Ottimizzare il retail omnicanale di Worten

Worten, uno dei principali rivenditori portoghesi con oltre 300 negozi e 40.000 SKU, ha collaborato con Lokad per rivoluzionare la sua supply chain. Adottando previsioni probabilistiche e tecniche avanzate di ottimizzazione, Worten ha migliorato la gestione delle scorte, ridotto le rotture di stock e ottenuto un’elevata adozione da parte degli utenti, aumentando sensibilmente la soddisfazione dei clienti.

Sintesi

Worten, uno dei principali rivenditori portoghesi di elettronica ed elettrodomestici con oltre 300 negozi e 40.000 SKU, ha avviato una profonda trasformazione della propria supply chain. Ha scelto Lokad per affrontare la complessità, l’incertezza e le esigenze operative della sua vasta rete commerciale omnicanale.

Tradizionalmente, la gestione delle scorte di Worten si basava su previsioni deterministiche e processi manuali, che si sono rivelati insufficienti per gestire l’enorme varietà di prodotti e canali di distribuzione.

Con le previsioni probabilistiche, Lokad ha introdotto una nuova prospettiva e un nuovo approccio, permettendo a Worten di valutare l’intera gamma di possibili esiti futuri. Invece di basarsi su un unico valore previsto, Worten utilizza ora simulazioni per scenari, quantificando il ritorno finanziario delle decisioni sulle scorte per migliaia di SKU e centinaia di negozi.

Combinando queste previsioni probabilistiche con algoritmi avanzati di ottimizzazione stocastica, Worten può stabilire sistematicamente come allocare le scorte, quando ordinare e come rifornire i negozi, tenendo conto di vincoli quali la capacità dei magazzini e lo spazio disponibile nei punti vendita.

Questa modellazione avanzata si traduce direttamente in benefici misurabili. Worten ha ottenuto una riduzione del 17,8% delle rotture di stock, che ha favorito la crescita dei ricavi e dei margini: un aumento dello 0,78% dei ricavi e un incremento dello 0,63% del margine front-office.

Parallelamente, i livelli di stock complessivi nei negozi sono stati ridotti del 7,8%, con una riduzione a doppia cifra delle scorte al netto delle unità esposte. Questo ha liberato liquidità e migliorato la rotazione delle scorte di alcuni punti percentuali. Worten ha inoltre registrato un miglioramento del 5% del Net Promoter Score (NPS), passato dal 37% del 2023 al 42,1%.

Worten ha abbandonato i fogli di calcolo e le correzioni manuali, adottando invece l’automazione e dashboard intuitive che consentono a oltre 50 dipendenti di risparmiare molto tempo. Questa maggiore efficienza operativa permette al personale di concentrarsi su iniziative strategiche anziché su compiti manuali.

Introduzione

Worten è uno dei principali rivenditori portoghesi di elettronica ed elettrodomestici, con oltre 300 negozi e una solida piattaforma online che offre un’ampia selezione di prodotti. L’enorme catalogo, con oltre 40.000 SKU, complica ulteriormente le operazioni omnicanale. Di fronte ai limiti degli approcci tradizionali, Worten ha deciso di cambiare paradigma, affidandosi a Lokad per avviare la rivoluzione quantitativa della propria supply chain.

Contesto

Bruno Saraiva, Responsabile della gestione (Worten) e Conor Doherty, Direttore della comunicazione (Lokad)

All’inizio degli anni 2020, Worten si è trovata a un bivio con la propria supply chain. Non voleva adagiarsi sugli allori, ma evolversi si è rivelato difficile. Bruno Saraiva, responsabile della gestione delle scorte e degli spazi di Worten, attribuiva il problema alla dipendenza da approcci tradizionali alla supply chain: idee incapaci di affrontare la complessità e l’incertezza delle operazioni. Questa consapevolezza ha posto Worten di fronte a importanti sfide filosofiche, tecnologiche e operative.

Le decisioni relative all’inventario si basavano spesso su una combinazione di fogli Excel e interventi manuali — un approccio che trascurava la reale complessità delle esigenze della supply chain di Worten. Ciò ha portato Bruno e il suo team a riflettere sulla vera natura del problema che stavano cercando di risolvere. Invece di ignorare l’incertezza della domanda futura — una caratteristica comune alle tradizionali previsioni delle serie temporali — Worten ha deciso che era necessario modellarla effettivamente. Ciò ha comportato un ripensamento delle decisioni di inventario in termini probabilistici.

