ЧаВО: Управление изменениями

Целевая аудитория: Отделы цепочки поставок и/или планирования.

Последнее изменение: December 19th, 2023

Обзор управления изменениями

Количественная цепочка поставок (QSC), как её разработал и продвигает Lokad, существенно отличается от традиционного подхода. Эти различия являются как существенными, так и ключевыми причинами, по которым Lokad способен обеспечить столь кардинальные улучшения цепочки поставок. При этом управление изменениями, связанными с внедрением инициативы QSC, оказывается проще, чем обычно предполагают наши клиенты.

Например, Lokad устраняет множество ненужных точек взаимодействия и процессов, вместо того чтобы просто заменять одни избыточные операции другими. Таким образом, изменения, которые необходимо управлять, обычно двояки: во-первых, адаптация к тому, что рутинные, повторяющиеся решения в цепочке поставок теперь автоматизированы; во-вторых, признание того, что качество этих автоматизированных решений превосходит то, чего ранее могли добиться сотрудники с помощью альтернативных инструментов (устаревших систем, электронных таблиц и часто их комбинации).

Инициативу QSC возглавляют специалисты по цепочке поставок от Lokad. Эти эксперты объединяют в себе множество ролей, которые обычно выполняли бы несколько человек в аналогичных инициативах других поставщиков программного обеспечения. Специалист по цепочке поставок выполняет функции системного интегратора, инженера данных, бизнес-аналитика, специалиста по данным, эксперта по цепочке поставок и менеджера проектов (наряду с другими ролями). Специалисты SCS предоставляют всю необходимую поддержку, включая коучинг, обучение, консультации и сопровождение, чтобы клиенты могли принять количественный подход Lokad к цепочке поставок.

Успешное внедрение Lokad (в производственной среде) обычно приводит к двум заметным результатам: значительной экономии благодаря улучшенным решениям в цепочке поставок и существенной экономии времени за счет (в значительной степени) автоматизированных решений в цепочке поставок.

С точки зрения управления изменениями, экономия в цепочке поставок обычно не вызывает проблем. Компания может в конечном итоге решить реинвестировать освободившийся оборотный капитал в другие области, но подобное решение, как правило, выходит за рамки инициативы Lokad. Однако значительная экономия времени, достигаемая благодаря Lokad, обычно перенаправляется на задачи, которые приносят клиентской компании гораздо большую добавленную стоимость, чем устаревший процесс.

Кратко говоря, до внедрения Lokad действия специалистов по цепочке поставок в компании-клиенте почти исключительно ориентированы внутрь: составление прогноза, преобразование прогноза в план, регулирование минимальных/максимальных уровней запасов по артикулам, оформление заказов на закупку/производство/перемещение запасов и т.д.

После внедрения Lokad большинство действий становится ориентированным наружу: определение того, что клиенты воспринимают как качество обслуживания, выявление того, что поставщики считают препятствием для дальнейшего снижения цены, определение того, что транспортные компании воспринимают как первопричины их ненадежности и т.д.

Эти выводы затем постоянно интегрируются в решение Lokad благодаря постоянной поддержке специалистов SCS.

Для руководителей цепочки поставок самое значительное изменение заключается в (в основном) устранении постоянного тушения пожарных ситуаций. Решение Lokad предоставляет автоматизированные решения, разработанные для обработки сложных исключительных случаев, что значительно снижает объем работы, который руководители вынуждены тратить на анализ нестабильного поведения рынка. Это освобождает руководителей для разработки стратегических целей и проектов в цепочке поставок, а не для микроуправления последствиями не оптимальных решений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Реализация проекта и управление

1.1 Предоставляете ли вы услуги по управлению проектом внедрения?

Да. Эти услуги предоставляются специалистами по цепочке поставок Lokad (SCS). Эти эксперты не только управляют внедрением, но и возглавляют инициативу вместе с компанией-клиентом. Это включает в себя множество задач, таких как предоставление количественных доказательств для руководства цепочками поставок, демонстрирующих эффективность числовых алгоритмов Lokad до их развертывания. Специалисты SCS также предоставляют обучающие материалы для поддержки внедрения рекомендованных Lokad практик и процессов в компании-клиенте.

Кроме того, эти эксперты остаются приверженными долгосрочному успеху инициативы даже после первоначального внедрения, предоставляя постоянную поддержку по мере перехода инициативы к фазе «непрерывного улучшения».

См. лекции Lokad о специалисте по цепочке поставок и «Один день из жизни специалиста по цепочке поставок» для получения дополнительной информации о роли SCS в процессе оптимизации.

1.2 Каковы сроки реализации и этапы или фазы, включенные в этот график?

От начала до конца внедрение обычно занимает около 6 месяцев. Lokad различает фазу ввода в эксплуатацию (onboarding) и фазу производства. Цель фазы ввода в эксплуатацию — запустить числовой алгоритм Lokad в производственную среду. К концу фазы ввода в эксплуатацию решения в цепочке поставок, представляющие интерес (определенные в сотрудничестве с клиентом), должны быть автоматизированы.

Разбивка сроков

Фаза ввода в эксплуатацию обычно длится 6 месяцев и может быть разбита на три подпериода по 2 месяца:

• Месяцы 1-2: Настройка канала передачи данных - Первый подпериод заключается в создании канала передачи данных. Цель — создать полностью автоматизированный канал для передачи данных клиента в Lokad. Два наиболее сложных аспекта данного процесса — установление «семантики» данных и обеспечение (почти) идеальной надежности самого процесса передачи данных.

• Месяцы 3-4: Разработка числового алгоритма - Второй подпериод заключается в разработке уникального числового алгоритма клиента — частей программной логики, которые управляют решениями в цепочке поставок. Цель — создать алгоритмы, которые будут последовательными, надежными и практичными. Создание первоначальных числовых алгоритмов происходит быстро, обычно не превышая недели или двух.

• Месяцы 5-6: Параллельный запуск - Третий подпериод — параллельный запуск. Числовой алгоритм уже не выдаёт бессмыслицу, и экономические факторы, направляющие оптимизацию, были согласованы. Алгоритм запускается параллельно с устаревшим процессом. В течение нескольких недель параллельного запуска вырабатывается доверие для перехода к полноценному развертыванию в производственной среде.

По завершении фазы ввода в эксплуатацию — и при условии, что все этапы выполнены — начинается развертывание в производственной среде. Это развертывание заключается в передаче управления устаревшим процессом автоматизации.

1.3 Документирует и публикует ли Lokad план управления проектом?

Да. Все эти элементы и многое другое собраны в едином Совместном Руководстве по Процедурам (JPM) для данной инициативы. Специалисты по цепочке поставок (SCS) отвечают за создание и поддержку JPM на протяжении всей инициативы.

JPM от Lokad фокусируется на вопросах «почему?». Руководства написаны доступно и предназначены для широкой аудитории, включая специалистов с менее техническим образованием или неспециалистов. JPM охватывает суть замысла инициативы и объединяет фундаментальные выводы, полученные в ходе реализации инициативы.

По мнению Lokad, многие (если не большинство) корпоративных инициатив затруднены из-за создания бесполезных документов, которые на практике невозможно прочитать (т.е. они либо скучны, либо чрезмерно технически сложны). Такие документы не несут иной функции, кроме как заполнения придуманной бумажной волокиты. Более того, многие третьи стороны (например, интеграторы, консультанты и даже внутренняя бюрократия) склонны предпочитать количество качеству при документировании проекта.

В отличие от этого, руководства JPM от Lokad созданы так, чтобы быть и читаемыми, и используемыми на практике. JPM — это инструменты, которые сами специалисты SCS используют для управления инициативой. Хотя у нас есть подробные рекомендации о том, что должно присутствовать в JPM, окончательное решение о том, чему следует уделить больше внимания и усилий с учетом особенностей инициативы, остается за специалистами SCS.

См. лекцию «Письменное обеспечение для цепочек поставок» для получения дополнительной информации о принципах документации Lokad.

1.4 Отвечает ли Lokad за поддержку и актуализацию плана управления проектом, с учетом утверждения (или утверждений) руководящим комитетом проекта? Если возникнут отклонения от плана, будете ли вы сообщать о них вместе с вариантами смягчения?

Да. Перечисленные обязанности выполняются специалистами по цепочке поставок Lokad (SCS). Подробности управления коммуникацией с компанией-клиентом обычно зависят от условий договора, заключенного для данной инициативы.

Иногда на стороне клиента в проект вовлечено значительно больше сотрудников, чем со стороны Lokad. Поэтому, чтобы повысить продуктивность специалистов SCS, многие наши клиенты назначают единую точку контакта для данной инициативы. Этот человек – или небольшая команда – отвечает за передачу соответствующей информации всем участникам проекта со стороны клиента, а также за получение обратной связи. Для особенно сложной инициативы Lokad созывает специальный руководящий комитет, состоящий из ключевых представителей как Lokad, так и компании-клиента. Хотя это заседание служит инструментом для получения формального утверждения, большая часть существенной работы происходит вне рамок комитета. Специалисты SCS обычно ведут ежедневное взаимодействие с различными командами со стороны клиента. Эти команды постоянно информируются о любых отклонениях от плана, и они следят за тем, чтобы инициатива оставалась на правильном пути. Такие ежедневные взаимодействия являются гораздо более эффективным способом обсуждения и решения технических вопросов по мере их возникновения, чем попытки изучить большие объемы проблем во время заседаний руководящего комитета. Таким образом, сам руководящий комитет функционирует скорее как орган надзора, чем как мозговой центр для инициативы.

