Il metodo di inventario Min/Max non funziona

00:00:07 Introduzione all’approccio di inventario min/max.
00:01:45 Vantaggi del min/max: semplicità, automazione.
00:02:29 Limitazioni del min/max: svalutazioni, mancanza di ottimizzazione.
00:04:39 Problema del min/max: prospettiva semplificata incentrata sul SKU.
00:07:09 Perché il min/max ha guadagnato popolarità; facile integrazione ERP.
00:09:20 Limitazioni del min/max nella gestione della supply chain.
00:10:58 Superare le limitazioni del min/max: impostazioni di hacking.
00:12:15 Sostenere i moderni sistemi di inventario; difficoltà di transizione.
00:14:22 Alternative al min/max: prioritizzazione, vincoli non lineari.
00:17:00 Rischi di determinate decisioni aziendali.
00:17:25 Approccio min/max: potenziali svantaggi.
00:18:30 Impatti finanziari di una cattiva gestione dell’inventario.
00:19:01 Consigli per i manager: andare oltre il min/max.
00:20:43 Considerazioni finali.

Riassunto

In un’intervista, Joannes Vermorel, fondatore di Lokad, ha discusso l’approccio min/max alla gestione dell’inventario. L’approccio utilizza livelli minimi e massimi di stock per il riapprovvigionamento automatizzato, migliorando la produttività ma non tenendo conto della domanda fluttuante, portando a un eccesso di scorte e potenziali svalutazioni dell’inventario. Vermorel sostiene che questo metodo semplifica e trascura l’interconnessione dell’inventario nella gestione della supply chain. Nonostante queste limitazioni, la sua semplicità e facilità di implementazione hanno portato a una diffusa adozione. È stata suggerita una soluzione alternativa per le discrepanze nelle quantità degli ordini dei fornitori. In alternativa, Lokad consiglia un approccio che privilegia il valore dal punto di vista del cliente, considerando vincoli non lineari e basando le decisioni sulla domanda futura prevista.

Riassunto Esteso

In questa intervista, l’ospite Kieran Chandler discute l’approccio min/max del riapprovvigionamento automatizzato con Joannes Vermorel, fondatore di Lokad, un’azienda specializzata nell’ottimizzazione della supply chain. L’approccio min/max è un metodo semplice ma diffuso di gestione dell’inventario.

Vermorel descrive il metodo min/max come estremamente semplice, coinvolgendo due parametri: il livello minimo (min) e il livello massimo (max) di stock. Il parametro min è un punto di trigger, che indica quando un SKU (stock keeping unit) deve essere riapprovvigionato. Il parametro max indica il livello di stock obiettivo, indicando la quantità da riordinare per riportare il livello di stock dell’SKU al livello massimo. Questo sistema porta a un modello a “dente di sega” dei livelli di inventario, in cui lo stock diminuisce lentamente fino a raggiungere il livello minimo, attivando un riapprovvigionamento per raggiungere il livello massimo, prima di diminuire nuovamente.

Uno dei principali vantaggi di questo approccio, secondo Vermorel, è l’automazione. Una volta definiti i parametri min e max per un SKU, il sistema genera automaticamente ordini di acquisto quando il livello di stock raggiunge il valore minimo. Questa automazione può migliorare la produttività riducendo il lavoro manuale coinvolto nel monitoraggio e nell’ordinazione dello stock.

Nonostante la sua semplicità e i vantaggi dell’automazione, Vermorel evidenzia significative limitazioni del metodo min/max. Il sistema non tiene conto dei cambiamenti nella domanda di prodotto nel tempo, potenzialmente portando a una costruzione di stock non necessaria per prodotti a movimento lento o in declino. L’approccio min/max continuerà a attivare riapprovvigionamenti, indipendentemente dal fatto che la domanda del prodotto stia gradualmente scomparendo. Di conseguenza, le aziende che utilizzano questo metodo potrebbero trovarsi con significative svalutazioni di inventario a causa di un eccesso di stock di prodotti con domanda in calo.

