Costos de Inventario

Dicho esto, no es fácil establecer una definición clara. Costo de inventario, costo total de inventario (TIC), costo total de propiedad del inventario, …: la nomenclatura que rodea los términos de “costos de inventario” puede ser algo complicada en sí misma, y lo que abarca tiende a variar ligeramente dependiendo de las fuentes y los campos de negocio implicados. En este artículo, nos centramos en la visión de los costos de un inventario “estático”, en lugar de los costos causados por movimientos de inventario. Para ser más precisos, dejamos a un lado los aspectos relacionados con el flujo de mercancías para enfocarnos únicamente en los costos de poseer una cierta cantidad de inventario. También adoptamos una perspectiva sobre el asunto que se adapta mejor al comercio.

Para minoristas o mayoristas, así como para la mayoría de los eCommerces, el inventario es usualmente el activo más grande, así como el mayor gasto. Evaluar los costos de inventario es, por lo tanto, esencial y tiene repercusiones en las finanzas de la empresa, así como en su gestión. Ayuda a las compañías a determinar cuánto beneficio se puede obtener del inventario, cómo se pueden reducir los costos, dónde se pueden hacer cambios, qué proveedores o artículos se deben elegir, cómo se debe asignar el capital, etc.

Dificultades para evaluar adecuadamente los costos de inventario

Observamos rutinariamente que muchas empresas no conocen exactamente todos los costos asociados a su inventario. Peor aún, muchas confían en la falsa premisa de que la contabilidad regular ofrece una estimación razonable de los costos de su inventario.

Primero, la medición de costos de inventario, en sí misma, es un problema difícil. Existen varios sistemas alternativos de contabilidad de costos que pueden ser relevantes para algunos propósitos, mientras que resultan inadecuados o peligrosos para otros.¹ Además, no siempre es posible ni económicamente viable hacer un seguimiento de todos los costos, ni dividirlos y asignarlos correctamente. Para comenzar a evaluar los costos de inventario, es necesario entender que los números relevantes no siempre aparecerán en los registros contables convencionales, y cuando parece que sí, aún se debe tener cuidado con el conjunto de reglas y supuestos utilizados para producir esos números. Por ejemplo, al combinar los diferentes costos, se debe asegurar que los elementos se expresen de manera consistente, ya sea como cifras antes de impuestos o después de impuestos y no como una mezcla de ambos.

Segundo, el costo real del inventario implica simplemente muchos elementos y va mucho más allá del costo de los bienes vendidos o de las materias primas. Inmediatamente vienen a la mente los gastos de gestión y mantenimiento, pero no se detiene ahí. A esto se suman seguros, intereses, merma, etc. La lista es, de hecho, larga. En este artículo nos esforzamos por producir una tipología clara de estos costos para ayudar a los gerentes a comprender mejor por dónde deben comenzar a buscar al determinar sus costos de inventario.

Aunque podríamos intentar dar estimaciones aproximadas para algunos de estos, el lector debe tener en cuenta que cada uno de estos costos es extremadamente específico para cada negocio y depende de las políticas y decisiones de gestión (por ejemplo: la decisión de utilizar proveedores de servicios de terceros, o de aplicar una política de inventario just-in-time, etc.).

Categorizar los costos de inventario

Nuevamente, aunque existe un amplio consenso en la literatura, las categorías y subcategorías de los costos de inventario fluctúan y se superponen, o se designan con nombres diferentes. No pretendemos exponer a continuación la tipología “correcta”, sino simplemente una que, con suerte, tenga sentido (nuevamente enfocada en el comercio) y sea útil para que el gerente tenga una visión completa de los costos de inventario.

Los costos de inventario se dividen en 3 categorías principales:

• Costos de pedido (también llamados costos de preparación)
• Costos de mantenimiento (también llamados costos de almacenamiento)
• Costos por faltante de stock (también llamados costos de desabastecimiento).

Definimos brevemente estas nociones, pero de entre estas tres categorías, los costos de mantenimiento retienen la mayor parte de nuestra atención.

