Инвентаризационные затраты

Сказанное выше, однако, не означает, что легко установить четкое определение. Затраты на инвентарь, общие затраты на инвентарь (TIC), общая стоимость владения инвентарем и т. д.: номенклатура, связанная с терминами “затраты на инвентарь”, сама по себе может быть несколько запутанной, и то, что она охватывает, склонно немного меняться в зависимости от источников и отраслей бизнеса, касающихся этого вопроса. В этой статье мы сосредоточимся на представлении затрат на “статический” инвентарь, а не на затратах, вызванных движением инвентаря. Чтобы быть более точными, мы откладываем аспекты, связанные с потоком товаров, чтобы сосредоточиться исключительно на затратах на фактическое владение определенным количеством инвентаря. Мы также принимаем наиболее подходящую для коммерции точку зрения на этот вопрос.

Для розничных продавцов или оптовиков, а также для большинства интернет-магазинов, инвентарь обычно является самым крупным активом, а также самым крупным статьей расходов. Оценка затрат на инвентарь поэтому является важной и имеет последствия для финансов компании, а также для ее управления. Это помогает компаниям определить, сколько прибыли можно получить от инвентаря, как можно снизить затраты, где можно внести изменения, каких поставщиков или товары следует выбирать, как распределить капитал и т. д.

Трудности правильной оценки затрат на инвентарь

Мы регулярно наблюдаем, что многие компании не знают точно полных затрат, связанных с их инвентарем. Что хуже, многие компании полагаются на ложное предположение, что обычная бухгалтерия дает разумную оценку затрат на их инвентарь.

Во-первых, измерение стоимости инвентаря само по себе является сложной проблемой. Существует ряд альтернативных систем учета затрат, которые могут быть актуальными для некоторых целей, но непригодными или опасными для других.¹ Кроме того, не всегда возможно или экономически целесообразно отслеживать все затраты, разделять их и правильно распределять. Чтобы начать оценивать затраты на инвентарь, нужно понимать, что соответствующие цифры не всегда будут отражены в обычных бухгалтерских записях, и даже когда кажется, что они есть, все равно нужно быть осторожным с набором правил и предположений, используемых для получения этих цифр. Например, при объединении различных затрат необходимо убедиться, что элементы последовательно выражены либо как фигуры до налогов, либо после налогов, а не смешанные.

Во-вторых, истинная стоимость инвентаря включает в себя множество элементов и выходит далеко за рамки стоимости реализованных товаров или сырья. Сразу приходят на ум расходы на управление и обслуживание, но это не все. К этому добавляются страховки, проценты, убытки и т. д. Список на самом деле довольно длинный. В этой статье мы пытаемся составить четкую типологию этих затрат, чтобы помочь менеджерам лучше понять, с чего им следует начать, определяя свои затраты на инвентарь.

В то время как мы можем попытаться дать ориентировочные оценки для некоторых из них, читатель должен помнить, что каждая из этих затрат является чрезвычайно специфичной для бизнеса и зависит от политик и управленческих решений (например, решение использовать услуги сторонних поставщиков или применять стратегию “только вовремя” политику управления запасами, и т. д.).

Категоризация затрат на инвентарь

Опять же, хотя в литературе существует много общих моментов, категории и подкатегории затрат на инвентарь колеблются и перекрываются или обозначаются разными названиями. Мы не претендуем на то, чтобы ниже привести “правильную” типологию, а просто надеемся на то, что она будет иметь смысл (снова с фокусом на коммерции) и будет полезна менеджерам для полного понимания затрат на инвентарь.

Затраты на инвентарь можно разделить на 3 основные категории:

• Затраты на заказ (также называемые затратами на настройку)
• Затраты на содержание (также называемые затратами на хранение)
• Затраты на нехватку (также называемые затратами на дефицит).

Мы кратко определяем эти понятия, но среди этих трех категорий особое внимание уделяется затратам на содержание.

Дальнейшее развитие: Существуют и другие типологии, некоторые из которых более актуальны для производителей. Например, Мэри Лу Хардинг²принимает другую точку зрения, с категориями, такими как стоимость недоставки, стоимость некачественного товара, затраты, связанные с использованием и т. д., наиболее подходящими для предприятий, обрабатывающих сырье, и полезными для определения того, как выбирать поставщиков сырья.

