Il Test della Performance della Supply Chain
Il ROI di un’iniziativa supply chain dipende dalla performance della tecnologia software e dalle competenze delle persone che eseguono l’iniziativa stessa. Tuttavia, il ROI dipende fortemente anche dall’attuale performance della supply chain, con performance inferiori che offrono maggiori possibilità di miglioramento. Di seguito, forniamo un test semplice che può essere eseguito in pochi minuti per valutare l’attuale performance della supply chain della tua azienda. Nonostante la semplicità di questo test, riteniamo che offra una prospettiva più accurata rispetto alla maggior parte dei benchmark e audit supply chain approfonditi che il mercato ha da offrire. Dovrebbe richiedere circa 5 minuti del tuo tempo.
La performance della tua supply chain in 12 domande
- La tua supply chain può operare senza Excel?
- Consideri l’analisi ABC obsoleta?
- Tutti i dati rilevanti sono documentati dai team della supply chain?
- Registri i livelli storici delle scorte?
- I team della supply chain monitorano la qualità dei loro dati?
- Prevedi i tempi di consegna?
- Impedisci qualsiasi intervento manuale sulle previsioni?
- Gestisci i vincoli operativi, - es. MOQs, - come dati?
- Quantifichi il costo dei fallimenti della supply chain?
- I tuoi sistemi di decision-making possono rimanere senza sorveglianza per una settimana?
- Ricalcoli tutte le decisioni in un’ora?
- Tutte le decisioni sono prioritarizzate tra loro?
1. La tua supply chain può operare senza Excel?
Se i team della supply chain utilizzano fogli Excel per generare le loro decisioni di routine - come decidere le quantità da acquistare - le operazioni possono effettivamente essere considerate gestite tramite Excel. Pur essendo ragionevole utilizzare Excel occasionalmente per esplorare i dati o per investigare su una problematica della supply chain che in passato aveva ricevuto poca attenzione, mantenere Excel nel processo decisionale quotidiano non lo è. Excel non è lo strumento adatto per generare migliaia o addirittura milioni di decisioni al giorno quando un’azienda desidera garantire un processo supply chain affidabile. Se le decisioni della supply chain dipendono da Excel, ciò implica in pratica che tali decisioni non sono ottimizzate quanto potrebbero essere.
2. Consideri obsoleta l’analisi ABC?
L’analisi ABC consiste nel classificare le migliaia di prodotti che la tua azienda vende in 3-5 classi definite in base al volume delle vendite recenti. Tuttavia, queste classi ABC non aggiungono alcuna informazione. Invece, riflettono semplicemente la domanda storica - sebbene in maniera grezza - poiché gran parte dell’informazione originale viene persa. L’analisi ABC e tutte le sue varianti rappresentano un metodo di analisi debole che tenta di mitigare la complessità della supply chain attraverso approssimazioni molto grossolane. Se le decisioni della supply chain si basano su regole che coinvolgono le classi ABC, allora tali decisioni possono essere migliorate eliminando semplicemente le classi ABC e introducendo risposte più granulari alla domanda futura.
3. Tutti i dati rilevanti sono documentati dai team della supply chain?
La parte importante di questa domanda è chi si occupa di redigere la documentazione. Spesso, per i dati della supply chain - che includono, tra le altre cose, la storia delle vendite, la cronologia degli acquisti, i livelli delle scorte e il catalogo dei prodotti - esiste poca o nessuna documentazione. Tuttavia, anche quando tale documentazione esiste, potrebbe non essere stata redatta dai team della supply chain stessi, bensì dai team IT. La documentazione dei dati deve essere scritta da una prospettiva supply chain, altrimenti è garantito che si perdano molte delle sottigliezze associate ai processi della supply chain aziendale. La mancanza di documentazione dei dati ostacola molti, se non la maggior parte, dei tentativi di risolvere i problemi di lunga durata e ricorrenti della supply chain. In realtà, tali problematiche sono tipicamente associate ai casi limite, che avrebbero potuto essere gestiti correttamente implementando regole precise dedicate a trattare quei casi specifici. Tuttavia, a causa della mancanza di una documentazione precisa guidata dalla supply chain, l’azienda fallisce regolarmente nell’implementare tali correzioni.
