Контроль запасов

Все процессы, поддерживающие снабжение, хранение и доступ к товарам для обеспечения их наличия при минимизации затрат на запасы. На практике контроль запасов охватывает различные аспекты, включая управление запасами, учет как количеств, так и местонахождения товаров, а также оптимизацию поставок.

Управление против оптимизации

Контроль запасов — это обширная область, которую можно разделить на две основные сферы:

• Управление запасами, которое практически невозможно отделить от программного обеспечения для управления запасами в большинстве компьютерных систем. При управлении запасами цель состоит в том, чтобы поддерживать высокую производительность всех операций с запасами.
• Оптимизация запасов, где необходимо минимизировать затраты, такие как затраты на хранение и затраты, связанные с дефицитом товара, сталкиваясь с неопределённым будущим спросом. При оптимизации запасов цель — максимизация финансовой отдачи от запасов для компании.

Хотя физически существует только «один» запас, эти две сферы отражают принципиально разные проблемы, которые лучше решать отдельно.

Управление запасами

В современном виде управление запасами практически неотличимо от программного обеспечения для управления запасами, которое его поддерживает. Действительно, программное обеспечение обеспечивает сохранение электронной версии запасов, которая постоянно используется для мгновенного ответа на рутинные вопросы, которые иначе потребовали бы длительной физической проверки самих запасов. Например: сколько единиц продукта X у нас осталось?

Чтобы поддерживать точные электронные записи запасов, все операции с запасами должны быть учтены в программном обеспечении. На практике ввод данных значительно ускоряется с помощью штрих-кодов или RFID (радиочастотной идентификации). В самых современных условиях¹ физические операции с запасами автоматизированы, и в этом случае запасы действительно управляются цифровым способом от начала до конца.

В отличие от бухгалтерской системы, которая направлена на предоставление точного финансового отражения активов компании, система управления запасами ориентирована на действия, чтобы поддерживать функционирование запасов компании. Первая цель системы — продуктивность, то есть выполнение всех операций с запасами за минимальное время или с минимальными усилиями. Вторая цель системы — обеспечение устойчивой точности электронной версии физических запасов.

Оптимизация запасов

Запасы представляют собой предвосхищение будущего спроса и финансовый компромисс между противоречивыми затратами. Слишком большие запасы приводят к резкому росту затрат на хранение; а слишком малые запасы означают отсутствие товаров, что влечет затраты, связанные с дефицитом товара.

В отличие от управления запасами, оптимизация запасов сосредоточена на принятии наилучших решений, регулирующих запасы, таких как:

• Определение когда и сколько заказывать повторно (см. также точка повторного заказа)
• Определение где хранить товар на объекте
• Определение какие товары необходимо пересчитать и когда (см. также фантомные запасы)
• …

После принятия решения оно реализуется через систему управления запасами; однако система управления не обязательно отвечает за принятие таких решений или даже за предоставление предложений, которые должны быть вручную подтверждены оператором.

Основной проблемой оптимизации запасов является неопределенность, связанная с будущим спросом. Действительно, так как будущий спрос неизвестен, большинство методов оптимизации запасов полагаются на статистику для прогнозирования спроса. Оптимизированные решения вычисляются как те, которые минимизируют ожидаемые будущие затраты.

Иногда комбинаторные задачи дополнительно усложняют оптимизацию. Например, розничный торговец может захотеть разместить заказы на пополнение запасов, используя весь доступный вес и пространство в грузовике, осуществляющем доставку, чтобы минимизировать затраты на перевозку. На практике это означает выбор правильного сочетания тяжелых товаров и громоздких товаров.

Сравнение двух подходов

Как указано выше, управление запасами и их оптимизация — это разные задачи. Таблица ниже иллюстрирует основные различия между этими двумя подходами.

Ловушка Lokad

Исторически ERP-системы возникли как монолитные решения для решения задач по управлению запасами и их оптимизации. Однако, как подробно изложено в предыдущем разделе, ингредиенты для создания хорошего программного обеспечения для управления запасами сильно отличаются от тех, что требуются для создания эффективного ПО для оптимизации запасов. В результате, мы наблюдаем, что компании, использующие монолитный дизайн, почти всегда страдают либо от плохого управления, либо от плохой оптимизации — причем второй случай встречается чаще.

Проблему еще усугубляет темп изменений в отрасли программного обеспечения. Действительно, программы для управления запасами по своей природе являются очень привязанными: как только они внедряются, затраты на изменения настолько велики, что мы регулярно наблюдаем, как полная переход на альтернативное решение для крупных компаний может занять до десятилетия. Хотя задержка для малых компаний короче, переходы, длящиеся несколько лет, являются частым явлением. Это означает, что многие компании используют системы управления запасами, которым один или два десятилетия, теряя преимущества, которые могли бы быть обеспечены лучшими решениями, доступными на рынке сегодня. Однако, поскольку затраты на изменения высоки, мало что можно с этим сделать.

В отличие от этого, оптимизационная часть сопровождается значительно меньшими барьерами, связанными с затратами на изменения. Действительно, обычно возможно использование нескольких систем, каждая из которых генерирует свой набор предложений (например, список товаров для повторного заказа), после чего определяется процесс, устанавливающий область полномочий для каждой системы.

Заметки