Издержки инвентаризации

Тем не менее, установить чёткое определение не так просто. Стоимость запасов, общая стоимость запасов (TIC), общая стоимость владения запасами и т.д.: номенклатура терминов «издержки инвентаризации» сама по себе может быть несколько запутанной, и охват понятия варьируется в зависимости от источников и конкретных сфер бизнеса. В этой статье мы сосредотачиваемся на рассмотрении издержек «статических» запасов, а не издержек, вызванных движением запасов. Точнее, мы отодвигаем в сторону аспекты, связанные с потоком товаров, чтобы сфокусироваться исключительно на расходах, связанных с фактическим владением определённым объёмом запасов. Мы также применяем точку зрения, наиболее подходящую для коммерции.

Для розничных и оптовых торговцев, а также для большинства интернет-магазинов, запасы обычно являются самым крупным активом, а также самой значительной статьёй расходов. Оценка издержек инвентаризации, таким образом, имеет существенное значение и сказывается как на финансах компании, так и на её управлении. Это помогает компаниям определить, какую прибыль можно получить от запасов, как можно снизить расходы, где возможно внести изменения, каких поставщиков или товары выбрать, как распределить капитал и т.д.

Трудности правильной оценки издержек запасов

Мы регулярно наблюдаем, что многие компании не знают точных совокупных затрат, связанных с их запасами. Что ещё хуже, многие компании основываются на ложном предположении, что обычный бухгалтерский учёт даёт разумную оценку затрат на запасы.

Во-первых, само измерение затрат на запасы является сложной задачей. Существует множество альтернативных систем учёта затрат, которые могут быть релевантны для одних целей, но оказаться неадекватными или даже опасными для других.¹ Далее, не всегда возможно или экономически оправдано отслеживать все расходы, или разделять их и правильно распределять. Чтобы начать оценку затрат на запасы, необходимо понимать, что соответствующие показатели не всегда отражаются в обычных бухгалтерских записях, и даже когда кажется, что они отражены, нужно быть осторожным с набором правил и предположений, использованных для получения этих цифр. Например, при объединении различных затрат необходимо убедиться, что все элементы последовательно выражены либо в показателях до налогообложения, либо после, а не в смешанном виде.

Во-вторых, истинные затраты на запасы включают в себя множество элементов и значительно превышают себестоимость реализованных товаров или сырья. Сразу приходят на ум расходы на управление и обслуживание, но на этом всё не заканчивается. К ним следует добавить страховки, проценты, усадку и т.д. Список действительно длинный. В этой статье мы стремимся предложить чёткую типологию этих затрат, чтобы помочь менеджерам лучше понять, с чего следует начинать при определении расходов на запасы.

Хотя мы можем попытаться дать приближённые оценки для некоторых из этих затрат, читатель должен помнить, что каждая из этих статей затрат чрезвычайно специфична для конкретного бизнеса и зависит от политик и управленческих решений (например, решение использовать сторонних поставщиков услуг или применять стратегию «точно в срок» инвентарная политика и т.д.).

Классификация затрат на запасы

Опять же, хотя в литературе существует множество общих подходов, категории и подкатегории затрат на запасы варьируются, пересекаются или обозначаются под разными именами. Мы не претендуем на то, чтобы представить «правильную» типологию, а предлагаем такую, которая, надеюсь, будет понятной (с учётом аспектов коммерции) и полезной для менеджера, чтобы получить полную картину затрат на запасы.

Затраты на запасы делятся на 3 основные категории:

• Расходы на размещение заказов (также называемые затратами на настройку)
• Затраты на хранение (также называемые издержками хранения)
• Затраты, связанные с отсутствием запасов (также называемые затратами дефицита товара).

Мы кратко определим эти понятия, но среди этих трёх категорий основное внимание уделяется затратам на хранение.