Profundizando: Existen otras tipologías, algunas de las cuales son más relevantes para los productores. Por ejemplo, Mary Lu Harding²_ adopta una perspectiva diferente, con categorías como costo de la no entrega, costo de la no calidad, costos relacionados con el uso, etc., las cuales son más adecuadas para empresas que procesan materias primas, y útiles para determinar cómo seleccionar proveedores de materias primas._

Costos de pedido

El costo de pedido (también llamado costos de preparación, especialmente cuando se trata de productores), o costo de reabastecer el inventario, cubre la fricción creada por los pedidos mismos, es decir, los costos incurridos cada vez que se realiza un pedido. Estos costos se pueden dividir en dos partes:

• El costo del proceso de pedido en sí: puede considerarse como un costo fijo, independiente del número de unidades ordenadas. Típicamente incluye tarifas por realizar el pedido, y todo tipo de costos administrativos relacionados con el procesamiento de facturas, contabilidad o comunicación. Para grandes empresas, particularmente para minoristas, esto puede reducirse principalmente al costo amortizado del sistema EDI (intercambio electrónico de datos), que permite que los costos del proceso de pedido se reduzcan significativamente (a veces en varios órdenes de magnitud).
• Los costos de logística de entrada: relacionados con el transporte y la recepción (descarga e inspección). Esos costos son variables. Luego, el costo de envío del proveedor depende del volumen total ordenado, lo que produce a veces fuertes variaciones en el costo por unidad de pedido.

No es fácil producir ni siquiera una estimación aproximada del costo de pedido, ya que incluye elementos muy específicos de cada negocio e incluso de cada artículo: los proveedores pueden ser locales o extranjeros, pueden adoptar reglas para entregar solo por palé en lugar de por unidad, o solo cuando se ordena una cierta cantidad de artículos; y, por supuesto, los proveedores pueden ofrecer descuentos por volumen, etc.

Existen formas de intentar minimizar esos costos, más precisamente determinar el trade-off adecuado entre los costos de mantenimiento y los descuentos por volumen, equilibrando esencialmente el costo de pedir demasiado y el costo de pedir muy poco (básicamente, un inventario menor típicamente conduce a más pedidos, lo que significa mayores costos de pedido, pero también implica menores costos de mantenimiento). Esto se logra usualmente mediante el cálculo de la Cantidad Económica de Pedido (EOQ). Sin entrar en detalles aquí, añadamos el siguiente recordatorio: aunque a menudo aparece en la literatura una forma clásica de calcular el EOQ con la fórmula de Wilson, esta fórmula en particular - que data de 1913 - es inadecuada para minoristas, principalmente porque asume que el costo de pedido es fijo. No obstante, es posible determinar cantidades óptimas de pedido mediante la elaboración de una función de costos que tenga en cuenta los descuentos por volumen, como se detalla en nuestro artículo.

Costos de mantenimiento

Los costos de mantenimiento son centrales para una visión “estática” del inventario, es decir, al centrarse en el impacto de tener más o menos inventario, independientemente del flujo del inventario.

Nuevamente, la tipología varía en la literatura; la categorización que proponemos es la siguiente:

• Costos de capital (o cargos financieros)
• Costos de espacio de almacenamiento
• Costos de servicios de inventario
• Costos de riesgo del inventario

Costos de capital

Es el componente más grande entre los costos de mantenimiento de inventario. Incluye todo lo relacionado con la inversión, los intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario (en lugar de en tesorerías, fondos mutuos, etc.). Determinar los costos de capital puede ser más o menos complicado dependiendo de las empresas. Se pueden dar algunas reglas básicas: es importante entender la parte financiada externamente frente a la parte financiada a través del flujo de caja interno, y es igualmente importante evaluar el riesgo del inventario en el negocio.

Una forma clásica de determinar los costos de capital es utilizar el WACC (costo promedio ponderado de capital), es decir, la tasa que se espera que una empresa pague en promedio a todos sus tenedores de valores para financiar sus activos. Véase el artículo de Wikipedia para la fórmula. Stephen G. Timme y Christine Williams-Timme³ también proponen expresar el WACC como el costo del capital y el costo de la deuda después de impuestos.

Típicamente, los costos de capital tienden a ser muy subestimados. El error común es reducirlos a tasas de endeudamiento a corto plazo. Según S. G. Timme y C. Williams-Timme, entre otros, para la gran mayoría de las empresas, los costos de capital alcanzan el 15%, mientras que muchas empresas tienden a aplicar simplemente una tasa del 5%.

