Ottimizzazione dell’omnichannel Retail presso Worten

Worten, uno dei principali rivenditori portoghesi con oltre 300 negozi e 40,000 SKU, ha collaborato con Lokad per rivoluzionare la sua supply chain. Implementando previsioni probabilistiche e ottimizzazione avanzata, Worten ha migliorato la gestione degli inventari, ridotto le rotture di stock e ottenuto un’elevata adozione da parte degli utenti, aumentando significativamente la soddisfazione del cliente.

Sommario esecutivo

Worten, uno dei principali rivenditori portoghesi di elettronica ed elettrodomestici con oltre 300 negozi e 40,000 SKU, ha intrapreso un percorso trasformativo per modernizzare la sua supply chain. Hanno collaborato con Lokad per affrontare la complessità, l’incertezza e le esigenze operative del loro vasto network omnicanale di retail.

Tradizionalmente, la gestione degli inventari di Worten si basava su previsioni deterministiche e processi manuali, che si sono rivelati insufficienti per gestire l’enorme varietà di prodotti e canali di distribuzione.

Lokad ha introdotto una nuova prospettiva e un nuovo approccio attraverso le sue previsioni probabilistiche, permettendo a Worten di valutare l’intera gamma di possibili esiti futuri. Invece di basarsi su un unico valore previsto, Worten ora utilizza simulazioni basate su scenari, quantificando il ritorno finanziario delle decisioni di stoccaggio tra migliaia di SKU e centinaia di negozi.

Combinando queste previsioni probabilistiche con algoritmi avanzati di ottimizzazione stocastica, Worten può definire sistematicamente l’allocazione degli inventari, i tempi degli ordini e le decisioni di riapprovvigionamento per bilanciare vincoli quali la capacità dei magazzini e le limitazioni di spazio nei negozi.

Questa modellazione avanzata si traduce direttamente in benefici misurabili. Worten ha ottenuto una riduzione del 17.8% delle rotture di stock, che ha portato a una crescita dei ricavi e a miglioramenti dei margini—come evidenziato da un aumento del 0.78% dei ricavi e un incremento dello 0.63% del margine front-office.

Parallelamente, i livelli di stock complessivi nei negozi sono stati ridotti del 7.8%, oltre a una riduzione a doppia cifra dell’inventario netto di esposizione. Questo ha liberato flussi di cassa e migliorato le rotazioni degli stock di alcuni punti percentuali. Worten ha inoltre registrato un miglioramento del 5% del suo Net Promoter Score (NPS), raggiungendo ora un NPS del 42.1% rispetto al 37% del 2023.

È importante sottolineare che Worten ha abbandonato l’uso dei fogli di calcolo e delle sovrascritture manuali, adottando invece l’automazione e dashboard intuitive che garantiscono un significativo risparmio di tempo per oltre 50 dipendenti. Questa maggiore efficienza operativa consente al personale di concentrarsi su iniziative strategiche anziché su compiti manuali.

Introduzione

Worten è uno dei principali rivenditori portoghesi di elettronica ed elettrodomestici, con oltre 300 negozi e una solida piattaforma online con un’ampia selezione di prodotti. Le operazioni omnicanale di Worten sono rese ancora più complesse dalla grande quantità di prodotti offerti—oltre 40,000 SKU. Frustrata dalle limitazioni degli approcci tradizionali, Worten ha deciso di abbracciare un cambiamento di paradigma, coinvolgendo Lokad per dare il via alla rivoluzione quantitativa della sua supply chain.

Contesto

Bruno Saraiva, Responsabile della gestione (Worten) e Conor Doherty, Direttore della comunicazione (Lokad)

All’inizio degli anni 2020, Worten si è trovata a un bivio nella sua supply chain. Non voleva adagiarsi sugli allori, ma evolversi si è rivelato difficile. Bruno Saraiva, responsabile della gestione degli stock e degli spazi di Worten, riteneva che il problema derivasse dall’affidarsi a vecchi approcci alla supply chain — idee semplicemente incapaci di soddisfare la complessità e l’incertezza delle operazioni della supply chain di Worten. Questa consapevolezza ha posto davanti a Worten notevoli sfide filosofiche, tecnologiche e operative.

Le decisioni relative all’inventario si basavano spesso su una combinazione di fogli Excel e interventi manuali — un approccio che trascurava la reale complessità delle esigenze della supply chain di Worten. Ciò ha portato Bruno e il suo team a riflettere sulla vera natura del problema che stavano cercando di risolvere. Invece di ignorare l’incertezza della domanda futura — una caratteristica comune alle tradizionali previsioni delle serie temporali — Worten ha deciso che era necessario modellarla effettivamente. Ciò ha comportato un ripensamento delle decisioni di inventario in termini probabilistici.