4. Registri i livelli storici delle scorte?
Non si può ottimizzare ciò che non si misura; e più precisa è la misurazione, più facile è l’ottimizzazione. La supply chain richiede il mantenimento di numerosi set di dati storici: storia delle vendite, cronologia degli acquisti, storico dei movimenti delle scorte, ecc. Tuttavia, troppo spesso, i livelli storici delle scorte non vengono registrati correttamente. Mentre i fornitori di ERP / MRP / WMS potrebbero sostenere che questi dati graverebbero sui loro sistemi, registrare tali dati non è più una sfida grazie alle attuali capacità di archiviazione dei dati. Pertanto, se i tuoi sistemi supply chain non registrano i livelli storici delle scorte, allora, molto probabilmente, c’è ben poco in atto per affrontare i bias introdotti dagli stessi livelli di scorte.
5. I team della supply chain monitorano la qualità dei loro dati?
Ancora una volta, la parte importante di questa domanda è chi si occupa del monitoraggio. La qualità dei dati della supply chain è un ingrediente critico per mantenere le operazioni della supply chain senza intoppi. Eppure, troppo frequentemente, i team della supply chain dispongono di pochi o nessun mezzo per monitorare la qualità dei propri dati e intervenire quando i KPI iniziano a discostarsi dalla traiettoria iniziale. Il valore è negli occhi di chi guarda. Il compito di monitorare la qualità dei dati della supply chain e di correggere proattivamente i problemi che si manifestano nel tempo non può essere delegato ai team IT. Questo dovrebbe invece essere una delle responsabilità primarie della supply chain. Quando la supply chain non si assume questa responsabilità, molti errori tendono a passare inosservati e si trasformano inevitabilmente in costosi - seppur solitamente frammentati - errori per l’azienda.
6. Prevedi i tempi di consegna?
Una buona previsione della domanda è inutile senza una buona previsione dei tempi di consegna. Infatti, per acquistare o produrre le quantità giuste al momento giusto, l’azienda deve non solo anticipare correttamente la domanda futura, ma anche prevedere adeguatamente il lasso di tempo da coprire. I tempi di consegna variano e, proprio come la domanda, presentano molti pattern statistici come la stagionalità e l’incertezza. Ad esempio, il Capodanno cinese aumenta i tempi di consegna quando la produzione avviene in Cina. Quando i tempi di consegna non sono previsti, la supply chain tende a reagire in maniera inadeguata alle variazioni, poiché tali variazioni non sono pianificate. La previsione statistica dei tempi di consegna affronta direttamente questa sfida, al fine di sfruttare al meglio le previsioni della domanda, che dovrebbero essere generate “sopra” le previsioni dei tempi di consegna.
7. Impedisci qualsiasi intervento manuale sulle previsioni?
Se una previsione statistica è errata, il modello statistico sottostante dovrebbe essere corretto. Se a un modello statistico manca qualche dato critico che altrimenti sarebbe disponibile per il professionista della supply chain, tali dati dovrebbero essere inseriti e messi a disposizione del sistema. Se il modello statistico non è in grado di sfruttare questa informazione aggiuntiva, allora esso dovrebbe essere sostituito con uno migliore che possa tenerne conto. Non c’è una buona ragione per tollerare interventi manuali sulle previsioni, o addirittura sui modelli di previsione: non solo rappresentano una notevole perdita di tempo, ma distraggono anche i professionisti della supply chain dalla risoluzione dei problemi alla base che generano la necessità di tali interventi manuali.
8. Gestisci i vincoli operativi, - es. MOQs, - come dati?
Oltre ai dati transazionali, come la storia delle vendite, molti altri set di dati sono fondamentali per prendere decisioni in ambito supply chain: MOQs (quantitativi minimi d’ordine), costi di trasporto, volumi massimi dei container, sconti sui prezzi dei fornitori, quote commerciali, penali contrattuali, ecc. Considerando che le operazioni di routine della supply chain dipendono da questi dati, essi dovrebbero essere trattati come dati di produzione. Tuttavia, troppo spesso la maggior parte dei dati sopra menzionati non viene nemmeno tracciata correttamente all’interno dei sistemi IT di produzione. Invece, questi dati sono solitamente conservati in fogli Excel o in database Access, che rimangono per lo più sconosciuti al dipartimento IT. Il fatto di non avere tutti questi dati come parte dei sistemi IT centrali indica tipicamente che la produzione si basa su fonti di dati inaffidabili, come proprio i fogli Excel o i database Access. Di conseguenza, la supply chain non è completamente ottimizzata per far fronte, nel modo più efficiente possibile, al tipo di vincoli sopra menzionato.
