00:00:07 Introducción al enfoque de inventario min/max.
00:01:45 Beneficios de min/max: simplicidad, automatización.
00:02:29 Limitaciones de min/max: pérdidas, falta de optimización.
00:04:39 Problema de min/max: perspectiva simplificada centrada en SKU.
00:07:09 Por qué min/max ganó popularidad; fácil integración con ERP.
00:09:20 Limitaciones de min/max en la gestión de la cadena de suministro.
00:10:58 Superar las limitaciones de min/max: ajuste de configuraciones.
00:12:15 Defensa de los sistemas de inventario modernos; dificultades de transición.
00:14:22 Alternativas a min/max: priorización, restricciones no lineales.
00:17:00 Riesgos de ciertas decisiones empresariales.
00:17:25 Enfoque de min/max: posibles inconvenientes.
00:18:30 Impactos financieros de una mala gestión del inventario.
00:19:01 Consejos para los gerentes: ir más allá de min/max.
00:20:43 Reflexiones finales.
Resumen
En una entrevista, Joannes Vermorel, fundador de Lokad, habló sobre el enfoque min/max para la gestión de inventario. El enfoque utiliza niveles mínimos y máximos de stock para la reposición automatizada, mejorando la productividad pero sin tener en cuenta la demanda fluctuante, lo que lleva a un exceso de existencias y posibles pérdidas de inventario. Vermorel argumenta que simplifica en exceso la gestión de la cadena de suministro y descuida la interconexión del inventario. A pesar de estas limitaciones, su simplicidad y facilidad de implementación han llevado a una amplia adopción. Se sugirió una solución alternativa para las discrepancias en las cantidades de pedidos a los proveedores. Alternativamente, Lokad recomienda un enfoque que priorice el valor desde la perspectiva del cliente, considere restricciones no lineales y tome decisiones basadas en la demanda futura proyectada.
Resumen Extendido
En esta entrevista, el presentador Kieran Chandler discute el enfoque min/max de reposición automatizada con Joannes Vermorel, fundador de Lokad, una empresa de software especializada en optimización de la cadena de suministro. El enfoque min/max es un método simple pero prevalente de gestión de inventario.
Vermorel describe el método min/max como extremadamente simple, involucrando dos parámetros: los niveles mínimos (min) y máximos (max) de stock. El parámetro min es un punto de activación, que indica cuándo se debe reponer una unidad de mantenimiento de inventario (SKU). El parámetro max denota el nivel objetivo de stock, indicando la cantidad a reordenar para volver a alcanzar el nivel de stock de SKU. Este sistema resulta en un patrón de niveles de inventario en forma de “dientes de sierra”, donde el stock disminuye lentamente hasta alcanzar el nivel mínimo, lo que desencadena una reposición para alcanzar el nivel máximo, antes de disminuir nuevamente.
Una de las principales ventajas de este enfoque, según Vermorel, es la automatización. Una vez que se definen los parámetros min y max para un SKU, el sistema genera automáticamente órdenes de compra cuando el nivel de stock alcanza el valor mínimo. Esta automatización puede mejorar la productividad al reducir el trabajo manual involucrado en el monitoreo y pedido de stock.
A pesar de su simplicidad y beneficios de automatización, Vermorel destaca limitaciones significativas del método min/max. El sistema no tiene en cuenta los cambios en la demanda del producto con el tiempo, lo que puede llevar a una acumulación innecesaria de stock para productos de movimiento lento o en declive. El enfoque min/max seguirá desencadenando reposiciones, independientemente de si la demanda del producto está desapareciendo gradualmente. En consecuencia, las empresas que utilizan este método podrían terminar con cancelaciones de inventario significativas debido a un exceso de stock de productos con demanda en declive.
Por lo tanto, aunque el enfoque min/max para la gestión de inventario ofrece simplicidad y automatización, también tiene limitaciones inherentes. No tiene en cuenta la demanda fluctuante del producto, lo que puede llevar a cancelaciones de inventario potenciales. Tampoco ofrece orientación para establecer niveles óptimos de min y max, lo que potencialmente requiere ajustes manuales constantes para lograr una gestión óptima de inventario. Estas deficiencias indican que depender únicamente del enfoque min/max puede llevar a una gestión de inventario subóptima y posibles fallas.
