Backorders

Los backorders representan órdenes de compra realizadas al proveedor para productos que ya están fuera de stock en una ubicación determinada. El backordering es el proceso de vender inventario que la empresa no tiene disponible. El backordering se lleva a cabo únicamente cuando la demanda se captura de manera formal: por ejemplo, en una tienda minorista, la mayoría de los clientes simplemente continuarían sin hacer nada al encontrarse con una situación en la que un producto no está en los estantes, sin reportar el producto faltante a la tienda. Los backorders representan desafíos específicos en términos de optimización de inventario, ya que las unidades en backorder se asocian típicamente con un grado de urgencia proveniente del cliente.

Visión general de los backorders

El backordering representa una forma en que los clientes pueden solicitar una unidad que no está disponible en ese momento. Esta situación surge a menudo en contextos de ventas B2B. Por ejemplo, un conjunto de piezas de avión debería ser capaz de satisfacer todas las partes solicitadas; y cualquier solicitud que no pueda ser satisfecha de inmediato con el stock disponible generará un backorder.

Los backorders también pueden presentarse en contextos B2C, típicamente en ecommerce. Generalmente, el producto se marcará como disponible “dentro de 2 weeks” o cualquier otro plazo similar que represente la mejor estimación del e-retailer sobre cuánto tiempo tomará entregar el producto en el momento en que el cliente realice el pedido. Los productos costosos también se suelen backorderar en la tienda con la ayuda de un empleado.

En B2C, el producto pedido puede no ser entregado al cliente al final, porque los costos involucrados en la entrega del producto pueden exceder ampliamente los beneficios (véase la discusión sobre los MOQs a continuación). Por lo tanto, cuando sea posible recurrir a los backorders, se recomienda contar con un proceso que gestione, de la forma más adecuada posible, las situaciones en las que el producto no se entregue al cliente dentro del plazo originalmente anunciado. Este proceso normalmente incluye un reembolso proactivo por el producto, pero también puede incluir un cupón de regalo adicional como compensación por el pedido no cumplido.

Modelado cuantitativo de los backorders

El proceso de backordering está casi siempre vinculado a clientes que se muestran extra sensibles a la duración real de los faltantes de stock. De hecho, con los backorders, los clientes asumen un compromiso anticipado para adquirir un producto que no está disponible de inmediato, y una prolongada indisponibilidad del producto se percibirá como una falta de buen servicio por parte del distribuidor.

Desde el punto de vista del control de inventario, los backorders se representan típicamente como valores negativos dentro del stock disponible. El stock disponible no debe confundirse con el stock en mano, que representa la cantidad de inventario físicamente presente en el estante. Por definición, el valor del stock en mano no puede ser inferior a cero, mientras que el stock disponible puede tomar valores tanto positivos como negativos.

Desde el punto de vista de la optimización de inventario, al modelar el impacto de los backorders utilizando la función de recompensa de stock, se asume que la penalización económica asociada con los faltantes de stock, en el caso específico de los backorders, es normalmente bastante elevada, posiblemente igual o superior al precio de venta del producto.

MOQs and backorders

Cuando están presentes las cantidades mínimas de pedido (MOQs), éstas suelen interferir con los backorders: en este caso, no es posible realizar una orden de compra que coincida exactamente con las cantidades del backorder, ya que la orden de compra debe satisfacer las restricciones de la MOQ también. Cuando las MOQs son elevadas, no siempre es una opción económicamente razonable cumplir con cada backorder, porque satisfacer la restricción de la MOQ puede resultar en la creación de mucho stock muerto.

El primer paso para evitar esta situación consiste en refinar el cálculo que define la disponibilidad del producto teniendo en cuenta la restricción de la MOQ. La restricción de la MOQ se utiliza para calcular un plazo de envío anunciado que se alinea con el retraso real que, muy probablemente, el cliente tendrá que enfrentar si opta por hacer un backorder del producto.

Además, se debe utilizar una política de pedido priorizado para modelar correctamente el impacto de la penalización extra por faltantes de stock generada por los backorders. De hecho, las políticas de inventario basadas en el punto de pedido no pueden manejar adecuadamente este tipo de restricciones multi-producto, ya que las MOQs se satisfacen típicamente no solo ordenando los productos actualmente asociados con los backorders, sino también distribuyendo las cantidades entre múltiples otros productos que, casualmente, tienen niveles de inventario más bajos.

Devoluciones y backorders

Algunos sectores, como la moda, por ejemplo, reciben una cantidad constante de devoluciones, que en ocasiones representan hasta el 50% de la demanda original. En tales situaciones, un backorder podría tener una buena probabilidad de ser satisfecho mediante las devoluciones esperadas y, por lo tanto, es posible que ni siquiera se necesite realizar una orden de compra al proveedor.

Desde el punto de vista de la optimización de inventario, esta situación se maneja combinando tanto el forecast probabilístico de la demanda como el forecast probabilístico de las devoluciones. Los dos forecast probabilísticos se combinan mediante una convolución que da como resultado la demanda neta; una distribución de probabilidades donde los valores negativos de la demanda son posibles y representan situaciones en las que las devoluciones podrían temporalmente superar la demanda.

Una vez más, se debe utilizar una política de pedido priorizado para unificar correctamente el impacto de los backorders cuando están presentes las devoluciones al mismo tiempo. También es posible combinar devoluciones, MOQs y backorders, pero esto normalmente requiere el uso de un solucionador numérico dedicado.

Contenedores y backorders

Algunos distribuidores prefieren difuminar la línea entre backorders y pedidos regulares al vender inventario mientras aún se encuentra en tránsito por mar. De hecho, las importaciones del extranjero suelen implicar lead times muy largos, de hasta 10 weeks o más. Sin embargo, un análisis preciso del flujo entrante de contenedores ofrece la posibilidad de vender productos con lead times sustancialmente menores, sin vender productos que efectivamente están en stock.

Vender inventario que aún se encuentra en tránsito representa ventajas significativas para los distribuidores desde la perspectiva del flujo de caja, y también contribuye a disminuir el riesgo de inventario global al reducir el compromiso total de la empresa con respecto a las cantidades de inventario no vendido.

En la práctica, vender inventario en tránsito, como cuando los contenedores aún se encuentran en el mar, requiere forecast probabilísticos confiables de lead time, ya que el cálculo de los tiempos de envío anunciados a los clientes requiere una modelización precisa de los riesgos económicos asociados con una estimación incorrecta de los lead times del proveedor.