Подробнее: Существуют и другие типологии, некоторые из которых более актуальны для производителей. Например, Мэри Лу Хардинг²_ придерживается иного взгляда, предлагая такие категории, как затраты недоставки, затраты некондиционности, затраты, связанные с использованием, и т.д., что наиболее подходит для компаний, занимающихся переработкой сырья, и полезно для определения выбора поставщиков сырья._

Расходы на размещение заказов

Расходы на размещение заказа (также называемые затратами на настройку, особенно если речь идёт о производителях), или затраты на пополнение запасов, охватывают трение, связанное с самим процессом заказа, то есть затраты, возникающие каждый раз при размещении заказа. Эти затраты можно разделить на две части:

• Затраты на сам процесс заказа: их можно считать фиксированными расходами, не зависящими от количества заказанных единиц. Обычно они включают сборы за размещение заказа и всевозможные канцелярские расходы, связанные с обработкой счетов, бухгалтерией или коммуникациями. Для крупных компаний, особенно для розничных продавцов, это зачастую сводится к амортизированным затратам на систему EDI (электронный обмен данными), которая позволяет значительно снизить затраты на оформление заказов (иногда в несколько раз).
• Затраты на входящую логистику, связанные с транспортировкой и приёмом (разгрузкой и проверкой). Эти затраты являются переменными. Кроме того, стоимость доставки от поставщика зависит от общего объёма заказа, что иногда приводит к значительным колебаниям затрат на единицу заказа.

Составить даже приблизительную оценку расходов на заказ непросто, так как она включает элементы, которые весьма специфичны для конкретного бизнеса и даже для отдельных товаров: поставщики могут быть местными или зарубежными, они могут работать по правилам доставки только палетами, а не по единицам, или только при заказе определённого количества товаров; к тому же, поставщики могут предоставлять скидки за объём и т.д.

Существуют способы попытаться минимизировать эти затраты, а точнее определить правильный компромисс между затратами на хранение и объёмными скидками, что по сути сводится к балансу между избыточным заказом и недостаточным заказом (в принципе, меньшие запасы обычно приводят к большему числу заказов, что означает более высокие затраты на размещение заказов, но также предполагают меньшие затраты на хранение). Обычно это достигается расчётом оптимального объёма заказа (EOQ). Не вдаваясь в детали, добавим следующее напоминание: хотя в литературе часто встречается классический способ расчёта EOQ по формуле Уилсона, эта формула —, датируемая 1913 годом, — плохо подходит для розничных продавцов, главным образом потому, что предполагает фиксированность затрат на заказ. Тем не менее, возможно определить оптимальные объёмы заказов, разработав функцию затрат с учётом объёмных скидок, как подробно описано в нашей статье.

Затраты на хранение

Затраты на хранение являются центральными для «статического» взгляда на запасы, то есть при фокусировке на влиянии наличия большего или меньшего объёма запасов, независимо от их движения.

Снова типология в литературе различается; предлагаемая нами классификация выглядит следующим образом:

• Капитальные затраты (или финансовые расходы)
• Затраты на складские площади
• Затраты на услуги по управлению запасами
• Затраты, связанные с рисками запасов

Капитальные затраты

Это крупнейшая статья среди затрат на хранение запасов. Она включает всё, что связано с инвестициями, процентами по оборотному капиталу и альтернативными издержками вложенных в запасы средств (вместо вложения в казначейские векселя, паевые инвестиционные фонды и т.д.). Определение капитальных затрат может быть более или менее сложным в зависимости от бизнеса. Можно привести некоторые основные правила: важно понимать, какая часть финансируется внешне, а какая — за счёт внутреннего денежного потока, и также важно оценить риск запасов в конкретном бизнесе.

Классическим способом определения капитальных затрат является использование WACC (средневзвешенной стоимости капитала), то есть ставки, которую компания, как ожидается, должна выплачивать в среднем всем держателям ценных бумаг для финансирования своих активов. Формулу можно посмотреть в статье Википедии. Стивен Г. Тимме и Кристин Уильямс-Тимме³ также предлагают выражать WACC как стоимость собственного капитала и постналоговую стоимость долга.

