00:00:07 Introduzione all’approccio di inventario min/max.
00:01:45 Benefici del min/max: semplicità, automazione.
00:02:29 Limitazioni del min/max: svalutazioni, non ottimizzazione.
00:04:39 Problema del min/max: prospettiva eccessivamente semplificata e centrata sul SKU.
00:07:09 Perché il min/max ha guadagnato consensi; integrazione ERP semplice.
00:09:20 Limitazioni del min/max nella gestione della supply chain.
00:10:58 Superare le limitazioni del min/max: modificare le impostazioni.
00:12:15 Sostegno per sistemi di inventario moderni; difficoltà di transizione.
00:14:22 Alternative al min/max: priorizzazione, vincoli non lineari.
00:17:00 Rischi di alcune decisioni aziendali.
00:17:25 Approccio min/max: possibili svantaggi.
00:18:30 Impatto finanziario di una cattiva gestione dell’inventario.
00:19:01 Consigli per i manager: andare oltre il min/max.
00:20:43 Conclusioni.
Sommario
In un’intervista, Joannes Vermorel, fondatore di Lokad, ha discusso l’approccio min/max alla gestione dell’inventario. L’approccio utilizza livelli di scorta minimi e massimi per il riapprovvigionamento, migliorando la produttività ma senza tenere conto della domanda variabile, portando a eccessi di scorte e a possibili svalutazioni dell’inventario. Vermorel sostiene che semplifica eccessivamente la gestione della supply chain e trascura l’interconnessione dell’inventario. Nonostante queste limitazioni, la sua semplicità e facilità di implementazione hanno portato a una diffusione capillare. È stato suggerito un workaround per le discrepanze nelle quantità d’ordine dei fornitori. In alternativa, Lokad raccomanda un approccio che dia priorità al valore dal punto di vista del cliente, considerando vincoli non lineari, e basando le decisioni sulla domanda futura.
Sommario Esteso
In questa intervista, il presentatore Kieran Chandler discute l’approccio min/max del riapprovvigionamento automatico con Joannes Vermorel, fondatore di Lokad, una società software specializzata nell’ottimizzazione della supply chain. L’approccio min/max è un metodo semplice ma diffuso di gestione dell’inventario.
Vermorel descrive il metodo min/max come estremamente semplice, coinvolgendo due parametri: i livelli di scorta minimi (min) e massimi (max). Il parametro min è un punto di attivazione, che indica quando un’unità di gestione del magazzino (SKU) necessita di riapprovvigionamento. Il parametro max indica il livello di scorta obiettivo, ossia la quantità da riordinare per riportare il livello di scorta dello SKU al valore massimo. Questo sistema produce un andamento a “dente di sega” nei livelli di inventario, dove le scorte diminuiscono lentamente fino a raggiungere il livello min, che innesca un riapprovvigionamento per raggiungere il livello max, prima di diminuire nuovamente.
Uno dei principali vantaggi di questo approccio, secondo Vermorel, è l’automazione. Una volta definiti i parametri min e max per un SKU, il sistema genera automaticamente gli ordini di acquisto quando il livello di scorta raggiunge il valore min. Questa automazione può aumentare la produttività riducendo il lavoro manuale necessario per monitorare e ordinare le scorte.
Nonostante la sua semplicità e i benefici dell’automazione, Vermorel evidenzia notevoli limitazioni del metodo min/max. Il sistema non tiene conto dei cambiamenti nella domanda dei prodotti nel tempo, portando potenzialmente a un accumulo di scorte non necessario per prodotti a lenta rotazione o in fase di declino. L’approccio min/max continuerà a innescare riapprovvigionamenti, indipendentemente dal fatto che la domanda del prodotto stia diminuendo gradualmente. Di conseguenza, le aziende che utilizzano questo metodo potrebbero ritrovarsi con significative svalutazioni di inventario a causa dell’eccesso di scorte di prodotti con domanda in calo.
Pertanto, sebbene l’approccio min/max alla gestione dell’inventario offra semplicità e automazione, presenta anche limitazioni intrinseche. Non tiene conto della domanda fluttuante dei prodotti, portando a possibili svalutazioni dell’inventario. Inoltre, non fornisce indicazioni per impostare livelli minimi e massimi ottimali, richiedendo potenzialmente aggiustamenti manuali costanti per ottenere una gestione ottimale dell’inventario. Queste carenze indicano che affidarsi esclusivamente all’approccio min/max potrebbe condurre a una gestione dell’inventario subottimale e a possibili fallimenti.
