Großes Experiment zur TCO einer supply chain Software

Joannes Vermorel

Das Preisschild¹ eines Softwareprodukts reicht von nichts, wie es bei Open Source der Fall ist, bis zu ziemlich viel – Unternehmenssoftware tendiert stark zum Letzteren. Allerdings arbeitet Software nicht im luftleeren Raum, und der Betrieb einer Software bringt immer einen gewissen Overhead mit sich. Das Konzept der TCO (Total Cost of Ownership) versucht genau, die vollständigen Kosten zu erfassen, indem sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigt werden. Aus unternehmerischer Sicht zählt die TCO, nicht das Preisschild. Natürlich kann die TCO niemals unter dem Preisschild liegen.

Das Preisschild von Lokad² überrascht unsere Interessenten häufig. Allerdings behaupte ich in diesem Beitrag, dass Lokad zu den am niedrigsten bepreisten Optionen auf dem Markt gehört, ungeachtet des Return on Investment. Natürlich ist diese Analyse von Vorurteilen begleitet, aber ich lade meine KollegInnen ein, entsprechend zu reagieren ein, da es in der Welt der Unternehmenssoftware keine neutralen Beobachter gibt.

Supply chain-bezogen dominiert als einziger Kostenfaktor all jene der Personalaufwand, der benötigt wird, um den Fluss zu orchestrieren³. Die Liste der entsprechenden Berufsbezeichnungen ist lang: inventory manager, supply planner, demand planner, production planner, category manager, purchase manager, forecast manager, planning manager, supply chain analyst, supply chain professional, S&OP manager, um nur einige zu nennen. Die Berufsbezeichnungen variieren von Unternehmen zu Unternehmen, aber all diese Positionen haben eines gemeinsam: Sie widmen sich der kontinuierlichen Orchestrierung des Flusses physischer Güter, ohne ihn physisch in Schwung zu bringen. Wenn wir Strong AIs hätten (was nicht der Fall ist, nicht einmal annähernd), wäre dieser Personalaufwand null.

Der Lokad-Ansatz sollte jedoch, wenn er bis zum Äußersten getrieben wird, theoretisch einen nahezu null Personalaufwand auf Unternehmensseite ermöglichen. Wir haben keine AIs, aber unser Abonnement beinhaltet ein Team von supply chain scientists, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, die Endspiel⁴ Fluss-Orchestrierung zu liefern. Wir sind stolz darauf, dafür zu sorgen, dass unsere Zahlen final sind und dass es keiner weiteren Excel-Anpassungen bedarf, bevor diese Vorschläge als Aufträge (purchase orders, production orders, stock move orders, repair orders, etc) umgesetzt werden.

Bis 2020 blieb dieser nahezu null Personalaufwand größtenteils aspirational. Unsere Kunden hielten einen Puffer an supply chain Mitarbeitern aufrecht, wenn auch nur, um die von den Lokad-Teams entworfenen und gepflegten numerischen Rezepte kontinuierlich zu überprüfen und in Frage zu stellen. Doch dann kam die Pandemie, und alles begann sich seltsam zu entwickeln.

Im Jahr 2020 begannen mehrere Länder in Europa, Lockdowns durchzusetzen, während sie den Mitarbeitern, die gezwungen waren, ihre Arbeit einzustellen – als wären sie krankgeschrieben – nahezu volle Lohnfortzahlung gewährten. Viele Unternehmen, die davon ausgingen, dass die Zeiten schwierig werden würden, nutzten diese Maßnahmen in vollem Umfang aus. Sie setzten fast ihre gesamte Büro-Belegschaft „in Urlaub“, während die Mitarbeiter vor Ort – als „wesentliche Belegschaft“ bezeichnet – mehr oder weniger wie gewohnt arbeiteten.

Bei einigen unserer Kunden waren die supply chain scientists bei Lokad plötzlich auf sich allein gestellt, während die supply chains weiterhin effektiv betrieben wurden⁵. Diese Situation dauerte etwa 14 Monate. Während dieser Zeit war Lokad de facto für die tägliche Orchestrierung von Vorräten im Wert von über 1 Milliarde Euro verantwortlich, da die Kundenteams, die in Urlaub waren, kaum eingreifen konnten.