Обычно, капитальные затраты существенно недооцениваются. Распространённая ошибка — сводить их к краткосрочным ставкам заимствования. Согласно S. G. Timme и C. Williams-Timme, среди прочих, у подавляющего большинства компаний капитальные затраты достигают 15%, в то время как многие компании просто применяют ставку в 5%.

Также компании забывают измерять и учитывать риск, связанный с их запасами, который иногда может быть довольно высоким (свежие продукты могут утратить всю свою стоимость в течение нескольких дней, если не проданы, у потребительской электроники высокий риск устаревания и т.д.). Если бы компания решила вложить свои средства в аналогично рискованные инвестиции вместо запасов, какая была бы доходность инвестиций?

Подробнее: Дискуссия о применении WACC как адекватного способа измерения капитальных затрат выходит далеко за рамки данной статьи. Для другой точки зрения см. статью Кристофера С. Джонса и Селале Тузел.⁴Эта статья также включает сравнение между ставками амортизации фиксированного капитала и ставками амортизации запасов.

Затраты на складские площади

Они включают затраты на строительство и обслуживание здания (освещение, кондиционирование, отопление и т.д.), затраты на покупку, амортизацию или аренду, а также налоги на имущество.

Эти затраты, очевидно, сильно зависят от выбранного типа хранения, например, принадлежат ли склады компании или арендуются. Для небольших предприятий, когда одно и то же здание используется для различных целей, необходимо определить долю здания, связанную с приёмом и хранением запасов.

В этой категории следует отметить проблемное явление: перенасыщение складского пространства. Это может привести к нелинейному росту затрат за счёт возникновения всевозможных дополнительных расходов. Например, когда склад достигает точки перенасыщения, перемещение по складу становится практически невозможным; потоки останавливаются, иногда полностью, и очень трудно оперативно устранить эту ситуацию, найдя дополнительную складскую мощность в экстренном порядке. Для компаний, сталкивающихся с подобными проблемами, время и средства, необходимые для уборки беспорядка и возобновления потоков, значительны. Мы наблюдали, что в некоторых случаях 3–4 подобных события в год достаточно, чтобы занять команды по управлению цепочками поставок более чем на половину рабочего времени.

Затраты на услуги по управлению запасами

Они включают страхование, ИТ-оборудование и программное обеспечение (для некоторых бизнесов также RFID-оборудование и тому подобное), а также физическое обращение с запасами с соответствующими затратами на человеческие ресурсы, управление и т.д. В эту категорию также можно отнести расходы, связанные с контролем запасов и циклической инвентаризацией. Наконец, хотя налоги можно рассматривать как отдельную категорию, они также могут быть включены сюда.

При использовании поставщиков услуг логистики третьей стороны (3PL) эти затраты могут идти в пакете с затратами на складские площади и быть достаточно просто определены.

Затраты, связанные с рисками запасов

Они охватывают в основном риск того, что товары могут снизиться в цене в течение периода хранения. Это особенно актуально для розничной торговли и для скоропортящихся товаров.

Риски включают в первую очередь усадку, которая представляет собой потерю товаров между покупкой у поставщиков (т.е. зафиксированными запасами) и точкой продажи (т.е. фактическими запасами), вызванную административными ошибками (ошибки при отгрузке, неправильное размещение товаров и т.д.), мошенничеством поставщиков, хищениями и кражами (в том числе кражами сотрудников), повреждениями в пути или во время хранения (из-за неправильного хранения, воздействия воды или тепла и т.д.).

В розничной торговле усадка главным образом возникает на уровне точки продажи. Можно найти следующие оценки:

• В Соединённых Штатах ежегодно Университет Флориды проводит Национальное исследование безопасности розничной торговли с участием 100 розничных продавцов. Согласно этому исследованию, в 2009 году усадка составляла 1,44% розничных продаж – 43% из них связано с кражами сотрудниками.
• Согласно тому же исследованию, в 2011 году (опубликовано в 2012) усадка составляла 1,41%.
• Другое исследование, проведённое Центром исследований розничной торговли, который публикует Глобальный барометр розничных краж (исследование 43 стран), показало, что в 2011 году этот показатель составил 1,45% розничных продаж.