A sua volta, questa consapevolezza filosofica e matematica ha presentato notevoli sfide tecnologiche e operative. Worten desiderava una soluzione software in grado di gestire la complessità combinatoria del processo decisionale per il vastissimo network omnicanale del gigante del retail. Inoltre, queste decisioni dovevano tener conto dell’enorme serie di vincoli, fattori trainanti e promesse fatte ai clienti da parte di Worten. Operativamente, Worten non voleva trovarsi bloccata in un limbo interminabile di implementazione software in cui i costi e i tempi di consegna aumentano anno dopo anno (purtroppo una situazione abbastanza comune negli aggiornamenti/migrazioni di software aziendali).

Diagnosi della situazione

Worten utilizzava metodi di gestione dell’inventario convenzionali, basandosi su decisioni manuali anziché sull’automazione avanzata. Ciò rendeva molto più difficile il rapido rifornimento e il mantenimento di un’elevata disponibilità di prodotto, incidendo naturalmente sulla soddisfazione del cliente.

Per comprendere appieno l’ampiezza della complessità della supply chain di Worten, bisogna anche considerare la vasta portata delle operazioni di Worten:

• 40,000 SKU in catalogo
• 300+ negozi
• >1 miliardo di euro di fatturato
• Retail fisico e online
• Consegna a domicilio e in negozio per i clienti. Ad esempio, ordinare online o in Negozio A, e poi ricevere il prodotto sia in Negozio A (al momento o in seguito), in Negozio B, o anche a casa.

A questo si aggiungono le elevate aspettative che Worten si impone in termini di servizio al cliente: i clienti dovrebbero poter acquistare o preordinare un prodotto anche se attualmente è esaurito in un determinato negozio. Se un articolo è esaurito in Negozio 1, il cliente dovrebbe comunque poterlo acquistare e farselo trasferire dal negozio/magazzino disponibile più vicino. Questo livello di flessibilità e affidabilità nel retail significa che le rotture di stock e i ritardi rappresentano punti critici.

In breve, Worten aveva bisogno di una soluzione che potesse:

• Gestire il loro complesso network di supply chain composto da oltre 300 negozi, 40,000 SKU e più di 1000 fornitori.
• Bilanciare il loro inventario in un ambiente retail omnicanale.
• Generare le necessarie decisioni giornaliere di rifornimento e acquisto per i negozi, tenendo conto dei vincoli reali (limitazioni di spazio nel negozio, capacità del magazzino, ecc.)

Creazione della soluzione

Worten ha collaborato con Lokad per rinnovare e rivoluzionare la sua supply chain. Un primo passo in questo percorso è stato passare dall’approccio deterministico precedente alle previsioni (ad es. della domanda). “Deterministico” significa prevedere un singolo valore basandosi sull’assunzione che il futuro possa essere conosciuto (ad es., il numero di unità che i clienti acquisteranno la settimana successiva).

Questo approccio deterministico è difettoso poiché ignora l’intera gamma di possibili valori futuri (ad es., i clienti potrebbero acquistare 1 unità, 2 unità, 3 unità o addirittura 0). Significa inoltre che un’azienda non può stimare e confrontare i benefici finanziari di diversi scenari, come il ritorno economico della vendita di 7 unità rispetto a 10 o solo 1.

In realtà, le probabilità di vendere 3 unità rispetto a 4 potrebbero essere molto simili, ma i ritorni economici potrebbero essere significativamente diversi (una volta considerati i vincoli e i fattori trainanti, ad es. le quantità minime d’ordine e i moltiplicatori di lotto).

Per questo motivo, Lokad utilizza le previsioni probabilistiche in quanto offrono la simulazione di scenari di cui aziende come Worten hanno bisogno per prendere decisioni migliori in ambito supply chain.

Lokad applica le previsioni probabilistiche a tutte le fonti rilevanti di incertezza — inclusa la domanda dei clienti, i tempi di consegna dei fornitori, il livello di servizio dei fornitori, i resi, ecc.

È importante sottolineare che i Supply Chain Scientist di Lokad (SCS—le persone che progettano ed eseguono gli algoritmi decisionali) combinano quindi le previsioni probabilistiche con tecniche avanzate di ottimizzazione stocastica per semplificare i processi decisionali della supply chain di Worten.

