Costi dell'inventario

Detto ciò, non è facile stabilire una definizione univoca. Il costo dell’inventario, il costo totale dell’inventario (TIC), il costo totale di possesso dell’inventario, …: la nomenclatura attorno ai termini “costi dell’inventario” può essere in sé alquanto complicata, e ciò che comprende tende a variare leggermente a seconda delle fonti e dei settori interessati. In questo articolo, ci concentriamo sulla visione dei costi di un inventario “statico”, piuttosto che sui costi causati dai movimenti di inventario. Per essere più precisi, mettiamo da parte gli aspetti relativi al flusso delle merci per concentrarci esclusivamente sui costi del possesso effettivo di una certa quantità di inventario. Adottiamo inoltre una prospettiva maggiormente adatta al commercio.

Per i rivenditori o grossisti, così come per la maggior parte degli eCommerces, l’inventario è solitamente l’asset più grande, nonché la voce di spesa più significativa. La valutazione dei costi dell’inventario è quindi essenziale e ha ripercussioni sulle finanze dell’azienda e sulla sua gestione. Aiuta le aziende a determinare quanto profitto possa essere realizzato sull’inventario, come possono essere ridotti i costi, dove apportare modifiche, quali fornitori o articoli scegliere, come allocare il capitale, ecc.

Difficoltà nel valutare correttamente i costi dell’inventario

Osserviamo regolarmente che molte aziende non conoscono esattamente i costi completi legati al loro inventario. Peggio ancora, molte aziende si basano sul falso presupposto che la contabilità ordinaria fornisca una stima ragionevole dei costi del loro inventario.

Innanzitutto, la misurazione dei costi dell’inventario, in sé, è un problema difficile. Esistono diversi sistemi di contabilità dei costi alternativi che possono essere rilevanti per alcuni scopi, mentre per altri risultano inadeguati o pericolosi.¹ Inoltre, non è sempre possibile né conveniente tenere traccia di tutti i costi, oppure suddividerli e allocarli correttamente. Per iniziare a valutare i costi dell’inventario, bisogna capire che i numeri rilevanti non appariranno sempre nei registri contabili convenzionali, e anche quando sembrano esserci, bisogna prestare attenzione all’insieme di regole e assunzioni usate per produrli. Ad esempio, al momento di combinare i diversi costi, è necessario assicurarsi che gli elementi siano espressi in modo coerente, sia come valori al lordo delle imposte sia al netto, e non come una miscela dei due.

In secondo luogo, il costo reale dell’inventario comporta numerosi elementi e va ben oltre il costo delle merci vendute o delle materie prime. Immediatamente vengono in mente le spese di gestione e manutenzione, ma non finisce qui. A questi si aggiungono assicurazioni, interessi, perdite dovute a furti o deterioramenti, ecc. La lista è in realtà lunga. In questo articolo ci proponiamo di produrre una chiara tipologia di tali costi per aiutare i manager a comprendere meglio da dove iniziare la ricerca nel determinare i costi del loro inventario.

Anche se potremmo cercare di dare stime approssimative per alcuni di questi, il lettore deve tenere presente che ciascuno di questi costi è estremamente specifico per l’azienda e dipende dalle politiche e dalle decisioni gestionali (es: la decisione di utilizzare fornitori di servizi terzi, o di applicare una politica di inventario just-in-time, ecc.).

Categorizzazione dei costi dell’inventario

Ancora una volta, sebbene nella letteratura vi siano molti punti in comune, le categorie e le sottocategorie dei costi dell’inventario variano e si sovrappongono, o vengono indicate con nomi differenti. Non intendiamo esporre qui la tipologia “corretta”, ma semplicemente una che, si spera, abbia senso (ancora concentrandosi sul commercio) e sia utile ai manager per avere una visione completa dei costi dell’inventario.

I costi dell’inventario si suddividono in 3 categorie principali:

• Costi di ordinazione (chiamati anche costi di set-up)
• Costi di mantenimento (chiamati anche costi di holding)
• Costi di stock-out (chiamati anche costi di rottura di stock).

Definiamo brevemente questi concetti, ma tra queste tre categorie, i costi di mantenimento occupano la maggior parte della nostra attenzione.

