Ordini arretrati

Gli ordini in arretrato rappresentano gli ordini di acquisto effettuati al fornitore per prodotti che sono già esauriti in una determinata sede servita. Il backordering è il processo di vendita di un inventario che l’azienda non ha in magazzino. Il backordering avviene solo quando la domanda viene formalmente registrata: ad esempio, in un negozio al dettaglio, la maggior parte dei clienti si limita a passare oltre di fronte a una situazione di esaurimento degli scaffali, senza segnalare il prodotto mancante al negozio. Gli ordini in arretrato rappresentano sfide specifiche in termini di ottimizzazione dell’inventario, in quanto le unità arretrate sono solitamente associate a un certo grado di urgenza da parte del cliente.

Panoramica dei backorders

Il backordering rappresenta un modo per i clienti di ordinare un’unità attualmente non disponibile. Questa situazione si verifica spesso nei contesti di vendita B2B. Ad esempio, un magazzino di parti per aeromobili dovrebbe essere in grado di soddisfare tutte le richieste; e qualsiasi richiesta che non può essere immediatamente evasa dal magazzino attivo genererà un backorder.

I backorders possono verificarsi anche nei contesti B2C, tipicamente nell’e-commerce. Generalmente, il prodotto verrà segnalato come disponibile “entro 2 settimane” o in un altro lasso di tempo simile che rappresenta la stima migliore da parte dell’e-retailer su quanto tempo impiegherà per consegnare il prodotto al momento dell’ordine da parte del cliente. Prodotti costosi sono altresì frequentemente ordinati con backorder dal negozio con l’aiuto di un commesso.

Nel contesto B2C, il prodotto ordinato potrebbe non essere consegnato al cliente in definitiva, poiché i costi associati alla consegna potrebbero superare di gran lunga i benefici (vedi la discussione sui quantitativi minimi d’ordine MOQs qui sotto). Pertanto, quando è effettivamente possibile ricorrere ai backorders, si consiglia di implementare un processo che gestisca, nel modo più appropriato possibile, le situazioni in cui il prodotto non verrà consegnato al cliente entro il termine originariamente pubblicizzato. Questo processo solitamente include un rimborso proattivo per il prodotto, ma può anche comprendere un ulteriore buono regalo come compensazione per l’ordine non evaso.

Modellizzazione quantitativa dei backorders

Il processo di backordering è quasi sempre collegato al fatto che i clienti siano particolarmente sensibili alla durata effettiva degli stock-out. Infatti, con i backorders, i clienti assumono un impegno anticipato per l’acquisto di un prodotto non immediatamente disponibile, e una prolungata indisponibilità del prodotto verrà percepita come una mancanza di un buon servizio fornito dal distributore.

Dal punto di vista del controllo delle scorte, i backorders sono tipicamente rappresentati come valori negativi all’interno dello stock disponibile. Lo stock disponibile non va confuso con lo stock in magazzino, che rappresenta la quantità di prodotti fisicamente presenti sugli scaffali. Per definizione, il valore dello stock in magazzino non può scendere al di sotto dello zero, mentre lo stock disponibile può assumere valori sia positivi che negativi.

Da un punto di vista dell’ottimizzazione dell’inventario, quando si modella l’impatto dei backorders utilizzando la funzione di ricompensa dello stock, la penalità economica associata agli stock-out, nel caso specifico dei backorders, è tipicamente considerata piuttosto elevata, possibilmente pari o superiore al prezzo di vendita del prodotto stesso.

MOQs e backorders

Quando sono presenti quantitativi minimi d’ordine (MOQs), essi generalmente interferiscono con i backorders: in questo caso, non è possibile effettuare un ordine di acquisto che corrisponda esattamente alle quantità in backorder, poiché l’ordine deve soddisfare anche i vincoli del MOQ. Quando i MOQs sono elevati, non è sempre un’opzione economica ragionevole soddisfare ogni singolo backorder poiché soddisfare il vincolo del MOQ potrebbe comportare la creazione di una notevole quantità di dead stock.

Il primo passo per evitare questa situazione consiste nel perfezionare il calcolo che definisce la disponibilità del prodotto tenendo conto del vincolo del MOQ. Il vincolo del MOQ viene utilizzato per calcolare un ritardo di spedizione pubblicizzato in linea con il reale ritardo che il cliente dovrà probabilmente affrontare se sceglie l’opzione di backordering del prodotto.

Inoltre, è necessario utilizzare una politica di ordinamento prioritizzata per modellare correttamente l’impatto dell’ulteriore penalità per stock-out generata dai backorders. Infatti, le politiche di inventario a punto d’ordine non sono in grado di gestire adeguatamente questo tipo di vincoli multi-prodotto, poiché i MOQs vengono solitamente soddisfatti non solo ordinando i prodotti attualmente associati ai backorders, ma anche distribuendo le quantità su altri prodotti che presentano livelli di inventario più bassi.

Resi e backorders

Alcuni settori, come quello della moda ad esempio, registrano un numero costante di resi, che a volte rappresentano fino al 50% della domanda originale. In tali situazioni, un backorder potrebbe avere una buona probabilità di essere evaso grazie ai resi previsti, e quindi, potrebbe non essere necessario effettuare un vero e proprio ordine di acquisto al fornitore.

Da un punto di vista dell’ottimizzazione dell’inventario, questa situazione viene gestita combinando sia la previsione probabilistica della domanda che la previsione probabilistica dei resi. Le due previsioni probabilistiche vengono combinate attraverso una convoluzione che fornisce la domanda netta; una distribuzione di probabilità in cui valori di domanda negativi sono possibili e rappresentano situazioni in cui i resi potrebbero temporaneamente superare la domanda.

Ancora una volta, è necessario utilizzare una politica di ordinamento prioritizzata per unificare correttamente l’impatto dei backorders quando sono presenti anche i resi. È inoltre possibile combinare resi, MOQs e backorders, ma ciò richiede tipicamente l’uso di un specifico risolutore numerico.

Container e backorders

Alcuni distributori preferiscono confondere la linea di demarcazione tra backorders e ordini regolari quando vendono l’inventario mentre questo è ancora in transito via mare. Infatti, le importazioni dall’estero comportano tipicamente lead time molto lunghi, fino a 10 settimane o più. Tuttavia, un’analisi precisa del flusso in entrata dei container offre la possibilità di vendere prodotti con lead time sostanzialmente inferiori, evitando di vendere prodotti che sono effettivamente in magazzino.

La vendita di inventario che è ancora in transito rappresenta vantaggi significativi per i distributori dal punto di vista del flusso di cassa, e contribuisce anche a ridurre il complessivo rischio di inventario diminuendo l’impegno complessivo dell’azienda relativo alle quantità di inventario invenduto.

Praticamente, vendere l’inventario in transito, come quando i container sono ancora in mare, richiede previsioni probabilistiche affidabili sui lead time, poiché il calcolo dei tempi di spedizione pubblicizzati ai clienti necessita di una modellizzazione precisa dei rischi economici associati a una stima errata dei lead time del fornitore.