Il Test delle Prestazioni della Catena di Approvvigionamento

Il ROI di un’iniziativa di catena di approvvigionamento dipende dalle prestazioni della tecnologia software e dalle competenze delle persone che eseguono l’iniziativa stessa. Tuttavia, il ROI dipende anche fortemente dalle prestazioni attuali della catena di approvvigionamento, con prestazioni inferiori che offrono maggiori possibilità di miglioramento. Di seguito, forniamo un semplice test che può essere effettuato in pochi minuti per valutare le prestazioni attuali della catena di approvvigionamento della tua azienda. Nonostante la semplicità di questo test, riteniamo che fornisca una prospettiva più accurata rispetto alla maggior parte dei benchmark e delle audit approfondite della catena di approvvigionamento che il mercato offre. Dovrebbe richiedere circa 5 minuti del tuo tempo.

Le prestazioni della tua catena di approvvigionamento in 12 domande

1. La tua catena di approvvigionamento può funzionare senza Excel?
2. Consideri l’analisi ABC obsoleta?
3. Tutti i dati rilevanti sono documentati dai team della tua catena di approvvigionamento?
4. Registri i livelli di stock storici?
5. I team della tua catena di approvvigionamento monitorano la qualità dei loro dati?
6. Prevedi i tempi di consegna?
7. Impedisci qualsiasi intervento manuale sulle previsioni?
8. Gestisci i vincoli operativi, ad esempio MOQs, come dati?
9. Quantifichi il costo dei fallimenti della catena di approvvigionamento?
10. I tuoi sistemi di decision-making possono essere lasciati incustoditi per una settimana?
11. Puoi ricalcolare tutte le decisioni entro un’ora?
12. Tutte le decisioni sono prioritarie tra loro?

1. La tua catena di approvvigionamento può funzionare senza Excel?

Se i team della catena di approvvigionamento utilizzano fogli Excel per generare le loro decisioni di routine sulla catena di approvvigionamento - come decidere le quantità da acquistare - allora le operazioni possono essere considerate come gestite tramite Excel. Mentre l’utilizzo di Excel di tanto in tanto per esplorare i dati o per indagare su un problema della catena di approvvigionamento che ha ricevuto poca attenzione in passato è perfettamente ragionevole, mantenere Excel nel processo decisionale quotidiano non lo è. Excel non è lo strumento adatto per generare migliaia o addirittura milioni di decisioni al giorno quando un’azienda vuole fornire un processo di catena di approvvigionamento affidabile. Se le decisioni della catena di approvvigionamento dipendono da Excel, ciò implica in pratica che tali decisioni non sono ottimizzate quanto potrebbero essere.

2. Consideri l’analisi ABC obsoleta?

L’analisi ABC si riduce a classificare i migliaia di prodotti che la tua azienda vende in 3-5 classi definite in base al loro volume di vendite recenti. Tuttavia, queste classi ABC non aggiungono alcuna informazione. Al contrario, riflettono semplicemente la domanda storica - sebbene in modo approssimativo - poiché la maggior parte delle informazioni originali viene persa. L’analisi ABC e tutte le sue varianti rappresentano un metodo di analisi debole che cerca di mitigare la complessità della tua catena di approvvigionamento attraverso approssimazioni molto approssimative. Se le decisioni della catena di approvvigionamento si basano su regole che coinvolgono le classi ABC, allora tali decisioni possono essere migliorate semplicemente rimuovendo le classi ABC e introducendo risposte più dettagliate alla domanda futura proiettata.

3. Tutti i dati rilevanti sono documentati dai team della catena di approvvigionamento?

La parte importante di questa domanda è chi ha il compito di scrivere la documentazione. Spesso, non è disponibile alcuna documentazione per i dati della catena di approvvigionamento, che include - tra le altre cose - la cronologia delle vendite, la cronologia degli acquisti, i livelli di stock e il catalogo dei prodotti. Tuttavia, anche quando esiste tale documentazione, potrebbe non essere stata scritta dai team della catena di approvvigionamento stessi, ma piuttosto dai team IT. La documentazione dei dati deve essere scritta da una prospettiva di catena di approvvigionamento, altrimenti è garantito che si perderanno molte delle sottigliezze associate ai processi di catena di approvvigionamento dell’azienda. La mancanza di documentazione dei dati ostacola molti, se non la maggior parte, dei tentativi di risolvere problemi di catena di approvvigionamento duraturi e in corso. In realtà, tali problemi sono tipicamente associati ai casi limite, che potrebbero essere gestiti correttamente implementando regole precise dedicate a trattare quei casi specifici. Tuttavia, a causa della mancanza di documentazione precisa guidata dalla catena di approvvigionamento, l’azienda non riesce abitualmente a implementare tali correzioni.