Примечание: Инициативы в области количественных цепочек поставок часто встречают «положительные отклонения». Это благоприятные сюрпризы в алгоритме, которые выявляются в ходе постоянного обслуживания инициативы. По сути, это возможности, от которых нельзя отказаться. Таким образом, ключевое преимущество подхода Lokad к коммуникации заключается в способности оперативно и эффективно передавать эти положительные отклонения клиенту по мере их появления, что значительно повышает воздействие и гибкость инициативы.

1.5 Задокументируете ли вы план коммуникации, который включает ежедневные совещания, еженедельные отчеты рабочей группы и обзорные сессии, а также ежемесячные отчеты и обзорные сессии руководящего комитета? Опишете ли вы критерии эскалации и обеспечите ли взаимное согласие между компанией-клиентом и Lokad по этим вопросам?

Да. За выполнение этих обязанностей отвечают специалисты по цепочке поставок Lokad (SCS). Подробности управления коммуникацией внутри компании-клиента обычно зависят от условий контракта для данной инициативы.

Lokad охотно участвует в ежедневных совещаниях, когда находится на территории штаб-квартиры компании-клиента. Однако, как правило, наши специалисты SCS работают в офисах Lokad.

Мы объединяем всю документацию по инициативе в единое Совместное Руководство по Процедурам (JPM), которое фактически служит исчерпывающим руководством для всего проекта. JPM включает записи всех рабочих сессий, включая отчеты руководящего комитета (если применимо).

Хотя Lokad разъясняет критерии и рекомендации по эскалации, стоит отметить, что от старшего специалиста SCS Lokad ожидается решение любых вопросов или проблем, связанных с инициативой. Таким образом, в случае эскалации решение проблем обычно передается от младшего специалиста SCS к старшему. Исторически это оказывалось достаточным, и очень немногие ситуации требовали дальнейшей эскалации.

Lokad рассматривает все проблемы – какими бы незначительными они ни казались – как заслуживающие тщательного анализа. Хотя их последствия могут быть легко устранены, мелкие проблемы могут привести к будущим затруднениям, если их коренные причины не будут поняты и устранены. Это предотвращает превращение незначительной проблемы в повторяющуюся. Таким образом, Lokad предпочитает привлекать высококвалифицированных специалистов на передовую, способных решать как текущие проблемы, так и выявлять скрытые первопричины. Такой подход предпочтительнее, чем опираться на неподготовленный персонал поддержки, который постоянно решает одни и те же проблемы – что слишком часто встречается у многих поставщиков корпоративного программного обеспечения.

Таким образом, лаконичный процесс эскалации Lokad является осмысленным, обеспечивая быстрые и долговременные решения.

1.6 Обеспечите ли вы подписание плана управления проектом всеми заинтересованными сторонами в рамках фазы инициации проекта?

Да. Более того, специалисты SCS Lokad следуют тем процессам, которые были согласованы с каждым клиентом согласно формальным контрактным условиям. Этот принцип применяется на протяжении всей инициативы, от начала до завершения. Инициация проекта, безусловно, важна, хотя поскольку Lokad не требует долгосрочной приверженности с первого дня, этот вопрос имеет меньшее значение – особенно по сравнению с нашими конкурентами.

Стоит отметить, что мы никогда не наблюдали, чтобы цепочка поставок работала плохо из-за «недостатка» бюрократии и других бессмысленных процессов. Напротив, ненужная бюрократия и абсурдные процессы являются наиболее распространенными проблемами в современных цепочках поставок – присутствуют даже в компаниях, которые, казалось бы, имеют высокоэффективные цепочки поставок.

1.7 Развернете ли вы выделенного менеджера проекта от Lokad, который будет находиться в штаб-квартире компании-клиента, в сопровождении экспертов по продукту, бизнес-аналитиков и специалистов по техническому взаимодействию?

Да, если такие положения входят в согласованные договорные условия для инициативы. Хотя Lokad не против размещения сотрудников непосредственно в штаб-квартире клиента, это, естественно, увеличивает стоимость инициативы. Большинство наших проектов реализуется удалённо с поддержкой ежемесячных или ежеквартальных визитов в зависимости от масштаба инициативы. Такая практика обычно воспринимается всеми сторонами как более эффективная, чем постоянное присутствие сотрудников Lokad в офисе клиента. Следует отметить, что даже если Lokad согласится разместить постоянную команду в штаб-квартире клиента, сотрудники со временем будут меняться.

Такая практика приносит пользу всем участникам, так как специалисты по цепочке поставок Lokad (SCS) регулярно проходят программу повышения квалификации. Эта программа имеет решающее значение для того, чтобы наши сотрудники продолжали осваивать новые навыки или оттачивать старые, независимо от их опыта или стажа. Хотя мы наблюдаем, что многие поставщики корпоративного ПО позволяют своим сотрудникам работать на объектах клиента месяцами, если не годами, Lokad убеждён, что такая практика не сочетается с надёжным и эффективным предоставлением высококачественных программ обучения.

В частности, одной из главных сильных сторон специалистов SCS Lokad является их исключительно разнообразный и широкий набор навыков. Каждый специалист SCS обучается выполнять ряд ролей, таких как: эксперт по предметной области, бизнес-аналитик, специалист по техническому интерфейсу, data scientist и консультант по цепочке поставок. Обычно эти функции выполнялись бы разными сотрудниками, что привело бы к значительному увеличению затрат для клиента. В Lokad каждый специалист SCS предоставляет все эти услуги.

В результате специалисты SCS, как правило, значительно более продуктивны (меньшее количество людей означает меньшее количество коммуникационных препятствий), а также достигают более высоких показателей эффективности. На самом деле, цепочки поставок критически зависят от целостности процесса от начала до конца, чего гораздо легче достичь при небольшом штате.

1.8 Во время фазы реализации, какую организационную структуру вы предлагаете? Где следует распределять ресурсы?

Для типичной инициативы в Lokad мы рекомендуем, чтобы компания-клиент назначила опытного специалиста по цепочке поставок в качестве координатора инициативы, а также назначила руководителя цепочки поставок в качестве супервизора инициативы. Координатор является контактным лицом между командой специалистов SCS Lokad и компанией-клиентом. Сначала координатор передаёт запросы на информацию, а затем – запросы на обратную связь. Параллельно специалисты SCS Lokad работают с числовыми рецептами, направленными на выработку интересующих решений в цепочке поставок.

Мы рекомендуем проводить еженедельные встречи для обзора прогресса инициативы до завершения фазы ввода в эксплуатацию. На этих встречах регулярно участвуют координатор, супервизор и основной специалист SCS от Lokad. Другие участники могут присоединяться по мере необходимости, но их постоянное присутствие обычно не требуется на протяжении фазы реализации/ввода в эксплуатацию.

Некоторые IT-ресурсы должны быть выделены для настройки канала данных в самом начале инициативы. В этом отношении Lokad работает более эффективно, чем большинство его конкурентов. Например, мы автоматически и напрямую извлекаем транзакционные данные клиента, без необходимости их предварительной очистки или подготовки на стороне клиента. Если только компания-клиент не сталкивается с зависимостью от поставщика, такая техническая настройка занимает менее 4 недель работы одного специалиста – а иногда и значительно меньше, если уже существует data lake.

Затем специалистам SCS потребуется собрать качественную информацию о существующих процессах, а также детали всех приоритетов и ограничений в цепочке поставок. Для поддержки этого процесса обычно проводится серия интервью, организуемых координаторами. Позже, когда специалисты SCS разработают числовой рецепт(ы), проводится ещё серия интервью для проверки полученных данных и для того, чтобы специалисты SCS могли их уточнить и улучшить.

Вклад супервизора важен как для согласования Lokad с общей стратегией компании, так и для предотвращения остановки инициативы из-за нерешительности. Например, Lokad может предложить различные варианты моделирования затрат, связанных с отсутствием качества обслуживания. Мы можем объяснить преимущества и недостатки этих вариантов в нетехнических терминах, но в конечном итоге требуется принять несколько стратегических решений.

Естественно, всё вышесказанное зависит от конкретных потребностей инициативы. Мы открыты для других организационных подходов, если они лучше соответствуют специфическому контексту и целям компании-клиента.

Для получения дополнительной информации Lokad провёл несколько лекций, посвящённых успешной оптимизации цепочки поставок.

2. Управление ресурсами и требования

2.1 Каковы потребности в персонале для реализации проекта в компании-клиенте?