Pertanto, sebbene l’approccio min/max alla gestione dell’inventario offra semplicità e automazione, presenta anche limitazioni intrinseche. Non tiene conto della fluttuazione della domanda di prodotto, portando a possibili svalutazioni di inventario. Inoltre, non offre indicazioni per impostare livelli ottimali di min e max, potendo richiedere costanti aggiustamenti manuali per raggiungere una gestione ottimale dell’inventario. Queste carenze indicano che fare affidamento esclusivamente sull’approccio min/max può portare a una gestione subottimale dell’inventario e a un potenziale fallimento.

Vermorel critica innanzitutto l’approccio all’inventario min/max, affermando che semplifica eccessivamente le complessità della gestione della supply chain e restringe artificialmente la prospettiva a un singolo SKU (Stock Keeping Unit). Questo approccio spinge le aziende a concentrarsi sugli SKU individuali, ignorando l’interconnessione del loro inventario e della supply chain più ampia. La domanda principale non è quando e quanto riordinare di uno SKU specifico, ma piuttosto, date le risorse limitate, dove dovrebbe essere prioritizzato l’investimento in tutta la gamma di SKU.

Vermorel descrive questa visione centrata sugli SKU come “avvelenata” poiché ignora la natura competitiva della gestione dell’inventario, in cui tutti gli SKU competono per lo stesso investimento. Questa mentalità spinge le aziende in un ciclo di costante regolazione dei parametri min/max, trascurando la prospettiva più ampia su come servire al meglio i clienti che richiedono più SKU. Di conseguenza, le aziende potrebbero faticare a ottimizzare il loro livello di servizio e la strategia di investimento complessiva dell’inventario.

Chandler chiede quindi a Vermorel di spiegare perché, se esistono tali limitazioni, l’approccio min/max ha ottenuto una diffusa adozione. Vermorel identifica la sua semplicità e facilità di implementazione come ragioni principali, soprattutto nei primi sistemi relazionali e di database. Una politica di inventario min/max poteva essere aggiunta a un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) con poche query SQL, rendendola una caratteristica interessante per i sistemi che partono da zero.

Storicamente, la preferenza per i sistemi monolitici ha giocato un ruolo. Questi sistemi, capaci di tracciare l’ingresso e l’uscita dell’inventario, sono stati estesi per includere una base di conoscenza di riapprovvigionamento di base come la funzione min/max. Vermorel suggerisce che l’approccio migliore sarebbe stato integrare un sistema separato dedicato all’intelligenza di riapprovvigionamento. Tuttavia, spesso il percorso di minor resistenza era semplicemente quello di aggiungere all’attuale struttura monolitica.

L’approccio min/max può essere efficace se i professionisti della supply chain si dedicano al tuning quotidiano dei valori min/max. Tuttavia, ciò comporta un notevole carico di lavoro e responsabilità per i professionisti stessi, con il potenziale per risultati subottimali se questo sforzo non viene mantenuto. Min-max è una strategia di supply chain codificata in molti sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). Questa strategia funziona relativamente bene quando la quantità minima d’ordine del fornitore corrisponde alle impostazioni min-max del sistema. Tuttavia, diventa problematica quando la quantità minima d’ordine del fornitore è espressa in valore anziché in unità. Ad esempio, se un fornitore accetta solo ordini di almeno $10.000 per tutti i prodotti, complica il sistema che preferisce quantità minime per prodotto.

Per aggirare questo problema, Vermorel ha suggerito una soluzione alternativa: un hack di sistema. In un sistema rigidamente min-max, è possibile impostare il valore minimo a zero e il valore massimo a un numero infinitamente alto, in modo da non attivare l’ordine. Quando è necessario effettuare un ordine, i valori possono essere regolati di conseguenza per consentire al sistema di emettere il segnale di riordino, per poi essere ripristinati ai valori iniziali. Vermorel riconosce il livello aggiuntivo di complessità che ciò comporta, ma sostiene che se un’azienda è bloccata con un sistema obsoleto, può essere una soluzione ragionevole a breve termine.

La conversazione si è quindi spostata sulle alternative all’approccio min-max, concentrandosi specificamente sull’approccio di Lokad. Le principali differenze secondo Vermorel includono la prioritizzazione, la considerazione dei vincoli non lineari e la basa delle decisioni sulla domanda futura prevista. La prioritizzazione implica la considerazione del valore di ciascun prodotto dal punto di vista del cliente. I vincoli non lineari includono le quantità minime d’ordine dai fornitori e altri fattori come la capacità del magazzino. La domanda futura prevista implica la generazione di previsioni probabilistiche per valutare i futuri potenziali e i rischi associati.

