Contrôle du stock - Définition et observations

Contrôle du stock (définition et observations)


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Par Joannes Vermorel, Juin 2013

Le contrôle du stock (ou contrôle des stocks) peut être défini comme l'ensemble des processus qui permettent l'approvisionnement, le stockage et l'accessibilité des items, dans le but d'assurer leur disponibilité tout en minimisant le coût du stock. En pratique, le contrôle du stock couvre divers aspects, incluant la gestion du stock, le fait de faire le suivi à la fois de la quantité et de l'emplacement des items, mais aussi l'optimisation des stocks.

Gestion versus Optimisation

Le contrôle du stock est un vaste domaine, qui peut être séparé en deux zones principales :
  • La gestion du stock, qui est presque impossible à dissocier du logiciel de gestion des stocks dans la plupart des configuration informatisées. Lorsque l'on gère les stocks, le but est de maintenir une productivité forte pour toutes les opérations sur les stocks.
  • L' optimisation du stock, où les coûts, tels que les coûts de posession et les coûts de rupture de stock doivent être minimisés tout en permettant de faire face à une demande future incertaine. Lorsque l'on optimise les stocks, le but est de maximiser le rendement financier du stock pour l'entreprise.
    Bien que, physiquement, il n'y ait qu' "un seul" stock, ces deux zones reflètent des problèmes radicalement différents et qu'il vaut mieux traiter séparément.

Gestion du stock

Sous sa forme moderne, la gestion du stock est presque indistinguable du logiciel de gestion du stock qui la supporte. En effet, le logiciel se charge de maintenir une représentation électronique du stock, constamment utilisée pour traiter des questions de routine qui, autrement, nécessiteraient une inspection physique longue et détaillée du stock lui-même. Ex: combien d'unités nous reste-t-il pour le produit X ?

Pour pouvoir maintenir des stocks électroniques justes, toutes les opérations sur le stock doivent être prises en compte par le logiciel. En pratique, l'entrée des données est largement accélérée par l'usage de codes-barres ou de RFID (radio-frequency identification). Dans les environnements les plus modernes(1), les opérations physiques effectuées sur le stock sont elles-mêmes robotisées, auquel cas le stock est véritablement géré de façon numérique du début à la fin.

A la différence des systèmes de comptabilité qui se concentrent sur le fait de fournir un reflet précis de la situation financière des actifs gérés par l'entreprise, le système de gestion du stock est orienté vers l'action pour permettre à l'entreprise d'exploiter ses stocks. Le but premier du système est la productivité, pour permettre d'effectuer toutes les opérations sur les stocks en y consacrant le moins de temps et d'effort possibles. Le deuxième but du système est de fournir une précision acceptable dans la représentation électronique des stocks physiques.

Optimisation du stock

Le stock représente une anticipation de la demande future et un compromis financier entre des coûts opposés. Trop de stock et les coûts de possession s'envolent ; trop peu de stock et il n'y a plus rien à vendre, ce qui entraîne des coûts de rupture de stock.

A la différence de la gestion du stock, l'optimisation du stock se concentre sur le fait de prendre les meilleures décisions pour régir le stock ; par exemple :
  • Décider quand et quelle quantité commander (cf. point de commande)
  • Décider où stocker un item dans les locaux de l'entreprise
  • Décider quels items doivent être recomptés et quand (cf. stock fantôme)
  • ...

Une fois que la décision est prise, elle est transmise au système de gestion du stock ; toutefois ce dernier n'est pas nécessairement chargé de prendre ce type de décisions ou même de produire des suggestions pouvant être validées manuellement par un opérateur.

Le premier défi de l'optimisation des stocks est l'incertitude associée à la demande future. En effet, étant donné que la demande future n'est pas connue, la plupart des techniques d'optimisation du stock reposent sur des statistiques pour prévoir la demande. Les décisions optimisées sont calculées comme étant celles qui minimisent les coûts futurs attendus.