Per approfondire: Esistono altre tipologie, alcune delle quali più rilevanti per i produttori. Ad esempio, Mary Lu Harding²_ adotta una prospettiva diversa, con categorie come il costo del non-consegna, il costo della non qualità, i costi legati all’utilizzo, ecc., più adatte alle aziende che lavorano le materie prime e utili per determinare come selezionare i fornitori di materie prime._

Costi di ordinazione

Il costo di ordinazione (chiamato anche costi di setup, specialmente per i produttori), o costo di rifornimento dell’inventario, copre l’attrito creato dagli ordini stessi, cioè i costi sostenuti ogni volta che si effettua un ordine. Questi costi possono essere suddivisi in due parti:

• Il costo del processo di ordinazione stesso: può essere considerato un costo fisso, indipendente dal numero di unità ordinate. Tipicamente include le spese per effettuare l’ordine, e ogni genere di costo amministrativo relativo al processamento delle fatture, contabilità o comunicazione. Per le grandi aziende, in particolare per i rivenditori, questo potrebbe ridursi principalmente al costo ammortizzato del sistema EDI (electronic data interchange) che consente di ridurre significativamente i costi del processo di ordinazione (talvolta di diverse ordini di grandezza).
• I costi di logistica in entrata, relativi al trasporto e alla ricezione (scarico e ispezione). Questi costi sono variabili. Inoltre, il costo di spedizione del fornitore dipende dal volume totale ordinato, producendo così a volte forti variazioni nel costo per unità dell’ordine.

Non è facile produrre nemmeno una stima approssimativa del costo di ordinazione, poiché include elementi estremamente specifici per l’azienda e persino per l’articolo: i fornitori possono essere locali o esteri, possono adottare regole per consegnare solo per pallet invece che per unità, o solo quando viene ordinato un certo numero di articoli; inoltre, naturalmente, i fornitori possono offrire sconti per volume, ecc.

Esistono modi per cercare di minimizzare tali costi, più precisamente per determinare il giusto trade-off tra costi di mantenimento e sconti per volume, bilanciando essenzialmente il costo di ordinare troppo e il costo di ordinare troppo poco (in sostanza, un inventario più piccolo porta solitamente a più ordini, il che significa costi di ordinazione più elevati, ma implica anche costi di mantenimento inferiori). Ciò si ottiene solitamente attraverso il calcolo della Quantità Economica d’Ordine (EOQ). Senza entrare troppo nei dettagli qui, aggiungiamo solo il seguente promemoria: sebbene in letteratura appaia spesso un metodo classico per calcolare l’EOQ con la formula di Wilson, questa formula, risalente al 1913, si adatta male ai rivenditori, principalmente perché presuppone che il costo di ordinazione sia fisso. Tuttavia, è possibile determinare quantità d’ordine ottimali elaborando una funzione di costo che tenga conto degli sconti per volume, come dettagliato nel nostro articolo.

Costi di mantenimento

I costi di mantenimento sono centrali per una visione “statica” dell’inventario, ovvero quando ci si concentra sull’impatto di avere più o meno scorte, indipendentemente dal flusso dell’inventario.

Ancora una volta, la tipologia varia nella letteratura; la categorizzazione che proponiamo è la seguente:

• Costi del capitale (o oneri finanziari)
• Costi dello spazio di stoccaggio
• Costi dei servizi di inventario
• Costi del rischio di inventario

Costi del capitale

È il componente più grande tra i costi di mantenimento dell’inventario. Include tutto ciò che riguarda l’investimento, gli interessi sul capitale circolante e il costo opportunità del denaro investito nell’inventario (invece che in titoli di stato, fondi comuni, ecc.). Determinare i costi del capitale può essere più o meno complicato a seconda dell’azienda. Si possono dare alcune regole di base: è importante comprendere quale parte sia finanziata esternamente rispetto a quella finanziata tramite flusso di cassa interno, ed è altrettanto importante valutare il rischio dell’inventario nel proprio business.

Un modo classico per determinare i costi del capitale è utilizzare il WACC (costo medio ponderato del capitale), ovvero il tasso che un’azienda si aspetta di pagare in media a tutti i suoi detentori di titoli per finanziare i suoi asset. Vedere l’articolo di Wikipedia per la formula. Stephen G. Timme e Christine Williams-Timme³ propongono inoltre di esprimere il WACC come il costo del capitale proprio e il costo del debito al netto delle tasse.

Tipicamente, i costi del capitale tendono ad essere notevolmente sottostimati. L’errore comune è ridurli ai tassi di interesse di breve termine. Secondo S. G. Timme e C. Williams-Timme, tra gli altri, per la stragrande maggioranza delle aziende, i costi del capitale raggiungono il 15%, mentre molte aziende tendono semplicemente ad applicare un tasso del 5%.