Типичная инициатива Lokad требует примерно от 0,5 до 2 эквивалентов штатного сотрудника (FTE) от компании-клиента в течение первых 6 месяцев – то есть, в фазу ввода в эксплуатацию. После перехода инициативы в производство можно разумно предположить, что проект всё ещё потребует как минимум 0,25 эквивалента штатного сотрудника.

Что касается распределения ресурсов на каждом этапе «типичной» инициативы, в фазе ввода в эксплуатацию у нас:

• Месяцы 1 и 2: Настройка канала данных требует 4 недель полного рабочего времени от data officer, обычно работающего в IT компании-клиента. Data officer должен хорошо разбираться в прикладной инфраструктуре компании-клиента.

• Месяцы 3 и 4: Разработка числового рецепта требует 2–3 дня в неделю работы координатора (со стороны клиента), минимум 10 часов в неделю от различных специалистов по цепочке поставок для предоставления высокоуровневой информации, а затем – для обратной связи по данным, полученным от Lokad.

• Месяцы 5 и 6: Требования по существу остаются теми же, что и на предыдущем этапе, однако акцент смещается. Теперь координатор тратит большую часть времени на подготовку корректного развёртывания и коммуникацию со всеми затронутыми специалистами по цепочке поставок.

См. также Реализация и управление проектом 1.2.

2.2 Обеспечиваете ли вы планирование достаточного количества кадров для поддержки перехода продукта?

Да. В качестве ориентира Lokad рекомендует сохранять то же количество ресурсов (например, тех же специалистов по цепочке поставок) при переходе от фазы ввода в эксплуатацию к фазе производства. Потенциальная отдача от хорошо поддерживаемого и постоянно совершенствующегося решения значительна.

Стоит отметить, что, поскольку Lokad автоматизирует решения в цепочке поставок, нет строгой необходимости переобучать всех специалистов по цепочке поставок клиента новому процессу, чтобы цепь поставок продолжала работать – сама автоматизация предназначена для этого.

Этот упрощённый подход резко контрастирует с большими – и затратными – «оперативными группами», которые часто требуются поставщиками корпоративного программного обеспечения для ввода решения в эксплуатацию.

2.3 Можете ли вы гарантировать, что достаточное количество кадров и ресурсов базы знаний (KP) будет доступно непосредственно в штаб-квартире компании-клиента для поддержки перехода продукта?

Да, такие положения и требования отражены в конкретных, взаимно согласованных договорных условиях инициативы.

См. также Реализация и управление проектом 1.7.

См. также Управление ресурсами и требования 2.2.

2.4 Проводите ли вы сессии обзора требований с владельцами бизнес-продуктов для выявления и документирования требований?

Да. Одна из первых задач специалиста SCS – собрать всю необходимую информацию о цепочке поставок клиента. Этот процесс обычно проводится посредством интервью с соответствующими заинтересованными сторонами, включая владельцев бизнес-продуктов. Мы также стремимся тщательно проанализировать существующие документы (если они доступны), чтобы максимально эффективно использовать эти интервью.

Однако главная задача Lokad – понять «проблему», которая изучается, что не всегда достигается простым составлением списка «требований». Например, если клиент указывает, что ему нужно особое обращение с «товарами с медленным оборотом», мы понимаем, что низкий объём продаж является проблемой, которую необходимо решить. Однако специальная обработка таких SKU – лишь один из множества вариантов, доступных для решения этой проблемы.

В этом примере мы предпочли бы определить истинную природу «товаров с медленным оборотом». Фактически, после анализа проблем цепочки поставок клиента может оказаться, что такие товары неправильно оценены, упакованы и/или распределены. Как только проблема (медленный оборот) будет лучше понята, стратегия вмешательства может полностью измениться – зачастую значительно упрощая её решение.

Таким образом, хотя Lokad выявляет и документирует все требования клиента, наш подход акцентируется на поиске истинной сути проблемы, а не на дословном принятии текущего состояния цепочки поставок клиента.

См. «Влюбись в проблему, а не в решение» для получения дополнительной информации о дихотомии проблемы и решения.

2.5 Предоставляете ли вы оценки усилий, затрат и сроков для функций, требующих индивидуальной настройки, включая системные интерфейсы, и делитесь ли вы ими после семинара по анализу разрыва между текущим состоянием и требованиями?

Да. Эти оценки обычно включаются в наше первоначальное коммерческое предложение. Если для подготовки инициативы проводится семинар, мы используем информацию с этого семинара для дальнейшего уточнения нашего предложения.

Платформа Lokad является программируемой. Таким образом, реализация предполагается с поддержкой скриптов, написанных на Envision, нашем DSL (предметно-ориентированном языке программирования), предназначенном для предиктивной оптимизации цепочек поставок. В результате Lokad особенно хорошо подходит для реализации индивидуальных функций и интерфейсов, будь то интерфейсы для людей или для бизнес-систем компании-клиента.

В отличие от большинства корпоративного программного обеспечения, программируемость является ключевой особенностью Lokad. Указанные скрипты на Envision не являются «индивидуальной настройкой» решения Lokad в традиционном понимании этого термина. Более того, наличие этих скриптов не означает отход от основной ветки разработки решения Lokad. Напротив, богатая программируемость Lokad является заложенным в основу путём реализации.

В результате к нашим оценкам (затраты, сроки и т.д.) предъявляется чрезвычайно высокая степень уверенности. Подавляющее большинство проектов укладывается в оценённые рамки/первоначальный бюджет (во всех смыслах). Это резко контрастирует с несколькими конкурентами Lokad, для которых дорогостоящие задержки и пересмотр условий являются обычным явлением.

См. кейс-стади о провале SAP на 500 миллионов евро в Lidl для получения дополнительной информации по этому вопросу.

2.6 Реализуете ли вы и поддерживаете ли разумную стратегию удержания ключевых сотрудников, выполняющих услуги в рамках срока действия договора? Поддерживаете ли вы также активные планы преемственности для каждой ключевой должности в Lokad?

Да. Средний срок работы наших сотрудников составляет 3,5 года, что почти в два раза превышает сроки работы аналогичных групп (талантливых инженеров в IT или смежных областях) на аналогичных рынках (Северная Америка и Западная Европа). Этот сегмент рынка труда является чрезвычайно конкурентным, и, хотя всегда есть возможности для улучшения, это ставит Lokad значительно выше большинства наших конкурентов. В результате большинство инициатив Lokad выигрывают от того, что одни и те же специалисты SCS работают год за годом.

Это удержание сотрудников достигается за счёт конкурентоспособных зарплат и постоянных инвестиций Lokad в обучение своих команд. В частности, контент по цепочке поставок, публикуемый Lokad на собственном веб-сайте – особенно наша серия лекций по цепочке поставок – можно рассматривать как побочный эффект фокуса Lokad на обучении собственных сотрудников. Как правило, поставщики корпоративного программного обеспечения, не имеющие публичных обучающих материалов, почти никогда не имеют и внутренних обучающих программ (даже если они неизменно утверждают обратное).

Что касается планов преемственности, у нас задействованы две важные практики. Во-первых, каждая инициатива Lokad сопровождается Сводным процедурным руководством (Joint Procedure Manual, JPM). JPM является основным документом, с помощью которого новый специалист SCS быстро знакомится со всей релевантной информацией и тонкостями инициативы. Во-вторых, у каждой инициативы всегда есть основной и резервный специалист SCS. Даже если резервный специалист напрямую не участвует в инициативе, Lokad выделяет достаточно времени, чтобы этот сотрудник был готов взять на себя руководство инициативой в случае необходимости. Эта практика в значительной степени снижает риски, связанные с незапланированными отпусками или текучкой кадров.

3. Роли, обязанности и управление заинтересованными сторонами

3.1 Каков уровень сотрудничества с компанией-клиентом?

Уровень сотрудничества с нашими клиентами варьируется, но в целом он значительно выше, чем обычно ожидается от поставщика корпоративного программного обеспечения. Проблемы цепочки поставок имеют разную степень важности для компаний, поэтому сотрудничество, как правило, более активно в тех компаниях, где цепочка поставок является (признанным) основой их деятельности.

Термин «партнёр» утратил свой первоначальный смысл до такой степени, что даже поставщиков тривиальных программных продуктов (например, программ для учёта рабочего времени) называют «партнёрами». Однако спустя год или два большинство наших клиентов действительно называют свои отношения с Lokad «настоящим» партнёрством – в истинном смысле этого слова. У них есть знакомые лица в Lokad, которые заслужили их доверие, и, соответственно, эти люди – как правило, специалисты SCS – досконально знакомы с их бизнесом. Более того, наши результаты часто считаются достаточно значимыми, чтобы их лично представлял CEO и/или совет директоров компании, даже в крупных организациях.

Непрерывное сотрудничество с Lokad позволяет нашим клиентам коренным образом реформировать всю практику управления цепями поставок. В конечном счете, вся цепочка обновляется, что положительно влияет как на клиентов, так и на поставщиков. Следует отметить, что Lokad не намерен заменять критически важный стратегический опыт, существующий в компании-клиенте. Скорее, Lokad стремится автоматизировать самые банальные и повторяющиеся аспекты процессов принятия решений в цепочке поставок. Такой подход впоследствии освобождает значительные — а зачастую дефицитные — ресурсы клиента, которые можно перенаправить на более эффективное использование.

