00:00:07 Introducción al enfoque min/max de inventario.
00:01:45 Beneficios del min/max: simplicidad, automatización.
00:02:29 Limitaciones del min/max: bajas de inventario, falta de optimización.
00:04:39 Problema del min/max: perspectiva centrada en SKU excesivamente simplificada.
00:07:09 Por qué el min/max ganó tracción; fácil integración con ERP.
00:09:20 Limitaciones del min/max en la supply chain.
00:10:58 Superar las limitaciones del min/max: hackear la configuración.
00:12:15 Defensa de sistemas de inventario modernos; dificultades en la transición.
00:14:22 Alternativas al min/max: priorización, restricciones no lineales.
00:17:00 Riesgos de ciertas decisiones empresariales.
00:17:25 Enfoque min/max: posibles inconvenientes.
00:18:30 Impactos financieros de la mala gestión del inventario.
00:19:01 Consejos para gerentes: ir más allá del min/max.
00:20:43 Reflexiones finales.
Resumen
En una entrevista, Joannes Vermorel, fundador de Lokad, discutió el min/max para el control de inventario. El enfoque utiliza niveles mínimos y máximos de stock para el reabastecimiento automatizado, mejorando la productividad pero sin tener en cuenta la demanda fluctuante, lo que conduce a sobrealmacenamiento y posibles bajas de inventario. Vermorel sostiene que simplifica en exceso la supply chain management y descuida la interconexión del inventario. A pesar de estas limitaciones, su simplicidad y facilidad de implementación han llevado a una adopción generalizada. Se sugirió una solución para las discrepancias en las cantidades de pedido de proveedores. Alternativamente, Lokad recomienda un enfoque que prioriza el valor desde la perspectiva del cliente, considerando restricciones no lineales, y basando las decisiones en la demanda futura.
Resumen Ampliado
En esta entrevista, el presentador Kieran Chandler discute el enfoque min/max de reabastecimiento automatizado con Joannes Vermorel, el fundador de Lokad, una compañía de software especializada en la optimización de la supply chain.
Vermorel describe el método min/max como sumamente simple, involucrando dos parámetros: el mínimo (min) y el máximo (max) de niveles de stock. El parámetro min es un punto de activación, indicando cuándo una unidad de mantenimiento de stock (SKU) debe ser reabastecida. El parámetro max denota el nivel objetivo de stock, que indica la cantidad a reordenar para que el nivel de stock de la SKU vuelva a subir. Este sistema resulta en un patrón de inventario en forma de sierra, donde el stock disminuye lentamente hasta alcanzar el nivel min, se desencadena un reabastecimiento para llegar al nivel max, y luego vuelve a disminuir.
Una de las principales ventajas de este enfoque, según Vermorel, es la automatización. Una vez que los parámetros min y max están definidos para una SKU, el sistema genera automáticamente órdenes de compra cuando el nivel de stock alcanza el valor min. Esta automatización puede mejorar la productividad al reducir el trabajo manual involucrado en el monitoreo y la realización de pedidos de stock.
A pesar de su simplicidad y beneficios de automatización, Vermorel destaca limitaciones significativas del método min/max. El sistema no tiene en cuenta los cambios en la demanda de productos a lo largo del tiempo, lo que puede llevar a una acumulación innecesaria de stock para productos de baja rotación o en declive. El enfoque min/max continuará desencadenando reabastecimientos, sin importar si la demanda del producto se desvanece gradualmente. En consecuencia, las empresas que utilicen este método podrían acabar con bajas de inventario significativas debido al sobrealmacenamiento de productos con demanda en declive.
Por lo tanto, aunque el enfoque min/max para la gestión de inventario ofrece simplicidad y automatización, también tiene limitaciones inherentes. No tiene en cuenta la demanda fluctuante de los productos, lo que puede provocar bajas de inventario. Tampoco ofrece orientación para establecer niveles óptimos de min y max, lo que puede requerir ajustes manuales constantes para alcanzar una gestión de inventario óptima. Estas deficiencias indican que confiar únicamente en el enfoque min/max puede conducir a una gestión de inventario subóptima y a un posible fracaso.
