Непрерывный учет запасов

В бизнесе и бухгалтерском учете понятие непрерывного учета запасов относится к системе, или, фактически, к программному обеспечению, в котором информация о количестве запасов и доступности SKU (единиц складского учета) обновляется непрерывно на основе записей, связанных с операционной деятельностью, в первую очередь с заказами и перемещениями запасов. Цель непрерывного учета запасов заключается в поддержании точной оценки реального уровня запасов при минимальном проведении инвентаризаций.

Де-факто дизайн для современного программного обеспечения

Все современные системы управления запасами используют подход непрерывного учета запасов, который заключается в определении, среди прочего, текущих уровней запасов на основе данных о бизнес-операциях, которые также фиксируются в системе. Системе обычно задается начальный уровень запасов, а все последующие уровни рассчитываются автоматически.

Этот подход обычно использует понятие SKU, обозначающее физическое место, предназначенное для хранения определенного количества единиц одного и того же продукта. Типичный взгляд на непрерывный учет запасов предполагает, что единицы внутри SKU не подлежат дифференциации.

Подход непрерывного учета запасов также преимущественно сочетается с методикой оценки запасов по принципу FIFO (first-in first-out), которая рассчитывается на основе тех же исторических данных, связанных с бизнес-операциями, что и вычисления непрерывного учета.

Периодическая инвентаризация как корректирующий механизм

Непрерывный учет запасов основан на предположении, что записи о бизнес-операциях точно отражают фактическое состояние запасов. Однако ошибки при ручном вводе приводят к расхождениям между количеством фактически поступающих и отгружаемых запасов и их электронными записями. В частности, из-за кумулятивного характера вычислений непрерывного учета ошибок с течением времени становится все больше.

Таким образом, даже если записи о бизнес-операциях ведутся по процессу, обеспечивающему очень низкий процент недостоверных записей, каждая инвентаризация снижает точность показателей, поддерживаемых в рамках непрерывного учета запасов, в первую очередь уровня запасов на складе. Эта проблема обычно называется проблемой фантомных запасов, когда электронные данные о запасах расходятся с реальными запасами.

Проблема фантомных запасов обычно решается путем периодического пересчета уровней запасов. На практике склады и другие строго контролируемые объекты требуют лишь редких пересчетов. В отличие от них, в условиях, где контроль запасов невелик, например, в магазинах, пересчеты проводятся гораздо чаще.