3.2 Какие роли и обязанности, по вашему мнению, должны быть налажены как в компании-клиенте, так и в Lokad для максимальной эффективности решения?

В количественных инициативах по управлению цепями поставок от Lokad принято выделять 4 типичные роли.

• Руководитель цепи поставок: Эта роль подчеркивает важность участия топ-менеджмента в количественной инициативе управления цепями поставок. Хотя от него не ожидается вникание в технические детали, он должен понимать и доносить стратегические идеи инициативы. Его задача заключается не в создании показателей и КПЭ, а в их критической оценке и проверке, что обеспечивает соответствие общей стратегии.

• Координатор цепи поставок: Эта роль необходима для обеспечения бесперебойной работы инициативы и служит связующим звеном между различными внутренними командами. Его основная обязанность — собирать обратную связь, общаться с заинтересованными сторонами и подтверждать/уточнять процессы и решения. Он следит за тем, чтобы инициатива соответствовала существующим рабочим процессам компании, при этом оставаясь открытым к возможным изменениям в будущем.

• Офицер по данным: Данные являются основой количественной инициативы по управлению цепями поставок, и этот специалист отвечает за их доступность и надежность. Ему поручено извлечение обширных наборов данных (например, истории продаж и закупок) с последующей автоматизацией и планированием процесса извлечения. Хотя его роль наиболее интенсивна на начальном этапе инициативы, его вклад имеет решающее значение для её успеха.

• Специалист по цепям поставок: Эта роль объединяет инсайты, полученные от Координатора цепи поставок, с данными от Офицера по данным для автоматизации процессов принятия решений. Начиная с подготовки данных, Специалист по цепям поставок тесно сотрудничает с Координатором для устранения неясностей в данных. Затем он формализует стратегии в виде действенных решений, таких как количество для повторного заказа, и внедряет информационные панели и КПЭ для обеспечения прозрачности и контроля.

Смотрите роли проекта для получения дополнительной информации о различных назначениях в количественной инициативе управления цепями поставок.

3.3 Есть ли у вас полная таблица RACI (Ответственный / Подотчетный / Консультируемый / Информируемый) для этапа внедрения и для фазы эксплуатации?

Да. Эта информация может быть явно представлена в виде таблицы RACI, если компания-клиент сочтет это важным.

Более того, Специалисты по цепям поставок (SCS) усваивают подобную матрицу, чтобы принимать адекватные и быстрые решения по мере развития инициативы. Что касается вопросов, связанных с оптимизацией цепи поставок, суть заключается в нахождении наилучшего способа формулировки проблемы. После этого внимание переключается на определение того, кто в организации наиболее компетентен для решения данной проблемы. Крайне важно, чтобы весь этот анализ проводился быстро, чтобы сохранить импульс инициативы.

С этой целью специалисты по цепям поставок от Lokad назначаются для возглавления инициативы и берут на себя ответственность за качество результатов, генерируемых числовыми моделями Lokad.

Таким образом, небольшой коллектив высококвалифицированных специалистов отвечает за решения в области цепей поставок, генерируемые Lokad, вместо того, чтобы распределять ответственность между большой группой заинтересованных сторон посредством сложной «системы» или «процесса». По мнению Lokad, подобные системы склонны размывать ответственность, а не укреплять её. Поэтому наши специалисты обучены принимать и нести эту ответственность, что включает в себя обеспечение консультаций с соответствующими заинтересованными сторонами в компании-клиенте и полное информирование их об инициативе.

3.4 Задокументируете ли вы роли и обязанности с помощью матрицы RACI (Ответственность, Подотчетность, Консультирование и Информирование) для всех участников проекта? Обеспечите ли вы, чтобы данный документ был обсужден и согласован со всеми вовлеченными сторонами?

Да. Все подобные элементы (и не только) собраны и задокументированы в Совместном Руководстве по Процедурам (JPM). JPM составляется специалистами по цепям поставок от Lokad (с учетом информации, собранной непосредственно у компании-клиента). В этом документе детально описаны параметры роли и ответственности каждого участника.

JPM также служит постоянным ресурсом для инициативы и составляется специалистами, назначенными для работы с компанией-клиентом. Составление этого документа собственными словами демонстрирует, что специалисты потратили значительное время на исследование, диагностику и анализ цепи поставок клиента и общего решения (а не просто повторяют предварительно существующую литературу клиента).

Любые изменения в JPM доводятся до сведения компании-клиента. Сам документ регулярно обсуждается на рабочих встречах между Lokad и компанией-клиентом.

В связи с этим наш опыт показывает, что в случае возникновения разногласий, они обычно свидетельствуют о наличии организационной проблемы, которую следует решить внутри компании-клиента. Именно поэтому мы рекомендуем компании-клиенту назначить руководителя по цепям поставок для курирования инициативы. Одна из их ключевых задач — выступать посредником в подобных случаях.

3.5 Обеспечите ли вы формирование рабочей группы проекта и руководящих групп с конкретно назначенными представителями среди участников проекта? Обеспечите ли вы, чтобы режим работы был согласован со всеми вовлеченными сторонами?

Да. В качестве общего принципа мы соблюдаем любые процессы, признанные необходимыми и формально согласованные с компанией-клиентом. Согласованные элементы (а также любые изменения, внесенные в ходе реализации инициативы) документируются в Совместном Руководстве по Процедурам (JPM), которое включает детали по рабочей группе проекта и руководящим группам. Благодаря специалистам по цепям поставок от Lokad мы располагаем необходимыми ресурсами для внедрения и контроля этих процессов.

К примеру, одной из наиболее ценимых сторон нашего подхода, которую часто отмечают, является наша способность упрощать процессы — будь то процессы в цепях поставок или бюрократические процедуры. Со временем мы активно работаем над устранением лишних бюрократических слоев в цепях поставок наших клиентов.

4. Переход системы и запуск в эксплуатацию

4.1 Какова продолжительность переходного периода от запуска до ввода в эксплуатацию?

Типичная продолжительность фазы внедрения составляет 6 месяцев. Этот этап начинается с запуска и заканчивается, когда Lokad переходит в режим «производства», то есть когда наши автоматизированные рекомендации по цепям поставок эффективно направляют процесс принятия решений, предусмотренный клиентом.

Эта продолжительность может быть сокращена на 1 месяц, если уже создано хранилище данных — хорошо спроектированное и задокументированное хранилище может еще больше сократить фазу внедрения. Напротив, этот этап обычно увеличивается на 1–3 месяца, если программное обеспечение или системная среда клиента излишне сложны или устарели.

Интересно, что сложность самой цепи поставок не оказывает такого значительного влияния, как может показаться, поскольку Lokad стремится определить область деятельности с такой точностью, чтобы её можно было реализовать в установленные сроки. Наш опыт показывает, что фазы внедрения, продолжающиеся более 6 месяцев, подвергают инициативу риску застоя. Поэтому мы активно разрабатываем рамки проекта для минимизации этого риска.

Такие задержки мало связаны с технической настройкой самого Lokad. В целом, предложенный график служит не только техническим целям (автоматизация извлечения данных, тестирование числовых моделей и т.д.), но и позволяет специалистам по цепям поставок от Lokad полностью освоить все особенности компании-клиента, а также дать командам время «переварить» подход Lokad — что обычно означает отход от устоявшихся процессов клиента.

4.2 Сколько визитов на объект вы планируете? Сколько семинаров на объекте вы планируете провести?

Количество визитов и семинаров, проводимых на объекте, оговаривается в рамках конкретных условий договора с компанией-клиентом, хотя следует отметить, что затраты на поездки могут влиять на стоимость услуг Lokad. Таким образом, включение визитов на объект в конечном итоге является решением компании-клиента, и Lokad учтет необходимую частоту.

Когда целью компании-клиента является максимально упрощенная инициатива, мы можем работать полностью удаленно, то есть без визитов на объект. Мы рекомендуем такой подход небольшим компаниям (годовой доход менее 100 млн долларов США) и компаниям, которые привыкли работать с удаленными сотрудниками (например, крупным eCommerce-компаниям). Около половины инициатив, проводимых Lokad, относятся к этой категории.

Когда целью компании-клиента является максимизация шансов успешного управления изменениями, мы рекомендуем визиты каждый месяц — а при необходимости и чаще. Для крупных компаний (годовой доход свыше 1 млрд долларов США) мы советуем проводить как минимум один визит/семинар на объекте в квартал. Такой подход способствует созданию единого видения на уровне всей компании, особенно когда задействованы большие команды.

Для наших клиентов в Западной Европе, как правило, больше визитов (обычно продолжительностью один день), чем семинаров на объекте. Для клиентов за пределами Западной Европы мы, наоборот, проводим больше семинаров (обычно на несколько дней), чем визитов, когда работаем на объекте. Это различие связано с затратами на поездки и логистикой.