Vermorel primero critica el enfoque de inventario min/max, afirmando que simplifica en exceso las complejidades de la supply chain management y reduce artificialmente la perspectiva a una sola SKU (Stock Keeping Unit). Este enfoque incita a las empresas a centrarse en SKUs individuales, sin considerar la interconexión de su inventario y la supply chain en general. La cuestión principal no es cuándo y cuánto reordenar de una SKU específica, sino, dado los recursos limitados, dónde se debe priorizar la inversión a lo largo de toda la gama de SKUs.
Vermorel describe esta visión centrada en la SKU como “tóxica”, ya que ignora la naturaleza competitiva de la gestión del inventario, donde todas las SKUs compiten por la misma inversión. Esta mentalidad empuja a las empresas a un ciclo de ajustes constantes de los parámetros min/max, mientras se descuida la perspectiva más amplia de cómo servir mejor a los clientes que requieren múltiples SKUs. Como resultado, las empresas pueden tener dificultades para optimizar su nivel de servicio y la estrategia global de inversión en inventario.
Chandler luego le pide a Vermorel que explique por qué, si existen tales limitaciones, el enfoque min/max ganó una adopción generalizada. Vermorel identifica su simplicidad y facilidad de implementación como razones principales, particularmente en los primeros sistemas relacionales y de bases de datos. Una política de inventario min/max podría añadirse a un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) con unas pocas consultas SQL, lo que la convierte en una característica atractiva para sistemas que parten desde cero.
Históricamente, la preferencia por sistemas monolíticos también jugó un papel importante. Estos sistemas, capaces de rastrear el flujo de entrada y salida de inventario, se extendían para incluir una inteligencia básica de reabastecimiento, como la característica min/max. Vermorel sugiere que el mejor enfoque habría sido integrar un sistema separado dedicado a la inteligencia de reabastecimiento. Sin embargo, el camino de menor resistencia a menudo era simplemente añadir a la estructura monolítica existente.
El enfoque min/max puede ser efectivo si los profesionales de la supply chain se dedican a ajustar diariamente los valores min/max. Sin embargo, esto impone una carga de trabajo y responsabilidad significativa en los propios profesionales, con el potencial de resultados subóptimos si este esfuerzo no se mantiene. El min/max es una estrategia de supply chain incorporada de forma predeterminada en muchos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Esta estrategia funciona relativamente bien cuando la cantidad mínima de pedido del proveedor coincide con la configuración min/max del sistema. Sin embargo, se vuelve problemática cuando la cantidad mínima de pedido del proveedor se expresa en valor en lugar de en unidades. Por ejemplo, si un proveedor solo acepta pedidos por un valor mínimo de $10,000 en todos los productos, esto complica el sistema que prefiere cantidades mínimas por producto.
Para sortear este problema, Vermorel sugirió una solución alternativa: un hackeo del sistema. En un sistema estrictamente min/max, se puede establecer el valor min en cero y el max en un número infinitamente alto, de modo que no se active el pedido. Cuando sea necesario realizar un pedido, los valores se pueden ajustar en consecuencia para permitir que el sistema emita la señal de reorden, y luego se restablecen a los valores iniciales. Vermorel reconoce la capa adicional de complejidad que esto añade, pero argumenta que si una empresa está atrapada con un sistema anticuado, puede ser una solución razonable a corto plazo.
La conversación luego se trasladó a las alternativas al enfoque min/max, enfocándose específicamente en el enfoque de Lokad. Las diferencias clave, según Vermorel, incluyen la priorización, la consideración de restricciones no lineales y basar las decisiones en la demanda futura proyectada. La priorización implica considerar el valor de cada producto desde la perspectiva del cliente. Las restricciones no lineales incluyen las cantidades mínimas de pedido de los proveedores y otros factores como la capacidad de almacén. La demanda futura proyectada implica generar forecast probabilísticos para evaluar futuros potenciales y los riesgos asociados.