Parfois, des problèmes de combinatoire compliquent encore davantage l'optimisation. Par exemple, pour minimiser les coûts de livraison de son fournisseur, un distributeur peut souhaiter passer des commandes de réapprovisionnement qui tirent profit du poids et de l'espace disponibles dans le camion effectuant les livraisons. En pratique, cela signifie qu'il faut choisir le bon mélange entre les items lourds et les items volumineux.

Comparaison des deux visions

Comme nous l'avons mentionné précédemment, gérer ou optimiser le stock sont des problèmes distincts. Le tableau ci-dessous souligne les principales divergences entre ces deux points de vue.

Gestion Optimisation
Principale qualité du logiciel Fonctionnalités multiples. Plus de fonctionnalités signifie généralement une plus grande productivité, car le logiciel est alors capable de fournir du support dans de nombreuses situations, même peu fréquentes. Performant. Le logiciel est évalué selon la performance financière des décisions qu'il calcule.
Impact sur l'organisation Fort. La plupart des processus liés au stock de l'entreprise sont directement structurés par le logiciel lui-même. Faible. Les processus liés au stock pré-existent, le système propose simplement des décisions alternatives.
Disponibilité opérationnelle Temps réel. Si le logiciel ne fonctionne pas, l'entreprise ne peut véritablement plus faire aucune opération sur son stock. Déconnecté. La plupart des décisions sur le stock sont prises une seule fois par jour - parfois deux fois -, et les décisions peuvent être générées par lot.
Charge de calcul Basse. Le logiciel n'a besoin que de refléter les mouvements physiques du stock au fur et à mesure qu'ils ont lieu, ce qui est très lent comparé à la puissance de calcul disponible sur un ordinateur moderne. Elevée. Le logiciel doit procéder à des simulations ou autres procédés du même ordre ; il retraite fréquemment l'intégralité de l'historique pour réaliser les optimisations requises.
Coût du changement Elevé étant donné que tous les processus sont structurés autour du logicel. De plus, puisque le logiciel représente l' ''état'' du stock, il est peu pratique de le faire coexister avec d'autres systèmes, puisque les stocks élctroniques ont tendance à diverger très rapidement. Bas. Des systèmes multiples peuvent coexister à partir du moment où un ''périmètre d'application'' est défini pour chaque système. Il est ainsi possible de migrer progressivement d'un système à un autre.

L'approche de Lokad

Historiquement, les ERPs ont été conçus comme des solutions monolithiques pour traiter à la fois les problèmes de gestion du stock et d'optimisation du stock. Cependant, comme nous l'avons détaillé dans la section précédente, les ingrédients permettant de faire un bon logiciel de gestion des stocks sont très différents de ceux qui sont requis pour un bon logiciel d'optimisation des stocks. Par conséquent, nous observons que les entreprises ayant adopté une solution monolithique souffrent presque toutes, soit d'une mauvaise gestion du stock, soit d'une mauvaise optimisation - le dernier cas étant de loin le plus fréquent.

Le problème est encore accentué par la rapidité de l'évolution au sein de l'industrie du logiciel. En effet, les logiciels de gestion du stock sont, par nature, très accrochés : une fois adoptés, le coût de changement est si élevé que, d'après ce que nous avons régulièrement pu constater, pour de grandes entreprises, faire la transition vers une solution logicielle alternative peut prendre jusqu'à 10 ans. Même si le délai est plus court pour des entreprises plus petites, une durée de quelques années est chose fréquente. Cela signifie que beaucoup d'entreprises utilisent des logiciels de gestion du stock qui ont 10 ou 20 ans ; elles perdent ainsi les bénéfices qu'elles auraient pu tirer des solutions les plus récentes disponibles sur le marché, plus performantes. Toutefois, au vu du coût de changement, il est difficile de trouver une solution à ce problème.

En revanche, la partie optimisation du stock présente beaucoup moins de frictions en termes de coût de changement. En effet, il est généralement possible d'avoir dans ce domaine des systèmes multiples, chacun générant son propre jeu de propositions (par exemple, la liste des items à commander), et de définir ensuite un processus pour établir quel champ de compétence doit être accordé à chacun des systèmes.

(1) Par exemple, Kiva Systems produit un système d'exécution des commandes qui utilise des robots mobiles.