Lo que las empresas también olvidan medir y tener en cuenta es el riesgo asociado a su inventario, que a veces puede ser bastante alto (los productos frescos pueden perder todo su valor en cuestión de días si no se venden, la electrónica de consumo tiene un alto riesgo de obsolescencia, etc.). Si la empresa hubiera decidido invertir su dinero en una inversión de riesgo similar en lugar de en el inventario, ¿cuál habría sido el retorno de la inversión?

Profundizando: La discusión sobre el uso del WACC como una forma adecuada de medir los costos de capital va mucho más allá del alcance de este artículo. Para un punto de vista diferente, véase el artículo de Christopher S. Jones y Selale Tuzel.⁴Este artículo también incluye una comparación entre las tasas de depreciación del capital fijo y las tasas de depreciación de los inventarios.

Costos de espacio de almacenamiento

Incluyen el costo de mantenimiento de edificios e instalaciones (iluminación, aire acondicionado, calefacción, etc.), el costo de compra, depreciación o arrendamiento, y los impuestos a la propiedad.

Estos costos dependen obviamente en gran medida del tipo de almacenamiento elegido, ya sea que los almacenes sean propiedad de la empresa o alquilados, por ejemplo. Para las empresas más pequeñas, cuando el mismo edificio se utiliza para diferentes fines, se debe determinar la parte del edificio asociada con la recepción y el almacenamiento de inventario.

En esta categoría, también debemos señalar un fenómeno problemático: la saturación del espacio de almacenamiento. Esto puede hacer que los costos aumenten de manera absolutamente no lineal al crear todo tipo de costos adicionales. Por ejemplo, cuando un almacén alcanza el punto de saturación, se hace casi imposible moverse dentro del almacén; los flujos se detienen, a veces por completo, y es muy difícil remediar rápidamente esta situación encontrando, de emergencia, capacidad de almacenamiento adicional. Para las empresas sujetas a este tipo de problemas, el tiempo y el dinero necesarios para limpiar el desorden y reanudar los flujos son considerables.

Costos de servicios de inventario

Incluyen seguros, hardware y aplicaciones de TI (para algunos negocios, equipos RFID y similares), pero también manejo físico con los correspondientes recursos humanos, gestión, etc. También podemos incluir en esta categoría los gastos relacionados con el control de inventario y el conteo cíclico. Finalmente, aunque constituyen una especie de categoría por sí solos, los impuestos también se pueden agregar aquí.

Cuando se utilizan proveedores de Logística de Terceros (3PL), esos costos pueden presentarse como un paquete junto con los costos de espacio de almacenamiento y pueden ser bastante sencillos de determinar.

Costos de riesgo del inventario

Cubren esencialmente el riesgo de que los artículos puedan perder valor durante el período en que se almacenan. Esto es especialmente relevante en la industria minorista y con productos perecederos.

Los riesgos incluyen primero la merma, que es básicamente la pérdida de productos entre la compra a los proveedores (es decir, el inventario registrado) y el punto de venta (es decir, el inventario real), causada por errores administrativos (errores de envío, productos extraviados, …), fraude de proveedores, hurto y robo (incluido el robo por parte de empleados), daños en tránsito o durante el período de almacenamiento (debido a un almacenamiento incorrecto, daños por agua o calor, …).

En el sector minorista, la merma se debe principalmente al nivel del punto de venta. Se pueden encontrar las siguientes estimaciones:

• En Estados Unidos, la Universidad de Florida realiza anualmente una Encuesta Nacional de Seguridad Minorista en 100 minoristas. Según este estudio, en Estados Unidos en 2009 la merma representó el 1.44% de las ventas minoristas - el 43% de ella se debió al robo por parte de empleados.
• Según la misma encuesta, en 2011 (encuesta publicada en 2012), la merma representó el 1.41%.
• Otro estudio del Centre for Retail Research, que publica el Global Retail Theft Barometer (un estudio sobre 43 países), lo sitúa en 1.45% de las ventas minoristas para 2011.

Las tasas más altas se encuentran en el sector de abarrotes, en carnes frescas y quesos; en salud y belleza, en productos de afeitado y perfumes; y en líneas de productos de indumentaria, en accesorios y ropa exterior.