Vermorel critica innanzitutto l’approccio di inventario min/max, affermando che semplifica eccessivamente le complessità della gestione della supply chain e restringe artificialmente la prospettiva a un singolo SKU (Stock Keeping Unit). Questo approccio spinge le aziende a concentrarsi sugli SKU individuali, trascurando l’interconnessione del loro inventario e della più ampia supply chain. La domanda principale non è tanto quando e quanto riordinare di un certo SKU, ma piuttosto, dato un budget limitato, dove l’investimento dovrebbe essere prioritariamente allocato su tutta la gamma degli SKU.
Vermorel descrive questa visione incentrata sugli SKU come “velenosa” poiché ignora la natura competitiva della gestione dell’inventario, in cui tutti gli SKU competono per lo stesso investimento. Questo modo di pensare spinge le aziende in un ciclo di continui aggiustamenti dei parametri min/max, trascurando la prospettiva più ampia su come servire al meglio i clienti che necessitano di molteplici SKU. Di conseguenza, le aziende potrebbero faticare a ottimizzare il loro livello di servizio e la strategia complessiva di investimento nell’inventario.
Chandler poi chiede a Vermorel di spiegare perché, se esistono tali limitazioni, l’approccio min/max abbia ottenuto una diffusione capillare. Vermorel individua nella sua semplicità e facilità di implementazione le ragioni principali, in particolare nei primi sistemi relazionali e database. Una politica di inventario min/max poteva essere aggiunta a un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) con poche query SQL, rendendola una funzionalità attraente per sistemi sviluppati da zero.
Storicamente, la preferenza per sistemi monolitici ha giocato un ruolo. Questi sistemi, in grado di tracciare l’entrata e l’uscita dell’inventario, sono stati estesi per includere un’intelligenza di riapprovvigionamento di base come la funzionalità min/max. Vermorel suggerisce che l’approccio migliore sarebbe stato integrare un sistema separato dedicato all’intelligenza del riapprovvigionamento. Tuttavia, il percorso di minor resistenza era spesso semplicemente quello di aggiungere funzionalità alla struttura monolitica esistente.
L’approccio min/max può essere efficace se i professionisti della supply chain si dedicano alla regolazione quotidiana dei valori min/max. Tuttavia, ciò comporta un notevole carico di lavoro e responsabilità per i professionisti stessi, con il rischio di risultati subottimali se tale impegno non viene mantenuto. Il min-max è una strategia di supply chain incorporata in molti sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). Questa strategia funziona relativamente bene quando il quantitativo minimo d’ordine del fornitore corrisponde alle impostazioni min-max del sistema. Tuttavia, diventa problematica quando il quantitativo minimo d’ordine del fornitore è espresso in valore anziché in unità. Ad esempio, se un fornitore accetta solo ordini del valore minimo di $10,000 su tutti i prodotti, ciò complica il sistema che preferisce quantitativi minimi per prodotto.
Per aggirare questo problema, Vermorel ha suggerito un workaround - una modifica al sistema. In un sistema rigidamente min-max, è possibile impostare il valore min a zero e il max a un numero infinitamente alto, così da non innescare l’ordine. Quando è necessario effettuare un ordine, i valori possono essere regolati di conseguenza per consentire al sistema di emettere il segnale di riordino, per poi essere ripristinati ai valori iniziali. Vermorel riconosce il livello extra di complessità che ciò comporta, ma sostiene che se un’azienda è bloccata con un sistema obsoleto, può rappresentare una soluzione ragionevole a breve termine.
La conversazione poi si è spostata sulle alternative all’approccio min/max, focalizzandosi in particolare sull’approccio di Lokad. Le differenze chiave, secondo Vermorel, includono la priorizzazione, la considerazione di vincoli non lineari e il basare le decisioni sulla domanda futura prevista. La priorizzazione implica considerare il valore di ogni prodotto dal punto di vista del cliente. I vincoli non lineari includono i quantitativi minimi d’ordine dei fornitori e altri fattori come la capacità del magazzino. La domanda futura prevista implica la generazione di previsioni probabilistiche per valutare futuri potenziali e i rischi associati.
