Grande esperimento sul TCO di un software di supply chain

Joannes Vermorel

Il prezzo¹ di un software varia da zero, come nel caso del software open source, a molto, con il software aziendale che tende ad essere molto costoso. Tuttavia, il software non funziona in un vuoto, e l’utilizzo di un software comporta sempre un certo grado di costi indiretti. La nozione di TCO (Total Cost of Ownership) cerca di catturare il costo complessivo, tenendo conto sia dei costi diretti che di quelli indiretti. Dal punto di vista aziendale, è il TCO che conta, non il prezzo. Naturalmente, il TCO non può mai essere inferiore al prezzo.

Il prezzo di Lokad² spesso sorprende i nostri potenziali clienti. Tuttavia, in questo post difendo che Lokad è una delle opzioni più economiche sul mercato, indipendentemente dal ritorno sull’investimento. Naturalmente, questo esercizio è pieno di pregiudizi, ma invito i miei colleghi a rispondere allo stesso modo poiché non esistono osservatori neutrali nel campo del software aziendale.

Per quanto riguarda la supply chain, il fattore di costo che domina su tutti gli altri è il numero di persone necessarie per orchestrare il flusso³. L’elenco dei titoli di lavoro correlati è lungo: responsabile dell’inventario, pianificatore della supply, pianificatore della domanda, pianificatore della produzione, responsabile delle categorie, responsabile degli acquisti, responsabile delle previsioni, responsabile della pianificazione, analista della supply chain, professionista della supply chain, responsabile di S&OP, solo per citarne alcuni. I titoli di lavoro possono variare da un’azienda all’altra, ma tutte queste posizioni hanno qualcosa in comune: sono tutte dedicate all’orchestrazione continua del flusso di beni fisici, ma non all’operazione fisica del flusso. Se avessimo Strong AI (non ce l’abbiamo, nemmeno lontanamente), il numero di persone necessarie sarebbe zero.

Tuttavia, l’approccio di Lokad, quando portato all’estremo, dovrebbe teoricamente raggiungere un numero di persone necessarie vicino allo zero dal lato dell’azienda. Non abbiamo AI, ma la nostra sottoscrizione include un team di scienziati della supply chain che si assumono l’onere di fornire l’orchestrazione finale del flusso⁴. Siamo orgogliosi di assicurarci che i nostri numeri siano definitivi, e che non sia necessario passare attraverso un altro round di modifiche in Excel prima di far sì che quelle proposte diventino ordini effettivi (ordini di acquisto, ordini di produzione, ordini di movimentazione delle scorte, ordini di riparazione, ecc.).

Fino al 2020, questo numero di persone necessarie vicino allo zero era per lo più un obiettivo. I nostri clienti mantenevano un buffer di dipendenti della supply chain, anche solo per verificare e mettere in discussione le ricette numeriche progettate e mantenute dai team di Lokad. Tuttavia, è successa la pandemia e le cose hanno cominciato a diventare strane.

Nel 2020, diversi paesi europei hanno iniziato ad imporre lockdown offrendo una compensazione quasi completa per i dipendenti costretti a smettere di lavorare - come se fossero in malattia. Molte aziende, valutando che i tempi a venire sarebbero stati difficili, hanno sfruttato al massimo queste misure. Hanno messo quasi tutto il personale impiegatizio “in ferie” mantenendo i dipendenti sul campo - considerati “personale essenziale” - che operavano più o meno come al solito.

Per molti dei nostri clienti, gli scienziati della supply chain di Lokad si sono improvvisamente trovati da soli, mentre le supply chain erano ancora effettivamente in funzione⁵. Questa situazione è durata circa 14 mesi. Durante questo periodo, Lokad si è occupata de facto dell’orchestrazione quotidiana di oltre 1 miliardo di euro di inventario, con poche possibilità di ricorso poiché i team dei clienti erano “in ferie”.

Complessivamente, è andato sorprendentemente bene, soprattutto considerando che i paesi europei stavano aprendo e chiudendo in modo erratico, cambiando la loro strategia ogni paio di settimane, dando alle aziende meno di una settimana di margine per adattarsi a un nuovo insieme di politiche di ampia portata⁶. Il nostro team di scienziati della supply chain ha trascorso la maggior parte del 2020 e del 2021 mantenendo le nostre ricette numeriche in costante revisione, solo per far fronte al paesaggio di mercato in continua evoluzione.

Gli eventi del 2020 e del 2021 hanno dimostrato che il TCO di Lokad era essenzialmente uguale al costo della nostra sottoscrizione. La prova è arrivata da una risposta accidentale a politiche al di fuori del nostro controllo. Né i nostri clienti né Lokad avevano pianificato di effettuare tali “grandi esperimenti”, ma l’abbiamo fatto e sono andati bene⁷. Non considero quegli eventi come una prova che sia ragionevole lasciare la supply chain gestita interamente da Lokad. Mantenere un team per sfidare Lokad è più saggio. In breve, fidarsi, ma verificare.

In contrasto con questa prospettiva, diamo un’occhiata agli altri fornitori di software per la supply chain. La stragrande maggioranza dei miei concorrenti addebita per utente⁸ o qualcosa di approssimativamente allineato con il numero di dipendenti. Il problema fondamentale di questo approccio è che il fornitore è direttamente incentivato a rendere la soluzione il meno produttiva possibile. Più dipendenti ha l’azienda cliente per risolvere il problema, più il fornitore ne beneficia.

Non sorprende che le soluzioni concorrenti offrano una bassa produttività: tipicamente, tra 1 e 2 ordini di grandezza inferiori a Lokad quando si considera una metrica come SKUs per pianificatore. La stessa esistenza di funzionalità come Allarmi ed Eccezioni - che sono un enorme spreco di tempo, poiché richiedono interventi manuali da parte dei team della supply chain - dovrebbe essere un grande campanello d’allarme, ma stranamente molti dei miei concorrenti pubblicizzano queste funzionalità come se fossero “una cosa buona”⁹.

Per quanto riguarda il TCO, ogni dipendente che interagisce con il software dovrebbe essere considerato. Per lavori come “pianificatori” o “responsabili dell’inventario”, come regola generale, è ragionevole assumere che il 100% del costo totale del datore di lavoro rientri nell’ambito del TCO del software. Con aziende più grandi, il TCO può diventare ancora più grande quando vengono introdotti team di “previsione” o “scienza dei dati” per integrare gli sforzi dei pianificatori. Anche questi team aggiuntivi dovrebbero essere inclusi nell’ambito del TCO¹⁰.

Dal punto di vista dei costi, questi lavori superano di gran lunga i costi mensili di abbonamento di Lokad di dieci volte - e spesso di più. Sorprendentemente, questa è di solito la ragione per cui, nonostante l’introduzione di Lokad, le aziende non procedono con la riduzione del personale: nel complesso, Lokad ha un impatto minimo nel quadro generale del budget della supply chain completa.

Tuttavia, non è perché l’azienda non ha ancora deciso di ridurre il personale della supply chain che il fornitore della supply chain può andarsene indenne. C’è un esercito di impiegati che sono effettivamente mobilitati dal software che è stato implementato. Il fornitore può essere considerato a basso TCO solo se il team può effettivamente rivolgere la sua attenzione altrove, almeno per un paio di mesi.

Pertanto, per quanto riguarda il TCO, non ho ancora visto nessun fornitore di supply chain che risulti essere molto più costoso di Lokad. Se stai cercando un prezzo basso, posso solo consigliarti Microsoft Excel, che ha un costo di pochi dollari al mese per l’utente.