Si el enfoque min/max está “más o menos funcionando”, sugiere que el inventario no es estratégico para el negocio, y el stock es barato. Sin embargo, Vermorel advirtió que tan pronto como la gestión del inventario comience a tener un impacto financiero significativo, se debe considerar un enfoque más sofisticado para evitar dejar dinero sobre la mesa.
Para alejarse del enfoque min/max, Vermorel sugirió comenzar con la priorización. Esto incluso se puede lograr con una herramienta simple como Excel. Los productos deben clasificarse en función de su urgencia para el inventario, teniendo en cuenta aspectos como el forecast de demanda, la criticidad para los clientes y el riesgo de inventario. Esta priorización puede mejorar la productividad, ya que permite a los gerentes de supply chain centrarse en lo más importante de la lista en lugar de escanear cada producto de forma lineal.
Transcripción Completa
Kieran Chandler: Bienvenidos de nuevo a Lokad TV. Esta semana vamos a discutir el enfoque min/max, uno de los primeros métodos de reabastecimiento automatizado en ser incorporado al software de gestión de inventario. El beneficio principal de este enfoque es su simplicidad. Sin embargo, en el episodio de hoy vamos a explicar por qué tomar este camino significa que, en última instancia, estás en una ruta destinada al fracaso. Entonces, Joannes, quizás un buen punto de partida esta semana sería si pudiéramos describir un poco más sobre el enfoque min/max y en qué consiste realmente.
Joannes Vermorel: La política de reabastecimiento de inventario min/max es sumamente simple. Consideras una SKU y defines dos parámetros: tu min y tu max. El min indica que cuando tu unidad de mantenimiento de stock, tu SKU, alcanza este nivel de stock, se desencadena un reabastecimiento. ¿Y cuánto reabasteces? Pues, reabasteces justo lo suficiente para que tu nivel de stock suba hasta el valor max. Así, tienes el min que actúa como disparador, y el max como el objetivo. Esto resulta en que tu inventario tenga una forma de sierra, donde el inventario disminuye lentamente, luego se reabastece y después vuelve a disminuir. Es, en efecto, extremadamente simple de implementar. Puedes hacer eso en casi cualquier sistema, y prácticamente todos los sistemas de supply chain existentes tienen algún tipo de equivalente min/max.
Kieran Chandler: Parece muy simplista. ¿Cuáles son los otros beneficios clave de tener este enfoque?
Joannes Vermorel: El único beneficio, asumiendo que cuentas con un sistema de gestión de inventario basado en software, es que obtienes automatización. Esto significa que podrías literalmente no hacer nada y se generarían órdenes de compra una vez que alcances tu min, que representa el disparador. Así que, en términos de productividad, es relativamente bueno porque ofrece algo de valor, que es la automatización completa.
Kieran Chandler: Entonces, esos son todos los puntos positivos. ¿Qué tal si ahora hablamos de algunos de los puntos negativos? Es una técnica que se incorpora en muchos ERPs. ¿Cuáles son sus limitaciones?
Joannes Vermorel: La principal limitación es que la gestión de inventario resultante del enfoque min/max es, por lo general, bastante deficiente. Una razón es que siempre terminarás con bajas de inventario significativas porque este enfoque min/max desencadenará el reabastecimiento sin importar qué. Entonces, si tienes un producto que se está desvaneciendo gradualmente, aún realizarás otro reorden, incluso después de un año de desaceleración. El problema es que no existe algo como retirar gradualmente un producto con min/max. Prácticamente terminas con bajas de inventario por diseño. Además, en cuanto quieras optimizar algo en términos de inventario, no solo ahorrar tiempo en la tramitación de órdenes, el método min/max no te ofrece nada. Solo te indica que podrías elegir un min, podrías elegir un max, pero la realidad es que elegir esas dos condiciones, es decir, cuándo reordenar y cuánto reordenar, queda totalmente a tu cargo. Si estás dispuesto a revisar todos tus ajustes min/max cada día, podrías implementar cualquier otra política que desees, pero habrás perdido completamente los beneficios de la automatización al hacer eso.