Se l’approccio min-max “funziona in qualche modo”, ciò suggerisce che l’inventario non sia strategico per l’azienda e che le scorte siano economiche. Tuttavia, Vermorel ha avvertito che non appena la gestione dell’inventario inizia ad avere un impatto finanziario significativo, si dovrebbe considerare un approccio più sofisticato per evitare di lasciare soldi sul tavolo.
Per transitare lontano dall’approccio min-max, Vermorel ha suggerito di iniziare con la priorizzazione. Questo può essere realizzato anche con uno strumento semplice come Excel. I prodotti dovrebbero essere classificati in base alla loro urgenza nell’inventario, considerando aspetti come la previsione della domanda, la criticità per i clienti e il rischio d’inventario. Questa priorizzazione può migliorare la produttività, in quanto permette ai responsabili della supply chain di concentrarsi sui prodotti in cima alla lista anziché esaminare ogni prodotto in modo lineare.
Trascrizione Completa
Kieran Chandler: Bentornati su Lokad TV. Questa settimana discuteremo l’approccio min/max, uno dei primi metodi di riapprovvigionamento automatico ad essere incorporati nel software di gestione dell’inventario. Il principale vantaggio di questo approccio è la sua semplicità. Tuttavia, nell’episodio di oggi spiegheremo perché intraprendere questa strada significa, in ultima analisi, perdersi in un percorso destinato al fallimento. Quindi, Joannes, forse sarebbe opportuno iniziare questa settimana descrivendo un po’ più nel dettaglio l’approccio min/max e di cosa si tratta realmente.
Joannes Vermorel: La politica di riapprovvigionamento dell’inventario min/max è estremamente semplice. Si considera un singolo SKU e si definiscono due parametri: il min e il max. Il min indica che quando la tua unità di gestione dello stock, lo SKU, raggiunge questo livello di scorta, viene innescato un riapprovvigionamento. E quanto riapprovvigionare? Beh, si riapprovvigiona solo quanto basta affinché il livello di scorta raggiunga il valore max. Quindi, hai il min che funge da trigger e il max come obiettivo. Questo si traduce in un andamento “a dente di sega” del tuo inventario, dove le scorte diminuiscono lentamente, poi vengono riapprovvigionate, per poi diminuire nuovamente. È davvero estremamente semplice da implementare. Puoi farlo su praticamente qualsiasi sistema, e quasi ogni sistema della supply chain ha una qualche forma di equivalente min/max.
Kieran Chandler: Sembrerebbe molto semplicistico. Quali sono gli altri vantaggi principali di questo approccio?
Joannes Vermorel: L’unico vantaggio, supponendo che tu disponga di un sistema di gestione dell’inventario basato su software, è l’automazione. Significa che potresti letteralmente non fare nulla e gli ordini di acquisto verrebbero generati una volta raggiunto il min, che rappresenta il trigger. Quindi, in termini di produttività, è relativamente buono perché offre un elemento di valore, ovvero l’automazione completa.
Kieran Chandler: Quindi questi sono tutti i punti positivi. E adesso parliamo di alcuni aspetti negativi? È una tecnica incorporata in molti ERP. Quali sono le sue limitazioni?
Joannes Vermorel: La principale limitazione è che la gestione dell’inventario risultante dal min/max è tipicamente piuttosto povera. Uno dei motivi è che finirai sempre per avere significative svalutazioni dell’inventario, perché questo approccio min/max innescherà il riapprovvigionamento comunque, in ogni caso. Quindi, se hai un prodotto che sta gradualmente scomparendo, effettuerai comunque un nuovo riordino anche dopo un anno di rallentamento. Il problema è che non esiste la possibilità di eliminare progressivamente un prodotto con il min/max. In pratica, si finisce per avere svalutazioni dell’inventario per design. Inoltre, non appena desideri ottimizzare qualcosa in termini di inventario, non limitandoti solo a risparmiare tempo in modo che gli ordini vengano eseguiti, il metodo min/max non ti fornisce alcuna indicazione. Ti dice solo che puoi scegliere un min e un max, ma la realtà è che la scelta di queste due condizioni — quando riordinare e quanto riordinare — è lasciata interamente a te. Se sei disposto a rivedere tutte le impostazioni min/max ogni singolo giorno, puoi implementare qualsiasi altra politica tu voglia, ma avrai completamente perso i benefici dell’automazione nel farlo.