Ciò che le aziende dimenticano anche di misurare e considerare è il rischio legato al loro inventario, che a volte può essere piuttosto elevato (i prodotti freschi possono perdere completamente il loro valore in pochi giorni se non venduti, l’elettronica di consumo ha un alto rischio di obsolescenza, ecc.). Se l’azienda avesse deciso di investire il denaro in un investimento altrettanto rischioso anziché nell’inventario, quale sarebbe stato il ritorno sull’investimento?

Per approfondire: La discussione sull’uso del WACC come metodo adeguato per misurare i costi del capitale va ben oltre l’ambito di questo articolo. Per un punto di vista diverso, vedere l’articolo di Christopher S. Jones e Selale Tuzel.⁴Questo articolo include anche un confronto tra tassi di ammortamento del capitale fisso e tassi di ammortamento degli inventari.

Costi dello spazio di stoccaggio

Essi includono il costo di manutenzione degli edifici e delle strutture (illuminazione, aria condizionata, riscaldamento, ecc.), il costo di acquisto, ammortamento o locazione, e le tasse sulla proprietà.

Questi costi dipendono ovviamente dal tipo di stoccaggio scelto, ad esempio, se i magazzini sono di proprietà dell’azienda o in affitto. Per le aziende più piccole, quando lo stesso edificio viene utilizzato per scopi diversi, è necessario determinare la porzione dell’edificio associata alla ricezione e allo stoccaggio dell’inventario.

In questa categoria, dovremmo anche segnalare un fenomeno problematico: la saturazione dello spazio di stoccaggio. Ciò può causare un aumento dei costi in maniera assolutamente non lineare, creando ogni tipo di costo extra. Ad esempio, quando un magazzino raggiunge il punto di saturazione, diventa quasi impossibile muoversi al suo interno; i flussi si fermano, a volte completamente, ed è molto difficile rimediare rapidamente a questa situazione trovando in emergenza capacità extra di stoccaggio. Per le aziende soggette a questo tipo di problemi, il tempo e il denaro necessari per ripulire il disordine e riavviare i flussi sono considerevoli. Abbiamo osservato che in alcuni casi, 3 o 4 eventi di questo tipo all’anno erano sufficienti a tenere impegnati i team della supply chain per più della metà del loro tempo durante l’anno.

Costi dei servizi di inventario

Essi includono assicurazioni, hardware IT e applicazioni (per alcune aziende, apparecchiature RFID e simili), ma anche la movimentazione fisica con le relative risorse umane, la gestione, ecc. Possiamo anche includere in questa categoria le spese relative al controllo dell’inventario e al conteggio ciclico. Infine, sebbene rappresentino una categoria a sé stante, anche le tasse possono essere aggiunte qui.

Quando si utilizzano Third Party Logistics (3PL) Providers, tali costi potrebbero essere inclusi in un pacchetto con i costi dello spazio di stoccaggio e possono essere abbastanza facili da determinare.

Costi del rischio di inventario

Essi coprono fondamentalmente il rischio che gli articoli possano perdere valore nel periodo in cui sono stoccati. Ciò è particolarmente rilevante nel settore al dettaglio e con i beni deperibili.

I rischi includono innanzitutto shrinkage, che è fondamentalmente la perdita di prodotti tra l’acquisto dai fornitori (cioè l’inventario registrato) e il punto vendita (cioè l’inventario effettivo), causata da errori amministrativi (errori di spedizione, merci smarrite, …), frode del fornitore, scippi e furti (inclusi i furti da parte dei dipendenti), danni durante il trasporto o nel periodo di stoccaggio (a causa di errato stoccaggio, danni da acqua o calore, …).

Nel settore al dettaglio, lo shrinkage è principalmente causato a livello del punto vendita. Le seguenti stime possono essere trovate:

• Negli Stati Uniti, un National Retail Security Survey viene condotto annualmente dall’Università della Florida su 100 rivenditori. Secondo questo studio, negli Stati Uniti nel 2009 lo shrinkage rappresentava l'1,44% delle vendite al dettaglio - 43% di esso dovuto a furti da parte dei dipendenti.
• Secondo lo stesso studio, nel 2011 (studio pubblicato nel 2012), lo shrinkage rappresentava l'1,41%.
• Un altro studio del Centre for Retail Research, che pubblica il Global Retail Theft Barometer (uno studio su 43 paesi), lo colloca a 1,45% delle vendite al dettaglio per il 2011.

I tassi più elevati si riscontrano per la grande distribuzione, su carne e formaggi freschi, per il settore della salute e bellezza su prodotti per la rasatura e profumi, e per le linee di abbigliamento su accessori e capispalla.