Затраты на заказ

Затраты на заказ (также называемые затратами на настройку, особенно когда речь идет о производителях) или затраты на пополнение запасов покрывают трение, создаваемое самими заказами, то есть затраты, понесенные при каждом размещении заказа. Эти затраты можно разделить на две части:

• Стоимость самого процесса заказа: ее можно рассматривать как постоянную стоимость, независимую от количества заказанных единиц. Обычно она включает плату за размещение заказа и все виды клерикальных затрат, связанных с обработкой счетов, бухгалтерией или коммуникацией. Для крупных предприятий, особенно для розничных торговцев, это может сводиться к амортизированной стоимости системы EDI (электронного обмена данными), которая позволяет существенно снизить затраты на процесс заказа (иногда на несколько порядков).
• Затраты на входящую логистику, связанные с транспортировкой и приемкой (разгрузкой и проверкой). Эти затраты являются переменными. Затем стоимость доставки поставщика зависит от общего объема заказанного товара, что иногда приводит к значительным изменениям стоимости за единицу заказа.

Не так просто дать даже грубую оценку стоимости заказа, поскольку она включает элементы, которые являются очень специфичными для бизнеса и даже для каждого товара: поставщики могут быть местными или зарубежными, они могут принимать правила доставки только на поддоне вместо единицы товара или только при заказе определенного количества товаров; конечно же, поставщики могут предоставлять скидки на объем и т. д.

Существуют способы попытаться минимизировать эти затраты, более точно определить правильный баланс между затратами на хранение и скидками на объем, таким образом, сбалансировать стоимость заказа слишком много и стоимость заказа слишком мало (в основном, меньший запас обычно приводит к большему количеству заказов, что означает более высокие затраты на заказ, но также означает более низкие затраты на хранение). Обычно это достигается путем расчета экономического заказного количества (EOQ). Не вдаваясь в подробности здесь, давайте просто добавим следующее напоминание: хотя в литературе часто встречается классический способ вычисления EOQ с помощью формулы Уилсона, эта особенная формула, восходящая к 1913 году, плохо подходит для розничных продавцов, главным образом потому, что она предполагает, что стоимость заказа является постоянной. Тем не менее, можно определить оптимальные объемы заказа, разработав функцию стоимости, учитывающую скидки на объем, как подробно описано в нашей статье.

Затраты на хранение

Затраты на хранение являются центральными для “статической” точки зрения на запасы, то есть при фокусировке на влиянии наличия большего или меньшего запаса, независимо от потока запасов.

Опять же, типология в литературе различается; предлагаемая нами категоризация следующая:

• Затраты на капитал (или финансовые расходы)
• Затраты на хранение
• Затраты на обслуживание запасов
• Затраты на риск запасов

Затраты на капитал

Это самая большая составляющая затрат на хранение запасов. Она включает все, что связано с инвестициями, процентами по оборотному капиталу и упущенной прибылью от инвестиций в запасы (вместо инвестиций в казначейские облигации, инвестиционные фонды и т. д.). Определение затрат на капитал может быть более или менее сложным в зависимости от бизнеса. Можно дать некоторые основные правила: важно понять, какая часть финансируется внешне, а какая часть финансируется за счет внутреннего денежного потока, и также важно оценить риск запасов в своем бизнесе.

Классический способ определения затрат на капитал - использование WACC (взвешенная средняя стоимость капитала), то есть ставки, которую компания ожидает платить в среднем всем ее держателям ценных бумаг для финансирования своего актива. См. статью в Википедии для формулы. Стивен Г. Тимме и Кристин Уильямс-Тимме³ также предлагают выразить WACC как стоимость собственного капитала и посленалоговую стоимость долга.

Обычно затраты на капитал сильно недооцениваются. Общая ошибка заключается в том, чтобы свести их к ставкам краткосрочного заемного капитала. Согласно опять же С. Г. Тимме и К. Уильямс-Тимме, среди прочего, для большинства компаний затраты на капитал составляют 15%, в то время как многие компании просто применяют ставку 5%.