Se l’approccio min-max sta “funzionando più o meno”, ciò suggerisce che l’inventario non è strategico per l’azienda e che le scorte sono economiche. Tuttavia, Vermorel ha avvertito che non appena la gestione dell’inventario inizia ad avere un impatto finanziario significativo, dovrebbe essere preso in considerazione un approccio più sofisticato per evitare di lasciare soldi sul tavolo.

Per abbandonare l’approccio min-max, Vermorel ha suggerito di iniziare con la prioritizzazione. Questo può essere fatto anche con un semplice strumento come Excel. I prodotti dovrebbero essere classificati in base alla loro urgenza per l’inventario, tenendo conto di aspetti come la previsione della domanda, la criticità per i clienti e il rischio di inventario. Questa prioritizzazione può migliorare la produttività, in quanto consente ai responsabili della supply chain di concentrarsi sulla parte superiore della lista anziché esaminare ogni prodotto linearmente.

Trascrizione completa

Kieran Chandler: Bentornati a Lokad TV. Questa settimana parleremo dell’approccio min/max, uno dei primi metodi di riapprovvigionamento automatizzato incorporati nei software di gestione dell’inventario. Il principale vantaggio di questo approccio è la sua semplicità. Tuttavia, nell’episodio di oggi spiegheremo perché seguire questa strada significa essere destinati al fallimento. Quindi, Joannes, forse un buon punto di partenza questa settimana sarebbe descrivere un po’ meglio l’approccio min/max e cosa comporta effettivamente.

Joannes Vermorel: La politica di riapprovvigionamento dell’inventario min/max è estremamente semplice. Si considera un SKU e si definiscono due parametri: il minimo e il massimo. Il minimo indica che quando il livello di stock del tuo SKU raggiunge questo valore, viene attivato un riapprovvigionamento. E quanto si riapprovvigiona? Beh, si riapprovvigiona esattamente quanto basta per far salire il livello di stock al valore massimo. Quindi, il minimo agisce come un trigger e il massimo come un obiettivo. Questo fa sì che l’inventario abbia una forma a sega, in cui l’inventario diminuisce lentamente, poi si riapprovvigiona e poi diminuisce di nuovo. È davvero estremamente semplice da implementare. Puoi farlo praticamente in qualsiasi sistema e praticamente ogni sistema di supply chain ha qualche tipo di equivalente min/max.

Kieran Chandler: Sembra molto semplicistico. Quali sono gli altri principali vantaggi di questo approccio?

Joannes Vermorel: Il vantaggio principale, assumendo che si abbia un sistema di gestione dell’inventario basato su software, è l’automazione. Significa che potresti letteralmente non fare nulla e gli ordini di acquisto verranno generati una volta raggiunto il minimo, che rappresenta il trigger. Quindi, in termini di produttività, è relativamente buono perché offre qualcosa che può essere prezioso, ovvero l’automazione completa.

Kieran Chandler: Quindi questi sono tutti i punti positivi. E ora parliamo di alcuni dei punti negativi. È una tecnica incorporata in molti ERP. Quali sono i suoi limiti?

Joannes Vermorel: Il principale limite è che la gestione dell’inventario che deriva dal min/max è tipicamente molto cattiva. Un motivo è che finirai sempre per avere notevoli svalutazioni dell’inventario perché questo approccio min/max attiverà il rifornimento in ogni caso. Quindi, se hai un prodotto che sta gradualmente scomparendo, farai comunque un altro riordino anche dopo un anno di rallentamento. Quindi, il problema è che non esiste una fase di eliminazione di un prodotto con il min/max. Alla fine ti ritrovi praticamente con svalutazioni dell’inventario per design. Inoltre, non appena vuoi ottimizzare qualsiasi cosa in termini di inventario, non solo risparmiare tempo affinché gli ordini vengano passati, il metodo min/max non ti dice nulla. Ti dice solo che puoi scegliere un minimo, puoi scegliere un massimo, ma la realtà è che scegliere queste due condizioni, ovvero quando riordinare e quanto riordinare, è completamente a te. Se sei disposto a rivedere tutte le tue impostazioni min/max ogni singolo giorno con il min/max, puoi implementare qualsiasi altra politica che desideri, ma hai completamente perso i vantaggi dell’automazione facendo ciò.