I costi del rischio d’inventario tengono anche conto dell’obsolescenza, ovvero i costi derivanti dal superamento della data di scadenza degli articoli, o dal fatto che gli articoli diventino obsoleti (soprattutto per l’elettronica di consumo, ma anche talvolta per articoli che beneficiano di un nuovo imballaggio, …).

Determinare il valore dei costi di rischio dell’inventario non è sempre semplice come potrebbe sembrare. Per esempio, dobbiamo considerare il valore delle svalutazioni in un determinato periodo di tempo (diviso per l’inventario medio nello stesso periodo). Tuttavia, le svalutazioni non vengono sempre prese in considerazione correttamente, i conteggi ciclici non sono sempre regolari, e così via. In alcune aziende, gli articoli che dovrebbero essere svalutati vengono comunque conservati per anni.

Infine, va notato che ciò che abbiamo scelto di inserire qui sotto le due etichette di costi per lo spazio di stoccaggio e costi di rischio dell’inventario viene talvolta aggregato e semplicemente denominato costi non di capitale di mantenimento, il che enfatizza il fatto che i costi di capitale costituiscono effettivamente la parte più consistente dei costi dell’inventario. Mentre i soli costi di capitale possono essere valutati a circa il 15%, tutti gli altri costi messi insieme raggiungono più o meno questa stessa percentuale (10% secondo S.G. Timme e C.Williams-Timme, 19% secondo l’Annual State of Logistics Report di Robert V. Delaney di Cass Information Systems). Il fattore chiave della fluttuazione di questo valore è il rischio di obsolescenza.

Un primo approccio ai costi di mantenimento: stime rapide e formula

Sebbene abbiamo sottolineato la difficoltà di valutare con precisione i costi di mantenimento con tutte le loro molteplici componenti e il fatto che tali costi siano sempre molto specifici per ciascun business, è comunque possibile fornire delle stime approssimative.

La maggior parte delle aziende tende a sottovalutare i costi totali di mantenimento (o costo complessivo di detenere l’inventario). Per la maggior parte delle attività al dettaglio e manifatturiere, le valutazioni degli esperti sul costo di mantenimento dell’inventario variano dal 18% annuo al 75% (oppure, secondo Helen Richardson⁵, tra il 25% e il 55%). Come menzionato in precedenza, il fattore principale per determinare questa percentuale sono i costi di capitale (incluso l’investimento nell’inventario) e il tipo di prodotti (in maniera intuitiva, più i prodotti sono deperibili, maggiori sono i costi).

La regola empirica standard fissa i costi di mantenimento al 25% del valore dell’inventario disponibile.⁶

Un altro metodo rapido per calcolare il costo di mantenimento dell’inventario consiste nell’aggiungere il 20% al tasso prime attuale per il prestito di denaro. Ad esempio, se il tasso prime è del 10%, i costi di mantenimento ammonterebbero a 10+20=30%.

Per le ragioni menzionate in precedenza, è difficile fornire stime più precise. Diciamo semplicemente che per le categorie sopra indicate, in letteratura si possono trovare le seguenti stime:

• Costi di capitale : 15%
• Costi per lo spazio di stoccaggio : 2%
• Costi di servizio per l’inventario : 2%
• Costi di rischio dell’inventario : 6%

Un riferimento notevole è lo studio di Helen Richardson⁵ del 1995. Secondo H. Richardson, i costi totali dell’inventario potrebbero collocarsi tra il 25% e il 55% con la seguente distribuzione:

• Costo del denaro 6% - 12%
• Tasse 2% - 6%
• Assicurazione 1% - 3%
• Spese di magazzino 2% - 5%
• Movimentazione fisica 2% - 5%
• Spese amministrative e controllo dell’inventario 3% - 6%
• Obsolescenza 6% - 12%
• Deterioramento e furto 3% - 6%

Ciò significa che, in media, nell’arco di un anno, nel caso più favorevole (25%), un distributore spende 250 dollari per ogni 1000 dollari detenuti in inventario.

Esempio pratico:

Consideriamo un’azienda con un valore medio dell’inventario di 10M USD. Per calcolare i costi di mantenimento, dobbiamo prima sommare tutti i costi non di capitale. Supponiamo che siano i seguenti:

• Costi per lo spazio di stoccaggio: 200k
• Costi di servizio per l’inventario: 800k
  • Movimentazione fisica: 200k
  • Assicurazione: 100k
  • Spese amministrative, attrezzature e costi di controllo: 300k
  • Tasse: 200k
• Costi di rischio dell’inventario: 900k
  • Perdite (incluso il furto, …): 300k
  • Obsolescenza: 600k

Questo rappresenta un totale di 1.9M USD.