Vermorel critica primero el enfoque de inventario min/max, afirmando que simplifica en exceso las complejidades de la gestión de la cadena de suministro y estrecha artificialmente la perspectiva a un solo SKU (Stock Keeping Unit). Este enfoque lleva a las empresas a centrarse en SKU individuales, sin tener en cuenta la interconexión de su inventario y la cadena de suministro más amplia. La pregunta principal no es cuándo y cuánto reordenar de un SKU específico, sino más bien, dadas los recursos limitados, dónde se debe priorizar la inversión en toda la gama de SKU.
Vermorel describe esta visión centrada en SKU como “venenosa”, ya que ignora la naturaleza competitiva de la gestión de inventario, donde todos los SKU compiten por la misma inversión. Esta mentalidad lleva a las empresas a un ciclo de ajuste constante de los parámetros min/max, mientras descuidan la perspectiva más amplia de cómo satisfacer mejor a los clientes que requieren múltiples SKU. Como resultado, las empresas pueden tener dificultades para optimizar su nivel de servicio y estrategia general de inversión en inventario.
Chandler luego le pide a Vermorel que explique por qué, si existen tales limitaciones, el enfoque min/max ha sido ampliamente adoptado. Vermorel identifica su simplicidad y facilidad de implementación como razones principales, especialmente en los sistemas de bases de datos y relaciones tempranas. Una política de inventario min/max se podía agregar a un sistema de ERP (Planificación de Recursos Empresariales) con algunas consultas SQL, lo que lo convierte en una característica atractiva para los sistemas que comienzan desde cero.
Históricamente, la preferencia por sistemas monolíticos también jugó un papel. Estos sistemas, capaces de rastrear la entrada y salida de inventario, se ampliaron para incluir inteligencia básica de reposición como la función min/max. Vermorel sugiere que el enfoque más adecuado habría sido integrar un sistema separado dedicado a la inteligencia de reposición. Sin embargo, a menudo se optaba por simplemente agregarlo a la estructura monolítica existente, siguiendo el camino de menor resistencia.
El enfoque min/max puede ser efectivo si los profesionales de la cadena de suministro se dedican a ajustar diariamente los valores min/max. Sin embargo, esto impone una carga de trabajo y responsabilidad significativa en los propios profesionales, con el potencial de obtener resultados subóptimos si no se mantiene este esfuerzo. Min-max es una estrategia de la cadena de suministro codificada en muchos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Esta estrategia funciona relativamente bien cuando la cantidad mínima de pedido del proveedor coincide con los ajustes min-max del sistema. Sin embargo, se vuelve problemático cuando la cantidad mínima de pedido del proveedor se expresa en valor en lugar de unidades. Por ejemplo, si un proveedor solo acepta pedidos por un valor mínimo de $10,000 en todos los productos, complica el sistema que prefiere cantidades mínimas por producto.
Para sortear este problema, Vermorel sugirió una solución alternativa: un hackeo del sistema. En un sistema rígidamente min-max, se puede establecer el valor mínimo en cero y el máximo en un número infinitamente alto, de modo que no active el pedido. Cuando se necesita realizar un pedido, los valores se pueden ajustar en consecuencia para permitir que el sistema emita la señal de reorden y luego restablecer los valores iniciales. Vermorel reconoce la capa adicional de complejidad que esto agrega, pero argumenta que si una empresa está atrapada con un sistema desactualizado, puede ser una solución razonable a corto plazo.
La conversación luego se centró en las alternativas al enfoque min-max, enfocándose específicamente en el enfoque de Lokad. Las principales diferencias según Vermorel incluyen la priorización, la consideración de restricciones no lineales y la toma de decisiones basada en la demanda futura proyectada. La priorización implica considerar el valor de cada producto desde la perspectiva del cliente. Las restricciones no lineales incluyen las cantidades mínimas de pedido de los proveedores y otros factores como la capacidad del almacén. La demanda futura proyectada implica generar pronósticos probabilísticos para evaluar futuros potenciales y los riesgos asociados.