9. Quantifichi il costo dei fallimenti della supply chain?
Le supply chain falliscono regolarmente nel consegnare: si verificano continuamente stock-out, così come l’inventario in eccesso. Sebbene non ci sia dubbio che ridurre la frequenza e l’entità di tali fallimenti sia non solo desiderabile, ma quasi sempre possibile, la perfezione non è un obiettivo ragionevole. Un certo grado di fallimenti della supply chain avverrà sempre, poiché cercare la perfezione – ovvero zero fallimenti – risulterebbe estremamente più costoso dei fallimenti stessi. Esiste un equilibrio da trovare tra il costo dello stock e il costo dello stock-out. Se i costi economici associati ai fallimenti della supply chain non vengono quantificati, non c’è modo di capire se l’azienda stia assumendo un rischio troppo basso o eccessivo. In pratica, ciò implica che l’azienda non sta ottimizzando adeguatamente i rischi relativi alla sua supply chain.
10. I tuoi sistemi di decision-making possono rimanere senza sorveglianza per una settimana?
Ogni settimana devono essere prese milioni di decisioni in una supply chain di considerevoli dimensioni. Sebbene i sistemi IT possano essere supportati dai team della supply chain, questi ultimi non possono ragionevolmente microgestire ogni singola decisione – ce ne sono semplicemente troppe. Di conseguenza, tutte le modern supply chains operano utilizzando almeno un certo grado di automazione, possibilmente attraverso concetti grezzi come l’inventario Min/Max. Se i sistemi decisionali della supply chain non possono essere lasciati senza supervisione per una settimana, significa che tali sistemi producono indubbiamente decisioni sconsigliabili, destinate a danneggiare la tua azienda. In pratica, ciò implica anche che queste decisioni “sconsigliabili” vengono prese costantemente, semplicemente perché spesso non c’è nessuno disponibile a intervenire manualmente per modificarle. Pertanto, se la tua azienda non ha fiducia nella propria automazione per mantenere il funzionamento fluido per una settimana, c’è molto da guadagnare nel correggere le parti “sconsigliabili” dell’automazione della supply chain.
11. Ricalcoli tutte le decisioni in un’ora?
L’agilità è essenziale in ogni supply chain. I contesti aziendali cambiano e gli scenari “what-if” devono essere esaminati continuamente. Spesso non ha senso ottenere una risposta in tempo reale dai sistemi quando si tratta di modificare un’ipotesi fondamentale, come il trasporto di merci via aerea o via mare. Tuttavia, per quanto riguarda i modelli della supply chain, è fondamentale ottenere una risposta entro circa un’ora. La gestione della supply chain dovrebbe essere in grado di ricevere un feedback entro la stessa giornata riguardo a un approccio che intende testare, almeno da una prospettiva di simulazione. Poiché le simulazioni richiedono tipicamente un paio di tentativi per ottenere le impostazioni corrette – a meno che tutti i modelli non possano essere rieseguiti in un’ora – non è possibile ottenere tale feedback entro la giornata. Le aziende che non hanno la capacità di rigenerare tutte le decisioni della supply chain con ipotesi variabili sono aziende che non possono nemmeno esplorare le opzioni supply chain a loro disposizione. Un grande potenziale rimane così inesplorato.
12. Tutte le decisioni sono prioritarizzate tra loro?
Molti sistemi tradizionali della supply chain enfatizzano fortemente i compartimenti stagni: le decisioni vengono prese localmente senza considerare il quadro generale. Ad esempio, se un magazzino sta esaurendo un prodotto specifico, è meglio assicurarsi che le poche unità di stock rimaste vengano distribuite ai negozi che ne hanno maggiore necessità. Quando le decisioni vengono prese isolatamente, un singolo negozio potrebbe effettuare un grande riordino per il prodotto e generare così uno stock-out nel magazzino, mentre il negozio in realtà non aveva bisogno di riordinare così tanto in quel preciso momento. Le aziende che prendono decisioni della supply chain in modo isolato perdono sistematicamente il quadro generale, dimenticando che la maggior parte delle decisioni della supply chain tende ad avere conseguenze non locali. Pertanto, a meno che le decisioni della supply chain non siano già sistematicamente prioritarizzate tra loro, esistono dei guadagni in termini di performance nell’implementare tale prioritizzazione.