4.3 Каков идеальный баланс между удаленными и выездными встречами?

В количественной инициативе по управлению цепями поставок большинство встреч должно проводиться удаленно. Большинство встреч кратковременны (30 минут или меньше) и включают только двух участников: специалиста по цепям поставок от Lokad и практику из компании-клиента. Кроме того, удаленные встречи удобны для выполнения определенных технических задач, поскольку все участники имеют доступ к своим компьютерам с большими мониторами, что особенно полезно при анализе сложных отчетов.

Тем не менее, Lokad не недооценивает ценность личных встреч с клиентами. Выездные встречи зачастую облегчают передачу сложных идей, обсуждение различных точек зрения и/или пересмотр ожиданий между сторонами. Поэтому мы рекомендуем установить регулярный ритм выездных встреч (например, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально…). Lokad рассматривает такие встречи как значимые события, особенно когда клиент приглашен к себе.

Такой подход позволяет обеим сторонам проводить удаленные встречи непринужденно, удобно и с необходимой частотой.

4.4 Помогаете ли вы компании-клиенту провести проверку качества производственной среды для оценки готовности к запуску в эксплуатацию, включая настройку интерфейсов?

Да. Фактически, Lokad выходит за рамки простой помощи компании-клиенту в оценке готовности к запуску в эксплуатацию. Одна из основных обязанностей специалистов по цепям поставок от Lokad — взять на себя ответственность за комплексное решение, предоставляемое компании-клиенту. Другими словами, хотя результаты генерируются механизированной системой (парком машин), именно человек несет личную ответственность за систему. Он обеспечивает точность, актуальность и соответствие полного процесса обработки данных, учитывая общие бизнес-интересы клиента.

Учитывая их склонность к ошибкам, программные интерфейсы требуют особого внимания, и специалист по цепям поставок обладает необходимыми ресурсами для оценки их целостности. Lokad оценивает эту целостность как на стороне входа (когда Lokad получает исторические данные от компании-клиента), так и на стороне выхода (когда Lokad возвращает решения по цепям поставок в компанию-клиента). Для этой задачи Lokad использует специфические методологии и технологии.

Пожалуйста, ознакомьтесь с парадигмами программирования для цепей поставок, чтобы лучше понять, какие технологии использует Lokad для обеспечения готовности к запуску в эксплуатацию.

4.5 Готовите ли вы документ со стратегией перехода и миграции для обеспечения бесшовного перехода бизнес-процессов (от существующего бизнес-приложения к новому) для компании-клиента?

Да. Переход задокументирован в нашем Совместном Руководстве по Процедурам (JPM). Это объемное руководство, подготовленное специалистами по цепям поставок от Lokad, гарантирует, что как практики, так и руководители в области управления цепями поставок имеют доступ к хорошо проработанным материалам, которые адекватно объясняют процесс понятными терминами. Специалисты SCS прилагают значительные усилия, чтобы этот документ был понятен и доступен для нетехнической аудитории (хотя некоторые приложения могут быть довольно техническими).

Кроме того, двойной подход Lokad уникально подходит для обеспечения плавного перехода от устаревшего процесса к новому решению. «Двойной запуск» в этом контексте означает, что Lokad работает параллельно со старой системой принятия решений по всему объему инициативы. Такая практика возможна благодаря роботизированной природе старого процесса принятия решений в Lokad, что гарантирует, что числовые модели, реализованные специалистами SCS, успешно работали в точных производственных условиях на протяжении всего объема и в течение нескольких недель до фактического запуска, когда решения Lokad заменяют устаревший процесс.

Следует отметить, что такой двойной запуск обычно невозможен при использовании альтернативных технологий и методологий, предлагаемых нашими конкурентами. Действительно, поскольку они не роботизируют решения по цепям поставок, накладные расходы, связанные с двойным запуском, значительны. В результате двойной запуск, в лучшем случае, проводится в ограниченном объеме, который не отражает полностью реальные производственные условия. Таким образом, при использовании такого подхода позднее расширение объема неизбежно приводит к производственным инцидентам, которых можно было бы полностью избежать при полномасштабном двойном запуске.

4.6 Предоставляете ли вы объем, сроки и критерии успеха для пилотного запуска, которые будут рассмотрены и утверждены компанией-клиентом?

Да. Объем всегда подробно описывается в договоре между Lokad и компанией-клиентом. Обычно он представляет собой определенный тип решения в области управления цепями поставок (например, пополнение запасов или распределение товаров) для заданного числа локаций и/или набора бизнес-систем.

The timeline is typically under 6 months (from kick-off to production). While a projected timeline is always included in our commercial proposal, it might not be specified in the contractual agreement. The binding timeline represents a mutual commitment, and the pace of the Lokad initiative depends on the timely execution of certain steps by the client company, notably the construction of a data pipeline to Lokad.

Что касается критериев успеха, решение всегда принимается односторонне компанией-клиентом. Хотя мы можем задокументировать руководящие принципы, которые должны поддерживать это решение, нерегламентированное одностороннее решение было бы необычным. Проще говоря, поставщик не должен иметь права решать, что пилотный проект прошёл успешно, если клиент считает иначе.

См. также Реализация проекта и управление 1.2.

Пожалуйста, обратитесь к Оценке успеха количественной инициативы в цепочке поставок для получения дополнительной информации по этому тонкому вопросу.

4.7 Организуете ли вы проведение пилотных запусков, чтобы обеспечить a) достаточность данных, b) корректную конфигурацию системы и готовность приложения, c) соответствие процессов/систем требованиям, и d) общую пригодность для использования?

Да. Как правило, мы относимся к пилотному проекту – предназначенному для оптимизации цепочки поставок – точно так же, как к «настоящей» инициативе, предназначенной для перехода в производство. По сути, что касается оптимизации цепочки поставок, адекватный пилот не отличается от предпродакшн-настройки, одобренной для использования в производстве.

Команда Supply Chain Scientists (SCSs) компании Lokad отвечает за все вышеперечисленное. По нашему опыту, проблема достаточности данных редко возникает в компаниях, перешедших в цифровой формат много лет (если не десятилетий) назад. Пока имеется бизнес-система для отслеживания того, что куплено, произведено, складуется и продано, можно практически гарантировать, что данные будут достаточными. Сложность заключается в том, чтобы осмыслить данные, которые изначально не собирались для поддержки оптимизации цепочки поставок.

См. плохие данные для получения дополнительной информации по этому вопросу.

5. Управление изменениями и рисками

5.1 Какую поддержку вы можете оказать компании-клиенту для управления изменениями, связанными с внедрением инициативы?

Все клиенты могут рассчитывать на полную поддержку Supply Chain Scientists (SCSs) компании Lokad, все из которых обучены справляться с техническими и нетехническими требованиями инициатив по оптимизации цепочки поставок. SCSs помогают в процессе управления изменениями различными способами, включая:

• Предложение улучшений для существующих процессов для специалистов по цепочке поставок компании-клиента.
• Подготовку учебных материалов для адаптации сотрудников/команд компании-клиента.
• Помощь руководству цепочки поставок посредством количественной оценки воздействия изменений на цепочку поставок в долларах или евро (или в выбранной клиентом валюте).

Следует отметить, что управление изменениями может требовать значительных временных затрат от SCS. Хотя каждый SCS обладает уникальными навыками и опытом в помощи руководству цепочки поставок в вопросах управления изменениями, эта обязанность конкурирует со всеми их другими задачами.

Таким образом, контрактные условия, согласованные между Lokad и каждым клиентом, определяют количество ресурсов — то есть размер команды SCS, которые будут доступны для поддержки инициативы. Наши коммерческие предложения обычно предполагают, что SCS будут оказывать некоторую поддержку в управлении изменениями. Однако наши предложения, как правило, не включают «масштабную» поддержку управления изменениями, если только это не запрошено клиентом.

5.2 Как вы видите управление изменениями на этапе производства? Каковы основные этапы? Как выглядит новая организация после успешного внедрения нового решения?

Как только система Lokad переходит в эксплуатацию, целый класс решений по цепочке поставок автоматизируется. Цель состоит в том, чтобы превратить практику управления цепочкой поставок в капиталистическое предприятие. Каждый час, затраченный специалистом по цепочке поставок, должен способствовать непрерывному совершенствованию числовых рецептов. Это отличается от «традиционной» практики в цепочке поставок, где подавляющее большинство усилий в любой день направлено на то, чтобы поддерживать деятельность компании еще на один день. Естественно, переход к этой добавляющей стоимость форме цепочки поставок происходит постепенно.

• Первый этап заключается в том, чтобы специалисты по цепочке поставок признали, что Lokad позволяет им отказаться от большинства устаревших процессов. Например, имеет смысл пересматривать ежедневные количества пополнения запасов, когда эти количества часто неверны. Однако по замыслу, показатели Lokad уже корректны и не требуют дополнительного пересмотра. Фактически, 0% ошибок в числовых данных, генерируемых Lokad, является основным критерием для запуска системы в производство. Доверие специалистов по цепочке поставок к данным Lokad, естественно, освобождает много времени, которое можно использовать более эффективно.

