
Я считаю, что озеро данных фундаментально является слоем и технологическим слоем, где вы создаете копию, без каких-либо преобразований, всех данных, которые находятся в различных системах, в одном месте и поддерживаете синхронизацию. Основная добавленная стоимость озера данных заключается в том, чтобы обеспечить возможность агентам (не обязательно людям), которые хотят прочитать все данные пакетно, сделать это без вмешательства в производство. Озеро данных также предотвращает сбои в производстве из-за перегрузки системы при чтении данных пакетно. Это первое ключевое значение.
Второе значение заключается в том, что прикладной ландшафт вашей компании может быть очень гетерогенным. У вас может быть множество разных систем, таких как база данных Oracle, база данных Sybase, база данных Microsoft, база данных PostgreSQL и так далее. Все они являются множеством систем с различными интерфейсами и программными компонентами для доступа к базам данных. Озеро данных предоставляет унифицированный способ просто запросить все данные. Вот ключевая ценность. Однако, когда дело доходит до хорошего озера данных и его семантики, будьте осторожны, что семантика для поля данных зависит от того, что вы пытаетесь сделать с данными. Существует своего рода иллюзия, и может быть бюрократический элемент, где обширная команда озера данных пытается задокументировать все, даже если у них нет ключевого механизма экспериментальной оптимизации, чтобы проверить, являются ли семантики, которые они записывают для каждого поля, действительно правильными.
Мое предложение, когда у вас есть озеро данных, - это держать эту команду очень компактной и сокращенной. Команда, которая управляет озером данных, имеет только одну задачу: предоставить синхронизированное представление производственных данных в озере данных таким образом, чтобы они были технически унифицированы, но не заниматься документацией. Документацию будут создавать команды, которые что-то делают с данными.
Вопрос: Иногда простые диаграммы, созданные с помощью автоматизированных решений, таких как Microsoft Visio, могут облегчить нашу жизнь и убрать большую часть нагрузки по поиску данных. Вы согласны?
Да и нет. Если вы вернетесь к одному из моих предыдущих слайдов, вы увидите, что да, вы можете создавать диаграммы, и они могут помочь в ограниченной степени. Я не говорю, что вы не должны использовать инструменты визуализации для представления отношений между таблицами с ключами и прочим. Эти элементы хороши, и вы даже можете напечатать несколько диаграмм в своем руководстве по цепочке поставок. Я считаю, что это актуально. Однако они не могут заменить простую текстовую документацию. Помните, что большая часть того, что вы хотите задокументировать, - это почему. Диаграмма таблиц, которая показывает отношения между таблицами и ключами, говорит только о том, что. Что очевидно для документации, поэтому да, диаграммы могут облегчить документирование того, что, но это уже была самая легкая часть задачи. Имейте в виду, что очень сложно задокументировать почему, и именно на это должна быть сосредоточена подавляющая часть вашего времени, усилий и энергии.
Вопрос: Какой был бы ваш первый лучший шаг для установления хороших практик для компаний, которые начинают с нуля?
Я бы начал с записи постановки проблемы цепочки поставок. Это не должен быть очень длинный документ. Если вы не работаете в компании, которая делает что-то фантастически сложное, например, в аэрокосмической отрасли, и у вас есть компания, которая делает что-то концептуально простое, начните с чистой постановки проблемы о том, что представляет собой цепочка поставок этой компании. Это не должно быть больше пары страниц. Распространите эти страницы, чтобы люди имели возможность возразить, а затем, решая эти возражения, вы сделаете документ лучше и крепче. Это даст вам крепкую отправную точку. Это не обязательно займет много времени. Если вы хотите начать письменную традицию, начните с написания первой страницы, которая описывает проблему таким образом, чтобы это имело смысл. Высшая иерархия может считать полезным понять, о чем их собственная компания. Моя отправная точка - начать с скромного документа и сосредоточиться на постановке проблемы.
Вопрос: Если вы нашли “плохой” документ, скажем, процедуру прогнозирования, как бы вы подошли к вышестоящему руководству, чтобы предложить изменения или полную переработку, так как гораздо проще вежливо исправить существующий?
Я считаю, что это чувствительный вопрос. Я бы не нападал прямо на документ, так как люди могут воспринять это лично. В хороших компаниях вы должны быть строгими по отношению к проблемам и мягкими по отношению к людям, но это очень сложно, и очень мало компаний могут достичь этого. Обычно компании строги по отношению к людям и мягки по отношению к проблемам. Мое предложение состоит в том, чтобы обратиться к вышестоящему руководству с примерами хороших практик и правил, которые соответствуют хорошему документу, например, форме написания “обратной пирамиды”. Подчеркните, что эта превосходная форма письма уже была установлена в 70-х годах в Procter & Gamble. Эти практики не новы или передовые; они являются установленными знаниями уже давно. Вы можете привести ваше вышестоящее руководство к постепенному пониманию этих практик, и они, вероятно, придут к собственному выводу, когда речь пойдет о оценке качества материала, который они могли бы создать сами. Многие люди могут пройти похожий путь, если им представят правильные идеи; они поймут, что, возможно, документ, который они создали, нуждается в улучшении, и они могут обратиться за помощью к другим сотрудникам.
Большое спасибо за посещение этой лекции. Я надеюсь, что для всех вас, кто не живет в компаниях, которые твердо укоренились в письменной традиции, вы можете начать переходить от устных традиций. Увидимся через две недели; это будет в то же время, в тот же день недели, среду, и в то же время дня, 15:00 по парижскому времени. Увидимся в следующий раз, спасибо.
Ссылки
- The Elements of Style (Первое издание), Уильям Странк мл., 1918 г.
- F-Shaped Pattern For Reading Web Content, Якоб Нильсен, 2006 г.
