Controllo inventario

Tutti i processi che supportano la fornitura, lo stoccaggio e l’accessibilità degli articoli, al fine di garantirne la disponibilità, minimizzando i costi di gestione del magazzino. In pratica, il controllo inventario copre aspetti diversificati, includendo la gestione dell’inventario – registrando sia le quantità che le ubicazioni degli articoli – ma anche l’ottimizzazione della fornitura.

Gestione vs Ottimizzazione

Il controllo inventario è un ambito ampio che può essere suddiviso in due aree principali:

• La gestione dell’inventario, la quale è quasi impossibile da dissociare dal software di gestione dell’inventario nella maggior parte degli ambienti informatici. Quando si gestisce l’inventario, l’obiettivo è mantenere un’alta produttività in tutte le operazioni di inventario.
• L’ottimizzazione dell’inventario, dove i costi, come i costi di mantenimento e i costi di stock-out, devono essere minimizzati di fronte a una domanda futura incerta. Quando si ottimizza l’inventario, l’obiettivo è massimizzare il rendimento finanziario dell’inventario per l’azienda.

Sebbene fisicamente esista un solo inventario, queste due aree riflettono problemi radicalmente differenti, che è meglio affrontare separatamente.

Gestione dell’inventario

Nella sua forma moderna, la gestione dell’inventario è quasi indistinguibile dal software di gestione dell’inventario che la supporta. Infatti, il software si occupa di preservare una rappresentazione elettronica dell’inventario, utilizzata costantemente per rispondere istantaneamente a domande di routine che altrimenti richiederebbero un’ispezione fisica molto lunga dell’inventario stesso. Es.: quante unità rimangono del prodotto X?

Per mantenere registrazioni elettroniche accurate dell’inventario, tutte le operazioni di inventario devono essere registrate nel software. In pratica, l’inserimento dei dati è notevolmente accelerato dall’uso di codici a barre o RFID (radio-frequency identification). Negli ambienti più moderni¹, le operazioni fisiche eseguite sull’inventario stesso sono automatizzate, nel qual caso l’inventario è realmente gestito digitalmente end-to-end.

A differenza del sistema contabile, che mira a fornire una rappresentazione finanziaria accurata degli asset gestiti dall’azienda, il sistema di gestione dell’inventario è orientato all’azione per supportare l’azienda nell’operare il proprio inventario. Il primo obiettivo del sistema è la produttività, ossia eseguire tutte le operazioni di inventario nel minor tempo o con il minimo sforzo. Il secondo obiettivo del sistema è garantire una accuratezza sostenibile della rappresentazione elettronica dell’inventario fisico.

Ottimizzazione dell’inventario

L’inventario rappresenta un’anticipazione della domanda futura e un trade-off finanziario tra costi in conflitto. Troppo inventario e i costi di mantenimento schizzano alle stelle; troppo poco inventario e non c’è più nulla da servire, il che comporta costi di stock-out.

A differenza della gestione dell’inventario, l’ottimizzazione dell’inventario si concentra nel prendere le decisioni migliori che governano l’inventario, come:

• Decidere quando e quanto riordinare (vedi anche punti di riordino)
• Decidere dove posizionare un articolo all’interno della struttura
• Decidere quali articoli devono essere conteggiati e quando (vedi anche inventario fantasma)
• …

Una volta presa la decisione, questa viene implementata attraverso il sistema di gestione dell’inventario; tuttavia, il sistema non è necessariamente responsabile di prendere tali decisioni né di produrre suggerimenti da validare manualmente da un operatore.

La sfida primaria del problema di ottimizzazione dell’inventario è l’incertezza associata alla domanda futura. Infatti, poiché la domanda futura è sconosciuta, la maggior parte delle tecniche di ottimizzazione si basa sulla statistica per prevederla. Le decisioni ottimizzate vengono calcolate come quelle che minimizzano i costi futuri attesi.

A volte, i problemi combinatori complicano ulteriormente l’ottimizzazione. Ad esempio, un rivenditore potrebbe desiderare di effettuare ordini di riapprovvigionamento che sfruttino tutto il peso e lo spazio disponibili nel camion che effettua la consegna, al fine di minimizzare i costi di spedizione. In pratica, ciò significa scegliere il giusto mix di articoli pesanti e articoli ingombranti.

Confronto tra le due visioni

Come dichiarato sopra, gestire o ottimizzare l’inventario sono problemi distinti. La tabella sottostante evidenzia la principale divergenza tra i due punti di vista.

Il trucco di Lokad

Storicamente, gli ERP sono emersi come soluzioni monolitiche per affrontare sia i problemi di gestione dell’inventario che quelli di ottimizzazione dell’inventario. Tuttavia, come dettagliato nella sezione precedente, gli ingredienti per creare un buon software di gestione sono molto diversi da quelli richiesti per realizzare un buon software di ottimizzazione. Di conseguenza, osserviamo che le aziende che adottano un design monolitico soffrono praticamente tutte di scarsa gestione o scarsa ottimizzazione – quest’ultima è il caso più frequente.

Il problema è ulteriormente accentuato da il ritmo dei cambiamenti nell’industria del software. Infatti, i software di gestione dell’inventario sono, per natura, molto incollabili: una volta adottati, il costo del cambiamento è così elevato che osserviamo regolarmente che per le grandi aziende può volerci fino a un decennio per effettuare una transizione completa verso una soluzione alternativa. Sebbene il ritardo sia minore per le aziende più piccole, transizioni pluriennali sono frequenti. Ciò significa che molte aziende utilizzano software di gestione vecchi di una o due decadi – perdendo i benefici che avrebbero potuto essere apportati dalle migliori soluzioni attualmente disponibili sul mercato. Tuttavia, dato l’elevato costo del cambiamento, poco si può fare in merito.

Al contrario, la parte di ottimizzazione presenta una frizione molto minore in termini di costo del cambiamento. Infatti, solitamente è possibile avere più sistemi, ciascuno dei quali genera il proprio set di proposte (es.: l’elenco degli articoli da riordinare); per poi definire un processo che stabilisca l’ambito di autorità da attribuire a ciascun sistema.

Note