Kieran Chandler: Quindi è per questo che stiamo parlando di questo tipo di metodo che porta essenzialmente al fallimento. Quindi, quali sono i problemi che le persone stanno affrontando nel mondo reale utilizzando questo tipo di approccio?

Joannes Vermorel: Credo che il problema principale sia più insidioso del semplice fatto che il min/max sia troppo semplicistico. Il problema principale è che inquadra il problema in un modo relativamente dannoso per capire anche solo cosa sta succedendo nella tua supply chain.

Kieran Chandler: La forza è nell’iterazione, sai, il resto dell’universo non conta. Quando ci pensi, per la maggior parte delle aziende, hanno migliaia di riferimenti di prodotto o almeno centinaia e tipicamente diversi luoghi. Quindi le cose non accadono in isolamento. La domanda non è tanto quando dovrei ordinare questo SKU e quanto, ma se ho un dollaro o un euro in più da investire nel mio inventario, dove dovrebbe andare questa moneta in priorità?

Joannes Vermorel: Vedi, tutti i tuoi riferimenti, tutti i tuoi SKU, competono per lo stesso denaro, per lo stesso budget che potresti investire nel tuo inventario. Ma la prospettiva min/max ti offre una prospettiva incentrata sugli SKU per il rifornimento. Quindi, tutta questa competizione che esiste tra gli SKU che gestisci non esiste nemmeno. Ed è qui che è relativamente problematico, perché significa che stai trasformando il problema nel trovare due parametri, minimo e massimo, e potenzialmente rivedere quei parametri ogni settimana, ogni mese, ogni anno, qualunque cosa. Ma ti dà una mentalità in cui, fondamentalmente, è uno SKU alla volta, mentre quello che sta realmente accadendo per la tua azienda è che hai clienti che hanno bisogno di molti SKU, e quindi tutti gli SKU competono per il tuo budget. Vuoi davvero pensare a come posso offrire il miglior servizio possibile e non solo una soluzione per questo singolo SKU.

Kieran Chandler: E se è un approccio così problematico, come dici tu, perché ha avuto così tanto successo inizialmente? Perché è qualcosa che è incorporato in così tanti ERP?

Joannes Vermorel: Voglio dire, è chiaramente qualcosa di estremamente semplice da implementare, specialmente quando si pensa ai primi sistemi relazionali, sai, ai primi sistemi di database. Una politica di rifornimento dell’inventario min/max può essere implementata con tre o quattro query SQL. Ne hai bisogno di una per il trigger, una per la quantità, forse una per finalizzare l’ordine di acquisto e così via. Sono letteralmente un pugno di query SQL che devi aggiungere al tuo ERP per fornire questa funzionalità. Quindi ha senso se stai partendo da zero aggiungerlo.

Storicamente, c’era questo grande approccio di avere monoliti, quindi hai un sistema di gestione dell’inventario che è perfettamente in grado di gestire il tuo inventario, quindi tenere traccia delle cose che entrano e delle cose che escono. Ma poi vuoi aggiungere una funzionalità per l’intelligenza di rifornimento. Inizi con qualcosa. L’approccio migliore sarebbe stato dire: “Non mi avventurerò nemmeno in questo tipo di funzionalità, così posso avere un altro sistema dedicato a questa intelligenza di rifornimento”. Ma si è scoperto che il percorso più facile era semplicemente estendere il tuo grande monolite e dire: “Beh, posso già gestire il mio inventario, quindi posso aggiungere il primo pezzo di intelligenza di rifornimento”. Fondamentalmente, si inizia con min/max.

Se si assume che ci saranno operatori della supply chain che rivedranno quei valori min max ogni singolo giorno per ottimizzarli, allora la realtà è che può funzionare relativamente bene. Ma in realtà, è solo che tutta l’intelligenza e lo sforzo ricadono sulle spalle dell’operatore della supply chain.

Kieran Chandler: Il problema è che molti dei nostri clienti sono molto vincolati alle capacità di quel sistema ERP. Quindi quali sono le opzioni disponibili per loro se hanno qualcosa come min max che è molto codificato nel loro ERP?