Kieran Chandler: Entonces, por esto estamos hablando de que este tipo de método básicamente conduce al fracaso. ¿Cuáles son, en el mundo real, los problemas que enfrentan las personas al usar este tipo de enfoque?
Joannes Vermorel: Creo que el problema principal es más insidioso que simplemente que el min/max sea demasiado simplista. El problema principal es que plantea la situación de una manera que es relativamente tóxica en cuanto a cómo se quiere comprender lo que sucede en tu supply chain.
Kieran Chandler: La fuerza está en la iteración, ya sabes, el resto del universo no importa. Cuando lo piensas, para la mayoría de las empresas, tienen miles de referencias de productos o al menos cientos, y típicamente varias ubicaciones. Así que las cosas no ocurren de forma aislada. La pregunta no es tanto cuándo debo ordenar esta SKU y cuánto, sino que, si tengo un dólar o euro extra para invertir en mi inventario, ¿a dónde debe ir ese euro con prioridad?
Joannes Vermorel: Verás, todas tus referencias, todas tus SKUs, compiten por el mismo dinero, por el mismo presupuesto que podrías invertir en tu inventario. Pero la perspectiva min/max te da una visión centrada en la SKU en el reabastecimiento. Así que toda esta competencia que existe entre las SKUs que gestionas ni siquiera existe. Y ahí es donde se vuelve relativamente problemático, porque entonces significa que estás convirtiendo el problema en encontrar dos parámetros, min y max, y potencialmente revisando esos parámetros cada semana, cada mes, cada año, lo que sea. Pero te da una mentalidad en la que, fundamentalmente, es una SKU a la vez, mientras que lo que realmente sucede en tu negocio es que tienes clientes que necesitan muchas SKUs, y por eso todas las SKUs compiten por tu presupuesto. Realmente quieres pensar en cómo puedo ofrecer el mejor servicio posible y no solo una solución para esta única SKU.
Kieran Chandler: Y si se trata de un tipo de enfoque tan problemático, como dices, ¿por qué tuvo tanto auge originalmente? ¿Por qué es algo que se incorpora en tantos ERPs?
Joannes Vermorel: Quiero decir, es claramente algo que es sumamente simple de implementar, especialmente cuando piensas en los primeros sistemas relacionales, ya sabes, los primeros sistemas de bases de datos. Una política de reposición de inventario min/max se puede implementar con como tres o cuatro consultas SQL. Necesitas una para el disparador, otra para la cantidad, quizá una para finalizar la orden de compra, y demás. Literalmente, es un puñado de consultas SQL que necesitas agregar a tu ERP para ofrecer esta capacidad. Así que, tiene sentido, si partes de cero, añadir eso.
Históricamente, existía este gran enfoque de tener monolitos, de modo que cuentas con un sistema de gestión de inventario que es perfectamente adecuado para administrar tu inventario, haciendo el seguimiento de las cosas que entran y salen. Pero luego quieres añadir una funcionalidad de inteligencia de reposición. Empiezas con algo. El mejor enfoque habría sido decir: “Ni siquiera me voy a aventurar en este tipo de funcionalidad, para poder tener otro sistema que se dedique a esta inteligencia de reposición.” Pero resultó que el camino más fácil era simplemente extender tu gran monolito y decir: “Bueno, ya puedo gestionar mi inventario, así que puedo añadir el primer toque de inteligencia de reposición.” Básicamente, comienzas con min/max.
Si asumes que tendrás profesionales de supply chain que revisarán esos valores min/max cada día para ajustarlos, entonces la realidad es que puede funcionar relativamente bien. Pero en realidad, es solo que toda la inteligencia y el esfuerzo recae sobre los hombros del profesional de supply chain.
Kieran Chandler: El problema es que muchos de nuestros clientes están muy limitados por las capacidades de ese sistema ERP. Entonces, ¿cuáles son las opciones disponibles para ellos si tienen algo como min/max que está tan codificado en su ERP?
