Grande esperimento sul TCO di un supply chain software

Joannes Vermorel

Il prezzo¹ di un software varia da niente, come avviene con l’open source, a parecchio - il software aziendale tende fortemente verso quest’ultimo. Tuttavia, un software non opera in un vuoto, e la sua gestione comporta sempre un certo grado di oneri. Il concetto di TCO (Total Cost of Ownership) cerca proprio di catturare il costo complessivo, tenendo conto sia dei costi diretti che indiretti. Dal punto di vista aziendale, è il TCO a contare, non il prezzo. Naturalmente, il TCO non può mai essere inferiore al prezzo.

Il prezzo² di Lokad sorprende frequentemente i nostri potenziali clienti. Tuttavia, difendo in questo post che Lokad sia una delle opzioni a prezzo più basso sul mercato, indipendentemente dal ritorno sull’investimento. Naturalmente, questo esercizio è pieno di bias, ma invito i miei colleghi a rispondere in maniera analoga poiché non esistono osservatori neutrali nel campo del software aziendale.

Per quanto riguarda la supply chain, l’unico fattore di costo che domina tutti gli altri è il numero di personale necessario per mantenere l’orchestrazione del flusso³. L’elenco dei titoli di lavoro correlati è lungo: inventory manager, supply planner, demand planner, production planner, category manager, purchase manager, forecast manager, planning manager, supply chain analyst, supply chain professional, S&OP manager, per citarne alcuni. I titoli di lavoro variano da un’azienda all’altra, ma tutte queste posizioni hanno in comune che sono dedicate all’orchestrazione continua del flusso di merci fisiche, senza però gestire fisicamente il flusso. Se avessimo Strong AIs (non li abbiamo, nemmeno lontanamente), questo numero di personale sarebbe zero.

Tuttavia, l’approccio di Lokad, portato all’estremo, dovrebbe teoricamente raggiungere un numero di personale quasi zero dal lato aziendale. Non disponiamo di AIs, ma il nostro abbonamento include un team di supply chain scientists che si assumono la responsabilità di fornire l’orchestrazione finale⁴ del flusso. Siamo orgogliosi di assicurarci che i nostri numeri siano definitivi, e che non sia necessario un ulteriore giro di aggiustamenti in Excel prima di tradurre quei suggerimenti in ordini (ordini di acquisto, ordini di produzione, ordini di movimentazione stock, ordini di riparazione, ecc.).

Fino al 2020, questo numero di personale quasi zero rimaneva per lo più un’aspirazione. I nostri clienti mantenevano un buffer di dipendenti della supply chain, se non altro per verificare continuamente e mettere in discussione le ricette numeriche progettate e mantenute dai team di Lokad. Tuttavia, la pandemia si è verificata, e le cose hanno cominciato a diventare strane.

Nel 2020, diversi paesi in Europa hanno iniziato a imporre lockdown offrendo quasi l’intera retribuzione per i dipendenti costretti a smettere di lavorare - come se fossero in malattia. Molte aziende, valutando che i tempi a venire sarebbero stati duri, hanno sfruttato tali misure al massimo. Hanno messo quasi l’intero personale impiegatizio “in congedo” mantenendo funzionanti i dipendenti sul campo - ritenuti “forza lavoro essenziale” - più o meno come al solito.

Per parecchi dei nostri clienti, i supply chain scientists di Lokad si sono trovati improvvisamente da soli, mentre le supply chain continuavano a funzionare efficacemente⁵. Questa situazione è durata circa 14 mesi. Durante questo periodo, Lokad è stato de facto responsabile dell’orchestrazione quotidiana di un inventario del valore di oltre 1 miliardo di euro, con poche risorse disponibili dato che i team dei clienti erano in congedo.

Nel complesso, è andata sorprendentemente bene, soprattutto considerando che i paesi in Europa si aprivano e chiudevano in modo irregolare, cambiando strategia ogni due settimane, concedendo alle aziende meno di una settimana per adattarsi a un nuovo insieme di politiche dalla portata ampia⁶. Il nostro team di supply chain scientists ha trascorso la maggior parte del 2020 e del 2021 mantenendo costantemente aggiornate le nostre ricette numeriche, solo per far fronte a un panorama di mercato in continua evoluzione.

Gli eventi del 2020 e del 2021 hanno dimostrato che il TCO di Lokad era essenzialmente pari al costo del nostro abbonamento. La prova è venuta da una risposta accidentale a politiche fuori dal nostro controllo. Né i nostri clienti né Lokad avevano in programma di condurre tali “grandi esperimenti”, ma lo abbiamo fatto, e sono andati bene⁷. Non considero quegli eventi come prova che sia ragionevole lasciare la supply chain gestita interamente da Lokad. È più saggio mantenere un team per mettere in discussione Lokad. In breve, fidati, ma verifica.

In contrasto a questa prospettiva, diamo un’occhiata agli altri fornitori di supply chain software. La stragrande maggioranza dei miei concorrenti addebita un costo per user⁸ o qualcosa di approssimativamente correlato al numero di personale. Il problema fondamentale di questo approccio è che il fornitore è incentivato direttamente a rendere la soluzione il più improduttiva possibile. Più dipendenti l’azienda cliente deve impiegare per il problema, maggiori saranno i benefici per il fornitore.

Non sorprende che le soluzioni concorrenti offrano bassa produttività: tipicamente, tra 1 e 2 ordini di grandezza inferiori rispetto a Lokad, se si considera una metrica come SKUs per planner. La semplice esistenza di funzionalità come Alerts and Exceptions - che rappresentano enormi perdite di tempo, in quanto richiedono interventi manuali da parte dei team della supply chain - dovrebbe essere un chiaro segnale d’allarme, ma in qualche modo molti dei miei concorrenti promuovono queste funzionalità come se fossero “una cosa positiva”⁹.

Per quanto riguarda il TCO, ogni singolo dipendente che interagisce con il software dovrebbe essere contabilizzato. Per ruoli come “planners” o “inventory managers”, come regola empirica, è ragionevole assumere che il 100% del costo totale per il datore di lavoro rientri nel TCO del software. In aziende più grandi, il TCO può aumentare ulteriormente poiché vengono introdotti team di “forecasting” o “data science” per supportare gli sforzi dei planners. Anche questi team extra dovrebbero essere inclusi nel TCO¹⁰.

In termini di costi, questi ruoli superano invariabilmente i costi mensili dell’abbonamento di Lokad per dieci volte - e spesso anche di più. Sorprendentemente, questa è solitamente la ragione per cui, nonostante l’introduzione di Lokad, le aziende non procedono a una riduzione del personale: in generale, Lokad sposta di poco l’ago della bilancia nel quadro generale del budget completo della supply chain.

Tuttavia, non è perché l’azienda non abbia ancora deciso di ridurre il numero di personale della supply chain che il fornitore di supply chain può andar via impunemente. Esiste un esercito di impiegati che viene effettivamente mobilitato dal software installato. Il fornitore può essere accreditato di un TCO basso solo se il team è in grado di concentrare efficacemente la sua attenzione altrove, almeno per un paio di mesi.

Pertanto, in termini di TCO, non ho ancora visto alcun fornitore di supply chain che risulti essere molte volte più costoso di Lokad. Se quello che cercate è un prezzo basso, allora posso solo raccomandare Microsoft Excel, che costa solo pochi dollari al mese per utente.