Si el enfoque min-max está “funcionando más o menos”, sugiere que el inventario no es estratégico para el negocio y que el stock es barato. Sin embargo, Vermorel advierte que tan pronto como la gestión de inventario comience a tener un impacto financiero significativo, se debe considerar un enfoque más sofisticado para evitar dejar dinero sobre la mesa.
Para alejarse del enfoque min-max, Vermorel sugiere comenzar con la priorización. Esto incluso se puede lograr con una herramienta simple como Excel. Los productos deben clasificarse según su urgencia para el inventario, teniendo en cuenta aspectos como el pronóstico de demanda, la criticidad para los clientes y el riesgo de inventario. Esta priorización puede mejorar la productividad, ya que permite a los gerentes de la cadena de suministro centrarse en los primeros de la lista en lugar de escanear cada producto de manera lineal.
Transcripción completa
Kieran Chandler: Bienvenidos de nuevo a Lokad TV. Esta semana vamos a discutir el enfoque min-max, uno de los primeros métodos de reposición automatizada incorporados en el software de gestión de inventario. El principal beneficio de este enfoque es su simplicidad. Sin embargo, en el episodio de hoy vamos a explicar por qué tomar este camino significa que finalmente estás en una ruta destinada al fracaso. Entonces, Joannes, tal vez un buen punto para comenzar esta semana sea si podríamos describir un poco más sobre el enfoque min-max y en qué consiste realmente.
Joannes Vermorel: La política de reposición de inventario min-max es extremadamente simple. Consideras un SKU y defines dos parámetros: tu mínimo y tu máximo. El mínimo indica que cuando tu unidad de mantenimiento de stock, tu SKU, alcance este nivel de stock, se activa una reposición. ¿Y cuánto repones? Bueno, repones lo suficiente como para que tu nivel de stock llegue al valor máximo. Entonces, tienes el mínimo que actúa como un disparador y el máximo como el objetivo. Esto resulta en que tu inventario tenga una forma de sierra, donde tu inventario disminuye lentamente, luego se repone y luego vuelve a disminuir. De hecho, es extremadamente simple de implementar. Puedes hacerlo en prácticamente cualquier sistema y prácticamente todos los sistemas de cadena de suministro tienen algún tipo de equivalente de min-max.
Kieran Chandler: Parece muy simplista. ¿Cuáles son los otros beneficios clave de tener este enfoque?
Joannes Vermorel: El único beneficio, suponiendo que tienes un sistema de gestión de inventario basado en software, es que obtienes automatización. Significa que literalmente no tienes que hacer nada y se generarán órdenes de compra una vez que alcances tu mínimo, que representa el disparador. Entonces, en términos de productividad, es relativamente bueno porque ofrece algo que puede ser valioso, que es la automatización completa.
Kieran Chandler: Así que esos son todos los puntos positivos. ¿Qué tal si ahora hablamos de algunos de los puntos negativos? Es una técnica que se incorpora en muchos ERPs. ¿Cuáles son sus limitaciones?
Joannes Vermorel: La principal limitación es que la gestión de inventario que resulta del enfoque min-max suele ser bastante mala. Una razón es que siempre terminarás con importantes pérdidas de inventario porque este enfoque min-max activará la reposición sin importar qué. Entonces, si tienes un producto que está desapareciendo gradualmente, aún realizarás otro pedido incluso después de un año de desaceleración. Entonces, el problema es que no existe tal cosa como eliminar gradualmente un producto con min-max. Básicamente, terminas con pérdidas de inventario por diseño. Además, tan pronto como quieras optimizar cualquier cosa en términos de inventario, no solo ahorrar tiempo para que se pasen los pedidos, el método min-max no te dice nada. Solo te dice que puedes elegir un mínimo, puedes elegir un máximo, pero la realidad es que elegir esas dos condiciones, cuándo hacer un pedido y cuánto hacer un pedido, queda completamente en tus manos. Si estás dispuesto a revisar todas tus configuraciones de min-max todos los días con min-max, puedes implementar cualquier otra política que desees, pero has perdido por completo los beneficios de la automatización al hacer eso.