Joannes Vermorel: Ese es un problema, porque incluso si eso puede suceder, que tengas este tipo de funcionalidades incorporadas en tu sistema, empieza a generar mucha fricción.
Kieran Chandler: Cuando, por ejemplo, hay una discrepancia con las cantidades mínimas de pedido de tu proveedor. Si tu proveedor tiene cantidades mínimas expresadas por producto, podrías tener que pedir 50 unidades por cada producto que ordenes. Eso funciona relativamente bien con el enfoque min/max, porque solo necesitas tener más de 50 unidades de diferencia entre el mínimo y el máximo. El problema surge cuando, por ejemplo, un proveedor te dice que solo acepta pedidos si ordenas productos por un valor mínimo de $10,000. En este caso, estás analizando el rango de productos que puedes obtener de este proveedor, y podrían ser cientos.
Joannes Vermorel: Sí, no quieres un enfoque muy simplista que diga: “Solo ordeno un producto si puedo realizar un pedido de diez mil dólares solo para este producto.” Ese es el tipo de fricción que puede ocurrir. Es posible maniobrar alrededor de estos ajustes min/max, por ejemplo, si tu sistema está rígidamente orientado hacia min/max. Tuvimos algunos clientes así. El truco es establecer el mínimo en cero para que nunca se active, y el máximo se active de forma opuesta. Manipulas el sistema para que no responda a nada. Luego, cuando quieres aprobar una resolución, ajustas los valores al instante, dejas que el sistema emita el reorden, y luego lo apagas nuevamente reiniciando esos valores a cero. Es muy dependiente del sistema, y la idea es que no deseas hacer esto manualmente. Ajustarías directamente el contenido de la base de datos relacional, para que puedas realizar ingeniería inversa en el comportamiento que deseas.
Kieran Chandler: La idea de hackear un sistema y hacer ingeniería inversa en él podría poner un poco nerviosos a algunos de nuestros espectadores. ¿Añade esto una capa extra de complejidad? ¿Es este un enfoque que recomendarías?
Joannes Vermorel: El enfoque recomendado es contar con un sistema moderno de gestión de inventario basado en computación en la nube que tenga una API y todas las funcionalidades modernas. Pero la realidad es que, si no dispones de eso, podrías verte atrapado con un sistema de dos o tres décadas de antigüedad que está completamente entrelazado con el resto de tu compañía. Transitar a algo mucho más moderno podría no ser una opción razonable a corto plazo. Sí, existe algo de fricción extra, pero la realidad es que, debido a que el enfoque min/max es muy simplista, hackear una anulación del min/max sigue siendo relativamente simple. Es mucho más fácil realizar ingeniería inversa porque todos los sistemas tienden a tener alguna variante de min/max. El disparador podría ser, por ejemplo, una fecha como: cada lunes vuelvo a ordenar hasta el máximo. Así que, no tengo un mínimo, solo tengo un máximo, y luego tengo un calendario que es cada lunes, o el primer día del mes, o algo similar. Tienes muchas variantes de este inventario min/max, donde típicamente viene con una condición disparadora simplista y un objetivo simplista.
Kieran Chandler: ¿Y con las políticas de reposición semi-inteligentes y más elaboradas, se vuelve mucho más complicado hackear para ingresar?
Joannes Vermorel: Sí, ahí es donde está la paradoja. Cuando tienes políticas de reposición semi-inteligentes y más elaboradas, se vuelve mucho más difícil hackear para ingresar si el sistema debe mantenerse en funcionamiento y no puede simplemente desactivarse. Pero alejémonos del hackeo y hablemos más sobre las alternativas al enfoque min/max. ¿Cuáles son las diferencias clave entre un enfoque de Lokad y un enfoque min/max?
Kieran Chandler: Entonces, ¿qué es lo que más necesitan las compañías? Supongo que puede haber algunos productos donde el margen es estrecho, pero esos productos resultan ser completamente críticos para tus clientes. Si no los tienes, corres el riesgo de perder a los clientes por completo. Entonces, ¿dirías que la priorización es el primer paso?