То, что компании также забывают измерить и учесть, это риск, связанный с их запасами, который иногда может быть довольно высоким (свежие продукты могут потерять всю свою стоимость в течение нескольких дней, если не будут проданы, потребительская электроника имеет высокий риск устаревания, …). Если бы компания решила вложить свои деньги в такую же рискованную инвестицию, а не в запасы, какая была бы доходность от инвестиций?

Далее: Обсуждение использования WACC в качестве правильного способа измерения капитальных затрат выходит за рамки этой статьи. Для другой точки зрения см. статью Кристофера С. Джонса и Селале Тузел.⁴В этой статье также приводится сравнение между ставками амортизации основных средств и ставками амортизации запасов.

Затраты на хранение

Они включают стоимость строительства и обслуживания зданий (освещение, кондиционирование воздуха, отопление и т. д.), стоимость покупки, амортизации или аренды и налоги на недвижимость.

Эти затраты, очевидно, в значительной степени зависят от выбранного типа хранения, например, являются ли склады собственностью компании или арендованы. Для малых предприятий, когда одно и то же здание используется для разных целей, необходимо определить долю здания, связанную с приемкой и хранением запасов.

В этой категории мы также должны отметить проблематичное явление: насыщение складского пространства. Оно может привести к увеличению затрат в абсолютно нелинейной форме, создавая все виды дополнительных затрат. Например, когда склад достигает точки насыщения, становится практически невозможным перемещаться внутри склада; потоки останавливаются, иногда полностью, и очень сложно быстро исправить ситуацию, найдя в экстренном порядке дополнительные складские мощности. Для компаний, сталкивающихся с такими проблемами, время и деньги, необходимые для устранения проблем и возобновления потоков, являются значительными. Мы заметили, что в некоторых случаях 3 или 4 таких события в год были достаточными, чтобы занять команды цепочки поставок более чем на половину времени в течение года.

Затраты на обслуживание запасов

Они включают страхование, аппаратное и программное обеспечение (для некоторых предприятий - оборудование RFID и т. д.), а также физическую обработку с соответствующими человеческими ресурсами, управление и т. д. Мы также можем включить в эту категорию расходы, связанные с контролем запасов и циклическим подсчетом. Наконец, хотя они являются отдельной категорией, налоги также могут быть добавлены сюда.

При использовании поставщиков услуг логистики третьей стороны (3PL) эти затраты могут включаться в пакет с затратами на хранение и могут быть довольно простыми для определения.

Затраты на риск запасов

Они в основном охватывают риск того, что товары могут потерять свою стоимость в течение периода хранения. Это особенно актуально в розничной торговле и с перехватываемыми товарами.

Риски включают в себя, прежде всего, сокращение, которое в основном является потерей продукции между закупкой у поставщиков (т.е. учетными запасами) и моментом продажи (т.е. фактическими запасами), вызванной административными ошибками (ошибки доставки, неправильное размещение товаров и т. д.), мошенничеством поставщиков, кражей и воровством (включая кражу со стороны сотрудников), повреждением во время транспортировки или хранения (из-за неправильного хранения, повреждения водой или теплом и т. д.).

В розничной торговле сокращение в основном происходит на уровне точки продажи. Можно найти следующие оценки:

• В Соединенных Штатах ежегодно проводится Национальное исследование безопасности розничной торговли, проводимое Университетом Флориды на 100 розничных предприятиях. Согласно этому исследованию, в Соединенных Штатах в 2009 году сокращение составило 1,44% от розничных продаж - 43% из них были вызваны кражей со стороны сотрудников.
• Согласно тому же исследованию, в 2011 году (опубликовано в 2012 году) сокращение составило 1,41%.
• Другое исследование от Центра исследования розничной торговли, которое публикует Глобальный барометр краж в розничной торговле (исследование по 43 странам), устанавливает его на уровне 1,45% от розничных продаж в 2011 году.

Наивысшие показатели наблюдаются в продуктовых магазинах на свежем мясе и сыре, в сфере здоровья и красоты на бритвенных принадлежностях и духах, а также в линиях товаров одежды на аксессуарах и верхней одежде.