Joannes Vermorel: Questo è un problema, perché anche se può succedere che hai questo tipo di funzionalità integrate nel tuo sistema, inizia a creare molta frizione.

Kieran Chandler: Quando, ad esempio, c’è una discrepanza con le quantità minime d’ordine del tuo fornitore. Se il tuo fornitore ha quantità minime d’ordine espresse per prodotto, potresti dover ordinare 50 unità per ogni singolo prodotto che ordini. Questo funziona relativamente bene con l’approccio min-max, perché devi solo avere una differenza di più di 50 unità tra il minimo e il massimo. Il problema sorge quando, ad esempio, un fornitore ti dice che accetta ordini solo se ordini almeno $10.000 di prodotti da loro. In questo caso, stai guardando la gamma di prodotti che puoi ottenere da questo fornitore, e potrebbero essercene centinaia.

Joannes Vermorel: Sì, non vuoi un approccio molto semplicistico che sia, “Ordino solo un prodotto se posso effettuare un ordine di diecimila dollari solo per questo prodotto”. Questo è il tipo di frizione che può accadere. È possibile manovrare il tuo modo intorno a queste impostazioni min-max, ad esempio, se il tuo sistema è rigidamente orientato verso min-max. Abbiamo avuto alcuni clienti del genere. Il trucco è impostare il min a zero in modo che non venga mai attivato e il massimo che si attiva al contrario. Giochi con il sistema in modo che non risponda a nulla. Quindi, quando vuoi passare a una risoluzione, modifichi i valori sul posto, fai sì che il sistema emetta il riordino e poi lo spegni di nuovo reimpostando quei valori a zero. Dipende molto dal sistema e l’idea è che non vuoi farlo manualmente. Modificheresti direttamente il contenuto del database relazionale, in modo da poter invertire l’ingegnerizzazione del comportamento desiderato.

Kieran Chandler: L’idea di hackerare un sistema e invertirne l’ingegnerizzazione potrebbe rendere un po’ nervosi alcuni dei nostri spettatori. Questo aggiunge un ulteriore livello di complessità? È un approccio che consiglieresti?

Joannes Vermorel: L’approccio consigliato è avere un sistema di gestione dell’inventario moderno basato su cloud che abbia un’API e tutte le caratteristiche moderne. Ma la realtà è che se non hai questo, potresti essere bloccato con un sistema vecchio di due o tre decenni che è completamente intrecciato con il resto della tua azienda. Passare a qualcosa di molto più moderno potrebbe non essere una scelta ragionevole a breve termine. Sì, c’è un po’ di frizione in più, ma la realtà è che perché il min/max è molto semplicistico, hackerare un override del min/max è ancora relativamente semplice. È molto più facile invertire l’ingegnerizzazione perché tutti i sistemi tendono ad avere qualche forma di min/max. Il trigger potrebbe essere, ad esempio, una data come ogni lunedì riordino fino al massimo. Quindi non ho un minimo, ho solo un massimo, e poi ho un programma che è ogni lunedì, o il primo giorno del mese, o qualcos’altro. Hai molte varianti di questo inventario min/max, in cui di solito viene fornita una condizione di trigger semplicistica e un tipo di obiettivo semplicistico.

Kieran Chandler: E con le politiche di rifornimento più elaborate e semi-intelligenti, diventa molto più complicato hackerare il sistema?

Joannes Vermorel: Sì, è lì che sta la contraddizione. Quando hai politiche di rifornimento più elaborate e semi-intelligenti, diventa molto più difficile hackerare il sistema se il sistema deve rimanere in posizione e non può essere semplicemente disattivato. Ma allontaniamoci dall’hacking e parliamo di più delle alternative all’approccio min-max. Quali sono le principali differenze tra un approccio Lokad rispetto a un approccio min-max?

Kieran Chandler: Quindi, di cosa hanno più bisogno le aziende? Immagino che ci possano essere alcuni prodotti in cui il margine è sottile, ma quei prodotti sono completamente critici per i tuoi clienti. Se non li hai, rischi di perdere completamente i clienti. Quindi, diresti che la prioritizzazione è il primo passo?