Kieran Chandler: Entonces, esto es por qué estamos hablando de este tipo de método que básicamente conduce al fracaso. Entonces, ¿cuáles son los problemas a los que se enfrentan las personas en el mundo real al usar este tipo de enfoque?
Joannes Vermorel: Creo que el problema principal es más insidioso que simplemente el min-max siendo demasiado simplista. El problema principal es que enmarca el problema de una manera relativamente perjudicial en cuanto a cómo quieres entender lo que está sucediendo en tu cadena de suministro.
Kieran Chandler: La fuerza está en la iteración, sabes, el resto del universo no importa. Cuando lo piensas, para la mayoría de las empresas, tienen miles de referencias de productos o al menos cientos, y típicamente varios lugares. Entonces, las cosas no suceden de forma aislada. La pregunta no es tanto cuándo debo pedir este SKU y cuánto, sino si tengo un dólar o euro extra para invertir en mi inventario, ¿dónde debería ir este euro en prioridad?
Joannes Vermorel: Ves, todas tus referencias, todos tus SKUs, compiten por el mismo dinero, por el mismo presupuesto que podrías invertir en tu inventario. Pero la perspectiva de min/max te da una perspectiva centrada en el SKU sobre el reabastecimiento. Entonces, toda esta competencia que existe dentro de los SKUs que gestionas ni siquiera existe. Y ahí es donde es relativamente problemático, porque luego significa que estás convirtiendo el problema en encontrar dos parámetros, min y max, y potencialmente revisar esos parámetros cada semana, cada mes, cada año, lo que sea. Pero te da una mentalidad donde, fundamentalmente, es un SKU a la vez, mientras que lo que realmente está sucediendo para tu negocio es que tienes clientes que necesitan muchos SKUs, y todos los SKUs compiten por tu presupuesto. Quieres pensar realmente en cómo puedo ofrecer el mejor servicio posible y no solo una solución para este SKU en particular.
Kieran Chandler: Y si es un enfoque tan problemático, como dices, ¿por qué tuvo tanto éxito originalmente? ¿Por qué es algo que se incorpora en tantos ERPs?
Joannes Vermorel: Quiero decir, claramente es algo que es extremadamente simple de implementar, especialmente cuando piensas en los primeros sistemas relacionales, ya sabes, los primeros sistemas de bases de datos. Una política de reabastecimiento de inventario de min/max se puede implementar con tres o cuatro consultas SQL. Necesitas una para el disparador, una para la cantidad, tal vez una para finalizar la orden de compra, y así sucesivamente. Es literalmente un puñado de consultas SQL que necesitas agregar a tu ERP para ofrecer esta capacidad. Entonces, tiene sentido si estás empezando desde cero agregar eso.
Históricamente, había este gran enfoque de tener monolitos, por lo que tienes un sistema de gestión de inventario que está perfectamente bien para administrar tu inventario, para realizar un seguimiento de las cosas que entran y las que salen. Pero luego quieres agregar una función de inteligencia de reabastecimiento. Comienzas con algo. El enfoque mejor habría sido decir: “No voy a aventurarme ni siquiera en este tipo de función, para que pueda tener otro sistema dedicado a esta inteligencia de reabastecimiento”. Pero resultó que el camino más fácil fue simplemente extender tu gran monolito y decir: “Bueno, ya puedo administrar mi inventario, así que puedo agregar la primera parte de la inteligencia de reabastecimiento”. Básicamente, comienzas con min/max.
Si asumes que tendrás profesionales de la cadena de suministro que revisarán esos valores mínimos y máximos todos los días para ajustarlos, entonces la realidad es que puede funcionar relativamente bien. Pero en realidad, es solo que toda la inteligencia y el esfuerzo recae sobre los hombros del profesional de la cadena de suministro.
Kieran Chandler: El problema es que muchos de nuestros clientes están muy limitados por las capacidades de ese sistema ERP. Entonces, ¿cuáles son las opciones disponibles para ellos si tienen algo como min/max que está muy codificado en su ERP?
Joannes Vermorel: Ese es un problema, porque incluso si eso puede suceder, que tienes este tipo de funciones que están incorporadas en tu sistema, comienza a crear mucha fricción.