Joannes Vermorel: De hecho, la priorización es probablemente el primer paso. Luego, el segundo paso es pensar en todas las restricciones no lineales que tienes en tus supply chains. Es muy raro que puedas ignorarlas por completo. Por ejemplo, podrías tener cantidades mínimas de pedido de tus proveedores. Estas reflejan el hecho de que cada vez que realizas un reorden, el proveedor tiene que efectuar una entrega. Este es un costo fijo que es independiente de cuánto ordenes, y puede reflejarse en los precios que obtienes. Luego, también podrías tener otras restricciones, como si tienes demasiadas entregas en un solo día, tu personal de almacén puede verse abrumado. Hay muchas otras restricciones no lineales que ni siquiera se reflejan desde una perspectiva min/max. Típicamente, es algo muy específico del dominio, pero lo esencial es que deseas asegurarte de que tu modelo no ignore la realidad física de tu supply chain.
Kieran Chandler: Entonces, ¿estás diciendo que todo se basa en la demanda futura proyectada? El inventario min/max no dice nada sobre cómo proyectas la demanda.
Joannes Vermorel: Es correcto. El futuro es incierto, así que el primer diferenciador es que necesitas ingresar algún tipo de forecast probabilístico de demanda. Esto te permite evaluar muchos futuros posibles y el riesgo asociado con tomar ciertas decisiones, o no tomarlas.
Kieran Chandler: Y muchos de nuestros espectadores podrían estar utilizando un enfoque min/max que les está funcionando en este momento. Entonces, ¿cuáles podrían ser los posibles resultados si no hacen caso a algunas de estas advertencias? ¿Por qué deberían cambiar de ese enfoque min/max?
Joannes Vermorel: Bueno, si el enfoque min/max está funcionando, probablemente significa que el inventario no es estratégico y que tu stock es muy barato. Todo lo que te importa es la automatización. Eso puede funcionar si tienes muchos productos que deben estar disponibles, pero la desventaja es que resulta muy costoso si no los tienes. Sin embargo, si no existe una desventaja específica por tener demasiado inventario, como en el caso de los suministros de oficina, por ejemplo, el enfoque min/max puede estar bien. Pero tan pronto como tenga un impacto financiero significativo en tu supply chain, podrías estar dejando mucho dinero sobre la mesa al no optimizar la gestión de inventario.
Kieran Chandler: Para concluir, nos gustaría que nuestros espectadores se lleven una lección. Si yo fuera un gerente de supply chain, ¿cuáles deberían ser los primeros pasos que debería tomar para alejarme de un enfoque min/max?
Joannes Vermorel: El primer paso es optar por lo que parezca una priorización. Incluso puedes hacer esto en Excel. La pregunta sería, si tienes todos tus productos, ¿puedes ordenarlos desde el que más urgentemente necesita inventario hasta el que menos lo necesita?
Kieran Chandler: Has mencionado un mini forecast de demanda hecho a partir de un promedio móvil. Es muy tosco, y además hay ciertos factores que considerarían la criticidad para tus clientes. ¿Es esto algo complementario o es fundamental?
Joannes Vermorel: Es algo que incluye ciertos factores. Por ejemplo, puede considerar el riesgo de inventario. La pregunta es, ¿es algo en lo que tienes una obsolescencia rápida o es algo que durará para siempre?
Con una receta numérica muy básica, ya puedes tener un ranking que tenga sentido. Lo bueno es que, en términos de productividad, significa que, incluso si aún estás procesando manualmente tu stock de manera extensiva, tan pronto como cuentas con una priorización, tienes una lista de prioridades. De esta forma, sabes a dónde mirar.
Incluso si tu priorización es algo tosca, la parte superior de la lista es típicamente un buen lugar para comenzar, si tu receta no es completamente disfuncional. Este enfoque es mejor que escanear linealmente cada producto cada semana.
Kieran Chandler: Bien, genial. Pues tendremos que dejarlo aquí, pero gracias por tu tiempo hoy. Eso es todo por esta semana. Volveremos la próxima semana con otro episodio de Lokad TV. Hasta entonces, gracias por ver.