Los costos de riesgo del inventario también tienen en cuenta la obsolescencia, es decir, los costos derivados de que los artículos pasen de su fecha de caducidad, o de que se vuelvan obsoletos (especialmente cierto para la electrónica de consumo, pero también a veces para artículos que se benefician de un nuevo empaque, …).

Determinar el valor de los costos de riesgo de inventario no siempre es tan sencillo como podría parecer. Por ejemplo, necesitamos considerar el valor de las bajas durante un período de tiempo determinado (dividido por el inventario promedio durante el mismo período). Sin embargo, las bajas no siempre se tienen en cuenta correctamente, los recuentos cíclicos no son siempre regulares, y así sucesivamente. En algunas empresas, los artículos que deberían darse de baja se mantienen durante años.

Finalmente, cabe señalar que lo que hemos optado por poner aquí bajo las dos etiquetas de storage space costs y inventory risk costs a veces se agrupan y se etiquetan simplemente como noncapital carrying costs, lo cual enfatiza el hecho de que los costos de capital constituyen, de hecho, la mayor proporción de los costos de inventario. Mientras que los costos de capital por sí solos pueden evaluarse en aproximadamente un 15%, todos los demás costos, en conjunto, alcanzan más o menos este mismo porcentaje (10% según S.G. Timme and C.Williams-Timme, 19% según el Annual State of Logistics Report by Robert V. Delaney de Cass Information Systems). El factor clave de la fluctuación de este valor es el riesgo de obsolescencia.

Un primer enfoque a los costos de mantenimiento: estimaciones rápidas y fórmula

Aunque hemos enfatizado la dificultad de evaluar con precisión los costos de mantenimiento con todos sus múltiples componentes y el hecho de que estos costos siempre son muy específicos para cada negocio, se pueden dar, no obstante, algunas estimaciones aproximadas.

La mayoría de las empresas tiende a subestimar el total de los costos de mantenimiento (o el costo total de mantener inventario). Para la mayoría de los negocios minoristas y manufactureros, las evaluaciones de expertos sobre el costo de mantener inventario oscilan entre el 18% anual y el 75% (o, según Helen Richardson⁵, entre 25-55%). Como se mencionó anteriormente, el factor principal para determinar este porcentaje son los costos de capital (incluida la inversión en inventario) y el tipo de productos (intuición: cuanto más perecederos sean los productos, mayores serán los costos).

La regla empírica estándar sitúa los costos de mantenimiento en el 25% del valor del inventario disponible.⁶

Otro método rápido para calcular el costo de mantener inventario consiste en añadir un 20% a la tasa preferencial actual para pedir dinero prestado. Por ejemplo, si la tasa preferencial es del 10%, los costos de mantenimiento serían 10+20=30%.

Por las razones mencionadas anteriormente, es difícil proporcionar estimaciones más precisas. Digamos simplemente que para las categorías mencionadas arriba, en la literatura se pueden encontrar las siguientes estimaciones:

• Costos de capital : 15%
• Costos de espacio de almacenamiento : 2%
• Costos de servicios de inventario : 2%
• Costos de riesgo de inventario : 6%

Una referencia notable es el estudio de Helen Richardson⁵ de 1995. Según H. Richardson, los costos totales de inventario podrían situarse entre el 25-55% con la siguiente distribución:

• Costo del dinero 6% - 12%
• Impuestos 2% - 6%
• Seguros 1% - 3%
• Gastos de almacén 2% - 5%
• Manejo físico 2% - 5%
• Tareas administrativas y control de inventario 3% - 6%
• Obsolescencia 6% - 12%
• Deterioro y hurto 3% - 6%

Esto significa que, en promedio, durante un año, en el caso más favorable (25%), un distribuidor gasta $250 por cada $1000 mantenidos en inventario.

Ejemplo práctico:

Consideremos una empresa con un valor promedio de inventario de $10M. Para calcular los costos de mantenimiento, primero necesitamos sumar todos los costos no de capital. Supongamos que son los siguientes:

• Costos de espacio de almacenamiento: 200k
• Costos de servicios de inventario: 800k
  • Manejo físico: 200k
  • Seguros: 100k
  • Cargos administrativos, de equipo y gastos de control: 300k
  • Impuestos: 200k
• Costos de riesgo de inventario: 900k
  • Merma (incl. robo, …): 300k
  • Obsolescencia: 600k

Esto representa un total de 1.9M USD.