Kieran Chandler: Cuando, por ejemplo, hay una discrepancia con las cantidades mínimas de pedido de tu proveedor. Si tu proveedor tiene cantidades mínimas de pedido expresadas por producto, es posible que tengas que pedir 50 unidades de cada producto que pidas. Eso funciona relativamente bien con el enfoque de mínimos y máximos, porque solo necesitas tener una diferencia de más de 50 unidades entre el mínimo y el máximo. El problema surge cuando, por ejemplo, un proveedor te dice que solo acepta pedidos si pides al menos $10,000 en productos de ellos. En este caso, estás buscando los productos que puedes obtener de este proveedor, y puede haber cientos de ellos.
Joannes Vermorel: Sí, no quieres un enfoque muy simplista que sea “solo pido un producto si puedo hacer un pedido de diez mil dólares solo para este producto”. Esa es la fricción que puede ocurrir. Es posible maniobrar alrededor de estas configuraciones de mínimos y máximos, por ejemplo, si tu sistema está rígidamente orientado hacia los mínimos y máximos. Tuvimos algunos clientes así. El truco es establecer el mínimo en cero para que nunca se active, y el máximo que se active de manera opuesta. Engañas al sistema para que no responda a nada. Luego, cuando quieras pasar una resolución, ajustarás los valores en el momento, permitirás que el sistema emita el reorden y luego lo apagarás nuevamente restableciendo esos valores en cero. Es muy dependiente del sistema, y la idea es que no quieres hacer esto manualmente. Ajustarías directamente el contenido de la base de datos relacional, para que puedas ingeniar el comportamiento que deseas.
Kieran Chandler: La idea de hackear un sistema y revertirlo puede poner nerviosos a algunos de nuestros espectadores. ¿Esto agrega una capa adicional de complejidad? ¿Es este un enfoque que recomendarías?
Joannes Vermorel: El enfoque recomendado es tener un sistema de gestión de inventario moderno basado en la nube que tenga una API y todas las características modernas. Pero la realidad es que si no tienes eso, es posible que te quedes con un sistema de dos o tres décadas de antigüedad que está completamente enredado con el resto de tu empresa. Transicionar a algo mucho más moderno puede no ser una opción razonable a corto plazo. Sí, hay algo de fricción adicional, pero la realidad es que debido a que los mínimos y máximos son muy simplistas, hackear una anulación de mínimos y máximos sigue siendo relativamente simple. Es mucho más fácil de revertir porque todos los sistemas tienden a tener algún tipo de mínimos y máximos. El desencadenante podría ser, por ejemplo, una fecha como todos los lunes vuelvo a pedir hasta el máximo. Entonces no tengo un mínimo, solo tengo un máximo, y luego tengo un horario que es todos los lunes, o el primer día del mes, o algo más. Tienes muchos sabores de este inventario de mínimos y máximos, donde típicamente viene con una condición de desencadenante simplista y un objetivo simplista.
Kieran Chandler: Y con las políticas de reabastecimiento más elaboradas y semi-inteligentes, ¿se vuelve mucho más complicado hackear tu camino?
Joannes Vermorel: Sí, ahí es donde está la paradoja. Cuando tienes políticas de reabastecimiento más elaboradas y semi-inteligentes, se vuelve mucho más difícil hackear tu camino si el sistema tiene que permanecer en su lugar y no puede ser desactivado. Pero alejémonos del hackeo y hablemos más sobre las alternativas al enfoque de mínimos y máximos. ¿Cuáles son las diferencias clave entre un enfoque de Lokad en comparación con un enfoque de mínimos y máximos?
Kieran Chandler: Entonces, ¿qué es lo que las empresas necesitan más? Supongo que puede haber algunos productos donde el margen sea pequeño, pero esos productos resultan ser completamente críticos para tus clientes. Si no los tienes, corres el riesgo de perder a los clientes por completo. Entonces, ¿dirías que la priorización es el primer paso?