Kieran Chandler: Quindi è per questo che stiamo parlando di questo genere di metodo che porta sostanzialmente al fallimento. Quali sono, dunque, i problemi che le persone affrontano nel mondo reale utilizzando questo tipo di approccio?
Joannes Vermorel: Credo che il problema principale sia più insidioso del semplice fatto che il min/max risulti troppo semplicistico. La questione fondamentale è che inquadra il problema in modo tale da essere relativamente dannoso per comprendere veramente cosa sta succedendo nella tua supply chain.
Kieran Chandler: La forza sta nell’iterazione, sai, il resto dell’universo non conta. Se ci pensi, per la maggior parte delle aziende, ci sono migliaia di referenze di prodotto o almeno centinaia, e tipicamente diverse sedi. Quindi le cose non avvengono in isolamento. La domanda non è tanto quando ordinare questo SKU e in che quantità, ma se ho un dollaro o un euro in più da investire nel mio inventario, dove dovrebbe essere investito tale importo con priorità?
Joannes Vermorel: Vedi, tutte le tue referenze, tutti i tuoi SKU, competono per lo stesso denaro, per lo stesso budget che potresti investire nel tuo inventario. Ma la prospettiva min/max ti offre una visione centrata sullo SKU per il riapprovvigionamento. Quindi, tutta questa competizione che esiste tra gli SKU che gestisci, in realtà, non esiste affatto. Ed è qui che risiede il problema, perché significa che stai riducendo il problema alla ricerca di due parametri, min e max, e potenzialmente a doverli rivedere ogni settimana, ogni mese, ogni anno, quanto basta. Ma ti dà un modo di pensare in cui, fondamentalmente, si tratta di un SKU alla volta, mentre ciò che accade realmente per la tua azienda è che hai clienti che necessitano di molti SKU, e quindi tutti gli SKU competono per il tuo budget. Vuoi davvero pensare a come posso offrire il miglior servizio possibile e non una soluzione per un singolo SKU.
Kieran Chandler: E se è un approccio così problematico, come dici, perché ha riscosso tanto interesse in origine? Perché è qualcosa che viene integrato in così tanti ERP?
Joannes Vermorel: Voglio dire, è chiaramente qualcosa di estremamente semplice da implementare, soprattutto se si pensa ai primi sistemi relazionali, sai, ai primi sistemi di database. Una politica di rifornimento inventario min/max può essere implementata con tipo tre o quattro query SQL. Ne serve una per il trigger, una per la quantità, forse una per finalizzare l’ordine d’acquisto e via discorrendo. Sono letteralmente una manciata di query SQL da aggiungere al tuo ERP per fornire questa capacità. Quindi, ha senso se inizi da zero aggiungere ciò.
Storicamente, esisteva questo grande approccio di avere dei monoliti, quindi hai un sistema di gestione dell’inventario che è perfettamente valido nel gestire il tuo inventario, nel tenere traccia di ciò che entra e di ciò che esce. Ma poi vuoi aggiungere una funzionalità per l’intelligenza del rifornimento. Parti da qualcosa. L’approccio migliore sarebbe stato dire, “Non mi avventurerò nemmeno in questo tipo di funzionalità, così da poter avere un altro sistema dedicato a questa intelligenza del rifornimento.” Ma si è scoperto che la via più facile era semplicemente quella di estendere il tuo grande monolito e dire, “Beh, già gestisco il mio inventario, quindi posso aggiungere il primo accenno di intelligenza del rifornimento.” Fondamentalmente, inizi con min/max.
Se presumi che avrai degli operatori della supply chain che rivedranno quei valori min max ogni singolo giorno per ottimizzarli, allora la realtà è che può funzionare relativamente bene. Ma in realtà, è semplicemente che tutta l’intelligenza e lo sforzo ricadono sulle spalle dell’operatore della supply chain.
Kieran Chandler: Il problema è che molti dei nostri clienti sono fortemente limitati dalle capacità di quello ERP. Quindi, quali sono le opzioni disponibili per loro se hanno qualcosa come il min max che è fortemente codificato nel loro ERP?