• Второй этап состоит в наличии нескольких «ранних последователей» среди специалистов по цепочке поставок. Это, как правило, те, кто быстро сумеет отделиться от устаревших процессов, не приносящих добавленной стоимости (например, ручного пересмотра показателей), чтобы сосредоточиться на непрерывном улучшении цепочки поставок с помощью числовых рецептов. Они могут начать решать многочисленные важные вопросы, выходящие за рамки лишь технических аспектов (например, рассматривает ли компания-клиент качество своего обслуживания с правильной точки зрения?).

• Третий этап состоит в том, чтобы большинство специалистов по цепочке поставок ориентировались внешне (на клиентов и поставщиков), а не внутренне. В конечном счёте, цепочка поставок должна обеспечить согласованность, которая выходит за рамки компании-клиента. Это расширяет круг собираемых инсайтов и помогает дальнейшему совершенствованию числовых рецептов.

Новая организация гораздо ближе к софтверной компании. Ручное выполнение рутинных задач в цепочке поставок сведено к минимуму, поскольку повторяющиеся задачи теперь автоматизированы. Также значительно уменьшается количество чрезвычайных ситуаций (снова благодаря автоматизации). Сокращение рутинных задач приводит к увеличению разнообразия задач для специалиста по цепочке поставок. Обычно это означает, что требуется меньше времени и усилий для контроля цепочки поставок, но от руководства ожидается повышение квалификации сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать высвободившееся время и силы.

См. (Программная) Доставка, ориентированная на продукт, для цепочки поставок для получения дополнительной информации об этом переходе.

5.3 Как вы управляете изменением рабочих процессов для конечных пользователей? Сначала при адаптации Lokad, затем с учетом собственной эволюции Lokad.

По замыслу, решения по цепочке поставок, генерируемые Lokad, не требуют рабочих процессов. Фактически, автоматизация всех шагов, связанных с принятием решений по цепочке поставок, является желаемым вариантом.

Однако, если клиент явно попросит, Lokad может ввести «рабочий процесс», отражающий устаревший. Это, следует понимать, делается исключительно для облегчения управления изменениями и никоим образом не является требованием для успеха числового рецепта. По мере того как сотрудники клиента будут все лучше знакомы с решениями, генерируемыми Lokad, и будут больше им доверять, «рабочий процесс» может быть постепенно упрощён до полного удаления.

Что касается эволюции Lokad, наша платформа программируемая и управляется с помощью Envision (наш язык программирования, специализированный для данной области). Любые изменения/обновления Envision выполняются через автоматические скрипты, и этот процесс запрограммирован таким образом, что инициативы по цепочке поставок, размещённые в Lokad, остаются неизменными.

5.4 Можете ли вы вести реестр Проблем и Рисков, включающий план мер по их смягчению, задачи, ответственность, временные рамки и статусы (не начато, в процессе, закрыто, отложено)? Будет ли проектный менеджер Lokad отвечать за отслеживание всех Проблем и Рисков, обеспечение своевременного их решения или управление эскалациями, когда это необходимо?

Да. Платформа Lokad оснащена собственной внутренней системой управления проблемами/тикетами/задачами. Эта функция предоставляет все обычные возможности, которые обычно ожидаются от подобного инструмента, такие как управление статусами, приоритетами, назначениями, уведомлениями и т.д. Более того, мы отдельно ведём Совместное Методическое Руководство (JPM), которое представляет собой всестороннюю и хорошо организованную презентацию инициативы со всеми соответствующими временными рамками на высоком уровне. Supply Chain Scientists (SCSs) Lokad отвечают за контроль системы управления задачами. Они следят за тем, чтобы проблемы и вопросы решались оперативно.

Эскалации возможны, но редки. Тот же SCS, который управляет/рассматривает задачи, также их решает. Старшие SCS Lokad выполняют широкий спектр ролей: эксперт по цепочке поставок, инженер данных, интегратор данных, бизнес-аналитик, специалист по данным, проектный менеджер, консультант по изменениям и т.д.

Возможность легко связаться с SCS часто упоминается нашими клиентами как значительное преимущество. Клиент может сразу же взаимодействовать с лицом, ответственным за надлежащее решение любых проблем, а не проходить через несколько слоёв бюрократии в надежде поговорить с кем-то, кто сможет им помочь.

В случае возникновения проблемы, требующей навыков, выходящих за рамки компетенций SCS (например, техническая проблема с архитектурой платформы), они всё же курируют своевременное решение проблемы и выступают в качестве первой точки контакта для соответствующего клиента.

5.5 Предоставляете ли вы консультационные услуги по управлению организационными изменениями для решения вопросов, связанных с введением и изменением бизнес-процессов, а также с отказом от существующих процессов?

Да, если компания-клиент хочет, чтобы их партнёрство с Lokad включало услуги консультаций по управлению изменениями. Следует отметить, что основная экспертиза Lokad заключается в предиктивной оптимизации цепочки поставок, а не в управлении изменениями. Наш подход к управлению изменениями также более традиционен, чем наши практики в области цепочки поставок. Если этот подход будет реализован, он ограничит число третьих сторон, вовлечённых в проект.

Или, если компания-клиент предпочтет сохранить услуги специалиста по управлению изменениями для дополнения работы Lokad, мы окажем им поддержку, предоставив столько, сколько компания сочтёт разумным.

6. Настройка и функциональность системы

6.1 Организуете ли вы сессии для приоритизации требований к настройке, обеспечивая понимание бизнес-влияния из-за недостатков продукта и достигая взаимного соглашения относительно приоритетности внедрения настроек?

Да. Supply Chain Scientists (SCSs) Lokad отвечают за этот процесс. Фактически, Lokad выделяется по двум направлениям в вопросе приоритизации. Во-первых, SCS способен самостоятельно реализовать настройку и, таким образом, может предоставить ясное представление о том, что поставлено на кон с точки зрения ресурсов и сроков.

Это значительно улучшает качество приоритизации, поскольку компания-клиент получает выгоду от эксперта, способного быстро сбалансировать преимущества любого изменения в цепочке поставок с сопутствующими расходами.

Во-вторых, «Количество в цепочке поставок» — общая философия Lokad — акцентирует внимание на сугубо финансовой перспективе. Следовательно, SCS помогает компании-клиенту предоставить количественные оценки (в долларах или евро) воздействия потенциального изменения, которое будет внесено в решение. Эта стратегия совершенствует инициативу, избегая традиционных узких мест в обсуждении того, что следует приоритезировать. Вместо этого Lokad оптимизирует процесс, приоритизируя вопросы, приводящие к наибольшему финансовому эффекту.

6.2 Можете ли вы провести анализ соответствия текущих бизнес-процессов для выявления возможностей автоматизации, задокументировать желаемые будущие процессы и определить недостатки в функциональности продукта? Можете ли вы предложить приемлемые обходные решения, когда выявляются недостатки функциональности продукта?

Да. Supply Chain Scientists (SCSs) Lokad отвечают за этот процесс. В то время как начальный анализ будет проведён в начале инициативы, этот процесс продолжается и на этапе производства. Это часть нашего подхода к постоянному совершенствованию решения.

Что касается оптимизации цепочки поставок, недостатки редко связаны с «функциональностью», а скорее с «производительностью». Например, задача состоит не только в том, чтобы генерировать количества пополнения (функциональность), но и в том, чтобы гарантировать, что сгенерированные количества являются наиболее прибыльными (производительность).

Таким образом, SCS занимаются выявлением и устранением «пробелов в производительности», которые иногда требуют дополнительной функциональности или реинжиниринга решения. Это может включать добавление или удаление функций для оптимизации общей производительности.

В связи с этим стоит отметить, что платформа Lokad является программируемой. Таким образом, любые выявленные «пробелы в функциональности» могут быть устранены посредством добавления (или корректировки) нескольких строк кода на Envision. Именно эта программируемость позволяет Lokad предоставлять индивидуальные решения для каждого клиента.

6.3 Можете ли вы предоставить подробную повестку дня для семинаров по анализу соответствия процессов, включая ожидания экспертов (SME) со стороны клиента, как минимум за неделю до начала семинаров?

Да. Supply Chain Scientists (SCSs) Lokad предоставляют повестку дня для каждого семинара. Мы гарантируем, что повестка будет сообщена как минимум за неделю до мероприятия. Если компания-клиент даёт чёткие инструкции, например, указывает срок предоставления повестки(-ок), мы будем их соблюдать. В отсутствие инструкций мы структурируем семинары (включая временные рамки и передачу всех необходимых шагов со стороны клиента) интеллигентно и профессионально.

6.4 Обеспечиваете ли вы совместный обзор и утверждение документов с требованиями к настройке продукта компанией-клиентом?

Да, эти документы будут предоставлены компании-клиенту и впоследствии одобрены ею.

Обратите внимание, что дизайнерские решения платформы Lokad в значительной степени устраняют необходимость в «настройке» — по крайней мере, в том смысле, в каком этот термин обычно понимается в корпоративном программном обеспечении. Платформа Lokad является программируемой, с использованием Envision — нашего специализированного языка (DSL), предназначенного для предиктивной оптимизации цепочки поставок.

