Control de Inventario

Todos los procesos que apoyan el abastecimiento, el almacenamiento y la accesibilidad de los artículos para garantizar la disponibilidad de los mismos mientras se minimizan los costes de inventario.

Gestión vs Optimización

El control de inventario es un ámbito amplio que puede dividirse en dos áreas principales:

• La gestión del inventario, la cual es casi imposible de separar del software de gestión de inventario en la mayoría de las implementaciones basadas en ordenador. Cuando se gestiona el inventario, el objetivo es mantener una alta productividad en todas las operaciones del inventario.
• La optimización del inventario, donde se deben minimizar los costes, tales como los costes de mantenimiento y los costes de faltante de stock, mientras se afronta una demanda futura. Cuando se optimiza el inventario, el objetivo es maximizar el rendimiento financiero del inventario para la empresa.

Aunque físicamente existe solo un inventario, esas dos áreas reflejan problemas radicalmente diferentes, que se abordan mejor por separado.

Gestión del inventario

En su forma moderna, la gestión del inventario es casi indistinguible del software de gestión de inventario que lo soporta. De hecho, el software se encarga de preservar una representación electrónica del inventario que se utiliza constantemente para responder al instante a preguntas rutinarias que, de otro modo, requerirían una inspección física muy larga del propio inventario. Ej: ¿cuántas unidades nos quedan del producto X?

Para mantener registros electrónicos precisos del inventario, todas las operaciones de inventario deben registrarse en el software. En la práctica, la introducción de datos se acelera enormemente mediante el uso de códigos de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia). En los entornos más modernos¹, las operaciones físicas realizadas sobre el propio inventario se robotizan, en cuyo caso el inventario se gestiona verdaderamente de forma digital de end-to-end.

A diferencia del sistema contable, que se centra en proporcionar una representación financiera precisa de los activos gestionados por la empresa, el sistema de gestión de inventario está orientado a la acción para apoyar a la empresa en la operación de su inventario. El primer objetivo del sistema es la productividad, es decir, realizar todas las operaciones del inventario con la menor cantidad de tiempo o esfuerzo. El segundo objetivo del sistema es proporcionar una exactitud sostenible de la representación electrónica del inventario físico.

Optimización del inventario

El inventario representa una anticipación de la demanda futura y un trade-off financiero entre costes en conflicto. Demasiado inventario, y los costes de mantenimiento se disparan; y muy poco inventario, y no queda nada para servir, lo que genera costes de faltante de stock.

A diferencia de la gestión de inventario, la optimización del inventario se centra en tomar las mejores decisiones que rigen el inventario, tales como:

• Decidir cuándo y cuánto reordenar (ver también puntos de reorden)
• Decidir dónde almacenar un artículo en la instalación
• Decidir cuál artículo debe ser contado y cuándo (ver también inventario fantasma)
• …

Una vez que se toma la decisión, se lleva a cabo a través del sistema de gestión de inventario; sin embargo, el sistema de gestión no es necesariamente el encargado de tomar dichas decisiones o incluso de producir sugerencias para ser validadas manualmente por un operador.

El principal desafío del problema de optimización de inventario es la incertidumbre asociada a la demanda futura. De hecho, dado que la demanda futura es desconocida, la mayoría de las técnicas de optimización de inventario se basan en la estadística para forecast la demanda. Las decisiones optimizadas se calculan como aquellas que minimizan los costes futuros esperados.

A veces, los problemas combinatorios complican aún más la optimización. Por ejemplo, un minorista puede desear pasar órdenes de reabastecimiento que aprovechen todo el peso y el espacio disponible en el camión que realiza la entrega, con el fin de minimizar los costes de envío. En la práctica, esto significa elegir la combinación correcta de artículos pesados y artículos voluminosos.

Comparación de las dos visiones

Como se indicó anteriormente, gestionar u optimizar el inventario son problemas distintos. La tabla a continuación resume la principal divergencia entre los dos enfoques.

Trampa de Lokad

Históricamente, los ERPs han surgido como soluciones monolíticas para abordar tanto la gestión del inventario como los problemas de optimización del inventario. Sin embargo, como se detalla en la sección anterior, los ingredientes para crear un buen software de gestión de inventario son muy diferentes a los necesarios para desarrollar un buen software de optimización de inventario. Como resultado, observamos que las empresas que adoptan un diseño monolítico casi siempre sufren de mala gestión o mala optimización - siendo esta última el caso más frecuente.

El problema se agrava aún más por el ritmo de cambio dentro de la industria del software. De hecho, los softwares de gestión de inventario son, por naturaleza, muy pegajosos: una vez adoptados, el coste del cambio es tan elevado que rutinariamente se observa que pueden pasar hasta una década para realizar una transición completa hacia una solución alternativa en grandes empresas. Aunque el retraso es menor en empresas más pequeñas, las transiciones de varios años son frecuentes. Esto significa que muchas empresas operan con software de gestión de inventario de una o dos décadas de antigüedad, perdiendo los beneficios que las mejores soluciones actualmente disponibles en el mercado podrían haber ofrecido. Sin embargo, dado que el coste de cambio es alto, hay poco que se pueda hacer al respecto.

En contraste, la parte de optimización viene con una fricción mucho menor en lo que respecta al coste de cambio. De hecho, normalmente es posible tener múltiples sistemas, cada uno generando su propio conjunto de propuestas (p.ej.: la lista de artículos a reordenar), y luego definir un proceso para establecer qué ámbito de autoridad se debe asignar a cada sistema.

Notas