Joannes Vermorel: Infatti, la prioritizzazione è probabilmente il primo passo. Poi il secondo passo è pensare a tutti i vincoli non lineari che hai nelle tue catene di fornitura. È molto raro che tu possa ignorarli completamente. Ad esempio, potresti avere quantità minime d’ordine dai tuoi fornitori. Queste riflettono il fatto che ogni volta che passi un riordino, il fornitore deve effettuare una consegna. Questo è un costo fisso indipendente da quanto ordini e potrebbe essere riflessa nel prezzo che ottieni. Poi potresti avere anche altri vincoli come ad esempio se hai troppe consegne in un solo giorno, il personale del tuo magazzino può essere sopraffatto. Ci sono molti altri vincoli non lineari che non sono nemmeno riflessi da una prospettiva min/max. Di solito è abbastanza specifico del settore, ma la cosa più importante è assicurarsi che il tuo modello non ignori la realtà fisica della tua catena di fornitura.

Kieran Chandler: Quindi, stai dicendo che tutto si basa sulla previsione della domanda futura. L’inventario min-max non dice nulla su come proiettare la domanda stessa.

Joannes Vermorel: È corretto. Il futuro è incerto, quindi il primo elemento differenziatore è che devi inserire qualche tipo di previsione di domanda probabilistica. Questo ti permette di valutare molti futuri possibili e il rischio associato a prendere determinate decisioni o non prendere determinate decisioni.

Kieran Chandler: E molti dei nostri spettatori potrebbero utilizzare un approccio min/max che al momento sta funzionando per loro. Quindi, quali potrebbero essere i possibili risultati se non tengono conto di alcuni di questi avvertimenti? Perché dovrebbero passare da quell’approccio min-max?

Joannes Vermorel: Beh, se l’approccio min-max funziona, probabilmente significa che l’inventario non è strategico e che il tuo stock è molto economico. Tutto ciò a cui ti interessa è l’automazione. Questo può funzionare se hai molti prodotti che devono essere disponibili, ma il lato negativo è che è molto costoso se non li hai. Tuttavia, se non ci sono svantaggi specifici nel possedere troppo inventario, come nel caso dei materiali per ufficio ad esempio, l’approccio min-max può andare bene. Ma non appena ha un impatto finanziario significativo sulla tua supply chain, potresti lasciare molti soldi sul tavolo non ottimizzando la gestione dell’inventario.

Kieran Chandler: Per concludere, ci piacerebbe che i nostri spettatori si portassero a casa una lezione. Se fossi un responsabile della supply chain, quali dovrebbero essere i primi passi da compiere per abbandonare l’approccio min-max?

Joannes Vermorel: Il primo passo è puntare su qualsiasi cosa che sembri una prioritizzazione. Puoi farlo anche in Excel. La domanda sarebbe, se hai tutti i tuoi prodotti, puoi classificarli dal più urgente al meno bisognoso di inventario?

Kieran Chandler: Hai parlato di una previsione della domanda fatta con una media mobile. È molto rudimentale, e poi ci sono alcuni fattori che considererebbero la criticità per i tuoi clienti. È qualcosa che è un add-on o è fondamentale per la missione?

Joannes Vermorel: È qualcosa che include certi fattori. Ad esempio, può considerare il rischio di obsolescenza dell’inventario. La domanda è, è qualcosa in cui hai un’obsolescenza rapida o è qualcosa che durerà per sempre?

Con una ricetta numerica molto semplice, puoi già avere una classifica che ha senso. La cosa buona è che in termini di produttività, significa che anche se stai ancora elaborando manualmente il tuo stock in modo estensivo, non appena hai una prioritizzazione, hai una lista di priorità. In questo modo, sai dove guardare.

Anche se la tua prioritizzazione è un po’ rudimentale, la parte superiore della lista è di solito un buon punto di partenza, se la tua ricetta non è completamente disfunzionale. Questo approccio è migliore che scansionare linearmente ogni singolo prodotto ogni singola settimana.

Kieran Chandler: Ok, ottimo. Beh, dobbiamo concludere qui, ma grazie per il tuo tempo oggi. Questo è tutto per questa settimana. Torneremo la prossima settimana con un altro episodio di Lokad TV. Fino ad allora, grazie per aver guardato.