Расчет стоимости риска инвентаря не всегда так прост, как может показаться. Например, нам нужно учитывать стоимость списания за определенный период времени (разделенную на средний запас товаров на складе за тот же период). Однако списания не всегда учитываются правильно, периодические инвентарные проверки не всегда проводятся регулярно и так далее. В некоторых компаниях товары, которые должны быть списаны, все еще хранятся в течение многих лет.

Наконец, следует отметить, что то, что мы выбрали для разделения на две категории - стоимость хранения и стоимость риска инвентаря, иногда объединяется и просто называется некапитальными затратами на хранение, что подчеркивает тот факт, что капитальные затраты действительно составляют основную часть затрат на инвентарь. В то время как капитальные затраты могут быть оценены примерно в 15%, все остальные затраты в совокупности составляют примерно тот же процент (10% согласно S.G. Timme и C.Williams-Timme, 19% согласно ежегодному докладу о состоянии логистики Роберта В. Делани из Cass Information Systems). Основным фактором колебания этого значения является риск устаревания товаров.

Наконец, следует отметить, что то, что мы выбрали для размещения здесь под двумя метками “затраты на хранение” и “риски инвентаризации”, иногда объединяются и просто обозначаются как некапитальные затраты на хранение, что подчеркивает тот факт, что капитальные затраты действительно составляют основную часть затрат на инвентаризацию. В то время как капитальные затраты в отдельности могут быть оценены примерно в 15%, все остальные затраты в совокупности составляют примерно тот же процент (10% по данным S.G. Тимме и C. Уильямс-Тимме, 19% по данным ежегодного доклада о состоянии логистики Роберта В. Делани из Cass Information Systems). Основным фактором колебания этого значения является риск устаревания.

Первый подход к затратам на хранение: быстрые оценки и формула

В то время как мы подчеркивали сложность точной оценки затрат на хранение со всеми их множественными компонентами и тем, что эти затраты всегда очень специфичны для бизнеса, тем не менее можно дать некоторые приближенные оценки.

Большинство компаний склонны недооценивать общие затраты на хранение (или общую стоимость инвентаризации). Для большинства розничных и производственных предприятий экспертные оценки стоимости инвентаризации варьируются от 18% в год до 75% (или, согласно Хелен Ричардсон⁵, от 25% до 55%). Как уже упоминалось ранее, основным фактором для определения этого процента являются капитальные затраты (включая инвестиции в инвентарь) и тип продукции (интуитивно понятно, что чем более скоропортящиеся продукты, тем выше затраты).

Стандартное правило гласит, что затраты на хранение составляют 25% от стоимости имеющегося инвентаря⁶.

Еще один быстрый способ рассчета стоимости хранения инвентаря заключается в добавлении 20% к текущей базовой ставке по займу денег. Например, если базовая ставка составляет 10%, затраты на хранение будут составлять 10+20=30%.

Из-за упомянутых ранее причин трудно дать более точные оценки. Давайте просто скажем, что для упомянутых выше категорий можно найти следующие оценки в литературе:

• Капитальные затраты: 15%
• Затраты на хранение: 2%
• Затраты на обслуживание инвентаря: 2%
• Затраты на риски инвентаризации: 6%

Одним из значимых источников является исследование Хелен Ричардсон⁵ 1995 года. Согласно Х. Ричардсон, общие затраты на инвентаризацию могут составлять от 25% до 55% со следующим распределением:

• Затраты на капитал 6% - 12%
• Налоги 2% - 6%
• Страхование 1% - 3%
• Расходы на склад 2% - 5%
• Физическая обработка 2% - 5%
• Клерикальные работы и контроль инвентаря 3% - 6%
• Устаревание 6% - 12%
• Порча и кража 3% - 6%

Это означает, что в среднем за год, в наиболее благоприятном случае (25%), дистрибьютор тратит 250 долларов на каждые 1000 долларов инвентаря.