A sua volta, questa consapevolezza filosofica e matematica ha presentato notevoli sfide tecnologiche e operative. Worten desiderava una soluzione software in grado di gestire la complessità combinatoria del processo decisionale per il vastissimo network omnicanale del gigante del retail. Inoltre, queste decisioni dovevano tener conto dell’enorme serie di vincoli, fattori trainanti e promesse fatte ai clienti da parte di Worten. Operativamente, Worten non voleva trovarsi bloccata in un limbo interminabile di implementazione software in cui i costi e i tempi di consegna aumentano anno dopo anno (purtroppo una situazione abbastanza comune negli aggiornamenti/migrazioni di software aziendali).

Diagnosi della situazione

Worten utilizzava metodi di gestione dell’inventario convenzionali, basandosi su decisioni manuali anziché sull’automazione avanzata. Ciò rendeva molto più difficile il rapido rifornimento e il mantenimento di un’elevata disponibilità di prodotto, incidendo naturalmente sulla soddisfazione del cliente.

Per comprendere appieno l’ampiezza della complessità della supply chain di Worten, bisogna anche considerare la vasta portata delle operazioni di Worten:

• 40.000 SKU in catalogo
• 300+ negozi
• >1 miliardo di euro di fatturato
• Retail fisico e online
• Consegna a domicilio e in negozio per i clienti. Ad esempio, ordinare online o in Negozio A, e poi ricevere il prodotto sia in Negozio A (al momento o in seguito), in Negozio B, o anche a casa.

A questo si aggiungono gli elevati standard di servizio che Worten si impone: i clienti dovrebbero poter acquistare o preordinare un prodotto anche quando è esaurito in un determinato negozio. Se un articolo manca nel Negozio 1, il cliente dovrebbe comunque poterlo acquistare e farselo trasferire lì dal negozio o magazzino più vicino che ne dispone. Con questo grado di flessibilità e affidabilità, le rotture di stock e i ritardi diventano problemi critici.

In breve, Worten aveva bisogno di una soluzione che potesse:

• Gestire la complessa rete di supply chain composta da oltre 300 negozi, 40.000 SKU e più di 1000 fornitori.
• Bilanciare le scorte in un contesto di retail omnicanale.
• Generare le necessarie decisioni giornaliere di rifornimento e acquisto per i negozi, tenendo conto dei vincoli reali (limitazioni di spazio nel negozio, capacità del magazzino, ecc.)

Creazione della soluzione

Worten ha collaborato con Lokad per rinnovare e rivoluzionare la sua supply chain. Un primo passo in questo percorso è stato passare dall’approccio deterministico precedente alle previsioni (ad es. della domanda). “Deterministico” significa prevedere un singolo valore basandosi sull’assunzione che il futuro possa essere conosciuto (ad es., il numero di unità che i clienti acquisteranno la settimana successiva).

Questo approccio deterministico è difettoso poiché ignora l’intera gamma di possibili valori futuri (ad es., i clienti potrebbero acquistare 1 unità, 2 unità, 3 unità o addirittura 0). Significa inoltre che un’azienda non può stimare e confrontare i benefici finanziari di diversi scenari, come il ritorno economico della vendita di 7 unità rispetto a 10 o solo 1.

In realtà, le probabilità di vendere 3 unità oppure 4 potrebbero essere molto simili, ma i ritorni economici potrebbero differire sensibilmente, una volta considerati i vincoli e i fattori determinanti, come le quantità minime d’ordine (MOQ) e i multipli di lotto.

Per questo motivo, Lokad utilizza le previsioni probabilistiche in quanto offrono la simulazione di scenari di cui aziende come Worten hanno bisogno per prendere decisioni migliori in ambito supply chain.

Lokad applica le previsioni probabilistiche a tutte le fonti rilevanti di incertezza — inclusa la domanda dei clienti, i tempi di consegna dei fornitori, il livello di servizio dei fornitori, i resi, ecc.

È importante sottolineare che i Supply Chain Scientist di Lokad (SCS, le persone che progettano ed eseguono gli algoritmi decisionali) combinano quindi le previsioni probabilistiche con tecniche avanzate di ottimizzazione stocastica per semplificare i processi decisionali della supply chain di Worten.