4. Registri i livelli di stock storici?

Non puoi ottimizzare ciò che non misuri; e più precisa è la misurazione, più facile è l’ottimizzazione. La catena di approvvigionamento richiede di conservare molti set di dati storici: cronologia delle vendite, cronologia degli acquisti, cronologia degli spostamenti di stock, ecc. Tuttavia, troppo spesso, i livelli di stock storici non vengono registrati correttamente. Mentre i fornitori di ERP / MRP / WMS potrebbero sostenere che questi dati graverebbero sui loro sistemi, registrare tali dati non è più una sfida grazie alle capacità di archiviazione dati disponibili oggi. Pertanto, se i tuoi sistemi di catena di approvvigionamento non registrano i tuoi livelli di stock storici, molto probabilmente non c’è molto in atto per far fronte ai bias introdotti dai livelli di stock stessi.

5. I team della tua catena di approvvigionamento monitorano la qualità dei loro dati?

Ancora una volta, la parte importante di questa domanda è chi effettua il monitoraggio. La qualità dei dati della catena di approvvigionamento è un ingrediente critico per mantenere il corretto funzionamento delle operazioni di catena di approvvigionamento. Tuttavia, troppo spesso, i team della catena di approvvigionamento hanno pochi o nessun modo per monitorare la qualità dei propri dati e intervenire quando gli indicatori chiave di prestazione iniziano a deviare dal loro corso iniziale. Il valore è negli occhi di chi guarda. Il compito di monitorare la qualità dei dati della catena di approvvigionamento e risolvere proattivamente i problemi che si presentano nel tempo non può essere delegato ai team IT. Questo dovrebbe invece essere una delle principali responsabilità della catena di approvvigionamento. Quando la catena di approvvigionamento non assume questa responsabilità, molti problemi tendono a rimanere inosservati e si trasformano inevitabilmente in costosi - sebbene di solito dispersi - errori per l’azienda.

6. Prevedi i tempi di consegna?

Una buona previsione della domanda non è nulla senza una buona previsione dei tempi di consegna. Infatti, per acquistare o produrre le giuste quantità al momento giusto, l’azienda ha bisogno non solo di anticipare correttamente la domanda futura, ma anche di anticipare correttamente il periodo da coprire. I tempi di consegna sono variabili e, proprio come la domanda, presentano molti modelli statistici come stagionalità e incertezza. Ad esempio, il Capodanno cinese aumenta i tempi di consegna quando la produzione viene effettuata in Cina. Quando i tempi di consegna non vengono previsti, la catena di approvvigionamento tende a reagire male alle variazioni dei tempi di consegna poiché tali variazioni non sono pianificate. La previsione statistica dei tempi di consegna affronta direttamente questa sfida, al fine di sfruttare al massimo le previsioni della domanda, che dovrebbero essere generate “sopra” le previsioni dei tempi di consegna.

7. Impedisci qualsiasi intervento manuale sulle previsioni?

Se una previsione statistica è errata, allora il modello statistico sottostante dovrebbe essere corretto. Se un modello statistico non dispone di alcuni dati critici altrimenti disponibili per il professionista della catena di approvvigionamento, allora questi dati dovrebbero essere inseriti e resi disponibili al sistema. Se il modello statistico non può sfruttare queste informazioni aggiuntive, allora questo modello dovrebbe essere cambiato in favore di uno migliore che possa tener conto di queste informazioni aggiuntive. Non c’è una buona ragione per tollerare interventi manuali sulle previsioni, o anche sui modelli di previsione: non solo sono uno spreco di tempo, ma distraggono anche i professionisti della catena di approvvigionamento dalla risoluzione dei problemi sottostanti che generano la necessità di interventi manuali in primo luogo.

8. Gestisci i vincoli operativi, ad esempio MOQ, come dati?

Oltre ai dati transazionali come la cronologia delle vendite, molti altri set di dati sono importanti per prendere decisioni sulla catena di approvvigionamento: MOQ (quantità minima d’ordine), costi di trasporto, volumi massimi dei container, sconti sul prezzo del fornitore, quote commerciali, penali contrattuali, ecc. Dato che le operazioni di routine della catena di approvvigionamento dipendono da questi dati, dovrebbero essere trattati come dati di produzione. Tuttavia, troppo spesso, la maggior parte dei dati sopra citati non viene nemmeno tracciata correttamente all’interno dei sistemi informatici di produzione. Invece, questi dati di solito vengono conservati in fogli Excel o database Access che rimangono per lo più sconosciuti al dipartimento IT. Non avere tutti questi dati come parte dei sistemi informatici centrali indica tipicamente che la produzione si basa su fonti di dati non affidabili, come gli stessi fogli Excel o database Access. Di conseguenza, la catena di approvvigionamento non è completamente ottimizzata per far fronte al tipo di vincoli sopra menzionati nel modo più efficiente.