Joannes Vermorel: Questo è un problema, perché anche se può succedere di avere questo tipo di funzionalità integrate nel sistema, ciò inizia a creare molta frizione.
Kieran Chandler: Quando, per esempio, c’è una discrepanza con le quantità d’ordine minime richieste dal tuo fornitore. Se il tuo fornitore ha quantità d’ordine minime espresse per prodotto, potresti dover ordinare 50 unità per ogni singolo prodotto che ordini. Questo funziona relativamente bene con l’approccio min-max, perché basta avere una differenza superiore a 50 unità tra il minimo e il massimo. Il problema sorge quando, per esempio, un fornitore ti dice che accetta ordini solo se ordini prodotti per un valore di almeno $10,000. In questo caso, stai considerando la gamma di prodotti che puoi reperire da questo fornitore, e potrebbero essercene centinaia.
Joannes Vermorel: Esatto, non vuoi un approccio troppo semplicistico che sia, “Ordino un prodotto solo se posso effettuare un ordine di diecimila dollari solo per questo prodotto.” Questo è il tipo di attrito che può verificarsi. È possibile aggirare queste impostazioni min-max, per esempio, se il tuo sistema è rigidamente orientato verso il min-max. Abbiamo avuto alcuni clienti così. Il trucco è impostare il minimo a zero in modo che non venga mai attivato, e il massimo che inneschi al contrario. Inganni il sistema in modo che non risponda a nulla. Poi, quando vuoi procedere con una risoluzione, modifichi i valori sul posto, lasci che il sistema generi il riordino, e poi lo disattivi di nuovo riportando quei valori a zero. È molto dipendente dal sistema, e l’idea è che non vuoi fare questo manualmente. Modificheresti direttamente il contenuto del database relazionale, così da poter eseguire il reverse engineering del comportamento che desideri.
Kieran Chandler: L’idea di hackerare un sistema e fare reverse engineering potrebbe mettere un po’ di apprensione alcuni dei nostri spettatori. Questo aggiunge un ulteriore livello di complessità? È un approccio che raccomanderesti?
Joannes Vermorel: L’approccio raccomandato è avere un moderno sistema di gestione dell’inventario basato sul cloud che disponga di un’API e di tutte le funzionalità moderne. Ma la realtà è che, se non lo possiedi, potresti rimanere bloccato con un sistema vecchio di due o tre decenni, completamente interconnesso con il resto della tua azienda. Passare a qualcosa di molto più moderno potrebbe non essere un’opzione ragionevole a breve termine. Sì, c’è un po’ di attrito in più, ma la realtà è che, poiché il min/max è molto semplicistico, hackerare una sovrascrittura del min/max è comunque relativamente semplice. È molto più facile eseguire il reverse engineering perché tutti i sistemi tendono ad avere una qualche forma di min/max. Il trigger potrebbe essere, ad esempio, una data come ogni lunedì riordino fino al massimo. Quindi non ho un minimo, ho solo un massimo, e poi ho un programma che è ogni lunedì, o il primo giorno del mese, o qualcosa del genere. Esistono molte varianti di questo inventario min/max, che tipicamente viene fornito con una condizione trigger semplicistica e un tipo di target altrettanto semplicistico.
Kieran Chandler: E con politiche di rifornimento più elaborate e semi-smart, diventa molto più complicato penetrare nel sistema?
Joannes Vermorel: Sì, ed è proprio lì che sta il paradosso. Quando hai politiche di rifornimento più elaborate e semi-smart, diventa molto più difficile infiltrarsi nel sistema se questo deve rimanere in opera e non può essere semplicemente disattivato. Ma allontaniamoci dall’hacking e parliamo delle alternative all’approccio min-max. Quali sono le principali differenze tra un approccio Lokad e un approccio min-max?
Kieran Chandler: Quindi, di cosa hanno bisogno principalmente le aziende? Immagino che ci possano essere alcuni prodotti in cui il margine è sottile, ma quei prodotti risultano essere completamente critici per i tuoi clienti. Se non li hai, rischi di perdere i clienti del tutto. Quindi, diresti che la prioritizzazione è il primo passo?