Para obtener un porcentaje, dividimos este total por el valor promedio del inventario: 1.9M USD / 10M USD = 19%.

Finalmente, añadimos los costos de capital. Supongamos que son del 10% en este caso, es decir, 1M USD.

En nuestro ejemplo, el costo total de mantenimiento de inventario alcanza 2.9M USD para un valor promedio de inventario de 10M USD. La tasa de mantenimiento de inventario es igual a 19%+10%= 29%.

Costos de faltante de stock

Finalmente, para obtener una visión completa de los costos de inventario, también debemos sumar los costos de faltante de stock (o costos por escasez), es decir, los costos incurridos cuando ocurre un faltante de stock. Para los minoristas, esto puede incluir los costos de envíos de emergencia, cambio de proveedores con entregas más rápidas, sustitución por artículos menos rentables, etc. Si bien este tipo de costos puede determinarse con bastante precisión, otros no son tan fáciles de identificar, como el costo en términos de pérdida de lealtad de los clientes o la reputación general de la empresa.

Modelar el costo de los faltantes de stock es, en sí mismo, un tema vasto que va más allá del alcance de este artículo. Mencionemos simplemente que, básicamente, el costo de inventario se compensa con el costo de oportunidad de los faltantes de stock. Equilibrar el costo de inventario con el de los faltantes de stock se logra típicamente mediante el ajuste de los niveles de servicio.

Beneficios directos de reducir el inventario

Como se evidenció anteriormente, los costos relacionados con el inventario son significativos. Por lo tanto, las iniciativas destinadas a reducir el inventario son muy valiosas – no solo tienen un impacto inmediatamente medible en el inventario mismo; sino que también reducen los costos de capital, los costos de mantenimiento, los riesgos, etc.

Un error común que cometen las empresas, según S. G. Timme and C. Williams-Timme³, al evaluar los beneficios de las iniciativas de supply chain es precisamente subestimar su impacto en los costos de inventario:

“Al evaluar iniciativas de supply chain, las empresas a menudo descuentan o incluso omiten los beneficios de reducir los costos de mantenimiento de inventario no capitalizados porque no poseen estimaciones creíbles de dichos costos. La mayoría está de acuerdo en que los beneficios existen. Pero sin estimaciones creíbles, los beneficios se excluyen típicamente del análisis. Esta práctica es comprensible. No obstante, si el impacto en estos costos no puede medirse razonablemente, el verdadero valor de muchas iniciativas de supply chain será subestimado”.

Dicho esto, se puede argumentar que no todos los gastos se reducen tan fácilmente. Pero, si bien es cierto que algunos gastos (relacionados, por ejemplo, con el almacenaje o el equipo) no pueden reducirse fácilmente sin cambios significativos en la organización, la mayoría de ellos están directamente relacionados con el valor del inventario y pueden cuantificarse fácilmente como un porcentaje del valor promedio del inventario (impuestos, seguros u obsolescencia). Por lo tanto, cualquier reducción del valor del inventario conlleva, en efecto, grandes beneficios.

Profundizando

Enfatizamos nuevamente que medir adecuadamente los costos mencionados anteriormente para obtener una imagen completa de los costos de inventario no es tarea fácil, aunque potencialmente puede resultar muy gratificante en términos de impacto financiero y decisional en la empresa.

Sin embargo, es posible profundizar, en particular al centrarse en los costos de mantenimiento. Por ejemplo, es probable que los artículos en su inventario no tengan los mismos costos de mantenimiento (incluso dentro del mismo almacén o la misma categoría). Las diferencias aparecen debido a los volúmenes de ventas, rotaciones, la diferente voluminosidad de los artículos, etc. Determinar con mayor precisión los costos de mantenimiento de los artículos en su inventario puede ayudarle a enfocarse en los más relevantes, descartar aquellos que generan menos beneficio, y así sucesivamente. Abordamos aquí el tema de la categorización de inventario, y métodos como el análisis ABC. Para más detalles, consulte nuestro artículo.

Notas