Практический пример:

Предположим, что у компании средняя стоимость инвентаря составляет 10 миллионов долларов. Чтобы рассчитать затраты на хранение, нам сначала нужно сложить все некапитальные затраты. Предположим, что они следующие:

• Затраты на хранение: 200 тысяч
• Затраты на обслуживание инвентаря: 800 тысяч
  • Физическая обработка: 200 тысяч
  • Страхование: 100 тысяч
  • Клерикальные расходы, оборудование и расходы на контроль: 300 тысяч
  • Налоги: 200 тысяч
• Затраты на риски инвентаризации: 900 тысяч
  • Ущерб (включая кражу и т.д.): 300 тысяч
  • Устаревание: 600 тысяч

Это общая сумма 1,9 миллиона долларов США.

Чтобы получить процент, мы делим эту общую сумму на среднюю стоимость инвентаря: 1,9 миллиона долларов США / 10 миллионов долларов США = 19%.

Наконец, мы добавляем капитальные затраты. Допустим, в данном случае они составляют 10%, то есть 1 миллион долларов США.

В нашем примере общие затраты на хранение инвентаря составляют 2,9 миллиона долларов США при средней стоимости инвентаря в 10 миллионов долларов США. Ставка хранения инвентаря составляет 19% + 10% = 29%.

Затраты на нехватку товара

Наконец, чтобы получить полное представление о затратах на инвентарь, мы также должны добавить затраты на нехватку товара (или затраты на дефицит), то есть затраты, возникающие при нехватке товара. Для розничных продавцов это может включать затраты на экстренные отправки, смену поставщиков с более быстрой доставкой, замену на менее прибыльные товары и т. д. В то время как такие затраты можно определить достаточно точно, другие не так легко определить, например, затраты в терминах потери лояльности клиентов или общей репутации компании.

Моделирование затрат на нехватку товара само по себе является обширной темой, выходящей за рамки данной статьи. Давайте просто упомянем, что в основном затраты на инвентарь компенсируются возможными затратами на нехватку товара. Балансировка затрат на инвентарь с затратами на нехватку товара обычно достигается путем настройки уровней обслуживания.

Прямые преимущества снижения инвентаря

Как показано выше, затраты, связанные с инвентарем, являются значительными. Поэтому инициативы, направленные на снижение инвентаря, очень ценны - они не только оказывают непосредственно измеримое влияние на сам инвентарь, но также снижают капитальные затраты, затраты на хранение, риски и т. д.

Одна из распространенных ошибок, которые совершают компании при оценке преимуществ инициатив в сфере цепей поставок, заключается в недооценке их влияния на затраты на инвентарь, как отмечают С. Г. Тимме и К. Уильямс-Тимме³:

«При оценке инициатив в сфере цепей поставок компании часто не учитывают или даже исключают преимущества снижения затрат на хранение, не связанные с капиталом, потому что они не располагают достоверными оценками этих затрат. Большинство согласны, что преимущества существуют. Но без достоверных оценок преимущества обычно исключаются из анализа. Эта практика понятна. Тем не менее, если влияние на эти затраты не может быть разумно измерено, истинная ценность многих инициатив в сфере цепей поставок будет недооценена».

Сказанное выше не означает, что все расходы так легко сократить. Однако, хотя некоторые расходы (например, на складирование или оборудование) не могут быть легко сокращены без значительных изменений в организации, большинство из них непосредственно связаны со стоимостью инвентаря и могут быть легко определены в процентах от средней стоимости инвентаря (налоги, страхование или устаревание). Поэтому снижение стоимости инвентаря действительно приносит большие преимущества.

Углубление в тему

Давайте еще раз подчеркнем, что правильное измерение упомянутых выше затрат для получения полной картины затрат на запасы - задача непростая, но потенциально очень полезная с финансовой и принимаемой компанией решений точки зрения.

Однако можно пойти еще дальше, особенно когда дело касается затрат на хранение. Например, товары на вашем складе, скорее всего, будут иметь разные затраты на хранение (даже в пределах одного склада или одной категории). Различия возникают из-за объемов продаж, оборотов, разной габаритности товаров и т. д. Более точное определение затрат на хранение товаров на вашем складе может помочь сосредоточиться на наиболее значимых, отбросить те, которые приносят меньше прибыли, и так далее. Мы затрагиваем здесь вопрос категоризации запасов и методы, такие как анализ ABC. Подробнее см. нашу статью.

Примечания