Joannes Vermorel: Infatti, la prioritizzazione è probabilmente il primo passo. Il secondo passo è poi pensare a tutti i vincoli non lineari che hai nelle tue supply chain. È molto raro poter ignorare completamente questi vincoli. Per esempio, potresti avere quantità d’ordine minime dai tuoi fornitori. Queste riflettono il fatto che ogni volta che effettui un riordino, il fornitore deve effettuare una consegna. Questo è un costo fisso che è indipendente dalla quantità che ordini, e potrebbe riflettersi nel prezzo che ottieni. Poi potresti anche avere altri vincoli, come se hai troppe consegne in un solo giorno, il personale del magazzino può essere sopraffatto. Ci sono molti altri vincoli non lineari che nemmeno vengono presi in considerazione da una prospettiva min/max. È tipicamente molto specifico del settore, ma il succo è che vuoi assicurarti che il tuo modello non stia ignorando la realtà fisica della tua supply chain.
Kieran Chandler: Quindi, stai dicendo che tutto si basa sulla domanda futura prevista. L’inventario min-max non dice nulla su come proietti addirittura la domanda.
Joannes Vermorel: Esatto. Il futuro è incerto, quindi la prima differenziazione è che devi inserire qualche tipo di previsione della domanda probabilistica. Questo ti permette di valutare molti futuri possibili e il rischio associato a prendere certe decisioni, o a non prenderle.
Kieran Chandler: E molti dei nostri spettatori potrebbero star usando un approccio min/max che al momento funziona per loro. Quindi, quali potrebbero essere gli esiti possibili se non prestano attenzione ad alcuni di questi avvertimenti? Perché dovrebbero cambiare da quell’approccio min/max?
Joannes Vermorel: Beh, se l’approccio min/max sta funzionando, probabilmente significa che l’inventario non è strategico e che il tuo stock è molto economico. Tutto ciò a cui tieni è l’automazione. Questo può funzionare se hai molti prodotti che devono essere disponibili, ma il rovescio della medaglia è che diventa molto costoso se non li hai. Tuttavia, se non c’è uno svantaggio specifico nell’avere troppe scorte, come nel caso degli articoli per ufficio, per esempio, l’approccio min/max può andare bene. Ma non appena ciò ha un impatto finanziario significativo sulla tua supply chain, potresti stare lasciando molti soldi sul tavolo non ottimizzando la gestione dell’inventario.
Kieran Chandler: Per concludere, vorremmo che i nostri spettatori portassero a casa una piccola lezione. Se fossi un supply chain manager, quali dovrebbero essere i primi passi da compiere per abbandonare un approccio min/max?
Joannes Vermorel: Il primo passo è puntare su qualsiasi cosa assomigli a una prioritizzazione. Puoi persino farlo in Excel. La domanda sarebbe: se hai tutti i tuoi prodotti, puoi classificarli dal prodotto che ha bisogno di inventario in via urgente a quello che ha meno necessità di inventario?
Kieran Chandler: Hai parlato di una mini previsione della domanda basata su una media mobile. È molto cruda, e poi ci sono alcuni fattori che considerano la criticità per i tuoi clienti. È qualcosa che è un componente aggiuntivo o è mission critical?
Joannes Vermorel: È qualcosa che include certi fattori. Per esempio, può considerare il rischio d’inventario. La domanda è: si tratta di qualcosa in cui l’obsolescenza è rapida o è qualcosa che durerà per sempre?
Con una ricetta numerica molto basilare, puoi già avere una classifica che ha senso. La cosa positiva è che in termini di produttività, significa che anche se stai ancora elaborando manualmente il tuo stock in modo esteso, non appena hai una prioritizzazione, hai una lista di priorità. In questo modo, sai dove cercare.
Anche se la tua prioritizzazione è un po’ grezza, la cima della lista è tipicamente un buon punto di partenza, se la tua ricetta non è completamente disfunzionale. Questo approccio è migliore che scansionare linearmente ogni singolo prodotto ogni singola settimana.
Kieran Chandler: Okay, perfetto. Bene, dobbiamo lasciarci qui, ma grazie per il tempo che ci hai dedicato oggi. Questo è tutto per questa settimana. Torneremo la prossima settimana con un altro episodio di Lokad TV. Fino ad allora, grazie per averci seguito.