Joannes Vermorel: En efecto, la priorización probablemente sea el primer paso. Luego, el segundo paso es pensar en todas las restricciones no lineales que tienes en tus cadenas de suministro. Es muy raro que puedas ignorar completamente estas restricciones. Por ejemplo, es posible que tengas cantidades mínimas de pedido de tus proveedores. Estas reflejan el hecho de que cada vez que realizas un nuevo pedido, el proveedor tiene que hacer una entrega. Este es un costo fijo que es independiente de la cantidad que pidas, y puede reflejarse en los precios que obtienes. Luego, también puedes tener otras restricciones, como si tienes demasiadas entregas en un solo día, tu personal de almacén puede verse abrumado. Hay muchas otras restricciones no lineales que ni siquiera se reflejan desde una perspectiva de mínimos y máximos. Por lo general, es bastante específico del dominio, pero la conclusión es que quieres asegurarte de que tu modelo no esté ignorando la realidad física de tu cadena de suministro.
Kieran Chandler: Entonces, estás diciendo que todo se basa en la demanda futura proyectada. El inventario de mínimos y máximos no dice nada sobre cómo proyectar la demanda.
Joannes Vermorel: Eso es correcto. El futuro es incierto, por lo que el primer diferenciador es que necesitas incorporar algún tipo de pronóstico de demanda probabilístico. Esto te permite evaluar muchos futuros posibles y el riesgo asociado con tomar ciertas decisiones o no tomar ciertas decisiones.
Kieran Chandler: Y muchos de nuestros espectadores podrían estar utilizando un enfoque de mínimos y máximos que les está funcionando en este momento. Entonces, ¿cuáles podrían ser los resultados posibles si no toman en cuenta algunas de estas advertencias? ¿Por qué deberían cambiar ese enfoque de mínimos y máximos?
Joannes Vermorel: Bueno, si el enfoque de mínimos y máximos está funcionando, probablemente significa que el inventario no es estratégico y que tu stock es muy barato. Todo lo que te importa es la automatización. Eso puede funcionar si tienes muchos productos que deben estar disponibles, pero la desventaja es que es muy costoso si no los tienes. Sin embargo, si no hay ninguna desventaja específica en tener demasiado inventario, como en el caso de los suministros de oficina, por ejemplo, el enfoque de mínimos y máximos puede estar bien. Pero tan pronto como tenga un impacto financiero significativo en tu cadena de suministro, podrías estar dejando mucho dinero sobre la mesa al no optimizar la gestión del inventario.
Kieran Chandler: Para concluir, nos gustaría que nuestros espectadores se vayan con una lección. Si yo fuera un gerente de cadena de suministro, ¿cuáles deberían ser los primeros pasos que debería tomar para alejarme de un enfoque de mínimos y máximos?
Joannes Vermorel: El primer paso es optar por cualquier cosa que parezca una priorización. Incluso puedes hacer esto en Excel. La pregunta sería, si tienes todos tus productos, ¿puedes clasificarlos desde el que más urgentemente necesita inventario hasta el que tiene menos necesidad de inventario?
Kieran Chandler: Has mencionado un pronóstico de demanda mínimo hecho de un promedio móvil. Es muy rudimentario, y luego hay algunos factores que considerarían la criticidad para tus clientes. ¿Es esto algo que es un complemento o es crítico para la misión?
Joannes Vermorel: Es algo que incluye ciertos factores. Por ejemplo, puede considerar el riesgo de inventario. La pregunta es, ¿es algo donde tienes una rápida obsolescencia o es algo que durará para siempre?
Con una receta numérica muy básica, ya puedes tener un ranking que tenga sentido. Lo bueno es que en términos de productividad, significa que incluso si todavía estás procesando manualmente tu inventario de manera extensa, tan pronto como tengas una priorización, tienes una lista de prioridades. De esta manera, sabes dónde mirar.
Incluso si tu priorización es algo rudimentaria, el principio de la lista suele ser un buen lugar para comenzar, si tu receta no está completamente disfuncional. Este enfoque es mejor que escanear linealmente cada producto todas las semanas.
Kieran Chandler: Bueno, genial. Bueno, tendremos que dejarlo aquí, pero gracias por tu tiempo hoy. Eso es todo por esta semana. Volveremos la próxima semana con otro episodio de Lokad TV. Hasta entonces, gracias por vernos.