Insgesamt verlief es überraschend reibungslos, vor allem wenn man bedenkt, dass Länder in ganz Europa unregelmäßig öffneten und schlossen, alle paar Wochen ihre Strategien wechselten und den Unternehmen weniger als eine Woche Spielraum gaben, um sich an ein neues Set weitreichender Politiken anzupassen⁶. Unser Team von supply chain scientists verbrachte den Großteil von 2020 und 2021 damit, unsere numerischen Rezepte kontinuierlich zu überarbeiten, um mit der sich ständig verändernden Marktlage Schritt zu halten.

Die Ereignisse von 2020 und 2021 bewiesen, dass die TCO von Lokad im Wesentlichen unseren Abonnementkosten entsprach. Der Beweis kam durch eine zufällige Reaktion auf Politiken, die außerhalb unserer Kontrolle lagen. Weder unsere Kunden noch Lokad hatten Pläne, derartige „grandiose Experimente“ durchzuführen – doch wir taten es, und sie verliefen gut⁷. Ich betrachte diese Ereignisse nicht als Beweis dafür, dass es vertretbar ist, die supply chain vollständig von Lokad betreiben zu lassen. Es ist klüger, ein Team beizubehalten, das Lokad hinterfragt. Kurz gesagt, trust, but verify.

Im Gegensatz zu dieser Sichtweise werfen wir einen Blick auf die anderen supply chain software Anbieter. Die überwiegende Mehrheit meiner Wettbewerber berechnet Gebühren per user⁸ oder etwas, das ungefähr dem Personalaufwand entspricht. Das grundlegende Problem dieses Ansatzes besteht darin, dass der Anbieter direkt dazu angereizt wird, die Lösung so unproduktiv wie möglich zu gestalten. Je mehr Mitarbeiter das Kundenunternehmen in das Problem einbeziehen muss, desto mehr profitiert der Anbieter.

Nicht überraschend bieten konkurrierende Lösungen eine geringe Produktivität: typischerweise um den Faktor 1 bis 2 Größenordnungen niedriger als Lokad, wenn man eine Kennzahl wie SKUs per planner betrachtet. Allein die Existenz von Funktionen wie Alerts and Exceptions – die absolute Zeitfresser sind, da sie manuelle Eingriffe der supply chain Teams erfordern – sollte ein großes Warnsignal sein, doch preisen viele meiner Wettbewerber diese Funktionen an, als wären sie „a good thing”⁹.

Hinsichtlich der TCO sollte jeder einzelne Mitarbeiter, der mit der Software interagiert, in die Kalkulation einbezogen werden. Für Berufe wie „planners“ oder „inventory managers“ ist es als Faustregel angemessen anzunehmen, dass 100% der vollständigen Arbeitgeberkosten in den TCO-Rahmen der Software fallen. Bei größeren Unternehmen kann die TCO sogar noch größer werden, da Teams für „forecasting“ oder „data science“ hinzugezogen werden, um die Arbeit der planners zu unterstützen. Diese zusätzlichen Teams sollten ebenfalls in den TCO-Rahmen einbezogen werden¹⁰.

Kostenmäßig übertreffen diese Berufe die monatlichen Abonnementkosten von Lokad stets um ein Vielfaches – häufig sogar mehr. Überraschenderweise ist dies in der Regel der Grund, warum Unternehmen trotz der Einführung von Lokad keine Reduzierung des Personalbestands vornehmen: Insgesamt verschiebt Lokad in der großen Gesamtkalkulation des kompletten supply chain Budgets kaum die Nadel.

Es ist jedoch nicht so, dass der supply chain Anbieter ungestraft davonkommen kann, nur weil das Unternehmen noch nicht entschieden hat, seinen Personalbestand im supply chain zu reduzieren. Es gibt eine Armee von Angestellten, die durch die eingesetzte Software effektiv mobilisiert werden. Dem Anbieter kann nur ein niedriger TCO zugeschrieben werden, wenn das Team seine Aufmerksamkeit effektiv woanders hinlenken kann – zumindest für ein paar Monate.

TCO-bezogen habe ich also bisher keinen supply chain Anbieter gesehen, der um ein Vielfaches teurer ist als Lokad. Wenn Sie auf einen niedrigen Preis Wert legen, dann kann ich nur Microsoft Excel empfehlen, das für den Nutzer zu einem Preis von nur wenigen Dollar pro Monat erhältlich ist.