9. Quantifichi il costo dei fallimenti della catena di approvvigionamento?

Le catene di approvvigionamento falliscono regolarmente: le rotture di stock accadono tutto il tempo, così come l’eccesso di inventario. Sebbene non ci sia dubbio che ridurre la frequenza e l’entità di tali fallimenti non solo sia desiderabile ma quasi sempre possibile, la perfezione non è un obiettivo ragionevole. Un certo grado di fallimenti della catena di approvvigionamento si verificherà sempre perché cercare la perfezione - ossia zero fallimenti - sarebbe tremendamente più costoso dei fallimenti stessi. Bisogna trovare un equilibrio tra il costo dello stock e il costo della mancanza di stock. Se i costi economici associati ai fallimenti della catena di approvvigionamento non vengono quantificati, non c’è modo di sapere se l’azienda sta effettivamente assumendo troppo poco o troppo rischio. In pratica, ciò implica che l’azienda non sta ottimizzando correttamente i rischi relativi alla sua catena di approvvigionamento.

10. I tuoi sistemi decisionali possono essere lasciati incustoditi per una settimana?

Milioni di decisioni devono essere prese ogni settimana per qualsiasi catena di approvvigionamento di una certa dimensione. Mentre i sistemi IT possono essere supportati dai team di approvvigionamento, questi ultimi non possono ragionevolmente gestire ogni singola decisione - ce ne sono semplicemente troppe. Di conseguenza, tutte le catene di approvvigionamento moderne operano utilizzando almeno un certo grado di automazione, eventualmente tramite concetti rudimentali come l’inventario Min/Max. Se i sistemi decisionali della catena di approvvigionamento non possono essere lasciati incustoditi per una settimana, significa che tali sistemi producono senza dubbio decisioni inopportune destinate a danneggiare la tua azienda. In pratica, ciò implica anche che queste decisioni “inopportune” vengono prese costantemente, semplicemente perché spesso non c’è nessuno disponibile per annullare manualmente tali decisioni. Pertanto, se la tua azienda non si fida della propria automazione nel mantenere le cose in ordine per una settimana, c’è molto da guadagnare dalla correzione delle parti “inopportune” dell’automazione della catena di approvvigionamento.

11. Puoi ricalcolare tutte le decisioni entro un’ora?

L’agilità è essenziale in qualsiasi catena di approvvigionamento. I contesti aziendali cambiano e gli scenari ipotetici devono essere investigati continuamente. Spesso non ha senso ottenere una risposta in tempo reale dai sistemi quando si tratta di modificare un’ipotesi fondamentale, come il trasporto delle merci via aerea o via mare. Tuttavia, per quanto riguarda i modelli di catena di approvvigionamento, è fondamentale poter ottenere una risposta entro un’ora circa. La gestione della catena di approvvigionamento dovrebbe essere in grado di ottenere un feedback entro la stessa giornata su un approccio che desiderano testare, almeno dal punto di vista della simulazione. Poiché le simulazioni richiedono tipicamente un paio di tentativi per “farlo bene” con le impostazioni corrette - a meno che tutti i modelli possano essere rieseguiti entro un’ora - non c’è possibilità di ottenere un tale feedback entro la giornata. Le aziende che non hanno la capacità di rigenerare tutte le decisioni di catena di approvvigionamento con ipotesi variabili sono aziende che non possono esplorare le opzioni di catena di approvvigionamento disponibili per loro. Molte potenzialità rimangono quindi inespresse.

12. Tutte le decisioni sono prioritarie tra loro?

Molti sistemi tradizionali di catena di approvvigionamento pongono un forte accento sui silos: le decisioni vengono prese localmente senza considerare il quadro generale. Ad esempio, se un magazzino sta esaurendo un determinato prodotto, è meglio assicurarsi che le poche unità di stock rimaste siano distribuite ai negozi che ne hanno più bisogno. Quando le decisioni vengono prese in modo isolato, un singolo negozio potrebbe effettuare un grande riordino del prodotto e generare così una rottura di stock nel magazzino, mentre il negozio non aveva davvero bisogno di riordinare così tanto in quel momento specifico. Le aziende che prendono le loro decisioni di catena di approvvigionamento in modo isolato stanno sistematicamente perdendo il quadro generale dimenticando che la maggior parte delle decisioni di catena di approvvigionamento tende ad avere conseguenze non locali. Pertanto, a meno che le tue decisioni di catena di approvvigionamento non siano già sistematicamente prioritarie tra loro, ci sono guadagni in termini di prestazioni che derivano dall’istituzione di tale prioritizzazione.