Gran experimento sobre el TCO de un software de supply chain

Joannes Vermorel

La etiqueta de precio[^etiqueta] de un software varía desde nada, como sucede con el código abierto, hasta bastante - el software empresarial se inclina fuertemente hacia este último. Sin embargo, el software no opera en el vacío, y operar un software siempre implica cierto grado de gastos generales. La noción de TCO (Costo Total de Propiedad) trata precisamente de capturar el costo en su totalidad, teniendo en cuenta tanto los costos directos como los indirectos. Desde una perspectiva corporativa, es el TCO lo que importa, no la etiqueta de precio. Naturalmente, el TCO nunca puede ser inferior a la etiqueta de precio.

La etiqueta de precio de Lokad[^suscripcion] a menudo sorprende a nuestros prospectos. Sin embargo, en esta publicación defiendo que Lokad es una de las opciones más económicas del mercado, independientemente del retorno de la inversión. Naturalmente, este ejercicio está lleno de sesgos, pero invito a mis colegas a responder de la misma manera ya que no existen observadores neutrales en el ámbito del software empresarial.

En cuanto a la cadena de suministro, el factor de costo que domina sobre todos los demás es el número de empleados necesarios para mantener la orquestación del flujo[^flujo]. La lista de títulos de trabajo relacionados es larga: gerente de inventario, planificador de suministro, planificador de demanda, planificador de producción, gerente de categoría, gerente de compras, gerente de pronósticos, gerente de planificación, analista de cadena de suministro, profesional de cadena de suministro, gerente de S&OP, por nombrar algunos. Los títulos de trabajo varían de una empresa a otra, pero todas esas posiciones tienen algo en común: todas están dedicadas a la orquestación continua del flujo de bienes físicos, pero no a operar físicamente el flujo. Si tuviéramos IA fuerte (no la tenemos, ni siquiera cerca), este número de empleados sería cero.

Sin embargo, el enfoque de Lokad, llevado al límite, debería, en teoría, lograr un número cercano a cero de empleados en el lado de la empresa. No tenemos IA, pero nuestra suscripción viene con un equipo de científicos de la cadena de suministro que se encargan de ofrecer la orquestación final del flujo¹. Nos enorgullece asegurarnos de que nuestros números sean finales, y que no haya necesidad de pasar por otra ronda de ajustes de Excel antes de permitir que esas sugerencias se conviertan en órdenes (órdenes de compra, órdenes de producción, órdenes de movimiento de stock, órdenes de reparación, etc.).

Hasta 2020, este número cercano a cero de empleados se mantenía principalmente como una aspiración. Nuestros clientes mantenían un margen de empleados de la cadena de suministro, aunque solo fuera para auditar y desafiar continuamente las recetas numéricas diseñadas y mantenidas por los equipos de Lokad. Sin embargo, sucedió la pandemia y las cosas comenzaron a ponerse extrañas.

En 2020, varios países de Europa comenzaron a imponer bloqueos mientras ofrecían una compensación casi completa por el salario de los empleados que se vieron obligados a dejar de trabajar, como si estuvieran de baja por enfermedad. Muchas empresas, al evaluar que los tiempos por venir serían difíciles, aprovecharon al máximo esas medidas. Pusieron a casi toda su fuerza laboral de cuello blanco “en licencia” mientras mantenían a los empleados en el terreno - considerados “personal esencial” - operando más o menos como de costumbre.

Para varios de nuestros clientes, los científicos de la cadena de suministro de Lokad quedaron de repente por su cuenta, mientras las cadenas de suministro seguían funcionando efectivamente². Esta situación duró aproximadamente 14 meses. Durante este período, Lokad estuvo de facto a cargo de la orquestación diaria de más de 1 mil millones de euros en inventario, con pocas opciones ya que los equipos de los clientes estaban en licencia.

En general, todo salió sorprendentemente bien, especialmente considerando que los países de Europa estaban abriendo y cerrando de manera errática, cambiando su estrategia cada par de semanas, dando a las empresas menos de una semana de margen para adaptarse a un nuevo conjunto de políticas de gran alcance³. Nuestro equipo de científicos de la cadena de suministro pasó la mayor parte de 2020 y 2021 manteniendo nuestras recetas numéricas bajo revisión constante, solo para hacer frente al paisaje de mercado en constante cambio.

Los eventos de 2020 y 2021 demostraron que el costo total de propiedad (TCO) de Lokad era esencialmente igual a nuestro costo de suscripción. La prueba vino de una respuesta accidental a políticas fuera de nuestro control. Ni nuestros clientes ni Lokad tenían planes de llevar a cabo tales “grandes experimentos”, pero lo hicimos y salieron bien⁴. No considero que esos eventos sean una prueba de que sea razonable dejar que la cadena de suministro sea operada completamente por Lokad. Mantener un equipo para desafiar a Lokad es más sabio. En resumen, confiar, pero verificar.

En contraste con esta perspectiva, echemos un vistazo a los otros proveedores de software de cadena de suministro. La gran mayoría de mis competidores cobran por usuario⁵ o algo aproximadamente alineado con el número de empleados. El problema fundamental con este enfoque es que el proveedor está directamente incentivado a hacer que la solución sea lo menos productiva posible. Cuantos más empleados tenga la empresa cliente para resolver el problema, más se beneficia el proveedor.

No sorprende que las soluciones competidoras ofrezcan una baja productividad: típicamente, entre 1 y 2 órdenes de magnitud más baja que Lokad cuando se analiza una métrica como SKUs por planificador. La mera existencia de capacidades como Alertas y Excepciones - que son una pérdida absoluta de tiempo, ya que requieren intervenciones manuales de los equipos de la cadena de suministro - debería ser una gran señal de alerta, pero de alguna manera muchos de mis competidores promocionan esas características como si fueran “algo bueno”⁶.

En cuanto al TCO, cada empleado que interactúa con el software debe ser contabilizado. Para trabajos como “planificadores” o “gestores de inventario”, como regla general, es razonable asumir que el 100% del costo total del empleador pertenece al ámbito del TCO del software. Con empresas más grandes, el TCO puede ser aún mayor a medida que se introducen equipos de “pronóstico” o “ciencia de datos” para complementar los esfuerzos de los planificadores. Esos equipos adicionales también deben incluirse en el ámbito del TCO⁷.

En cuanto a los costos, esos trabajos inevitablemente superan diez veces los costos mensuales de suscripción de Lokad, y con frecuencia más. Sorprendentemente, esta suele ser la razón por la cual, a pesar de la introducción de Lokad, las empresas no proceden con la reducción de personal: en general, Lokad apenas mueve la aguja en el gran esquema del presupuesto completo de la cadena de suministro.

Sin embargo, no es porque la empresa aún no haya decidido reducir su personal de la cadena de suministro, que el proveedor de la cadena de suministro pueda salir impune. Hay un ejército de empleados que están efectivamente movilizados por el software que se ha implementado. El proveedor solo puede ser acreditado con un bajo TCO si el equipo puede dirigir efectivamente su atención en otro lugar, al menos durante un par de meses.

Por lo tanto, en términos de TCO, todavía no he visto ningún proveedor de cadena de suministro que sea muchas veces más caro que Lokad. Si buscas un precio bajo, solo puedo recomendar Microsoft Excel, que tiene un precio de solo unos pocos dólares al mes por usuario.