Inventario perpetuo
Nel business e in contabilità, la nozione di inventario perpetuo si riferisce a un sistema, o in pratica a un software, in cui le informazioni sulla quantità di inventario e la disponibilità delle SKU (stock keeping units) vengono aggiornate continuamente in base ai record associati alle operazioni aziendali, principalmente ordini e movimenti di magazzino. L’obiettivo dell’inventario perpetuo è mantenere una stima accurata dei livelli reali di stock con il minor numero possibile di conteggi di magazzino.
Progettazione de facto per il software moderno
Tutti i moderni software di gestione dell’inventario sfruttano l’approccio dell’inventario perpetuo, che consiste nel dedurre, tra le altre quantità, i livelli attuali di stock basandosi sulle operazioni aziendali registrate all’interno del sistema. Al sistema viene solitamente fornito il livello iniziale di stock, e tutti i livelli successivi vengono calcolati automaticamente.
Questo approccio utilizza generalmente la nozione di SKU che rappresenta una località fisica che dovrebbe contenere un certo numero di unità dello stesso prodotto. Il punto di vista tipico dell’inventario perpetuo presuppone che le unità all’interno di una SKU non possano essere differenziate.
L’approccio dell’inventario perpetuo è inoltre prevalentemente associato alla valutazione dell’inventario secondo il metodo FIFO (first-in first-out), che viene anch’esso calcolato in base agli stessi record storici associati alle operazioni aziendali utilizzati per il calcolo dell’inventario perpetuo.
Conteggio periodico come meccanismo correttivo
L’inventario perpetuo si basa sull’assunzione che i record delle operazioni aziendali riflettano accuratamente ciò che sta realmente accadendo per quanto riguarda l’inventario effettivo. Tuttavia, gli errori di inserimento manuale introducono discrepanze tra le quantità effettivamente in entrata e in uscita e i loro corrispettivi elettronici reali. In particolare, a causa della natura cumulativa del calcolo dell’inventario perpetuo, gli errori si accumulano nel tempo.
Pertanto, anche se le operazioni aziendali vengono registrate seguendo un processo che garantisce una percentuale molto bassa di registrazioni inesatte, ogni rotazione dell’inventario degraderà l’accuratezza degli indicatori mantenuti tramite l’inventario perpetuo, in particolare il livello di stock disponibile. Questo problema è tipicamente definito come un problema di inventario fantasma, in cui i livelli di stock elettronici divergono dai livelli di stock reali.
Il problema dell’inventario fantasma viene tipicamente risolto tramite una ricontezza periodica dei livelli di stock. In pratica, i magazzini e altri ambienti strettamente controllati necessitano di riconteggi poco frequenti. Al contrario, ambienti in cui vi è scarso controllo dei processi di inventario, come i negozi, richiedono riconteggi molto più frequenti.