Таким образом, решения Lokad всегда «настраиваются» в том смысле, что они полностью адаптированы к конкретным потребностям компании-клиента. Однако такая настройка реализуется таким образом, чтобы решение оставалось частью основной продуктовой линейки Lokad. Это предпочтительный (и преднамеренно разработанный) подход Lokad, который не вызывает проблем с обслуживанием.

6.5 Оказываете ли вы помощь компании-клиенту в установлении интерфейсного взаимодействия с внешними системами, а также в тестировании и сертификации интерфейсов?

Да. Учёные по цепочке поставок (SCSs) Lokad оказывают поддержку в настройке, тестировании, валидации и документировании интерфейсов между системами, управляемыми компанией-клиентом, и Lokad. При необходимости SCSs могут быть дополнены внутренними IT-ресурсами Lokad для реализации технических аспектов низкого уровня, таких как сетевые или протоколы безопасности.

Интерфейсы систем, как правило, не «сертифицируются» сторонней сертификационной организацией. Интерфейсы «формально определяются» посредством технических спецификаций, согласованных совместно между IT-отделом компании-клиента и Lokad. Эти технические спецификации фиксируют взаимные обязательства компаний: иными словами, компания-клиент обязуется своевременно предоставлять необходимые данные Lokad, а Lokad, в свою очередь, обязуется также своевременно предоставлять результаты.

6.6 Предоставляете ли вы документы с техническими спецификациями интерфейсов на семинарах, включая примеры сообщений?

Да, Lokad предоставляет спецификации интерфейсов на семинарах. Примеры сообщений могут быть включены по желанию компании-клиента.

Однако, учитывая специфику сервиса Lokad, «примеры сообщений» скорее всего будут представлены в виде таблиц, так как это более точно отражает результат, который Lokad генерирует для клиента. Для справки: подавляющее большинство технических спецификаций интерфейсов сосредоточено на таблицах и их форматах, а также на паттернах извлечения таблиц и расписаниях передачи.

6.7 Делитесь ли вы процессами управления запросами на изменения и выпуском новых версий?

Да. Учёные по цепочке поставок (SCSs) Lokad отвечают за этот процесс. Важно отметить, что у Lokad существуют два уровня изменений и выпусков, что отличается от типичного корпоративного программного обеспечения.

Во-первых, изменения, производимые специально для клиентов, реализуются непосредственно SCSs. Такие изменения происходят часто, зачастую несколько раз в день, особенно во время фазы внедрения. Эти изменения являются прямым ответом на потребности компании-клиента и требуют значительного обмена информацией между сторонами.

Во-вторых, мы обновляем платформу Lokad, как правило, через обновления Envision — нашего DSL (языка программирования, ориентированного на конкретную предметную область), предназначенного для предиктивной оптимизации цепочек поставок. Эти изменения разработаны таким образом, чтобы быть прозрачными для компаний-клиентов. При необходимости подробности об этих обновлениях могут быть предоставлены, и большая часть этой информации публикуется в открытом доступе.

См. Envision VM Environment and General Architecture для получения дополнительной информации об эволюции платформы Lokad.

7. Приёмочное тестирование (UAT)

7.1 Оказываете ли вы помощь компании-клиенту в настройке тестовой среды для приёмочного тестирования (UAT) с использованием данных и конфигураций системы, специфичных для контекста?

Да. Учёные по цепочке поставок (SCSs) Lokad отвечают за этот процесс. Lokad предлагает уникальные методологические и технические инновации для поддержки этого процесса.

С методологической точки зрения мы отдаем предпочтение разработке приоритетных списков, в которых элементы ранжируются по убыванию возврата инвестиций (ROI) для компании. Этот аспект имеет ключевое значение для того, чтобы не тратить время конечных пользователей на просмотр большого объёма преимущественно нерелевантных данных.

С технологической точки зрения, платформа Lokad была специально разработана для одновременной поддержки нескольких сред для любой конкретной инициативы. Эти среды являются нативной функцией нашей многоарендной SaaS-платформы и могут быть внедрены с минимальными накладными расходами как с точки зрения вычислительных ресурсов, так и времени на администрирование системы.

См. также User Acceptance Testing 7.3.

7.2 Настраиваете ли вы пред-производственную, производственную и обучающую среды UAT (приёмочного тестирования) в соответствии с определёнными ToBe-процессами?

Да. Благодаря богатой программируемости платформы Lokad мы можем полностью контролировать конфигурации. Это становится возможным благодаря Envision — нашему DSL (языку программирования, ориентированного на конкретную предметную область), предназначенному для предиктивной оптимизации цепочек поставок.

Такой подход позволяет различным средам использовать одну и ту же конфигурацию для всех компонентов, не подлежащих изменению, посредством применения одного и того же кода, где это возможно. Это существенно снижает случайные различия между средами, которые могут сбивать с толку пользователей и подрывать целостность процесса UAT.

Кроме того, перевод настройки с одной стадии на другую является простым благодаря нашему дизайну. Использование кодовой базы для внесения изменений в конфигурацию оказывается более эффективным, чем традиционные методы через пользовательский интерфейс.

7.3 Предоставляете ли вы отдельные среды для UAT (приёмочного тестирования), миграции данных, производственной стадии (пред-производство), производства и обучения для продукта (включая необходимые интерфейсы) для компании-клиента и внешних систем?

Да. Платформа Lokad была специально разработана для одновременной поддержки нескольких сред для любой конкретной инициативы. Эти среды являются нативной функцией нашей многоарендной SaaS-платформы и могут быть внедрены с минимальными накладными расходами как с точки зрения вычислительных ресурсов, так и времени на администрирование системы.

В случае Lokad дублирование всей производственной среды, включая все производственные данные, осуществляется без удвоения объёма памяти для хранения данных. Внутри данные, идентичные между двумя средами, объединяются. Более того, наш дизайн с постоянным временем работы гарантирует, что нагрузка одной среды не влияет негативно на производительность другой.

Однако большинство поставщиков корпоративного программного обеспечения обходят эту проблему простым «клонированием» основной настройки. Клонирование — или прямое дублирование — легко, но расточительно. Это означает, что количество ресурсов (человеческих и машинных) увеличивается линейно с числом сред — например, три среды увеличивают исходные затраты втрое. Для любой значительной цепочки поставок это приводит к существенным расходам.

7.4 Гарантируете ли вы своевременное устранение всех дефектов, чтобы обеспечить завершение UAT (приёмочного тестирования) в установленные взаимно согласованные сроки?

Да, при условии, что можно согласовать нюансированные определения терминов «устранение» и «дефект». В целом, учёные по цепочке поставок (SCSs) Lokad отвечают за разрешение всех проблем, которые подрывают основную цель инициативы: увеличение возврата инвестиций. В типичном сценарии SCS предлагает соответствующее действие и устанавливает сроки, которые компания-клиент утверждает или корректирует по своему усмотрению.

Важно подчеркнуть, что в цепочке поставок не существует идеальных решений, есть лишь лучшие и худшие компромиссы. Иными словами, проблему, в которой две или более ценностей находятся в полном противоречии, нельзя по-настоящему решить.

Например, просроченные скоропортящиеся запасы являются расточительными, но при работе со скоропортящимися продуктами такую расточительность невозможно полностью исключить без негативного влияния на качество обслуживания. Необходимо найти баланс между мёртвыми запасами и дефицитом товаров. При этом и «мертвые запасы», и «дефицит товаров» в определённом смысле являются дефектами.

Кратко говоря, SCSs могут устранять «обычные» проблемы по мере их возникновения, например, исправлять ошибку разбора (парсинга) при чтении файла (программную ошибку). Однако основная цель количественного решения для цепочки поставок заключается не в решении проблем, а в повышении возврата инвестиций (в долларах или евро). Lokad достигает такого рода «решения» благодаря интеллектуальному, финансово ориентированному подходу к компромиссам в цепочке поставок.

7.5 Оказываете ли вы помощь компании-клиенту в рассмотрении сценариев, тестовых случаев и тестовых данных для UAT (приёмочного тестирования)?

Да. Учёные по цепочке поставок (SCSs) Lokad отвечают за этот процесс.

Однако, с точки зрения оптимизации цепочки поставок, наборы данных, меньшие, чем вся производственная конфигурация, как правило, недостаточны. На практике сценарии, тестовые случаи и тестовые данные должны быть (почти) такими же масштабными, как и производственная установка, чтобы обеспечить сквозное представление цепочки поставок. Это требование не связано напрямую с Lokad; оно является особенностью цепочки поставок.

7.6 Гарантируете ли вы присутствие специалистов на месте в головном офисе компании-клиента во время фазы UAT (приёмочного тестирования)?

Да. Присутствие специалистов на месте регулируется договорными условиями между Lokad и компанией-клиентом. Этот аспект всегда обсуждается индивидуально для каждого клиента.

