Fortlaufende Inventur
Im Geschäfts- und Rechnungswesen bezieht sich das Konzept der fortlaufenden Inventur auf ein System – oder in der Praxis eine Software – bei dem die Informationen über die Lagerbestandsmenge und die Verfügbarkeit von SKUs (Stock Keeping Units) kontinuierlich basierend auf den mit den Geschäftsvorgängen verbundenen Aufzeichnungen aktualisiert werden, vor allem basierend auf Bestellungen und Lagerbewegungen. Das Ziel der fortlaufenden Inventur ist es, eine präzise Schätzung der tatsächlichen Lagerbestände mit möglichst wenigen Inventurzählungen aufrechtzuerhalten.
De-facto-Design für moderne Software
Alle modernen Bestandsverwaltungssoftware nutzen den Ansatz der fortlaufenden Inventur, der darin besteht, unter anderem die aktuellen Lagerbestände anhand der im System erfassten Geschäftsvorgänge zu ermitteln. Dem System wird üblicherweise der anfängliche Lagerbestand vorgegeben, und alle weiteren Bestände werden automatisch berechnet.
Dieser Ansatz verwendet in der Regel den Begriff SKU, der einen physischen Ort repräsentiert, der dazu bestimmt ist, eine bestimmte Anzahl von Einheiten desselben Produkts zu beherbergen. Die übliche Sichtweise der fortlaufenden Inventur geht davon aus, dass Einheiten innerhalb einer SKU nicht unterschieden werden können.
Der Ansatz der fortlaufenden Inventur ist zudem überwiegend mit der FIFO-Methode (first-in first-out) zur Bewertung der Lagerbestände verbunden, die ebenfalls auf Basis derselben historischen Aufzeichnungen der Geschäftsvorgänge berechnet wird, die auch für die Berechnung der fortlaufenden Inventur herangezogen werden.
Periodische Zählungen als Korrekturmechanismus
Die fortlaufende Inventur beruht auf der Annahme, dass die Geschäftsvorgangsaufzeichnungen genau widerspiegeln, was tatsächlich in Bezug auf den realen Lagerbestand geschieht. Allerdings führen manuelle Eingabefehler zu Abweichungen zwischen den tatsächlich ein- und ausgehenden Mengen und ihren elektronischen Gegenstücken. Insbesondere aufgrund der kumulativen Natur der Berechnung der fortlaufenden Inventur häufen sich Fehler im Laufe der Zeit an.
Daher wird selbst dann, wenn die Geschäftsvorgänge nach einem Prozess erfasst werden, der einen sehr niedrigen Prozentsatz ungenauer Einträge gewährleistet, jede Inventurrotation die Genauigkeit der durch die fortlaufende Inventur aufrechterhaltenen Indikatoren, insbesondere des vorhandenen Lagerbestands, verschlechtern. Dieses Problem wird typischerweise als Phantominventar bezeichnet, bei dem die elektronischen Lagerbestände von den tatsächlichen Lagerbeständen abweichen.
Das Problem des Phantominventars wird in der Regel durch periodische Neuzählungen der Lagerbestände gelöst. In der Praxis benötigen Lagerhäuser und andere streng kontrollierte Umgebungen nur selten Neuzählungen. Im Gegensatz dazu erfordern Umgebungen, in denen die Inventurprozesse kaum kontrolliert werden, wie beispielsweise Geschäfte, wesentlich häufigere Neuzählungen.