Точность учёта запасов

От Joannes Vermorel, февраль 2013

Понятие точности учёта запасов относится ко всем несоответствиям, существующим между электронными записями, которые представляют запасы, и их фактическим состоянием. Одной из наиболее распространённых форм неточности учёта запасов является фантомный запас. Такие несоответствия могут привести к снижению уровня обслуживания, а также вызвать более широкие бухгалтерские проблемы и финансовые потери.

Измерение точности наличия запасов

Фактическое состояние запасов может отличаться от их электронной записи множеством способов:

записи несуществующих операций,
неучтённые операции,
несоответствие кодов товаров,
ошибочные количества,
…

Хотя коренные причины разнообразны, эти проблемы, как правило, приводят к тому, что учётные данные по наличию запасов расходятся с их физическим аналогом. Проще говоря: зафиксированное количество запасов не совпадает с количеством товаров, доступных на складе.

Точность учёта запасов может быть измерена с помощью различных метрик, традиционно связанных с проблемами прогнозирования. Действительно, электронное значение для любого запаса можно рассматривать как оценку реального состояния.

Таким образом, одной из самых простых метрик для измерения точности учёта запасов с этой точки зрения является средняя абсолютная ошибка (MAE) с формулой $${MAE = | Q_e - Q_r |}$$, где $${Q_e}$$ — электронная запись, а $${Q_r}$$ — фактическое количество.

Затем, когда записи учёта запасов достаточно точны, можно также использовать метрику точности попадания, то есть процент записей, которые являются корректными. Однако в случае значительных неточностей эта метрика имеет недостаток — она не учитывает величину каждого расхождения.

Масштабы проблемы в розничной торговле

Проблема неточных записей инвентаризации обычно гораздо более выражена на уровне магазина, чем на уровне склада. DeHoratius and Raman (2004) провели масштабное исследование точности записей инвентаризации в 37 магазинах США.

Хотя обычно предполагается, что компьютерный мониторинг запасов на уровне единицы складского учёта (SKU) является точным, мы обнаружили расхождения в 65% из почти 370 000 записей запасов, собранных из нескольких магазинов ведущей розничной сети. DeHoratius and Raman (2004)

15% записей запасов Gamma, почти 55 000 из них, имели абсолютную ошибку в размере восьми единиц или более, что превышало более чем половину среднего целевого количества запасов, размещённых на полке для данного SKU в магазине. В совокупности, стоимость запасов, отражённых этими неточными записями, составила 28% от общей стоимости ожидаемых запасов. DeHoratius and Raman (2004)

Хотя на уровне склада были достигнуты значительные успехи, неточные записи инвентаризации остаются широко распространённой проблемой в розничной торговле на уровне магазина.

Ловушка Lokad

Ведение точных записей запасов является необходимым условием для достижения удовлетворительного уровня оптимизации запасов. То, что не измеряется, не может быть оптимизировано; а если измерение производится, оно должно быть точным. Тем не менее, наш опыт показывает, что большинство розничных продавцов страдают от низкой точности учёта запасов в магазинах. RFID представляет собой потенциальное долгосрочное решение этой проблемы, однако даже RFID не может определить, поврежден ли продукт, неправильно размещён или недоступен.

Источники

DeHoratius, N. и A. Raman (2004). «Неточность записей инвентаризации: эмпирический анализ». Рабочий документ Высшей школы бизнеса Чикагского университета.