Наивысшие показатели наблюдаются в продуктовом секторе для свежего мяса и сыра, в сегменте здоровья и красоты для средств для бритья и духов, а также в сегменте одежды для аксессуаров и верхней одежды.

Затраты, связанные с рисками запасов, также учитывают устаревание, то есть затраты, связанные с тем, что товары выходят за пределы срока годности или становятся устаревшими (особенно актуально для потребительской электроники, но иногда и для товаров, для которых появляется новая упаковка и т.д.).

Определение величины расходов, связанных с риском инвентаризации, не всегда так однозначно, как может показаться. Например, необходимо учитывать стоимость списаний за определённый период времени (поделённую на среднее значение запасов за тот же период). Однако списания не всегда учитываются корректно, циклические инвентаризации проводятся нерегулярно и так далее. В некоторых компаниях товары, подлежащие списанию, хранятся годами.

Наконец, следует отметить, что то, что мы выбрали разместить здесь под двумя категориями расходы на складские помещения и расходы, связанные с риском инвентаризации, иногда объединяют и просто называют как некапитальные расходы на хранение, что подчёркивает тот факт, что затраты на капитал действительно составляют наибольшую часть расходов по запасам. В то время как только капитальные затраты можно оценить примерно в 15%, все остальные расходы вместе составляют более или менее этот же процент (10% по оценке S.G. Timme и C.Williams-Timme, 19% согласно Ежегодному отчёту о состоянии логистики Роберта В. Деланей из Cass Information Systems). Ключевым фактором колебания этого показателя является риск устаревания.

Первый подход к затратам на хранение: быстрые оценки и формула

Хотя мы подчеркнули сложность точной оценки затрат на хранение со всеми их многочисленными компонентами и учитывая, что эти затраты всегда очень специфичны для бизнеса, тем не менее, можно дать приблизительные оценки.

Большинство компаний склонны недооценивать общие затраты на хранение (или общую стоимость содержания запасов). Для большинства розничных и производственных предприятий экспертные оценки стоимости хранения запасов колеблются от 18% в год до 75% (или, согласно Helen Richardson⁵, от 25 до 55%). Как уже упоминалось, основными факторами, определяющими этот процент, являются капитальные затраты (включая инвестиции в запасы) и тип продукции (интуитивно: чем скоропортящиеся продукты, тем выше затраты).

Стандартное эмпирическое правило определяет затраты на хранение как 25% от стоимости имеющихся запасов.⁶

Другой быстрый способ расчёта стоимости хранения запасов заключается в добавлении 20% к текущей базовой процентной ставке для займа денег. Например, если базовая ставка составляет 10%, затраты на хранение будут равны 10+20=30%.

По вышеупомянутым причинам трудно дать более точные оценки. Скажем просто, что для вышеуказанных категорий в литературе встречаются следующие оценки:

• Капитальные затраты : 15%
• Расходы на складские помещения : 2%
• Расходы на обслуживание запасов : 2%
• Затраты, связанные с риском инвентаризации : 6%

Одной из заметных ссылок является исследование Helen Richardson⁵ 1995 года. По данным H. Richardson, общие расходы по запасам могут составлять от 25 до 55% со следующим распределением:

• Стоимость денег 6% - 12%
• Налоги 2% - 6%
• Страхование 1% - 3%
• Расходы на склад 2% - 5%
• Физическая обработка 2% - 5%
• Канцелярские расходы и контроль инвентаря 3% - 6%
• Устаревание 6% - 12%
• Износ и мелкие кражи 3% - 6%

Это означает, что в среднем за год, в наиболее благоприятном случае (25%), дистрибьютор тратит $250 на каждые $1000 запасов.