Следует отметить, что количественная инициатива в цепочке поставок с Lokad предусматривает непрерывное совершенствование, поэтому четко фиксированного периода UAT не существует. Тестирование, как правило, начинается в конце второго месяца, достигает пика к четвертому месяцу, а затем стабилизируется с шестого месяца.

Посвящая постоянные ресурсы усовершенствованию наших числовых рецептов (алгоритмов, предназначенных для оптимизации цепочки поставок), Lokad гарантирует, что каждая инициатива клиента остается актуальной.

См. также Project Implementation & Management 1.7.

8. Поддержка после внедрения и аудит

8.1 Можете ли вы гарантировать, что наблюдения с пилотных запусков будут задокументированы, а все мероприятия будут назначены соответствующим заинтересованным сторонам из отделов Технического, IT и Поставщиков компании-клиента, а также отслежены до их завершения?

Да. Учёные по цепочке поставок (SCSs) Lokad создают и ведут Совместное руководство по процедурам (JPM) для каждой инициативы. Оно включает все важные наблюдения, касающиеся инициативы. Важно, что руководство разработано так, чтобы быть доступным для нетехнической аудитории (хотя некоторые разделы и приложения достаточно технические).

Ключевые мероприятия документируются в JPM. Однако мелкие задачи обычно решаются с помощью системы управления задачами на платформе Lokad. Эти мелкие задачи кратковременны, и система управления задачами обеспечивает их отслеживание и закрытие лучше, чем JPM.

8.2 Можете ли вы обеспечить наличие достаточного количества отчетов о качестве и соблюдении требований для контроля за использованием и принятием системы?

Да. Учёные по цепочке поставок (SCSs) Lokad обычно внедряют специальное оборудование для этой цели на завершающем этапе внедрения, непосредственно перед официальным запуском.

Кроме того, Lokad может отслеживать соответствие между решениями, генерируемыми для цепочки поставок, и фактическими решениями, принимаемыми в цепочке поставок. Это делается для выявления потенциальных источников расхождений, таких как ошибки или сбои в системах клиента, которые могут повлиять на реализацию рекомендаций Lokad.

8.3 Проведете ли вы ежегодный аудит приложения и предоставите ли обратную связь по улучшению использования и принятия системы конечными пользователями для более быстрого достижения ROI (возврата инвестиций)?

Да, ежегодный аудит всего решения (от начала до конца) является стандартной процедурой. При этом учёные по цепочке поставок (SCSs) Lokad обычно проводят аудит всего решения несколько раз в течение года. Ежегодный аудит обычно приводит к детальной презентации дорожной карты для руководства клиента. Это соответствует нашему подходу непрерывного совершенствования каждой инициативы.

Что касается использования, на практике SCSs заблаговременно внедряют специальные инструменты для мониторинга использования, принятия и соблюдения решений в цепочке поставок, генерируемых Lokad. Хотя ежегодный аудит предоставляет отличную возможность для внесения необходимых корректировок, наши SCSs очень проактивны в вопросе принятия рекомендаций Lokad по цепочке поставок. Этот вопрос обсуждается на наших еженедельных рабочих сессиях, так как принятие рекомендаций Lokad является основным фактором повышения ROI в количественной инициативе по цепочке поставок.

8.4 Обеспечите ли вы, чтобы специализированная команда поддержки продукта, базирующаяся в головном офисе компании-клиента, продолжала поддерживать продукт не менее 6 месяцев после запуска?

Да. Команда учёных по цепочке поставок (SCSs) Lokad занимается этой задачей. Наши SCSs проходят обширное обучение для того, чтобы постоянно совершенствовать инициативу и оказывать постоянную поддержку клиенту. Постоянное присутствие SCSs на месте будет обсуждаться и уточняться в договоре с клиентом, если это необходимо.

Кроме того, Lokad настоятельно рекомендует поддерживать активное, непрерывное стремление к совершенствованию решения, особенно со стороны клиента. Прекращение усилий по постоянному совершенствованию, по нашему опыту, подрывает эффективность инициативы. Любые изменения со стороны клиента, включая незначительные корректировки в прикладной среде или ограничения, могут повлиять на качество решений, генерируемых Lokad, поэтому рекомендуется поддерживать активную бдительность и постоянное улучшение.

См. также Project Implementation & Management 1.7.

9. Управление инцидентами и дефектами

9.1 Обеспечите ли вы, чтобы все необходимые дефекты и запросы на изменения (критические и высокоприоритетные элементы) обрабатывались в приоритетном порядке и выполнялись, чтобы избежать задержек в сроках запуска компании-клиента?

Да. Учёные по цепочке поставок (SCSs) Lokad отвечают за этот процесс. Наша платформа разработана таким образом, чтобы позволить им оперативно и автономно решать вопросы дефектов и запросов на изменения.

Платформа Lokad является программируемой, что стало возможным благодаря Envision — нашему DSL (языку программирования, ориентированного на конкретную предметную область), предназначенному для предиктивной оптимизации цепочек поставок. Эта программируемость означает, что SCSs могут оперативно вносить исправления и реализовывать запрошенные изменения в инициативу с уровнем точности, редко встречающимся в корпоративном программном обеспечении.

Помимо технологической стороны, специалисты SCS компании Lokad обучены выполнять ряд ключевых ролей, что естественным образом снижает количество людей, необходимых для устранения дефектов и обработки запросов на изменения. Эти роли включают эксперта по цепочке поставок, бизнес-аналитика, специалиста по данным, инженера по данным и системного интегратора. Таким образом, они хорошо подготовлены для предоставления исправлений и обновлений, учитывая основные приоритеты клиента.

См. также Настройка и функциональность системы 6.2.

9.2 Можете ли вы внедрить механизм мониторинга дефектов для обеспечения своевременного закрытия всех дефектов и проблем с удобством использования?

Да, платформа Lokad оснащена собственной системой управления задачами/тикетами/вопросами. Эти возможности позволяют нам точно отслеживать своевременное решение проблем. За их устранение отвечают команды специалистов по цепочке поставок (SCS), сотрудничающие с Lokad.

Однако важно не смешивать понятия «дефекты» и «проблемы удобства использования». Например, неточный прогноз спроса является «дефектом». Он негативно влияет на цепочку поставок. Однако в зависимости от рыночных условий, в которых работает клиентская компания, этот «дефект» может никогда не быть устранён, а лишь смягчён. Когда речь идёт о предиктивной оптимизации цепочек поставок, решения всегда представляют собой компромисс: устраняя один дефект, создаётся другой (надеемся, менее значительный).

В отличие от этого, проблемы удобства использования, как правило, решаются достаточно просто. Таким образом, для этой категории проблем мы готовы и обязуемся обеспечить их своевременное устранение, поскольку решение этой проблемы, как правило, не создаёт новых проблем.

9.3 Можете ли вы гарантировать, что дефекты, выявленные во время тестирования релизов (до запуска в продакшен), будут своевременно устранены, чтобы они не повлияли на сроки запуска релиза клиентской компании?

Да. Если обнаруженные дефекты относятся к специализированной кодовой базе клиента (написанной на Envision), то их исправят специалисты по цепочке поставок (SCS) компании Lokad. Если же обнаруженные дефекты касаются платформы Lokad, то их исправят инженерные команды Lokad.

В любом случае, процесс релиза в Lokad включает обширное тестирование, чтобы гарантировать, что дефекты выявлены и исправлены до релиза (запуска в продакшен).

9.4 Как вы будете реагировать на инциденты, которые может зафиксировать клиентская компания через любой из следующих каналов: телефон, электронная почта, офисный коммуникатор и/или прямое внесение в Систему управления инцидентами?

Специалисты по цепочке поставок (SCS) относятся к каждому сообщению об инциденте с максимальной серьёзностью, независимо от того, как оно было получено. Договор между Lokad и клиентской компанией определяет, сколько специалистов SCS будет задействовано в проекте, а также количество часов в неделю, в течение которых клиент может рассчитывать на прямую поддержку.

Решение обычного инцидента начинается с того, что специалист SCS создаёт новую запись в системе управления задачами/тикетами/вопросами. Это обеспечивает отслеживаемость инцидента.

Затем специалист SCS диагностирует проблему. Если для её устранения требуется вмешательство со стороны Lokad, SCS незамедлительно мобилизует необходимые ресурсы для решения проблемы — как правило, это он/она сам(а).

Наконец, после устранения проблемы специалист SCS оценит истинную первопричину сообщённого инцидента, даже если по итогам диагностики он оказался несущественным. Обычно где-то имеется скрытая проблема, которую необходимо решить. Устраняя глубокую первопричину, Lokad проактивно предотвращает возникновение подобных проблем в будущем.

9.5 Если дефект зафиксирован вне системы управления инцидентами — через другой канал, например, по электронной почте, — зарегистрируете ли вы его в системе для надлежащего отслеживания и соблюдения нормативов?

Да. Создание соответствующей записи в платформе Lokad при получении сообщения через канал, отличный от системы управления задачами/тикетами/вопросами, является стандартной практикой. Эта практика способствует тщательному отслеживанию и соблюдению норм.