Per ottenere una percentuale, dividiamo questo totale per il valore medio dell’inventario: 1.9M USD / 10M USD = 19%.

Infine, aggiungiamo i costi di capitale. Supponiamo che in questo caso siano pari al 10%, ovvero 1M USD.

Nel nostro esempio, i costi totali di mantenimento dell’inventario raggiungono 2.9M USD per un valore medio dell’inventario di 10M USD. Il tasso di mantenimento dell’inventario risulta essere 19%+10%= 29%.

Costi per esaurimento scorte

Infine, per ottenere una visione completa dei costi dell’inventario, andrebbero aggiunti anche i costi per esaurimento scorte (o costi di carenza), cioè, i costi sostenuti quando avvengono esaurimenti di scorte. Per i rivenditori, ciò può includere i costi di spedizioni d’emergenza, il cambio di fornitori con consegne più rapide, la sostituzione con articoli meno redditizi, ecc. Mentre questo tipo di costi può essere determinato con una certa precisione, altri non sono così facili da individuare, come il costo in termini di perdita di fedeltà dei clienti o la reputazione generale dell’azienda.

La modellazione del costo degli esaurimenti di scorte è di per sé un tema ampio che va oltre l’oggetto di questo articolo. Menzioniamo semplicemente che, fondamentalmente, il costo dell’inventario è controbilanciato dal costo opportunità degli esaurimenti di scorte. L’equilibrio tra il costo dell’inventario e i costi per esaurimenti di scorte viene tipicamente raggiunto attraverso l’ottimizzazione dei livelli di servizio.

Benefici diretti della riduzione dell’inventario

Come evidenziato sopra, i costi legati all’inventario sono significativi. Pertanto, le iniziative volte a ridurre l’inventario sono molto preziose – non solo hanno un impatto immediatamente misurabile sull’inventario stesso, ma riducono anche i costi di capitale, i costi di mantenimento, i rischi e così via.

Un errore comune commesso dalle aziende, secondo S. G. Timme e C. Williams-Timme³, nella valutazione dei benefici delle iniziative per la supply chain è proprio sottovalutare il loro impatto sui costi dell’inventario:

“Quando si valutano le iniziative per la supply chain, le aziende spesso scontano o addirittura omettono i benefici derivanti dalla riduzione dei costi non di capitale di mantenimento dell’inventario, perché non dispongono di stime credibili di tali costi. La maggior parte concorda sul fatto che i benefici esistono. Ma senza stime credibili, i benefici vengono tipicamente esclusi dall’analisi. Questa pratica è comprensibile. Tuttavia, se l’impatto su questi costi non può essere misurato ragionevolmente, il valore reale di molte iniziative per la supply chain verrà sottostimato”.

Detto questo, si può affermare che non tutte le spese sono così facilmente riducibili. Anche se è vero che alcune spese (riguardanti ad esempio il magazzinaggio o le attrezzature) non possono essere facilmente ridotte senza cambiamenti significativi nell’organizzazione, la maggior parte di esse è direttamente collegata al valore dell’inventario e può essere facilmente quantificata come una percentuale del valore medio dell’inventario (tasse, assicurazione o obsolescenza). Pertanto, ogni riduzione del valore dell’inventario comporta benefici notevoli.

Approfondimenti

Ribadiamo ancora una volta che misurare correttamente i costi sopra menzionati per ottenere un quadro completo dei costi dell’inventario non è un compito facile, sebbene possa rivelarsi piuttosto gratificante in termini di impatto finanziario e decisionale sull’azienda.

È comunque possibile andare oltre, in particolare concentrandosi sui costi di mantenimento. Ad esempio, gli articoli presenti nel tuo inventario probabilmente non avranno gli stessi costi di mantenimento (anche all’interno dello stesso magazzino o della stessa categoria). Le differenze si manifestano a causa dei volumi di vendita, delle rotazioni, della diversa ingombro degli articoli, ecc. Determinare in modo più preciso i costi di mantenimento degli articoli nel tuo inventario può aiutarti a concentrarti su quelli più rilevanti, scartare quelli meno redditizi e così via. Qui affrontiamo il tema della categorizzazione dell’inventario e metodologie come l’analisi ABC. Per ulteriori dettagli, consulta il nostro articolo.

Note