Questo ha permesso al team di SCS di Lokad di:

• Prevedere la totalità degli scenari di domanda di Worten per 40,000 SKU.
• Generare oltre 45,000 decisioni relative all’inventario su base giornaliera.
• Automatizzare il processo decisionale attraverso diversi magazzini, una piattaforma online e oltre 300 negozi in varie regioni (Portogallo, Isole Canarie, Azzorre e Madeira).
• Ottimizzare (in termini finanziari) la Logica di Riordino e Allocazione (RAL) di Worten.
• Sostituire i fogli di calcolo con dashboard intuitive per monitorare lo stato di salute della supply chain.

Implementazione della soluzione

La rete della Supply Chain di Worten

Le complessità dell’implementazione della soluzione supply chain di Worten potrebbero riempire un intero articolo accademico, tuttavia ci sono alcuni dettagli particolarmente interessanti che vale la pena evidenziare.

In un sistema a due livelli (centro di distribuzione e negozi), avere scorte sufficienti a livello di network non è sufficiente per soddisfare pienamente la domanda di network. Ad esempio, se il Negozio A sta per esaurire le scorte mentre altri no, il magazzino deve rifornire il Negozio A.

Per ogni prodotto e punto di approvvigionamento, Lokad rappresenta i livelli di stock a valle come una frazione della domanda di network imminente già soddisfatta dallo stock esistente a valle. Questi vari livelli di stock esistenti agiscono quindi come un equivalente stocastico (casuale) del network multi-livello di Worten, permettendo a Lokad di modellarlo come un sistema a singolo livello.

Lokad calcola quindi il impatto economico del riapprovvigionamento dello stock del magazzino stimando la probabilità di evitare rotture di stock grazie a ciascuna unità aggiuntiva. Questo aiuta a determinare se l’acquisto di ulteriori unità a livello di network sia conveniente, simulando se esse fluiranno ulteriormente ai negozi o soddisferanno la domanda online dal magazzino.

Per realizzare ciò, il team SCS deve elaborare enormi quantità di dati e rispettare stringenti scadenze dei magazzini di Worten. In termini di scala, Lokad ottimizza la pianificazione e i calcoli giornalieri per oltre 35 milioni di combinazioni di prodotto e localizzazione, aiutando in ultima analisi il team della supply chain di Worten a prendere decisioni di inventario sensate dal punto di vista finanziario.

Oltre alle sfide scientifiche, il change management di un’iniziativa di supply chain come quella di Worten è stato notevole.

Worten ha inoltre partecipato (e continua a partecipare) a riunioni settimanali e a roadmap trimestrali in presenza, durante le quali vengono discussi e valutati i traguardi del progetto tramite KPI quantitativi. Questo è anche il contesto per discutere nuove priorità e allineare la direzione del progetto.

Risultati

Il successo della collaborazione tra Worten e Lokad viene misurato secondo diversi criteri e KPI, tra cui il change management, le prestazioni dell’inventario e la soddisfazione del cliente.

• Coinvolgimento positivo degli utenti finali e alta adozione della soluzione e della filosofia di Lokad. Dozzine di ore lavorative risparmiate per utente alla settimana (50+ persone). Non più Excel e interventi manuali.
• Riduzione del 17.8% degli stock-outs. Ciò ha generato un ulteriore 0.78% di ricavi e un incremento dello 0.63% del margine front-office per il business retail.
• Riduzione del 7.8% del valore totale dello stock detenuto nei negozi
• Miglioramento del free cash-flow acquistando al momento giusto e migliorando le rotazioni dello stock di diversi punti percentuali.
• Riduzione a doppia cifra dell’inventario netto, esclusi gli allestimenti (ad es. espositori e unità di prova) nei negozi. Ciò ha ridotto il flusso di cassa necessario per mantenere attivo il business retail.
• Miglioramento del 5% del Net Promoter Score. Worten vanta ora un NPS del 42.1%, contro il 37% del 2023.

Feedback

Il futuro della rivoluzione della supply chain di Worten

I prossimi passi per Bruno e il suo team sono ancora più ambiziosi: Worten intende espandere la sua offerta di ricambi e servizi di manutenzione in Portogallo, e rafforzare la sua offerta di prodotti ricondizionati nella regione. Dato il background di Lokad nei settori del post-vendita automobilistico e dell’aerospazio (servendo alcune delle maggiori compagnie aeree e MRO del mondo), la collaborazione è finalizzata a fornire un ulteriore valore sostanziale mentre Worten si appresta a scrivere il prossimo capitolo della sua rivoluzione.

Secondo Bruno, la prossima fase si concentrerà su due ambiti. In primo luogo, i servizi aziendali e le opportunità di crescita strategica; in secondo luogo, una collaborazione estesa con il Commercial Team & Category Management attraverso l’ottimizzazione dell’inventario, al fine di sfruttare le capacità AI di Lokad.

Glossario