Dans le domaine des affaires et de la comptabilité, la notion d’inventaire perpétuel fait référence à un système, ou dans la pratique un logiciel, où les informations sur la quantité d’inventaire et la disponibilité des unités de gestion des stocks (UGS) sont mises à jour en continu en fonction des enregistrements associés aux opérations commerciales, principalement les commandes et les mouvements de stocks. L’objectif de l’inventaire perpétuel est de maintenir une estimation précise des niveaux de stock réels avec le moins de comptages de stocks possible.
Conception de facto pour les logiciels modernes
Tous les logiciels modernes de gestion des stocks exploitent l’approche de l’inventaire perpétuel qui consiste à déduire, parmi d’autres quantités, les niveaux de stock actuels en fonction des opérations commerciales qui sont également enregistrées dans le système. Le système est généralement doté du niveau de stock initial, et tous les niveaux de stock ultérieurs sont calculés automatiquement.
Cette approche utilise généralement la notion d’UGS qui représente un emplacement physique censé contenir un certain nombre d’unités du même produit. Le point de vue typique de l’inventaire perpétuel suppose généralement que les unités au sein d’une UGS ne peuvent pas être différenciées.
L’approche de l’inventaire perpétuel est également principalement associée à l’évaluation des stocks selon la méthode FIFO (premier entré, premier sorti), qui est également calculée sur la base des mêmes enregistrements historiques associés aux opérations commerciales que ceux utilisés pour le calcul de l’inventaire perpétuel.
Le comptage périodique comme mécanisme correctif
L’inventaire perpétuel repose sur l’hypothèse que les enregistrements des opérations commerciales reflètent avec précision ce qui se passe réellement en ce qui concerne l’inventaire réel. Cependant, les erreurs de saisie manuelle introduisent des écarts entre les quantités qui circulent réellement et leurs homologues électroniques réels. En particulier, en raison de la nature cumulative du calcul de l’inventaire perpétuel, les erreurs s’accumulent au fil du temps.
Ainsi, même si les opérations commerciales sont enregistrées selon un processus qui garantit un pourcentage très faible d’entrées erronées, chaque rotation de l’inventaire va dégrader la précision des indicateurs maintenus grâce à l’inventaire perpétuel, notamment le stock disponible. Ce problème est généralement appelé problème d’inventaire fantôme, où les niveaux de stock électroniques divergent des niveaux de stock réels.
Le problème d’inventaire fantôme est généralement résolu par un comptage périodique des niveaux de stock. En pratique, les entrepôts et autres environnements strictement contrôlés n’ont besoin que de comptages peu fréquents. En revanche, les environnements où il y a peu de contrôle des processus d’inventaire, tels que les magasins, nécessitent des comptages beaucoup plus fréquents.