Questo ha permesso al team di SCS di Lokad di:

• Prevedere la totalità degli scenari di domanda di Worten per 40.000 SKU.
• Generare oltre 45.000 decisioni sulle scorte ogni giorno.
• Automatizzare il processo decisionale attraverso diversi magazzini, una piattaforma online e oltre 300 negozi in varie regioni (Portogallo, Isole Canarie, Azzorre e Madeira).
• Ottimizzare (in termini finanziari) la Logica di Riordino e Allocazione (RAL) di Worten.
• Sostituire i fogli di calcolo con dashboard intuitive per monitorare lo stato di salute della supply chain.

Implementazione della soluzione

La rete della Supply Chain di Worten

Le complessità dell’implementazione della soluzione supply chain di Worten potrebbero riempire un intero articolo accademico, tuttavia ci sono alcuni dettagli particolarmente interessanti che vale la pena evidenziare.

In un sistema a due livelli (centro di distribuzione e negozi), avere scorte sufficienti a livello di network non è sufficiente per soddisfare pienamente la domanda di network. Ad esempio, se il Negozio A sta per esaurire le scorte mentre altri no, il magazzino deve rifornire il Negozio A.

Per ogni prodotto e punto di approvvigionamento, Lokad esprime le scorte esistenti a valle come la frazione della domanda futura della rete che tali scorte già coprono. Questi diversi strati di scorte costituiscono un equivalente stocastico (aleatorio) della rete multilivello di Worten, permettendo a Lokad di modellarla come un sistema a un solo livello.

Lokad calcola quindi l’impatto economico del riapprovvigionamento del magazzino, stimando la probabilità che ogni unità aggiuntiva eviti una rottura di stock. Simulare se le unità verranno poi inviate ai negozi o serviranno a soddisfare la domanda online dal magazzino aiuta a stabilire se acquistarle sia conveniente per la rete.

Per realizzare ciò, il team SCS deve elaborare enormi quantità di dati e rispettare stringenti scadenze dei magazzini di Worten. In termini di scala, Lokad ottimizza la pianificazione e i calcoli giornalieri per oltre 35 milioni di combinazioni di prodotto e localizzazione, aiutando in ultima analisi il team della supply chain di Worten a prendere decisioni di inventario sensate dal punto di vista finanziario.

Oltre alle sfide scientifiche, il change management di un’iniziativa di supply chain come quella di Worten è stato notevole.

Worten ha partecipato, e continua a partecipare, a riunioni settimanali e revisioni trimestrali in presenza della roadmap, durante le quali si discutono e valutano le tappe del progetto attraverso KPI quantitativi. Sono anche occasioni per concordare nuove priorità e la direzione del progetto.

Risultati

Il successo della collaborazione tra Worten e Lokad viene misurato secondo diversi criteri e KPI, tra cui il change management, le prestazioni dell’inventario e la soddisfazione del cliente.

• Coinvolgimento positivo degli utenti finali e alta adozione della soluzione e della filosofia di Lokad. Dozzine di ore lavorative risparmiate per utente alla settimana (50+ persone). Non più Excel e interventi manuali.
• Riduzione del 17,8% delle rotture di stock. Ciò ha generato un aumento dello 0,78% dei ricavi e dello 0,63% del margine front-office dell’attività retail.
• Riduzione del 7,8% del valore complessivo delle scorte nei negozi
• Miglioramento del flusso di cassa libero, acquistando al momento giusto e aumentando la rotazione delle scorte di diversi punti percentuali.
• Riduzione a doppia cifra delle scorte nei negozi al netto delle unità esposte, per esempio quelle dimostrative e di prova. Ciò ha ridotto la liquidità necessaria per mantenere operativa l’attività retail.
• Miglioramento del 5% del Net Promoter Score. Worten registra ora un NPS del 42,1%, contro il 37% del 2023.

Feedback

Il futuro della rivoluzione della supply chain di Worten

I prossimi passi per Bruno e il suo team sono ancora più ambiziosi: Worten intende espandere la sua offerta di ricambi e servizi di manutenzione in Portogallo, e rafforzare la sua offerta di prodotti ricondizionati nella regione. Dato il background di Lokad nei settori del post-vendita automobilistico e dell’aerospazio (servendo alcune delle maggiori compagnie aeree e MRO del mondo), la collaborazione è finalizzata a fornire un ulteriore valore sostanziale mentre Worten si appresta a scrivere il prossimo capitolo della sua rivoluzione.

Secondo Bruno, la prossima fase si concentrerà su due ambiti: i servizi aziendali e le opportunità di crescita strategica; una collaborazione più ampia con il team commerciale e i responsabili di categoria, attraverso l’ottimizzazione delle scorte, per sfruttare le capacità di IA di Lokad.

Glossario