Практический пример:

Рассмотрим компанию со средней стоимостью запасов в $10M. Для расчёта затрат на хранение сначала необходимо суммировать все некапитальные затраты. Предположим, они выглядят следующим образом:

• Расходы на складские помещения: 200k
• Расходы на обслуживание запасов: 800k
  • Физическая обработка: 200k
  • Страхование: 100k
  • Канцелярские расходы, оборудование и расходы на контроль: 300k
  • Налоги: 200k
• Затраты, связанные с риском инвентаризации: 900k
  • Потери (включая кражи, …): 300k
  • Устаревание: 600k

Это составляет в сумме 1.9M USD.

Чтобы получить процент, мы делим эту сумму на среднюю стоимость запасов: 1.9M USD / 10M USD = 19%.

Наконец, мы добавляем капитальные затраты. Предположим, что в данном случае они составляют 10%, то есть 1M USD.

В нашем примере общие затраты на хранение запасов достигают 2.9M USD при средней стоимости запасов в 10M USD. Процент затрат на хранение составляет 19%+10%= 29%.

Расходы, связанные с отсутствием запасов

Наконец, чтобы получить полное представление о затратах по запасам, следует также добавить расходы, связанные с отсутствием товаров (или расходы от нехватки), то есть расходы, возникающие при отсутствии запасов. Для розничных продавцов это может включать расходы на экстренные отгрузки, смену поставщиков с более быстрыми поставками, замену на менее прибыльные товары и так далее. Пока такие расходы можно определить достаточно точно, другие менее очевидны, например, затраты в виде утраты лояльности клиентов или ухудшения репутации компании.

Моделирование расходов, связанных с отсутствием запасов, само по себе является обширной темой, выходящей за рамки данной статьи. Просто отметим, что затраты на запасы компенсируются альтернативными издержками отсутствия запасов. Сбалансировать затраты на запасы с расходами, связанными с отсутствием товаров, обычно можно достичь путем настройки уровня сервиса.

Прямые выгоды от сокращения запасов

Как видно выше, затраты, связанные с запасами, значительны. Поэтому инициативы по сокращению запасов очень ценны — они не только оказывают непосредственное влияние на сами запасы, но и уменьшают капитальные затраты, затраты на хранение, риски и так далее.

Одной из распространённых ошибок, которую компании допускают, согласно S. G. Timme и C. Williams-Timme³, при оценке выгод инициатив в сфере цепочек поставок, является недооценка их влияния на затраты, связанные с запасами:

«При оценке инициатив в сфере цепочек поставок компании часто умаляют или даже упускают выгоды от сокращения некапитальных затрат на содержание запасов, потому что не располагают достоверными оценками этих затрат. Большинство соглашается, что выгоды существуют. Но без достоверных оценок выгоды, как правило, исключаются из анализа. Такая практика понятна. Тем не менее, если влияние на эти затраты нельзя разумно измерить, истинная ценность многих инициатив в сфере цепочек поставок будет занижена».

При этом можно утверждать, что не все расходы так легко сократить. Но, хотя действительно некоторые расходы (касающиеся, например, складирования или оборудования) не могут быть легко снижены без значительных изменений в организации, большинство из них напрямую связаны со стоимостью запасов и могут быть легко выражены в процентах от средней стоимости запасов (налоги, страхование или устаревание). Поэтому любое снижение стоимости запасов действительно приносит большую пользу.

Дальнейшие шаги

Ещё раз подчеркнём, что правильное измерение вышеуказанных затрат для получения полного представления о расходах по запасам — задача не из легких, хотя потенциально крайне выгодная с точки зрения финансового эффекта и влияния на принятие решений в компании.

Однако можно пойти дальше, особенно при сосредоточении на затратах на хранение. Например, товары в вашем запасе, вероятно, не будут иметь одинаковых затрат на хранение (даже в пределах одного склада или одной категории). Различия возникают из-за объёмов продаж, оборотов, различий в габаритах товаров и так далее. Более точное определение затрат на хранение отдельных товаров в запасах может помочь вам сосредоточиться на наиболее значимых, исключить менее прибыльные и так далее. Здесь мы затрагиваем тему категоризации запасов и методы, такие как ABC-анализ. Для получения более подробной информации, см. нашу статью.

Примечания