Stocks Perpétuels
En affaires et en comptabilité, la notion de stocks perpétuels fait référence à un système, ou en pratique à un logiciel, où l’information sur la quantité de stocks et la disponibilité des SKUs (stock keeping units) est mise à jour en continu en fonction des enregistrements associés aux opérations commerciales, principalement des commandes et des mouvements de stocks. L’objectif des stocks perpétuels est de maintenir une estimation précise des niveaux réels de stocks avec le moins de dénombrements de stocks possible.
La conception standard pour les logiciels modernes
Tous les logiciel de gestion des stocks modernes tirent parti de l’approche des stocks perpétuels qui consiste à déduire, entre autres quantités, les niveaux actuels de stocks en se basant sur les opérations commerciales également enregistrées dans le système. Le système reçoit généralement le niveau initial de stocks, et tous les niveaux de stocks ultérieurs sont calculés automatiquement.
Cette approche utilise généralement la notion de SKU qui représente un emplacement physique censé contenir un certain nombre d’unités d’un même produit. Le point de vue typique des stocks perpétuels suppose que les unités au sein d’un SKU ne peuvent pas être différenciées.
L’approche des stocks perpétuels est également majoritairement associée à la valorisation des stocks en FIFO (premier entré, premier sorti), qui est également calculée sur la base des mêmes enregistrements historiques associés aux opérations commerciales que ceux utilisés pour le calcul des stocks perpétuels.
Dénombrement périodique comme mécanisme correctif
Les stocks perpétuels reposent sur l’hypothèse que les enregistrements des opérations commerciales reflètent fidèlement ce qui se passe réellement en ce qui concerne les stocks réels. Cependant, des erreurs de saisie manuelle introduisent des écarts entre les quantités réellement entrantes et sortantes et leurs homologues électroniques effectifs. En particulier, en raison de la nature cumulative du calcul des stocks perpétuels, les erreurs s’accumulent avec le temps.
Ainsi, même si les opérations commerciales sont enregistrées selon un processus garantissant un très faible pourcentage d’entrées inexactes, chaque rotation de stocks va dégrader la précision des indicateurs maintenus par les stocks perpétuels, notamment le stock disponible. Ce problème est généralement désigné comme un problème de stocks fantômes où les niveaux électroniques de stocks divergent des niveaux réels de stocks.
Le problème des stocks fantômes est généralement résolu par des décomptes périodiques des niveaux de stocks. En pratique, les entrepôts et d’autres environnements étroitement contrôlés nécessitent des décomptes peu fréquents. En revanche, les environnements où le contrôle des processus de stocks est faible, comme les magasins, requièrent des décomptes beaucoup plus fréquents.